Rectificatie: Controleprotocol Subsidies gemeente Doetinchem 2022

[Deze publicatie betreft een rectificatie omdat in de oorspronkelijke publicatie een tabel is weggevallen. De oorspronkelijke publicatie is op 8 september 2022 bekendgemaakt, beschikbaar via Gemeenteblad 2022, 403896]

Aanwijzing voor de controleverklaring (conform Algemene Subsidieverordening gemeente Doetinchem 2022)

1. Algemeen

De Algemene subsidieverordening gemeente Doetinchem 2022 (Asv 2022) geeft regels over de verantwoording en vaststelling van de subsidies.https://www.officielebekendmakingen.nl/gmb-2022-403896.html#noot_id1-3-2-1-1-61-1

De Asv 2022 hanteert, wat betreft de verantwoordingseisen, drie categorieën:

• 1. Subsidies tot en met € 20.000;

• 2. Subsidies tussen € 20.000 en € 100.000;

• 3. Subsidies vanaf € 100.000.

Dit controleprotocol heeft alleen betrekking op subsidies vanaf € 100.000.

Voor subsidies vanaf € 100.000 bepaalt artikel 15, lid 1 dat de subsidieontvanger de aanvraag tot subsidievaststelling indient:

• a. uiterlijk op 1 april van het jaar dat volgt op het betrokken kalenderjaar bij een subsidie die per kalenderjaar wordt verstrekt;

• b. uiterlijk 13 weken nadat de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht in andere gevallen.

Artikel 12, lid 1 bepaalt dat bij subsidies vanaf € 100.000 - verleend voor activiteiten die meer dan een jaar in beslag nemen - de verplichting kan worden opgelegd om tussentijds rekening en verantwoording af te leggen over de tot dan verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten. De verantwoording wordt niet vaker dan één keer per jaar verlangd.

De aanvraag tot subsidievaststelling bevat volgens artikel 15, lid 2:

• a. een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht;

• b. een overzicht van de gesubsidieerde activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening);

• c. een balans van het afgelopen subsidietijdvak met een toelichting daarop; en

• d. een controleverklaring, opgesteld door een onafhankelijk accountant.

Artikel 3, lid 2 bepaalt dat burgemeester en wethouders een aanwijzing voor de controleverklaring als bedoeld in artikel 4:79, tweede lid van de Awb, kunnen vaststellen. Hierin voorziet dit controleprotocol subsidies gemeente Doetinchem 2022.

Artikel 15, lid 3 geeft aan dat bij subsidieregeling andere termijnen kunnen worden vastgesteld of andere gegevens worden verlangd.

Als burgemeester en wethouders een controleverklaring eisen dan is op die subsidie dit controleprotocol van toepassing.

2. Doel

Dit controleprotocol is voor de accountantscontrole van de financiële verantwoording en de verantwoording van uitgevoerde activiteiten, waarvoor subsidie is toegekend. In de subsidiebeschikking wordt verwezen naar dit controleprotocol.

De aanwijzingen in dit protocol gelden ook voor situaties waarin de subsidiabele activiteiten geheel of gedeeltelijk, uit naam van de gesubsidieerde instelling, zijn uitgevoerd door derden.

In dit controleprotocol zijn de specifieke werkzaamheden opgenomen die de accountant dient uit te voeren voor het verantwoorden van de gerealiseerde activiteiten. De verantwoording geschiedt in relatie tot de door de subsidieontvanger beschreven activiteiten in een activiteitenverslag. Dit geldt ook voor de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten zoals beschreven in het financieel verslag.

De accountant geeft de uitkomsten van zijn controle weer in een controleverklaring. Hierin legt de accountant een verklaring af over de getrouwheid van de financiële informatie en het activiteitenverslag.

De gemeente Doetinchem wil zekerheid verkrijgen over de getrouwheid van de informatie over de inkomsten en uitgaven van de activiteiten waarvoor subsidie is verleend. De controleverklaring die de gemeente Doetinchem verlangt betreft daarom een rechtmatigheidsverklaring bij een financiële verantwoording plus een accountantsverslag. Tenzij in de subsidiebeschikking anders is bepaald.

3. Procedure

De subsidieontvanger is verantwoordelijk voor de controle en geeft opdracht tot controle van het financiële verslag en de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen aan een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

Daarnaast geeft de subsidieontvanger opdracht aan een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek tot onderzoek van de in het activiteitenverslag verantwoorde activiteiten in de subsidiebeschikking.

De instelling verstrekt te allen tijde aan het college of aan door hen aangewezen personen inzage in haar boeken en administratie. Ook geeft de instelling aan de eventuele reviewer namens de gemeente Doetinchem inzage in de dossiers met betrekking tot de accountantswerkzaamheden die verricht zijn voor de afgifte van een controleverklaring.

De aanvraag tot vaststelling van de subsidie gaat vergezeld van de controleverklaring.

4. Accountantscontrole

De accountant dient het volgende vast te stellen:

• De financiële verantwoording is opgesteld in overeenstemming met de bestendige waarderingsgrondslagen die van toepassing zijn voor de branche van de gesubsidieerde organisatie.

• Het activiteitenverslag is ondertekend door (of namens) het bestuur van de instelling.

• Bij de aanvraag tot subsidievaststelling is een financieel overzicht gevoegd met daarin een overzicht van de inkomsten en uitgaven. Ingedeeld conform de begroting behorende bij de subsidieaanvraag waarvoor subsidie is verleend (tenzij in de verleningsbeschikking anders is bepaald).

• In geval van verschillen groter dan 10% tussen begroting en realisatie met een minimum van € 10.000 is informatie over de oorzaken opgenomen.

• De ontvangen subsidievoorschotten zijn op de juiste wijze en duidelijk herkenbaar in de aanvraag tot subsidievaststelling opgenomen.

• De subsidie is besteed voor de activiteiten waarvoor zij beschikbaar is gesteld.

• Alle in de subsidiebeschikking beschreven verplichtingen zijn nageleefd.

• Indien de gemeente Doetinchem specifieke toestemming heeft verleend voor de vorming van een of meer reserves dan moeten deze reserves zichtbaar in de financiële verantwoording tot uitdrukking zijn gebracht (alleen van toepassing voor jaarlijkse subsidies).

• Indien de instelling voor dezelfde begrote uitgaven ook subsidie heeft aangevraagd bij één of meer andere bestuursorganen, is daarvan melding gedaan bij het verzoek tot subsidievaststelling. Onder vermelding van de stand van zaken betreffende die andere aanvraag of aanvragen. Met hierbij de aantekening dat de vaststelling van een subsidie van een derde aanleiding kan zijn voor gewijzigde vaststelling van de gemeentelijke subsidie).

• Het activiteitenverslag strookt met het financiële verslag.

5. Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid

Bij zijn oordeelsvorming over de naleving van de subsidievoorwaarden streeft de accountant naar een redelijke mate van zekerheid. Indien dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, moet uitgegaan worden van een betrouwbaarheid van 95 procent. Een controleverklaring met een goedkeurende strekking impliceert dat, gegeven eerder genoemde betrouwbaarheid, de meest waarschijnlijke fout niet groter is dan één procent van die verantwoording. Als deze norm overschreden wordt is de onderstaande tabel (in paragraaf 6) van toepassing.

6. Goedkeuringstolerantie

Voor de oordeelsvorming van de accountant en de controleverklaring zijn de volgende goedkeuringstoleranties voor de financiële verantwoording van toepassing:

Soort verklaring	Goedkeurend	Met beperking	Oordeelonthouding	Afkeurend
Fouten in de verantwoording (% van lasten)	≤ 1%	› 1% ‹ 3%	-	≥ 3%
Onzekerheden in de controle (% van lasten)	≤ 3%	› 3% ‹ 10%	≥ 10%	-

Van een fout in de financiële verantwoording is sprake indien uit de uitgevoerde controle is gebleken dat een (gedeelte van een) post niet in overeenstemming is met één of meer aspecten van de wet- en regelgeving. Fouten worden in absolute zin opgevat, voor zover het de naleving van de subsidievoorwaarden betreft. Saldering van deze fouten is daarom niet toegestaan.

Van een onzekerheid in het onderzoek is sprake als er onvoldoende (controle-)informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout aan te merken. Bij fouten in de financiële verantwoording wordt onderscheid gemaakt tussen incidentele en structurele fouten. Van een incidentele fout is sprake als het een toevallige fout betreft. Kenmerkend voor incidentele fouten is dat in principe geen herhaling optreedt van de geconstateerde fout. Van een structurele fout is sprake als de oorzaak van de fout is gelegen in (onderdelen van) het systeem van uitvoering, waardoor fouten met een (zeker) herhalingskarakter (kunnen) optreden.

Het voorgaande is van overeenkomstige toepassing op onzekerheden in de controles. Voor een adequate onderbouwing van het oordeel is het noodzakelijk dat de accountant fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert.

7. Aandachtspunten bij het onderzoek van het activiteitenverslag

In de subsidiebeschikking kan worden aangegeven welke door de accountant te controleren informatie over de gerealiseerde activiteiten het management van de organisatie met onderbouwing moet aanleveren. In dat geval moet de accountant ook rapporteren over zijn bevindingen van de verantwoording van de activiteiten.

Het accountantsonderzoek naar de gerealiseerde activiteiten omvat de volgende werkzaamheden:

• Het vaststellen dat is uitgegaan van de activiteitenomschrijving waarop de subsidietoekenning is gebaseerd of de omschrijving waarvoor de subsidie is verleend;

• Het vaststellen dat de verantwoorde activiteiten in het activiteitenverslag overeenkomen met de bronregistraties;

• De accountant meldt de uitkomsten van zijn onderzoek in de controleverklaring.

8. Rapportages accountantsonderzoek

Tekst controleverklaring

De accountant gebruikt voor de controleverklaring de modeltekst die is te vinden op de website van het NBA. In deze tekst dient toegevoegd te worden dat de accountant zijn onderzoek heeft verricht in overeenstemming met dit controleprotocol subsidie gemeente Doetinchem 2022. In de oordeelsparagraaf van de verklaring moet de accountant vermelden dat de baten, lasten en balans tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de aan de subsidie verbonden verplichtingen zoals vastgelegd in de subsidieverleningsbeschikking.

Vastgesteld door burgemeester en wethouders van Doetinchem op 6 september 2022