Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer Ermelo 2022

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Ermelo, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft;

gezien de onderstaande overwegingen;

gelet op het bepaalde in afdeling 2.3 en artikel 4.4 van de Algemene wet bestuursrecht;

Besluiten

• het berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en de bestuursorganen van de gemeente Ermelo open te stellen, voor zover dit betreft e-mailberichten en berichten die zijn verzonden via een webformulier op de gemeentelijke website;

• de navolgende nadere eisen vast te stellen voor het gebruik van de elektronische weg ten behoeve van dit berichtenverkeer naar de betreffende bestuursorganen.

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit besluit en de daarop rustende bepalingen wordt verstaan onder:

• a. elektronische berichten: berichten die in de vorm van e-mail of faxberichten of door middel van berichten via een webformulier op de gemeentelijke website zijn verzonden;

• b. bestuurlijke berichten: elektronische berichten die aanvragen, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen behelzen en/of berichten die anderszins tot besluitvorming moeten leiden in welke zin en op welke wijze dan ook, waaronder verzoeken in het kader van de Wet open overheid;

• c. niet-bestuurlijke berichten: alle elektronische berichten die geen bestuurlijke berichten zijn;

• d. gemeentelijke website: de internetsite van de gemeente Ermelo;

• e. algemene postbus: de elektronische postbus van de gemeente Ermelo;

• f. webformulier: het formulier dat op de gemeentelijke website is geplaatst ten behoeve van het gebruik van de elektronische weg;

• g. DigiD: een landelijk systeem om de identiteit van personen te verifiëren die langs elektronische weg toegang zoeken tot een bij de voorziening aangesloten bestuursorgaan.

Artikel 2. Openstelling elektronische weg

• 1. Elektronische berichten kunnen naar de gemeente Ermelo worden verzonden.

• 2. Bestuurlijke berichten worden alleen in behandeling genomen, wanneer deze zijn verstuurd via het daarvoor bestemde webformulier op of via de gemeentelijke website.

• 3. Niet-bestuurlijke berichten worden alleen in behandeling genomen, wanneer deze verstuurd zijn via het daarvoor bestemde webformulier op de gemeentelijke website of wanneer deze verzonden zijn via de email naar de algemene postbus.

• 4. Uitzondering op het derde lid vormen de niet bestuurlijke berichten

  • a. waarover al langs de elektronische weg is gecommuniceerd met een medewerker van het betreffende bestuursorgaan, of;

  • b. waarvan het bestuursorgaan heeft gecommuniceerd dat dit via een bepaalde medewerker of projectgroep loopt.

Artikel 3. Ondertekening van webformulieren

Voor bepaalde elektronische berichten is een elektronische handtekening ter ondertekening van het elektronisch berichtenverkeer, als bedoeld in artikel 2:16 van de Algemene wet bestuursrecht, vereist. Hiervoor wordt de uitgegeven toegangscode (DigiD) tot de webserver, die ten dienste staat van de gemeente, door de indiener gebruikt.

Artikel 4 Weigering van elektronische berichten

Berichten die de maximale email grootte overschrijden of een virus bevatten, worden geweigerd en niet in behandeling genomen.

Artikel 5 Wijze van verzending van aanvullende informatie

• 1. Het bestuursorgaan kan het toevoegen van bijlagen aan een webformulier verplichten, zulks blijkt dan uit het webformulier.

• 2. Voor zover het eerste lid niet van toepassing is, kunnen aanvullende informatie en bijlagen zowel digitaal worden ingevoegd bij het te gebruiken webformulier als per post worden verstuurd.

• 3. Bij het versturen van aanvullende informatie en bijlagen per post moet worden verwezen naar de aanvraag/het bericht via het bijbehorende webformulier, indien mogelijk met een kenmerk, maar in ieder geval onder vermelding van de naam van de afzender en het onderwerp.

Artikel 6. Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit besluit niet voorziet, beslist het betreffende bestuursorgaan.

Artikel 7. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.

Artikel 8. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als "Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer gemeente Ermelo 2022".

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders

van de gemeente Ermelo op 30 augustus 2022

A.M. Weststrate,

secretaris,

dra. Th.A.J. Burmanje,

burgemeester,

Aldus besloten door de burgemeester van Ermelo

op 30 augustus 2022

dra. Th.A.J. Burmanje,

burgemeester,