Reglement van orde dagelijks bestuur stadsgebied Weesp

Het dagelijks bestuur van de bestuurscommissie van stadsgebied Weesp van Amsterdam;

Gelet op artikel 52 van Verordening op de stadsdelen en het stadsgebied Amsterdam 2022;

Besluit de volgende regeling vast te stellen:

Reglement van orde dagelijks bestuur stadsgebied Weesp

Artikel 1: verdeling werkzaamheden en vervanging

• 1. Het dagelijks bestuur regelt de verdeling van zijn werkzaamheden en de vervanging bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het dagelijks bestuur.

• 2. Een lid van het dagelijks bestuur dat verhinderd is zijn/haar activiteiten uit te oefenen of de vergaderingen van het dagelijks bestuur bij te wonen, stelt de bestuurssecretaris daar zo spoedig mogelijk van op de hoogte.

• 3. De voorzitter is belast met het leiden van de vergaderingen en het doen naleven van dit reglement.

Artikel 2: dag van de vergadering

• 1. Het dagelijks bestuur vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip.

• 2. In bijzondere gevallen kan op verzoek van één van de leden een extra vergadering plaatsvinden. De bestuurssecretaris zorgt dat de leden zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren digitaal of op een andere geschikte wijze voor deze vergadering worden opgeroepen, onder vermelding van de te bespreken onderwerpen.

Artikel 3: agenda

• 1. De stukken die voor het dagelijks bestuur worden geagendeerd worden uiterlijk op woensdag voorafgaande aan de vergadering bij de bestuurssecretaris aangeleverd.

• 2. Op verzoek van één van de leden van het dagelijks bestuur kunnen stukken die niet tijdig kunnen worden geagendeerd maar waarover de beraadslaging vanwege de spoedeisendheid niet kan worden uitgesteld, uiterlijk op maandag voorafgaande aan de vergadering bij de bestuurssecretaris worden aangeleverd.

• 3. De bestuurssecretaris zorgt ervoor dat de stukken op de dag van de aanlevering voor de leden van het dagelijks bestuur beschikbaar zijn.

• 4. Het dagelijks bestuur stelt bij aanvang van de vergadering de definitieve agenda vast.

Artikel 4: ambtelijke ondersteuning

• 1. De bestuurssecretaris is in de vergadering van het dagelijks bestuur aanwezig en zorgt voor al hetgeen nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergaderingen van het dagelijks bestuur.

• 2. Als de bestuurssecretaris verhinderd is, wordt hij vervangen door de loco-secretaris.

• 3. De bestuurssecretaris is verantwoordelijk voor de besluitenlijst van de vergaderingen van het dagelijks bestuur.

Artikel 5: beslotenheid vergaderingen en deelname derden

• 1. De vergaderingen van het dagelijks bestuur worden achter gesloten deuren gehouden, tenzij het dagelijks bestuur anders beslist.

• 2. Het dagelijks bestuur kan besluiten een bestuurder, ambtenaar of externe deskundige voor een vergadering uit te nodigen om een agendapunt toe te lichten of zijn mening te geven.

• De bestuurssecretaris draagt zorgt voor de uitnodiging van die derde.

• 3. De derden die zijn uitgenodigd om een agendapunt toe te lichten of hun mening te geven, mogen geen mededelingen doen over hetgeen in het dagelijks bestuur besproken en besloten is.

• 4. De leden van de bestuurscommissie kunnen vergaderingen van het dagelijks bestuur bijwonen. Degene die hiervan gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering bij de bestuurssecretaris.

Artikel 6: quorum

• 1. In de vergadering van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten als ten minste twee leden van het dagelijks bestuur aanwezig zijn.

• 2. Als een kwartier na aanvang van de vergadering minder dan de helft van het aantal leden aanwezig is, belegt de voorzitter een nieuwe vergadering. Het eerste lid is op die vergadering niet van toepassing.

• 3. De leden van het dagelijks bestuur worden voor de nieuwe vergadering digitaal of op een andere geschikte wijze opgeroepen. Van deze oproep kan worden afgezien als het lid van het dagelijks bestuur aan de bestuurssecretaris heeft laten weten verhinderd te zijn.

• 4. Het dagelijks bestuur kan tijdens de nieuwe vergadering alleen over aangelegenheden beraadslagen of besluiten die al op de agenda stonden, tenzij alsnog ten minste de helft van het aantal leden van het dagelijks bestuur aanwezig is en die ermee instemmen dat nieuwe agendapunten worden toegevoegd.

Artikel 7: stemmingen

• 1. Als geen van de leden over een onderwerp wil stemmen, is het voorstel aangenomen.

• 2. Als één van de leden om een stemming verzoekt, dan wordt er mondeling gestemd. Alleen bij een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen kan schriftelijk worden gestemd.

• 3. Wanneer de stemmen bij een mondelinge stemming staken, vindt een tweede stemming plaats. Als de stemmen dan opnieuw staken, beslist de stem van de voorzitter.

• 4. Wanneer de stemmen bij een schriftelijke stemming staken, vindt een tweede stemming plaats. Staken de stemmen bij een schriftelijke stemming in de tweede stemming, dan is er nog geen besluit genomen, maar wordt het voorstel aangehouden. In een volgende vergadering kan het voorstel – al dan niet gewijzigd – opnieuw in stemming worden gebracht.

Artikel 8: besluitenlijst

• 1. Van de vergaderingen van het dagelijks bestuur wordt een besluitenlijst opgesteld. Daarop worden de aanwezige leden vermeld en wordt per agendapunt het besluit van het dagelijks bestuur weergegeven.

• 2. De besluitenlijst wordt door het dagelijks bestuur openbaar gemaakt voor zover er bij de behandeling van de onderwerpen geen geheimhouding is opgelegd en daarin geen namen of andere persoonsgegevens zijn vermeld.

Artikel 9: slotbepalingen

• 1. Dit reglement kan worden aangehaald als: ‘Reglement van orde dagelijks bestuur stadsgebied Weesp’ en treedt in werking op 1 april 2022.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 31 mei 2022.

De voorzitter

K.F. Hilders – van de Wetering

De secretaris

D.P. Struijk