Capelle aan den IJssel vervangingsbesluit 10 Proactis 2022

Besluit tot vervanging van archiefbescheiden

van het financiële systeem Proactis van de GR IJsselgemeenten

Gemeente Capelle aan den IJssel

Namens dezen,

de gemeentearchivaris

Overwegende dat het noodzakelijk is om in het kader van het digitale werken, ook digitaal te archiveren;

Gelet op:

• de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;

• artikel 7 van de Archiefwet.

Besluit

Artikel 1

• 1. Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van de selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.

• 2. Vervanging geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde “Algemeen handboek vervanging”.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na bekendmaking van dit besluit in het Gemeenteblad.

Artikel 3

Dit besluit kan worden aangehaald als: Vervangingsbesluit 10 GR – Proactis 2022

Vervangingsbesluit 10
Organisatie	Gemeenschappelijke regeling IJsselgemeenten
Afdeling/unit	Unit administratie / afdeling Financiën (Capelle aan den IJssel)
Werkproces	Alle werkprocessen die in Proactis worden afgehandeld, maar voornamelijk: crediteurenadministratie, contractbeheer en bestellingen registratie
Bewaartermijn	Conform selectielijst
Periode	Alle documenten vanaf 14-09-2018
Scan verantwoordelijke	Facturen: unit administratie (Capelle aan den IJssel) Contracten en bestellingen: vakafdeling
Vervanging verantwoordelijke	Unit administratie / afdeling Financiën (Capelle aan den IJssel)
Applicatie	Proactis
Scanner	Scanner bij unit administratie (Capelle aan den IJssel)
Uitzonderingen	Er zijn geen uitzonderingen die niet gescand worden of nog op papier worden bewaard, behalve die genoemd zijn in het Algemeen handboek vervanging.