Inzage in niet openbare of beperkt openbare archieven van de gemeente Goes

De gemeente Goes beheert overheidsarchieven en particuliere archieven die ouder zijn dan 20 jaar. Het overgrote deel van deze archieven is volledig openbaar en kan dan ook in de studiezaal van het gemeentearchief worden ingezien. Een klein deel van de archieven is echter niet openbaar of beperkt openbaar en kan daarom niet automatisch worden geraadpleegd. Wanneer een archiefstuk niet openbaar is, wordt dit aangegeven in de inventaris (=index op) van dat archief. Toch kunnen er redenen zijn dat u deze archieven wil inzien.

Waarom zijn overheidsarchieven niet altijd openbaar?

Regels voor de overheidsarchieven zijn vastgelegd in de Archiefwet 1995. Volgens de Archiefwet 1995 horen archieven die na 20 jaar naar een archiefbewaarplaats zijn gebracht, openbaar te zijn. Er zijn echter een aantal redenen vastgelegd in de Archiefwet om de openbaarheid van archiefbescheiden te beperken. Meestal is dat ter bescherming van de persoonlijk levenssfeer van individuele, nog levende personen. Dit betreft vooral bijzondere persoonsgegevens; dit zijn gegevens over bijvoorbeeld godsdienst, ras, politieke gezindheid, gezondheid of strafrechtelijke gegevens.

De maximale termijn voor een openbaarheidsbeperking is 75 jaar. Alleen bij hoge uitzondering wordt een langere beperking gesteld. Zo zijn de gezinskaarten van de gemeente Goes pas na 100 jaar openbaar.

Hoe krijg ik inzage in niet openbare of beperkt openbare archieven van de gemeente?

Als een archiefstuk niet openbaar is, kunt u toch onder bepaalde voorwaarden inzage krijgen. Wat die voorwaarden zijn, kan per archief verschillen. Er moet niet alleen worden gekeken naar de voorwaarden die gesteld zijn in de Archiefwet, maar ook naar de uitzonderingsgronden die zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze uitzonderingen zijn opgenomen in artikel 9 van de AVG en uitgewerkt in de Uitvoering wet AVG (UAVG); met name artikelen 22, 24 en 32. De AVG gaat over het rechtmatig omgaan met persoonsgegevens.

Een voorwaarde voor inzage bij de gemeente Goes is een gemotiveerd, schriftelijk verzoek dat u indient bij de gemeentearchivaris van Goes. U geeft aan welk dossier of archiefstuk u wil inzien (onder vermelding van de volledige naam en de geboortedatum) en u toont aan:

• a. Dat de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wil raadplegen, is overleden, of

• b. Dat u de uitdrukkelijke toestemming hebt van de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wil raadplegen, of

• c. Dat de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wil raadplegen de gegevens zelf openbaar heeft gemaakt, of

• d. Dat de raadpleging noodzakelijk is als juridisch bewijsstuk, of

• e. Dat de raadpleging noodzakelijk is ter voldoening aan volkenrechtelijke verplichting

Voorts vermeld u de aard van de relatie waarin u tot de betrokkene staat en geeft u een korte motivering voor uw wens tot inzage.

Wanneer u één van bovenstaande punten voldoende hebt aangetoond, wordt met een officieel besluit voor inzage in de betreffende stukken verleend. In dit besluit worden de betreffende archiefstukken altijd volledig genoemd; naam van het archief, nummer van de archiefinventaris en inventarisnummer(s). Het besluit is één jaar geldig. Wanneer u de stukken na een jaar nogmaals wil inzien, is het dus noodzakelijk opnieuw een verzoek in te dienen. Ook wanneer geen inzage wordt verleend, wordt hiervan een officieel besluit verstrekt. Tegen dit besluit is bezwaar en eventueel beroep mogelijk. Ook hiervoor zijn regels door de wet vastgelegd, in dit geval de Algemene Wet Bestuursrecht. Die zegt dat u eerst bezwaar moet aantekenen bij dit geval de gemeentearchivaris. Als de gemeentearchivaris zijn besluit niet herziet, kunt u tegen zijn besluit in beroep gaan bij het college van B&W van de gemeente Goes. Als uw bezwaren ook daar niet erkend worden, kunt u tenslotte een beroep doen op de rechter en hem om een uitspraak vragen.

Bij een eenvoudige kwestie zal zo’n besluit veel minder tijd kosten, soms is er meer onderzoek nodig om een besluit te kunnen nemen. Het besluit wordt naar u opgestuurd; in dat besluit staan ook de eventuele voorwaarden waaronder u de archiefstukken mag inzien. Zo kan het zijn dat u alleen fotokopieën mag inzien, dat namen van mogelijk nog levende personen geanonimiseerd zijn. Dat om te voorkomen dat hun privacy geschonden zou worden. Wat ook kan, is dat wanneer u de stukken wil gebruiken voor een boek of artikel, er afspraken worden gemaakt over wat en hoe er uit deze stukken door u gepubliceerd mag worden.

Wanneer u inzage krijgt in onze studiezaal in bepaalde stukken, zal altijd gevraagd worden om een identificatiebewijs, zodat u ook kunt aantonen dat u de persoon bent waaraan inzage is verleend.

Hoe toon ik aan dat iemand is overleden?

U kunt met de volgende documenten aantonen dat de persoon is overleden:

• a. Een kopie van een uittreksel uit het overlijdensregister van de Burgerlijke Stand; dit uittreksel kunt u aanvragen bij de gemeente waar de betrokkene is overleden.

• b. Een kopie van de persoonskaart van de overledene (in het geval de persoon langer dan een jaar geleden is overleden); een kopie is op te vragen bij het CBG/Centrum voor Familiegeschiedenis

• c. Een rouwkaart of overlijdensadvertentie; deze stukken worden overhandigd samen met een uittreksel uit het overlijdensregister en/of een kopie van een persoonskaart.

Waarom zijn particuliere archieven niet altijd openbaar?

Voor particuliere archieven geldt dat de eigenaar bepaalt op welke stukken een beperking rust. De eigenaar is niet gebonden aan regels, zoals bij overheidsarchieven geldt. Particuliere archieven kunnen gevormd worden door families, personen, stichtingen, verenigingen en ander niet-overheidsorganisaties. Bij het overbrengen van hun archieven mogen zij zelf bepalen of deze openbaar zijn of niet. Particulieren mogen ook zelf beslissen of hun hele archief pas na een aantal jaar openbaar wordt. Zij hoeven daarvoor geen reden te geven.

Hoe krijg ik inzage in een niet-openbaar, particulier archiefstuk?

Om een niet-openbaar stuk uit een particulier archief te mogen inzien, heeft u toestemming nodig van de eigenaar die het archief of de archiefstukken in bewaring heeft gegeven bij de Gemeente Goes. De gemeentearchivaris kan u vertellen wie de eigenaar is en wat de voorwaarden zijn voor inzage. Zij zal bij de eigenaar toestemming vragen voor inzage. Zo gauw u toestemming heeft gekregen van de eigenaar, kunt u ter inzage gevraagde niet-openbare stukken bij het gemeentearchief komen inzien, nadat u de toestemmingsbrief op de studiezaal getoond heeft. Wij maken daarvan een kopie, dat als bewijs kan dienen dat u recht heeft op inzage in de door u gewenste stukken. Ook moet u zich legitimeren.

Bij wetenschappelijk of statistisch onderzoek

In de AVG staat dat het verbod op het verwerken van bijzondere persoonsgegevens niet van toepassing is wanneer wetenschappelijk of statistisch onderzoek wordt uitgevoerd. Op basis hiervan kunnen onderzoekers bij de gemeente Goes inzage krijgen in dossiers met bijzondere persoonsgegevens, zonder dat de betrokkenen zijn overleden of toestemming geven voor inzage.

Wanneer u wetenschappelijk onderzoek wil uitvoeren in dossiers van personen die wel aantoonbaar zijn overleden, dan hoeft u alleen een overlijdensbewijs voor te leggen.

Indien u geen overlijdensbewijs kunt overleggen of geen toestemming van de betrokkene heeft dient u aan alle onderstaande punten te voldoen:

• Het onderzoek dient het algemeen belang

• De verwerking is noodzakelijk voor het betreffende onderzoek of de betreffende statistiek

• Het vragen van uitdrukkelijk toestemming c.q. het tonen van een bewijs van overlijden (indien korter dan 100 jaar geleden geboren) blijkt onmogelijk of kost een onevenredige inspanning.

• Bij de uitvoering van het onderzoek is voorzien van zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen niet onevenredig wordt geschaad.

Het verzoek en de onderzoeksopzet wordt door de gemeentearchivaris getoetst aan de privacy-voorwaarden die aan de gevraagde archiefstukken zijn gesteld.

Wanneer aan alle voorwaarden is voldaan wordt met een officieel besluit inzage verleend. In dit besluit worden de betreffende archiefstukken altijd volledig benoemd; naam van het archief, nummer van de archiefinventaris en de inventarisnummer(s). Het besluit is een jaar geldig. Wanneer u de stukken na een jaar nogmaals wil inzien, moet u opnieuw een verzoek indienen.

Ook wanneer geen inzage wordt verleend, wordt hiervan een officieel besluit verstrekt. Tegen dit besluit is bezwaar en eventueel beroep mogelijk. Ook hiervoor zijn regels door de wet vastgelegd, in dit geval de Algemene Wet Bestuursrecht. Die zegt dat u eerst bezwaar moet aantekenen bij dit geval de gemeentearchivaris. Als de gemeentearchivaris zijn besluit niet herziet, kunt u tegen zijn besluit in beroep gaan bij het college van B&W van de gemeente Goes. Als uw bezwaren ook daar niet erkend worden, kunt u tenslotte een beroep doen op de rechter en hem om een uitspraak vragen.

Openbaarheid akten burgerlijke stand en openbaarheid

Bij de gemeente Goes bevinden zich de akten van de burgerlijke stand (geboorten, huwelijken, overlijden). De openbaarheid van de akten van de burgerlijke stand is beperkt. Registers met akten van recente datum kunnen in verband met privacybescherming van levende personen niet worden ingezien. De openbaarheidstermijnen voor akten van geboorte, huwelijk en overlijden zijn respectievelijk 100, 75 en 50 jaar.

Als men akten van geboorte, huwelijk en overlijden wil inzien die jonger zijn dan respectievelijk 100, 75 en 50 jaar, dan kunt u een verzoek voor inzage indienen bij de afdeling dienstverlening van de gemeente Goes.

Akten die wel openbaar zijn, mogen door medewerkers van het Gemeentearchief Goes ter inzage worden gegeven.

Openbaarheid bevolkingsregisters

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De AVG verbiedt het publiceren van persoonsgegevens van nog levende personen, vooral als het zogenaamde “bijzondere” persoonsgegevens betreft. In de bevolkingsregisters staan dergelijke gegevens.

Vanaf 1850 voeren Nederlandse gemeenten een verplichte bevolkingsboekhouding. Men onderscheidt vier opeenvolgende bevolkingsregisters:

• a. De vastbladige bevolkingsregisters, ca. 1850-1920;

• b. De gezinskaarten, ca. 1920-1936;

• c. De persoons- en archiefkaarten, ca. 1936-1994;

• d. De (geautomatiseerde) Basisregistratie Personen (BRP), vanaf 1994.

Hoe krijg ik inzage in de niet openbare bevolkingsregistratie?

Wat de openbaarheid van de verschillende bevolkingsregisters betreft; vanaf 1920 is de bevolkingsboekhouding niet openbaar. Gezinskaarten, persoons- en archiefkaarten zijn dus niet toegankelijk voor de bezoeker:

• a. Gezinskaarten waarvan de kaarthouder korter dan 100 jaar geleden is geboren, en dus mogelijk nog in leven is, zijn niet in te zien. Indien u toch inzage wilt in de gezinskaarten, kunt u een verzoek tot inzage indienen bij de gemeentearchivaris.

• b. Voor verstrekking van gegevens uit de BRP (inclusief Persoonskaarten) aan niet-gemeentelijke overheidsorganen en aan derden zijn de medewerkers van de afdeling Dienstverlening verantwoordelijk voor de uitvoering van deze procedure. Wilt u toch inzage, neem dan contact op met de afdeling dienstverlening van de Gemeente Goes.

Kopiëren/reproduceren uit een niet- of beperkt openbaar archief?

Het gemeentearchief Goes verstrekt geen reproducties uit niet openbare of beperkt openbare archieven. Ook zelf kopieën, scans of foto’s maken is niet toegestaan. De enige uitzondering hierop vormen kopieën van documenten die als juridisch bewijsstuk moeten dienen. In dat geval maakt het Gemeentearchief Goes tegen betaling reproducties.

Het verbod op kopiëren betreft alleen beperkt openbaar overheidsarchief. Wanneer je van de eigenaar van een particulier archief toestemming hebt gekregen van de eigenaar, mogen deze wel worden gekopieerd.

Algemene Verordening Gegevensbescherming

De gemeente Goes is ervoor verantwoordelijk dat beperkt openbare archieven volgens de wettelijke regels en afgesproken voorwaarden ter inzage worden gegeven. Wie inzage heeft gekregen, is zelf verantwoordelijk voor de wijze waarop hij met deze gegevens omgaat (de verdere verwerking van persoonsgegevens). Iedereen heeft de wettelijke plicht de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen niet onevenredig te schaden.

De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het is mogelijk bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht in te dienen over de verwerking van persoonsgegevens.

Niet geïnventariseerd archief

Bij de archiefinventaris of plaatsingslijst wordt vermeld of een archief is geïnventariseerd. Inzage door een bezoeker in een niet-geïnventariseerd archief is soms mogelijk. Het maken van een afspraak is echter een voorwaarde. Vooraf wordt de eventuele beperking van de openbaarheid gecontroleerd. U stuurt naar de gemeentearchivaris een verzoek per e-mail en dan wordt er nagegaan of inzage mogelijk is.

Vermeld in het verzoek altijd de naam van het betreffende archief en de inventarisnummers die u wil inzien.

Meer informatie

Wil u meer informatie of wil u een verzoek tot inzage indienen, dan kunt u mailen naar gemeentearchivaris mw. M.J. Louisse

e-mailadres: m.louisse@goes.nl