Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Sliedrecht 2022

De raad der gemeente Sliedrecht;

gezien het voorstel van het Presidium van 30 mei 2022;

gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

b e s l u i t.:

vast te stellen de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Sliedrecht 2022

Paragraaf 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door of onder het gezag van het college van burgemeester en wethouders werkzame ambtenaren;

• b. bijstand: ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie

• c. lid: een raadslid of burgerraadslid;

Paragraaf 2 Verzoeken om informatie of bijstand

Artikel 2 Verzoek om informatie

• 1. Een lid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat.

• 2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de gemeentesecretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Artikel 3 Verzoek om bijstand

• 1. Een lid kan de griffier verzoeken om bijstand.

• 2. De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om één of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.

• 3. De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als:

  • a. naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden;

  • b. dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden;

  • c. het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd.

• 4. Als de gemeentesecretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het lid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het lid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het lid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 4 Geschil over verleende ambtelijke bijstand

• 1. Een lid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.

• 2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het lid bevredigende oplossing, kan hij/zij de burgemeester verzoeken met de griffier en de gemeentesecretaris en zo nodig het lid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek. De burgemeester kan besluiten de zaak eerst aan het presidium voor te leggen alvorens te beslissen.

Artikel 5 Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Als het college of één of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken lid.

Paragraaf 3 Fractieondersteuning

Artikel 6 Recht op financiële bijdrage

• 1. De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie voor de duur van de zittingsperiode een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.

• 2. De financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van € 1.000 per fractie en een variabel deel van € 200 per raadszetel van de fractie per kalenderjaar.

Artikel 7 Besteding financiële bijdrage

• 1. De financiële bijdrage wordt uitsluitend besteed aan ondersteuning die ertoe strekt de volks vertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken.

• 2. De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van:

  • a. betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

  • b. giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

  • c. uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege.

• 3. Indien de griffier meent dat een declaratie (mogelijk) niet of deels in aanmerking komt voor vergoeding in het kader van de verordening, wordt de indiener (fractie) hierover schriftelijk geïnformeerd. Het verdient de aanbeveling om bij twijfel over de rechtmatigheid van een declaratie vooraf de griffier te consulteren alvorens de uitgave wordt gedaan.

• 4. Bij voortdurend verschil van inzicht tussen de fractie en de griffier over de rechtmatigheid van de declaratie, beslist het presidium.

Artikel 8 Betaling financiële bijdrage

• 1. De verstrekking van de financiële bijdrage vindt plaats op basis van een bij de griffier ingediende declaratie met originele rekeningen/facturen.

• 2. Desgevraagd wordt een voorschot verleend ter hoogte van financiële bijdrage. Er is geen recht op een voorschot als de door de fractie opgebouwde reserve als bedoeld in artikel 10, tweede lid, 100% bedraagt van de financiële bijdrage.

Artikel 9 Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

• 1. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt.

• 2. Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de maand volgend op de maand waarin de fractie hiervan kennisgeving heeft gedaan.

• 3. Als een fractie als gevolg van verkiezingen ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de datum dat de raad in de nieuwe samenstelling aantreedt.

Artikel 10 Reserve

• 1. De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de financiële bijdrage toekomend aan een fractie voor het kunnen verlenen van een aanvullende financiële bijdrage ten behoeve van die fractie in volgende jaren.

• 2. De reserve is niet groter dan 100% van de financiële bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar, op grond van artikel 6, tweede lid, toekwam. Er kan geen sprake zijn van een negatief opgebouwde reserve.

• 3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve komt tot uitdrukking in de verantwoording over dat jaar als bedoeld in artikel 11.

• 4. Een reserve blijft na verkiezingen beschikbaar ten behoeve van de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel ten behoeve van de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

• 5. Als zich een situatie als bedoeld in artikel 9, eerste lid, voordoet, wordt een eventuele reserve ten behoeve van de fractie waar de betreffende leden uittreden, toebedeeld aan de betrokken fracties naar evenredigheid van de resulterende zetelaantallen.

Artikel 11 Verantwoording en vaststelling financiële bijdrage

• 1. De fractie legt uiterlijk drie maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een ingevuld en door de fractievoorzitter ondertekend door de griffie toegezonden declaratieformulier.

• 2. De griffier stelt na controle van het declaratieformulier de hoogte vast van:

  • a. de financiële bijdrage;

  • b. het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en het ontvangen voorschot;

  • c. de wijziging van de reserve, en

  • d. de resterende reserve.

• 3. Na vaststelling van de financiële bijdrage ondertekend de griffier het declaratieformulier.

Paragraaf 4 Slotbepalingen

Artikel 12 Intrekking oude verordening en overgangsrecht

• 1. De Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2006, als vastgesteld door de raad op 27 februari 2006, wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2022.

• 2. De in het eerste lid genoemde verordening blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoording en vaststelling van die financiële bijdragen.

Artikel 13 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2022

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Sliedrecht 2022.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Sliedrecht op 5 juli 2022.

De griffier, De voorzitter,

mr. R.P.A. van Aalst mr. drs. J.M. de Vries

Toelichting op de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Sliedrecht 2022

Algemeen

Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven.

De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

In Sliedrecht geldt het uitgangspunt dat aan burgerraadsleden dezelfde rechten worden toegekend als aan raadsleden voor zover de wet dat toestaat. Daarom kunnen de Sliedrechtse burgerraadsleden volgens deze verordening ook een verzoek doen om informatie en/of een verzoek om ambtelijke bijstand.

In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en bijstand.

De griffier vervult, via de gemeentesecretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de gemeentesecretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie.

Artikelsgewijs

Artikel 1 Definities

Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de wet). De term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening is voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie.

Artikel 2 Verzoek om informatie

Raadsleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. Daarom is het mogelijk om dit artikel uit te breiden tot de burgerraadsleden. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek aan de griffier kunnen richten. Verzoeken die betrekking hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier gericht. Daarbij zij er volledigheidshalve op gewezen dat de griffier een opgelegde geheimhouding in acht moet nemen. Als een raadslid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, moet de griffier het verzoek van het raadslid doorgeleiden naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd. De griffier (of één van de griffiemedewerkers namens) verstrekt de informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Als de griffier niet in staat is om volledig tegemoet te komen aan het verzoek, kan hij de secretaris vragen of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier het aanspreekpunt en de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken.

Artikel 3 Verzoek om bijstand

Ook verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de secretaris om te beoordelen of een van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de gemeentesecretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid (vierde lid).

Artikel 4 Geschil over verleende ambtelijke bijstand

Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een lid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer. Het is aan de burgemeester of hij in deze het presidium als klankbord gebruikt.

Artikel 5 Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een (burger)raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een (burger)raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken (burger)raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Artikel 6 Recht op financiële bijdrage

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen. De fractieondersteuning bestaat uit een basisbedrag per in de raad vertegenwoordigde fractie en een variabel deel per raadszetel van die fractie (tweede lid). Het basisbedrag garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op een gelijkwaardig basisniveau te laten ondersteunen. Naar rato van fractiegrootte wordt daarnaast een variabel deel toegekend, zodat ook ieder fractielid op gelijkwaardig niveau ondersteund kan worden.

De bijdrage wordt verstrekt voor de duur van de zittingsperiode van de raad (eerste lid).

Artikel 7 Besteding financiële bijdrage

Voor wat betreft de besteding van de fractieondersteuning worden de fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de financiële bijdrage besteed wordt aan ondersteuning om de volks vertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken. Daarnaast is in het tweede lid een aantal doelen genoemd waarvoor de financiële bijdrage voor fractieondersteuning in ieder geval niet gebruikt mag worden. Deze opsomming is niet limitatief.

Het is uiteraard niet de bedoeling dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning en dat ook contributies aan politieke partijen of met politieke partijen gelieerde organisaties via de fractieondersteuning kunnen worden gefinancierd. Een lidmaatschap van een dergelijk orgaan is immers een individuele aangelegenheid van een raadslid en niet van de betreffende fractie.

Bij (andere) uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege kan onder andere gedacht worden aan bepaalde reis- en verblijfkosten, kosten voor een buitenlandse excursie of reis, kosten voor scholing, kosten voor een computer en internetverbinding en de contributie van bepaalde beroepsverenigingen. Deze komen voor vergoeding in aanmerking op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de wet. Het is ook niet toegestaan om met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning verkiezingscampagnes te financieren. Verkiezingen is iets van de politieke partij en niet van de fractie.

De besteding van de financiële bijdrage wordt achteraf door de griffier gecontroleerd en vastgesteld. Het verdient de aanbeveling om bij twijfel of een uitgave kan worden gedeclareerd vooraf in overleg te treden met de griffier. Mochten de fractie en de griffier er niet uitkomen met elkaar dan kan eventueel het presidium om uitkomst worden gevraagd.

Artikel 8 Betaling financiële bijdrage

In dit artikel is nu ook formeel vastgelegd dat een fractie om een voorschot kan vragen.

Artikel 9 Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

Als er mutaties plaatsvinden in zittende fracties is het wenselijk dat de financiële bijdrage aangepast wordt aan veranderde verhoudingen in de raad. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen het vaste basisbedrag dat ten behoeve van iedere fractie wordt verleend en het variabel deel per raadszetel. Het vaste deel is ook daadwerkelijk ‘vast’; dit deel van de bijdrage blijft bestemd voor de betreffende fractie, ook al vindt er tussentijds een splitsing of afscheiding plaats. Alleen het variabele deel van de fractievergoeding wordt overgeheveld ten behoeve van de nieuwe fractie.

Artikel 10 Reserve

In dit artikel is geregeld dat een reserve mag worden opgebouwd zonder het recht op een financiële bijdrage te verliezen. De hoogte is ongewijzigd 100% van de financiële bijdrage. Van een negatieve reserve kan geen sprake zijn. Als een deel van het recht in een bepaald kalenderjaar niet wordt gebruikt, kan dat niet worden meegenomen naar een volgend kalenderjaar, behoudens de reserve die mag worden opgebouwd.

Artikel 11 Verantwoording en vaststelling financiële bijdrage

In dit artikel is vastgelegd hoe de fractie verantwoording aflegt over de uitgave van de financiële bijdrage en dat de griffier controleert en vaststelt. In tegenstelling tot de oude verordening is hier geen rol voor de accountant weggelegd en daarmee is ook aangesloten bij de uitvoeringspraktijk en modelverordening VNG.

Artikel 12 Intrekking oude verordening en overgangsrecht

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 13 Inwerkingtreding en citeertitel

Daar de hoogte van de financiële bijdrage niet wijzigt, kan deze verordening met terugwerkende kracht op 1 januari 2022 in werking treden.