Reglement van orde voor de vergaderingen van de raadscommissies

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Boekel;

gezien het voorstel van de voorzitter van de raad d.d. 2 juli 2019

gelet op: de Gemeentewet

BESLUIT:

vast te stellen het navolgende

Reglement van orde voor de vergaderingen van de raadscommis s ies

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

a.	voorzitter	de voorzitter van de raadscommissie of diens vervanger;
b.	commissie	commissie als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet;
c.	raad	Gemeenteraad;
d.	lid	lid van een raadscommissie of diens vervanger;
e.	portefeuillehouder	lid van het college tot wiens takenpakket het te behandelen onderwerp behoort;

Artikel 2 Taken

Een commissie heeft de volgende taken:

• a. het uitbrengen van advies aan de raad over een voorstel of onderwerp dat betrekking heeft op het taakveld van de commissie;

• b. het uitbrengen van advies aan de raad uit eigener beweging;

• c. het voeren van overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van onderwerpen behorend tot het taakveld van de commissie.

Artikel 3 Vereisten lidmaatschap

• 1. Zowel raadsleden als niet-raadsleden kunnen lid zijn van een commissie.

• 2. Commissieleden dienen ingezetenen van de gemeente te zijn en de leeftijd van achttien jaar bereikt te hebben; het presidium van de gemeenteraad kan hiervan afwijken.

• 3. De artikelen 12 en 13 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn.

Artikel 4 Zittingsduur

• 1. De zittingsperiode van de leden en de voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 2. De leden en de voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Een commissievoorzitter doet hiervan schriftelijk mededeling aan de voorzitter van de raad.

Hoofdstuk 2 Vergaderingen

Voorbereidingen

Artikel 5 Vergaderfrequentie

In de regel vinden de vergaderingen van de commissies eenmaal per 6 weken plaats conform het vastgestelde vergaderschema.

Artikel 6 Vaststellen voorlopige agenda

Het presidium van de raad stelt de voorlopige agenda’s van de commissies vast.

Artikel 7 Uitnodiging vergadering

• 1. De voorzitter nodigt in beginsel 2 weken voor de vergadering de leden schriftelijk uit voor een vergadering onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

• 2. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden uiterlijk tegelijkertijd met de uitnodiging zo veel mogelijk digitaal naar de leden van de commissie gestuurd.

• 3. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.

Artikel 8 Openbare kennisgeving

De vergaderingen wordt door aankondiging in één of meer huis-aan-huisbladen en/of op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt.

Artikel 9 Ter inzage leggen van stukken

• 1. Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke uitnodiging voor de leden van de commissie ter inzage gelegd in de leeskamer van de raad.

• 2. Indien omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste of tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd blijven deze stukken, in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier inzage aan een commissielid dan wel raadslid.

Artikel 10 Aanwezigheid portefeuillehouders

De portefeuillehouders worden geacht in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen.

Ter vergadering

Artikel 11 Opening vergadering en quorum

• 1. Een vergadering wordt niet geopend voordat meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

• 2. Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dan ten minste 24 uur na het bezorgen van de uitnodiging is gelegen.

• 3. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een commissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd, alleen beraadslagen of adviseren als meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

Artikel 12 Vaststellen agenda

Bij aanvang van de vergadering stelt de commissie de agenda vast.

Artikel 13 Spreekrecht burgers

• 1. Burgers kunnen gezamenlijk gedurende maximaal dertig minuten het woord voeren over inhoudelijk geagendeerde onderwerpen.

• 2. Het woord kan niet gevoerd worden over:

  • a. een besluit waartegen bezwaar en/of beroep openstaat of heeft opengestaan;

  • b. benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

  • c. een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

• 3. Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit voor aanvang van de vergadering aan de griffier.

• 4. De voorzitter verleent elke spreker maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. In bijzondere gevallen kan de voorzitter afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

• 5. De voorzitter stelt de leden van de commissie in de gelegenheid om de inspreker verduidelijkingsvragen te stellen.

Artikel 14 Persoonlijke belangen

Leden die persoonlijke belangen hebben wij een aangelegenheid, nemen niet deel aan de beraadslaging hierover noch brengen zij hieromtrent adviezen uit of nemen zij hieromtrent standpunten in.

Artikel 15 Handhaving orde

• 1. De voorzitter draagt zorg voor de handhaving van de orde in de vergadering.

• 2. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en – indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord – de vergadering sluiten.

Artikel 16 Deelname aan de beraadslaging door anderen

• 1. De commissie kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden van de commissie, de voorzitter, de griffier en de wethouder mogen deelnemen aan de beraadslaging.

• 2. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

Artikel 17 Memo’s

• 1. Leden kunnen verduidelijkingsvragen stellen over memo’s van het college c.q. de burgemeester mits de wens daartoe onder vermelding van het memo-nummer tenminste 24 uur voor de vergadering bij de griffier kenbaar is gemaakt.

• 2. De griffier plaatst vervolgens de betreffende memo in het digitale vergadersysteem onder het punt: mededelingen, ingekomen stukken en memo’s.

Artikel 18 Advieslijst

• 1. De advieslijst van de vergadering wordt tijdig opgesteld onder de zorg van de griffier.

• 2. De leden, de voorzitter, de griffier en de in de betreffende vergadering aanwezige portefeuillehouders hebben het recht, een voorstel tot verandering aan de commissie te doen, indien de concept-advieslijst onjuistheden bevat. Een voorstel tot verandering dient voor de aanvang van de vergadering bij de griffier te worden ingediend.

• 3. De advieslijst wordt zo mogelijk in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Hoofdstuk 3 Slotbepalingen

Artikel 19 Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter of van een lid.

Artikel 20 Inwerkingtreding

• 1. Dit reglement treedt in werking op 4 oktober 2019.

• 2. Op dat tijdstip vervalt het reglement van orde voor de vergaderingen van de raadscommissies vastgesteld bij raadsbesluit van 4 oktober 2007.

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente Boekel, gehouden op 3 oktober 2019.

De griffier,

M.R.P. Philipse

De voorzitter,

P.M.J.H. Bos