Privacy Reglement Cameratoezicht Gemeentehuis en Gemeentewerf Eersel

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• de persoonsregistratie: een samenhangende verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende persoonsgegevens die langs geautomatiseerde weg wordt gevoerd of met het oog op een doeltreffende raadpleging van die gegevens systematisch is aangelegd;

• het persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;

• verstrekkingen: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens, voor zover dit geheel of gedeeltelijk steunt op gegevens welke in die persoonsregistratie zijn opgenomen, of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens zijn verkregen;

• de verantwoordelijke: het bestuursorgaan dat het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;

• de beheerder: degene aan wie de verantwoordelijke de dagelijkse zorg voor een persoonsregistratie heeft opgedragen;

• derde: ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken,

• betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;

• de gebouwen en terrein: in en rond het gemeentehuis en rond de gemeentewerf;

• de wet: Algemene verordening gegevensbescherming (AVG);

• locatie: gemeentehuis Dijk15 te Eersel, gemeentewerf Hertstraat 31;

• de ruimte. Gemeentehuis: de hal van het gemeentehuis, de hoofdingang, de personeelsingangen, de serverruimte en de bewaarplaatsen van waarde documenten. Gemeentewerf: op de vier hoeken van het gebouw zodat het gehele terrein te overzien is;

• bedrijfsruimten: ruimten bestemd voor het uitoefenen van de gemeentelijke werkzaamheden.

Artikel 2 Beheer van de persoonsregistratie

Verantwoordelijke voor deze persoonsregistratie is het College van B&W van de gemeente Eersel. De verantwoordelijke heeft de zeggenschap over de persoonsregistratie. Als beheerder van de persoonsregistratie is aangewezen de beleidsmedewerker Openbare Orde en Veiligheid. De beheerder zorgt voor naleving van de in dit privacyreglement gestelde regels. Het beheer van de gegevens, opgenomen in de persoonsregistratie, is opgedragen aan de beleidsmedewerker Openbare Orde en Veiligheid en de gemeentebode. Zij hebben toegang tot de registratie zoals omschreven in artikel 7 en zijn bevoegd tot het verstrekken van gegevens nadat de beheerder daartoe besloten heeft, zoals bedoeld in artikel 8.

Artikel 3 Doel van de persoonsregistratie

Doel van de persoonsregistratie is het vastleggen van persoonsgegevens ter ondersteuning van:

• 1. het beveiligen van het personeel, werkzaam voor de gemeentelijke organisatie, alsmede overige personen die zich in de betreffende gebouwen, op de terreinen en/of in de betreffende bedrijfsruimten bevinden;

• 2. het beveiligen van de bezittingen en privacy gevoelige informatie, tegen inbreuken en/of daden waaruit schade aan of vermindering van de veiligheid in of op de betreffende locatie en/of organisatie, kan ontstaan;

• 3. de opsporing van personen die zich mogelijk aan het plegen van enig strafbaar feit in het gebouw en of op het terrein hebben schuldig gemaakt. Hierbij geeft de registratie tevens inzicht in de aard en de wijze van het plegen van het strafbare feit;

• 4. de opsporing van personen die zich mogelijk schuldig hebben gemaakt aan het plegen van een onrechtmatige daad. Hierbij geeft de registratie tevens inzicht in de aard en de wijze van het plegen van de onrechtmatige daad.

• 5. de camerabeelden opgenomen gedurende en buiten werktijden zullen niet worden aangewend (bekeken en gebruikt) voor de registratie van andere bewegingen dan wel gedragingen van werknemers of bezoekers, dan de registratie van diefstal, vernieling, agressie en/of fraude.

Artikel 4 Categorieën van personen opgenomen in de persoonsregistratie

De persoonsregistratie bevat uitsluitend persoonsgegevens over:

• 1. de ambtenaren en andere personen in dienst van of werkzaam voor de gemeentelijke organisatie;

• 2. de personen die zich in het gebouw, op het terrein of in de bedrijfsruimte bevinden en zich mogelijk schuldig hebben gemaakt aan het plegen van enig strafbaar feit en/of het plegen van een onrechtmatige daad in die locatie;

• 3. overige personen die zich ten tijde van het afspelen van het bij lid 2 van dit artikel vermeld voorval in of op de genoemde locatie bevinden en daar al dan niet getuige van zijn geweest.

Artikel 5 Soorten van vastgelegde gegevens en wijze van verkrijging

• 1. De persoonsregistratie bevat wat betreft de in art. 4 vermelde personen de volgende gegevens:

  • a. videobeelden van de persoon;

  • b. datum en tijd indicatie van de opname;

  • c. plaats van de opname.

• 2. De bovengenoemde gegevens worden verkregen uit het camera bewakingssysteem dat zich bevindt in en aan het gemeentehuis en de gemeentewerf van de gemeente Eersel.

• 3. De camera’s zijn voor iedereen zichtbaar geplaatst. Tevens is bij de ingang van de betreffende voor het publiek toegankelijk ruimten melding gemaakt van het cameratoezicht.

• 4. De exacte locatie van de camera’s en de richting waarin deze camera’s zijn opgesteld zijn aangegeven op de bij dit reglement gevoegde plattegrond.

Artikel 6 Verwijdering en vernietiging van vastgestelde persoonsgegevens

• 1. Persoonsgegevens die niet meer nodig zijn voor het doel van de registratie, worden automatisch van het videosysteem verwijderd. De gebruikte techniek hierbij is volgens het “first-in, first-out” principe. De duur waarop gegevens worden bewaard is afhankelijk van:

  • a. de omvang van de harddisk;

  • b. het aantal camera’s waarvan de beelden worden opgeslagen;

  • c. de beeld verversingsfrequentie (frame rate) waarmee deze beelden worden opgeslagen;

  • d. de kwaliteit van het beeldmateriaal dat afhankelijk is van de mate van compressie van de gegevens;

  • e. de lichtwaarde omstandigheden en daarmee samenhangend de keuze voor opname monochroom of in kleur.

• 2. De bovenstaande gegevens kunnen per locatie verschillen omdat zij bij de projectie worden afgestemd op het doel: de kwaliteit van de beveiliging en de mogelijkheid tot reconstructie van incidenten.

• 3. De nieuw op te nemen beelden overschrijven het oudste beeldmateriaal. Hiermee wordt dit overschreven materiaal onherstelbaar vernietigd en daarmee verder onbruikbaar. De configuratie wordt zodanig ontworpen dat beeldmateriaal maximaal 4 weken zal worden bewaard. Na 4 weken is in ieder geval sprake van onherstelbare vernietiging van de registratie.

Artikel 7 Toegang tot de registratie

• 1. Directe toegang tot de registratie hebben:

• de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers;

• voor het uitvoeren van systeembeheeractiviteiten: de door de beheerder aangewezen medewerkers, behorende tot zijn organisatie en de door de beheerder aangewezen onderhoudsfirma’s.

• 2. Voorts hebben toegang tot de registratie:

• functionarissen werkzaam voor de verantwoordelijke, belast met het instellen van civielrechtelijke vorderingen tegen de in de registratie opgenomen personen;

• opsporingsambtenaren van politie of justitie in verband met ingestelde onderzoeken naar strafbare feiten;

• de betrokkene, uitsluitend op verzoek bij de beheerder en tot de gegevens die betrekking hebben op zijn persoon en uitsluitend indien dit mogelijk is zonder dat de bescherming van andere personen kan worden geschaad.

• 3. Het raadplegen van opgeslagen beelden na een gerede verdenking van diefstal of andere onregelmatigheden die vallen onder de in artikel 3 genoemde beveiligingsdoeleinden is voorbehouden aan de beheerder resp. zijn vervanger ingeval van afwezigheid, alsmede de burgemeester en de gemeentesecretaris.

Artikel 8 Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

• 1. De beheerder kan beslissen gegevens te verstrekken aan personen of instanties die betrokken zijn bij en/of belast zijn met strafrechtelijke dan wel civielrechtelijke acties, voor zover dit voortvloeit uit het doel van de registratie.

• 2. De beheerder kan beslissen gegevens te verstrekken, indien dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift dan wel geschiedt met toestemming van de betrokkene. De verstrekking van deze gegevens blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding is geboden.

Artikel 9 Verbanden met andere registraties

Er zijn geen verbanden met andere registraties.

Artikel 10 Protocolplicht

• 1. De beheerder legt een verstrekking als bedoeld in artikel 8 vast (protocolleren), behoudens verstrekkingen:

• gedaan op basis van een wettelijk voorschrift;

• waarvan de betrokkene schriftelijk in kennis is gesteld.

• 2. De beheerder legt vast welke personen in het kader van onderhoud direct toegang hebben gehad tot het beeldmateriaal, wanneer dat was en welk beeldmateriaal dat betrof. De protocolgegevens worden tenminste 12 maanden bewaard. Op verzoek van de betrokkene verstrekt de beheerder, binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek, informatie aan de betrokkene betreffende enige verstrekking van gegevens die zijn persoon betreffen.

Artikel 11 Beveiliging

• 1. De beheerder draagt zorg voor:

• de fysieke beveiliging: de ruimten waar apparatuur staat opgesteld en beeldmateriaal aanwezig is, dienen te worden afgesloten;

• de ruimten waar het beeldmateriaal wordt bewaard: deze dienen eveneens te worden afgesloten en evenals onder de bij het vorige punt bedoelde ruimten slechts toegankelijk te zijn voor de in artikel 7 vermelde functionarissen en personen.

• 2. De beheerder treft voorzieningen ter bescherming van de gegevens tegen opzettelijk verkeerd of onachtzaam gebruik door personen die met de werkzaamheden, verbonden aan de werking van de registratie, zijn belast, alsmede beschadiging door toedoen van derden;

• 3. Iedereen die betrokken is bij de verwerking van de registratie, is verplicht tot geheimhouding van de gegevens in de registratie, behoudens voor zover doelstelling van de registratie dan wel enig wettelijk voorschrift hem tot bekendmaking verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot bekendmaking voortvloeit.

Artikel 12 Slotbepaling

• 1. Dit privacyreglement ligt ter inzage op het gemeentehuis inclusief bijbehorende plattegronden met locatie-aanduiding van de camera’s (corsanummers 21.10369 / 21.10370).

• 2. Dit privacyreglement wordt gepubliceerd op de voorgeschreven wijze.

• 3. Dit privacyreglement kan worden aangehaald als “Privacy Reglement Cameratoezicht Gemeentehuis en Gemeentewerf Eersel”.

Artikel 14 Besluit

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Eersel besluit de beleidsregel “Privacy Reglement Cameratoezicht Gemeentehuis Eersel” van 3 november 2015 in te trekken en de beleidsregel “Privacy Reglement Cameratoezicht Gemeentehuis en Gemeentewerf Eersel” vast te stellen.

Artikel 13 Inwerkingtreding reglement

Het reglement treedt één dag na bekendmaking in werking.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Eersel op 11 januari 2022.

de burgemeester, drs. W.A.C.M. Wouters

de secretaris, H.M.L. Offermans

Bijlagen zijn apart toegevoegd.

Plattegronden gemeentehuis en gemeentewerf met locatie-aanduiding camera’s.