Evenementenvergunning voor kleinere evenementen in het Openluchttheater Hertme in 2022

Op 3 december 2021 heeft u een evenementenvergunning aangevraagd voor diverse evenementen in de periode van 1 januari 2022 tot en met 31 december 2022. Voorafgaand hieraan hebben wij het vorige seizoen geëvalueerd. Hierbij waren U, de heer Hullegie en ikzelf aanwezig. Het was natuurlijk geen normaal jaar i.v.m. Covid, maar de evenementen die er zijn geweest lieten zien dat de jaarlijkse vergunning de lading in ieder geval in 2021 goed dekte. De voorwaarden uit die vergunning zijn voor 2022 opnieuw in overleg met zowel interne als externe adviseurs zijn de voorwaarden bepaald.

Deze vergunning is telkens een jaar geldig en kan na een positieve evaluatie (tussen gemeente, organisatie en eventuele interne of externe adviseurs) telkens met een jaar worden verlengd met een maximum van 5 jaren (tot maximaal 31 december 2025). Daarna dient opnieuw een volledige aanvraagprocedure doorlopen te worden. De vergunning geldt alleen voor evenementen die kunnen voldoen aan alle onderstaande voorwaarden. Voor evenementen die niet aan de onderstaande voorwaarden kunnen voldoen dient de reguliere procedure voor een aanvraag evenementenvergunning te worden gevolgd.

In de gemeente Borne vinden jaarlijks diverse evenementen plaats. Deze kunnen voor burgers verschillende vormen van overlast met zich meebrengen. Om onder andere geluidsoverlast voor burgers in de hand te houden, heeft het college de Beleidsregels Evenementenvergunningen Gemeente Borne 2017 vastgesteld. Gezien de aard van de activiteiten lijkt de geluidsoverlast bij dit evenement niet van dien aard te zijn dat dit geen doorgang kan vinden.

Evenementenvergunning

Op basis van het bovenstaande ontvangt u op grond van artikel 2:25 lid 1 Algemene plaatselijke verordening (Apv) de door u aangevraagde vergunning.

Contactpersonen en telefoonnummers:

De nadere voorschriften

• 1. Het betreffen altijd activiteiten door of namens uw organisatie. Ook bij activiteiten waar wel vergunning voor is vereist, vraagt uw organisatie vergunning aan en heeft de verantwoordelijkheid over wat er gebeurd.

• 2. Alleen het theater of het Spookhuis wordt gebruikt. Voor het theater geldt maximaal 1400 personen (de zitplaatsen) en voor het Spookhuis geldt 150 personen (= het maximaal aantal personen dat in dit gebouw aanwezig mag zijn).

• 3. Voor het theater kan in beperkte mate worden afgeweken van het voorschrift dat alleen het theater gebruikt mag worden. Er zijn kleinere activiteiten/voorstellingen (minder dan 1400 personen) waarbij iets meer van het terrein gebruikt wordt. Een voorbeeld is Halloween. De activiteiten dienen echter wel direct in en om het theater plaats te vinden. Voorkomen moet worden dat er aparte evenemententerreinen ontstaan, waardoor de omvang van het geheel niet meer past in een algemeen Veiligheidsplan en een algemene plattegrond. Een duidelijke grens is in ieder geval de toegangsweg voor de hulpdiensten vanaf de kerk. Afhankelijk van de activiteiten zal eventueel een aangepaste plattegrond moeten worden aangeleverd bijvoorbeeld bij open vuur (zie onderstaand).

• 4. Bij twijfel of een evenement onder de voorwaarden valt of dat aparte vergunning dient te worden aangevraagd, dient de organisatie tijdig (tenminste 14 weken voor het evenement) contact met de gemeente Borne op te nemen.

• 5. Alle in het belang van de openbare orde en veiligheid door de politie, de ambtenaren van de afdeling Grondgebied/Uitvoering van de gemeente Borne en de door of namens de commandant van de brandweer te geven aanwijzingen of bevelen dienen stipt en onverwijld te worden opgevolgd.

Veiligheidsplan / Brandveiligheid / Verkeersplan en wegafsluitingen

• 6. Er is een basis veiligheidsplan van kracht: Jaarlijks voor 1 december wordt, door de Stichting Theater en Cultuur Hertme (hierna de organisatie) een basis veiligheidsplan aangeleverd. In de inleiding worden aanpassingen t.o.v. de voorgaande editie benoemd en onderbouwd. Onderdeel van dit plan maken tenminste uit:

  • a) Beveiliging en veiligheid met namen en telefoonnummers van meerdere personen. Hoe wordt er toezicht gehouden?

  • b) EHBO – Wanneer worden zij ingezet? Bij welk soort evenementen en vanaf welk aantal bezoekers? Hoeveel EHBO’s worden er ingezet bij die evenementen?

  • c) Verkeer en parkeren

  • d) Drank- en horeca /toezicht op 18 +

  • e) Risicovol weer / andere calamiteiten / scenario’s / communicatie richting bezoekers/ Namen en telefoonnummers van verantwoordelijken/ Ontruiming en opvang

  • f) De manier waarop het Veiligheidsplan richting medewerkers en vrijwilligers wordt gecommuniceerd

• 7. Er is een basis plattegrond van kracht: Jaarlijks voor 1 december wordt, door de organisatie, een basisplattegrond op schaal aangeleverd. Wijzigingen t.o.v. de voorgaande editie worden benoemd en onderbouwd. Op de plattegrond staan duidelijk aangegeven:

  • a) Het te gebruiken terrein met bebouwingen en andere aanwezige zaken;

  • b) De vluchtwegen

  • c) De brandblussers

  • d) De nooduitgangen

  • e) De toegang van tenminste 3,5 meter voor de hulpdiensten

• 8. Er worden geen tenten (voor meer dan 50 personen), constructies of andere obstakels geplaatst die niet al op de algemene plattegrond op schaal zijn ingetekend.

• 9. Bakken en Braden: Het is toegestaan om 1 plek in te richten deze moet worden opgenomen op de algemene plattegrond en deze plek moet ook meegenomen worden in het algemene veiligheidsplan. Omdat het om frituur kan gaan moeten de maximale afstanden in acht worden genomen bij het bepalen van de plek. De plek moet tenminste 5 meter uit de buurt geplaatst worden van bouwwerken, bouwsels zoals tenten en kramen of andere constructies zoals podia.

• 10. Open vuur: Door opname op de algemene plattegrond en het meenemen hiervan in het algemene veiligheidsplan, kunnen vuurkorven, fakkels, een beperkt kampvuur (voor bijvoorbeeld broodbakken door kinderen) worden toegestaan. Op de plattegrond en in het veiligheidsplan moeten toezicht hierop en blusmiddelen worden meegenomen.

• 11. Vuurwerk/special effects: Vuurwerk/effecten/etc. waarvoor toestemming/ontheffing/vergunning van een overheidsinstantie vereist is, worden niet gebruikt/toegepast.

• 12. Er is een basis verkeer- en parkeerplan van kracht. Jaarlijks voor 1 december wordt dit plan, door de organisatie, aangeleverd. Wijzigingen t.o.v. de voorgaande editie worden benoemd en onderbouwd. Oplossingen voor het parkeren in weilanden in combinatie met een zeer natte periode worden hierin meegenomen.

• 13. Er worden geen wegen afgesloten.

• 14. Jaarlijks wordt voor 1 november een evaluatie tussen organisatie en gemeente ingepland. Hierbij worden alle punten van openbare orde en veiligheid doorgenomen. Eventuele klachten worden hierbij meegenomen. Eventueel sluiten politie en brandweer aan als dit aan de orde is. Aan de hand van de evaluatie bepaald de gemeente Borne of de vergunning met een jaar wordt verlengd.

• 15. Om te zorgen dat alle evenementen wel op de evenementenkalender voor de hulpdiensten komen maakt de organisatie een planning gemaakt voor de kleinere evenementen in het komende jaar. Jaarlijks voor 1 december wordt deze planning door de organisatie aangeleverd. Kleinere evenementen die later worden ingepland dienen tenminste 14 dagen voor dat het plaatsvindt gemeld te worden via info@borne.nl.

Drank en Horeca

• 16. Alleen de drie punten die genoemd staan in de drank- en horecavergunning worden gebruikt (het verkooppunt op de veranda voor het Theaterhoes, het verkooppunt in het theater en het verkooppunt in het Spookhuis). Voor uitbreiding van het aantal verkooppunten voor alcohol zal altijd een ontheffing moeten worden aangevraagd. Is dat aan de orde dan moet ook een evenementenvergunning aan worden gevraagd.

Voorschriften geluid

• 17. Het maximale geluid blijft binnen de grenzen van het algemene maximum uit het evenementenbeleid. Dat is 75 dB(A) en 88 dB(C) op de gevel van de meest nabijgelegen of andere woning. Voor activiteiten met meer geluid geldt dat er een evenementenvergunning moet worden aangevraagd en dat ze dus moeten passen binnen het bestaande beleid.

Eindtijden:

• 18. De eindtijd is maximaal 23:00 uur

• 19. Het evenemententerrein is ontruimd om 23:30 uur

Inzet verkeersregelaars

Eventuele verkeersregelaars moeten bij de uitoefening van hun taak zijn uitgerust met een retro-reflecterende jas of hes, welke voldoet aan de voorwaarden uit de regeling verkeersregelaars 2017. Deze hesjes zijn te lenen bij de gemeente Borne. U kunt daarvoor contact opnemen met de Publieksbalie (tel. 074-2658686). De opleiding vindt alleen plaats middels e-learning op de site www.verkeersregelaarsexamen.nl. Aangezien het gaat om verkeersregelaars met een beperkte bevoegdheid mogen deze vrijwilligers hun taken slechts uitoefenen onder direct toezicht van de politie. Hoewel er geen verplichting meer bestaat tot het verzekeren van de verkeersregelaars, raad ik u dat aan met het oog op uw aansprakelijkheid.

Leges

De leges voor het in behandeling nemen van deze vergunning bedragen, op grond van de legesverordening, €85,20. De rekening voor de leges wordt op een later tijdstip toegezonden door het Gemeentelijk Belastingkantoor Twente.

Publicatie

Deze vergunning wordt gepubliceerd op https://www.officielebekendmakingen.nl/ met een korte verwijzing daarnaar in de rubriek gemeentenieuws in De Week van Borne.

Bezwaar

Tegen dit besluit kunnen u en eventuele andere belanghebbenden binnen zes weken na bekendmaking bezwaar maken. Hiertoe dient een gemotiveerd bezwaarschrift te worden ingediend bij en gericht aan de burgemeester van de gemeente Borne, Postbus 200, 7620 AE te Borne.

Voorlopige voorziening

Indien spoed dit vereist, kunt u bij de voorzieningenrechter van de Rechtbank Overijssel vragen om een voorlopige voorziening. U kunt uw verzoek sturen naar de voorzieningenrechter van de Rechtbank Overijssel, Afdeling Bestuursrecht, Postbus 10067, 8000 GB Zwolle. Let er op dat u een kopie van het bezwaarschrift meestuurt. Voor dit verzoek moet u griffierecht betalen. U krijgt hierover een brief van de rechtbank. U kunt ook digitaal om een voorlopige voorziening vragen via http://loket.rechtspraak.nl/bestuursrecht. Daarvoor moet u wel beschikken over een elektronische handtekening (DigiD). Kijk op de genoemde site voor de precieze voorwaarden.

Hoogachtend,

De burgemeester van Borne,