Gemeenteblad van Vaals
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Vaals | Gemeenteblad 2022, 328808 | beleidsregel |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Vaals | Gemeenteblad 2022, 328808 | beleidsregel |
Inkoopbeleid Gemeente Vaals 2022-2025
De gemeente Vaals heeft in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht en de Aanbestedingswet 2012 besloten:
tot vaststelling van het Inkoopbeleid Gemeente Vaals 2022-2025,onder gelijktijdige intrekking van het Aanbestedingsbeleid Gemeente Vaals 2016, aldus besloten door de gemeenteraad van Vaals op 4 juli 2022, inwerkingtreding: de dag na publicatie.
Aanbesteden omvat het daadwerkelijk benaderen van de markt; het opstellen van de inkoopdocumenten, het daadwerkelijk selecteren van leveranciers en de uiteindelijke contractering.
Opdrachten voor het verrichten van diensten onder bezwarende titel. Dat wil zeggen dat de opdrachtnemer en opdrachtgever over en weer een prestatie leveren (respectievelijk de feitelijke prestatie en de betaling). Diensten zijn alle prestaties die niet onder leveringen of werken vallen. De inhuur van derden dient te worden beschouwd als ‘dienst’. (zie ook artikel 1.1. aanbestedingswet)
Het uit controle-overwegingen aanbrengen van een splitsing in taken en bevoegdheden die samenhangen met administratief handelen, over verschillende daartoe aangewezen functionarissen.
Klanttevredenheid geeft aan in hoeverre een klant in positieve zin te spreken is over de dienstverlening van gemeente Vaals.
(Rechts)handelingen van gemeente Vaals gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.
Methoden van inkopen zoals de Beste Prijs Kwaliteitverhouding (BPKV), laagste prijs (LP), Total Costs of Ownership (TCO) en Best Value Procurement (BVP).
Proces met hoofdstappen ten behoeve van inkopen. De specifieke kenmerken van een inkoop zijn bepalend voor welke wijze en diepgang dit inkoopproces wordt doorlopen.
Inkoopspeerpunten op tactisch niveau voor het komende jaar, ten behoeve van het behalen van de inkoopdoelen en het afdekken van de risico’s.
Opdrachten voor aankoop, leasing, huur of huurkoop van een of meerdere producten onder bezwarende titel. Producten worden gedefinieerd als alle roerende zaken, waar de opdrachtgever eigendom (of in het geval van huur of lease het gebruiksrecht over een bepaalde periode) van verwerft. (zie ook artikel 1.1. aanbestedingswet)
Offerte Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Tastbare zaken die in menselijke behoeften kunnen voorzien.
Social Return On Investment (SROI)
SROI is het maken van afspraken met een opdrachtnemer over het leveren van een maatschappelijke bijdrage als onderdeel van werken, diensten of leveringen. Deze sociale/maatschappelijke bijdrage bestaat uit het inzetten van een bepaald aantal of percentage personen uit (potentieel) kwetsbare groepen bij het vervullen van de opdracht. Het doel van SROI is om zoveel mogelijk mensen die zonder re-integratiesteun niet of moeilijk aan het werk komen, aan werk of werkervaring te helpen. Het kan hierbij gaan om arbeids-, stage-, of leerwerkplekken.
De jaarlijkse spend analyse is een kwantitatief onderzoek waarbij de werken, diensten en leveringen die door gemeente Vaals zijn ingekocht helder in kaart worden gebracht. De analyse geeft inzicht in de meest actuele cijfers inzake het totale inkoopvolume, inkoopvolume per inkoopgroep, aantallen leveranciers, inkoopvolume per leverancier en aantal facturen
Opdrachten van civieltechnische, bouwkundige of installatietechnische aard aan objecten die ertoe bestemd zijn een economische of technische functie te vervullen. (zie ook artikel 1.1. aanbestedingswet)
In het voorliggend inkoopbeleid van de gemeente Vaals wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant maakt gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders weer te geven waarbinnen inkoop bij gemeente Vaals plaatsvindt.
Het inkoopbeleid geldt voor de periode van 2022 t/m 2025. Na deze periode wordt het inkoopbeleid geëvalueerd en waar nodig herijkt.
Dit inkoopbeleid is niet vrijblijvend en dient altijd gevolgd te worden door de medewerkers van gemeente Vaals. Ook ingehuurde externe medewerkers dienen zich in de uitvoering van werkzaamheden in opdracht van gemeente Vaals te conformeren aan het inkoopbeleid. Indien in dit document over medewerkers wordt gesproken, worden hiermee dus ook extern ingehuurde medewerkers en stagiaires bedoeld. Ook is dit beleid van toepassing voor ‘verbonden’ partijen als zij subsidie van de gemeente ontvangen.
1.2 Samenhang met andere documenten
De volgende vastgestelde documenten van gemeente Vaals maken onderdeel uit van de te hanteren inkoopprocedure:
In hoofdstuk 2 worden de missie, visie en de inkoopdoelen van gemeente Vaals toegelicht. In hoofdstuk 3 wordt vervolgens nader ingegaan op de inkooporganisatie waarbij het inkoopproces, de diverse rollen bij inkoop, inkooptrajecten, regie- en ketensamenwerking en tot slot innovatie en kennismanagement worden besproken. In hoofdstuk 4 worden de juridische kaders, ethische kaders en klanttevredenheid behandeld. Tot slot wordt in hoofdstuk 5 stilgestaan bij de wijze van inkoopcontrol waarbij functiescheiding, risicoanalyse en beheersing, kwantitatieve en kwalitatieve analyse worden toegelicht.
2. ORGANISATIE EN INKOOPDOELEN
De gemeente Vaals benut haar centrale ligging in het groene grensoverschrijdende hart van het euregionale stedelijk netwerk om de kwalitatief hoogwaardige combinatie van natuur- en cultuurlandschappelijk, sociaalmaatschappelijk en cultuurhistorisch basiskapitaal in haar unieke samenhang verder door te ontwikkelen ten behoeve van haar inwoners, ondernemers en bezoekers. De gemeente maakt consistente keuzes, uitgaande van het ‘ja, mits’- en duurzaamheidprincipe, en werkt als daadkrachtige en stimulerende regisseur op kern-, gemeentelijk en regionaal niveau nauw samen met haar publieke en private partners.
De gemeente Vaals is er voor haar inwoners en kenmerkt zich door een open en transparante cultuur. De gemeente denkt niet voor, maar werkt door middel van co-creatie samen met haar inwoners. De gemeente is dichtbij, betrokken en staat letterlijk midden in de samenleving. De gemeente Vaals is een vernieuwende en externe gerichte organisatie!
De in- en externe ontwikkelingen maken duidelijk dat wij ons moeten blijven ontwikkelen naar een ‘adaptieve’ organisatie die zich (bestuurlijk en organisatorisch) snel, intelligent en flexibel weet aan te passen aan voortdurend wijzigende opgaven en omstandigheden.
Gemeente Vaals wil met dit inkoopbeleid de volgende doelen realiseren:
Inkoopdoel 1: “Gemeenschapsgelden worden op een controleerbare (meetbaar) en verantwoorde (doelmatig en proportioneel) wijze aangewend en besteed.”
Toelichting: Bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn leidend en worden op een dusdanige manier ingezet om uitgave met gemeenschapsgelden controleerbaar en transparant te besteden. Efficiënt en effectiviteit in procedure keuzes en eisen staan voorop. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor het (regionale) midden en klein bedrijf tot gemeentelijke opdrachten. We doen alleen zaken met 100% eerlijke leveranciers en streven naar duurzame producten.
Inkoopdoel 2: ”Wij zijn een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever.”
Toelichting: Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop.
Continu wordt er geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen de gemeente en de contractant. De gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
Inkoopdoel 3: “’Wij kiezen voor maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI). De Gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De Gemeente wil bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.’
Toelichting: Bij het inkopen van werken, leveringen en diensten hanteert de gemeente naast de prijs ook milieu- en sociale criteria in alle fasen van het inkoopproces zodat daadwerkelijk werken, leveringen en diensten geleverd worden die aan deze criteria voldoen. Kwaliteitsaspecten zijn Cittaslow , Duurzaamheid en Social return on investment. Om het midden- en kleinbedrijf betere toegang tot aanbestedingen te geven hanteren wij het clusterverbod en een percelengebod.
Inkoopdoel 4: “Wij leveren een continue positieve bijdrage aan het gehele (beheersbaar) prestatieniveau van de gemeente.”
Toelichting: Inkoop moet tenslotte ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.
Inkoopdoel 5: “De gemeente stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers voorop.”
Toelichting: Zowel de gemeente als de ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens en na het inkoopproces. De gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren.
Naast de hoofddoelstelling zijn er nog een aantal subdoelen:
De inkoopdoelen dragen bij aan een goede bedrijfsvoering van gemeente Vaals. Om dit te bereiken is het niet alleen nodig te kijken naar de vooraf omschreven en achteraf te bewaken kwaliteit van een product, dienst of werk. Ook de keuze voor de wijze van contracteren en de wijze van selectie van leveranciers dient qua proces op een eenduidige wijze te verlopen om transparantie en kwaliteit te waarborgen. De wijze waarop gemeente Vaals dit heeft verankerd, is samengevat in onderstaand inkoopproces. Dit schema is illustratief voor het inkoopproces, met hierbij de belangrijkste hoofdstappen weergegeven. De specifieke kenmerken van een inkoop en aanbesteding zijn bepalend voor welke wijze en diepgang dit inkoopproces wordt doorlopen.
Gemeente Vaals werkt met een decentraal georganiseerde vorm van inkoop. Het inkoopbeleid en aanverwant inkoophandboek worden op centraal niveau door juridische zaken beheert. De daadwerkelijke uitvoering van zowel inkoop- als contractmanagement zal decentraal worden uitgevoerd in de organisatie.
Wanneer de eigen organisatie niet in een vraag kan voorzien (identificatie van de inkoopbehoefte), wordt overgegaan tot het inkopen van de vraag. Indien er reeds een (raam)overeenkomst aanwezig is, of wanneer afgeweken kan worden van het inkoopbeleid (zie paragraaf 4.1), kan direct overgegaan worden tot het plaatsen van een bestelling en hoeven de hierna gedefinieerde inkoopprocedures niet gevolgd te worden.
Om te kunnen bepalen welke inkoopprocedure moet worden gevolgd, dient de totale opdrachtwaarde te worden vastgesteld:
Indien er sprake is van een regelmatige inkoop (repeterende opdrachten die voorkomen):
van levering of diensten waarvan de behoefte met zekerheid jaarlijks terugkomt, echter vanwege ontwikkelingen in de markt (bijvoorbeeld op kwalitatief of prijstechnisch vlak), is het wenselijk om een contract af te sluiten voor een kortere duur dan 48 maanden: hierbij geldt als berekeningsgrondslag 48 maanden (vermenigvuldigd met een maandelijkse raming);
Binnen de gemeente Vaals is de mandaatregeling beschreven, hierin staat aangeven welke bevoegdheden c.q. mandaat de budgethouder heeft. Dit houdt in dat aangegeven staat wie welke documenten ondertekent en wie welke facturen goedkeurt. Dit is verder uitgewerkt in het inkoophandboek. Onderstaande inkoopprocedures zijn van toepassing binnen gemeente Vaals
[1] Budgethouder/projectleider
Bevoegdheid: Geautoriseerd tot het aangaan/sluiten van de inkoop
Het budgetrecht op programma- en investeringskredietniveau is aan de raad, dus elke inkoopbevoegdheid geldt onder de voorwaarde dat de raad budget/krediet ter beschikking heeft gesteld (binnen de afspraken van de verordening art 212). Op productniveau is het budgetrecht aan het college. Tot aan de budgetten op productniveau gelden de bovenstaande bevoegdheden.
De genoemde drempelbedragen zijn excl. BTW.
De Europese Commissie stelt elke twee jaar bij verordening nieuwe Europese drempelwaarden vast. Zodra de Europese drempelbedragen door de Europese Commissie worden aangepast, zijn deze vigerend voor de daarop volgende periode.
Gemeente Vaals leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door gemeente Vaals restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor dit inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:
Gemeente Vaals streeft er naar om uniforme documenten en voorwaarden te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt bij dat ondernemers weten waar zij aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. Gemeente Vaals past bij de betreffende inkoop in principe een of meerdere van onderstaande documenten toe:
Bij iedere inkoop worden in beginsel de Inkoopvoorwaarden Gemeente Vaals van toepassing verklaard en wordt er, al dan niet door gemeente Vaals, een overeenkomst opgesteld. De algemene verkoopvoorwaarden van leveranciers worden door gemeente Vaals uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Voor inkopen waarvoor in de branche gebruikelijke algemene inkoopvoorwaarden redelijk en beter toepasbaar zijn, kan besloten worden om in te stemmen met de toepasselijkheid daarvan. Dit dient vooraf getoetst te worden door de inkopende ambtenaar en in specifieke gevallen juridische zaken. Ook branche specifieke inkoopvoorwaarden moeten expliciet van toepassing worden verklaard in de overeenkomst, waarbij andere verkoopvoorwaarden uitdrukkelijk van de hand worden gewezen.
Gemeente Vaals hanteert voor haar inkopen gestandaardiseerde algemene inkoopvoorwaarden:
Het addendum is uitgebreid met een aantal bepalingen om de algemene inkoopvoorwaarden van de VNG passender te maken voor onze gemeente. Indien een set voorwaarden vervangen wordt door een nieuwe versie, zal gemeente Vaals de nieuwste versie hanteren.
Gemeente Vaals streeft de volgende algemene beginselen na bij al haar inkopen:
Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. Gemeente Vaals past proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De AVG harmoniseert de regels die in de Europese Unie gelden voor de verwerking van persoonsgegevens. De AVG schrijft onder meer voor dat de uitvoering van de verwerking door een verwerker wordt geregeld in een verwerkersovereenkomst. Voor overeenkomsten waarop de ARBIT en de ARVODI van toepassing zijn is daarvoor een model verwerkersovereenkomst beschikbaar.
Afwijkingsbevoegdheid/ afwijken inkoopbeleid
Van het inkoopbeleid kan alleen worden afgeweken als daar gegronde redenen voor zijn. Voor een afwijking van het inkoopbeleid, alsmede het toepassing van andere inkoopprocedures, dient de betreffende ambtenaar (en of budgethouder) een deugdelijk gemotiveerd afwijkingsvoorstel voor te leggen aan juridische zaken. Het voorstel wordt eventueel aangevuld met een advies van juridische zaken en ter besluitvorming voorgelegd aan het College van B&W.
Social Return on Investment (SROI)
Inkoop van de gemeente Vaals van aanbestedingen met een aanneemsom hoger dan €100.000,- dienen te worden afgestemd met de afdeling Projectmanagement (Social Return) van de gemeente Maastricht. Hierin wordt bepaald of SROI toepasbaar is voor de betreffende aanbesteding. Indien deze toepasbaar is, zal SROI worden meegenomen als uitvoeringseis:
De gemeente Vaals heeft als organisatie een voorbeeldrol om bij inkoop rekening te houden met de factor duurzaamheid. De gemeente kiest daarom voor Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI). Maatschappelijk Verantwoord Inkopen betekent dat de Gemeente de effecten op people, planet en profit meeneemt bij inkopen. Hiermee kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd.
De gemeente Vaals stimuleert om sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, Leveringen en Diensten.
De gemeente Vaals heeft als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de gemeente Vaals invloed op ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid en innovatie door ondernemers stimuleren. De gemeente Vaals vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.
In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten.
Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:
De gemeente Vaals hanteert de volgende thema’s in het kader van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen die als richtlijn kunnen worden meegenomen bij de inkoop en aanbesteding van Werken, Diensten en Leveringen:
De gemeente Vaals onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin afspraken zijn gemaakt om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. Als onderdeel om deze doelstelling te halen wilt de gemeente Vaals stappen maken in de bedrijfsvoering om CO2 te reduceren (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast willen we ook onze ondernemers aangesporen tot CO2-reductie.
Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen willen we hiermee verder terugdringen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. De gemeente Vaals streeft ernaar daar waar mogelijk, haalbaar en betaalbaar biobased producten in te kopen.
Internationale Sociale Voorwaarden
De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te minimaliseren. In de offerteaanvraag kan de gemeente Vaals de ISV opnemen als uitvoeringseisen.
Let op: ook voor enkelvoudig onderhandse procedures dient de medewerker van de gemeente Vaals bovenstaande uitgangspunten te respecteren (ofwel na te leven).
De gemeente Vaals heeft het keurmerk van Cittaslow. Cittaslow betekent ‘langzame stad’ en is het internationaal keurmerk voor gemeenten die op het gebied van leefomgeving, landschap, streekproducten, gastvrijheid, milieu, infrastructuur, cultuurhistorie en behoud van identiteit goed scoren en maakt zich sterk om de kwaliteit van leven te verbeteren. Het koestert het authentieke en stimuleert de vooruitgang die wordt bereikt door innovatieve technieken. Cittaslow maakt mensen bewust en inspireert hen. Samen met de inwoners en bedrijven werkt gemeente Vaals aan het op een duurzame wijze vergroten van de kwaliteit van de leefomgeving in de dorpen en de buitengebieden. Ambacht, traditie, respect voor natuur en innovatie zijn daarbij belangrijk.
De toekomstvisie van vitale dorpen is gericht op respectvolle ontwikkeling van de historische dorpen met het doel deze aantrekkelijker te maken om in te leven, te ondernemen en te recreëren. ‘Behoud door ontwikkeling’ is het thema; behoud van het goede; en tegelijkertijd meegaan met de tijd en deze waarden door-ontwikkelen.
De gemeente heeft een stimulerende, regisserende en faciliterende rol bij de uitvoering van de visie. Behoud door ontwikkeling en Cittaslow zijn nauw met elkaar verweven. Door een goede benutting van het keurmerk en uit te bouwen, in samenwerking met de inwoners en ondernemers van gemeente Vaals, worden de dorpen steeds vitaler. In het kader van Cittaslow stelt gemeente Vaals zich als doel om de lokale en regionale leveranciers meer kansen te bieden om mee te dingen in haar inkopen.
Bij aanbestedingen met een aanneemsom hoger dan € 25.000,- dient de ambtenaar te beoordelen of dit criterium toepasbaar is. Indien deze toepasbaar is, zal Cittaslow meegenomen worden als onderdeel van de aanbesteding (bijv. middels geschiktheidseisen, uitvoeringseis en/of gunningscriteria).
Let op: ook voor enkelvoudig onderhandse procedures dient de medewerker van gemeente Vaals bovenstaande uitgangspunten te respecteren (ofwel na te leven).
Naast Cittaslow zal de focus ook liggen op lokale bedrijven en regionale bedrijven. Lokale bedrijven zijn gevestigd in gemeente Vaals; Regionale bedrijven zijn bedrijven die gevestigd zijn in die gemeenten waarvan de gemeentegrens ligt aan die van gemeente van Vaals.
Let op: ook voor enkelvoudig onderhandse procedures dient de medewerker van de gemeente Vaals bovenstaande uitgangspunten te respecteren (ofwel na te leven).
De gemeente is een entiteit en treedt uniform naar buiten. Bestuurders en ambtenaren onderhouden een zakelijke relatie met de opdrachtnemer en dient altijd integer zijn. Alle inkopen worden op een objectieve, proportionele, transparante en niet-discriminerende wijze uitgevoerd, zoals beschreven in paragraaf 4.1.
5.1 Risico analyse en beheersing
De accountant is verantwoordelijk voor de jaarlijkse accountantscontrole en zal toezien op de gemeentelijke uitgaven. Het college van Burgemeester en Wethouders is verantwoordelijk voor de verklaring van rechtmatigheid.
Er bestaat geen algemene en eenduidige inkoopstrategie die geschikt is voor alle inkopen. De toe te passen inkoopstrategie is afhankelijk van de specifieke inkoopbehoefte en de marktsituatie.
Op basis van de jaarlijks uitgevoerde spendanalyse worden inkoopgroepen gedefinieerd. Vanuit deze analyse is er inzicht in de financiële impact per inkoopgroep. Naast de financiële impact wordt er bekeken hoeveel risico gemeente Vaals loopt met de levering en/of uitvoering van de inkoopgroepen.
Kwalitatieve sturing is van belang om te zorgen dat de inkopen transparant, eenduidig en uniform organisatie-breed worden uitgevoerd binnen gemeente Vaals.
De spend-analyse zal jaarlijks plaatsvinden.
Control zal jaarlijks rapporteren over de bevindingen uit deze spendanalyse. Teneinde een integraal en uniform inkoopproces te bewerkstelligen zijn er inkoopprocessen in het inkoophandboek van gemeente Vaals vastgelegd (operationeel). Naast de te volgen stappen bij inkopen zijn hier tevens de te gebruiken modeldocumenten en tools benoemd.
Net als in het vorige aanbestedingsbeleid is het gebruik van het Startformulier (Bijlage 2) verplicht vanaf inkopen boven de € 2.500,-. Dit om het voor de aanbestedende ambtenaar overzichtelijk te houden waar aan te denken, en het voor Control makkelijker te maken de voornoemde analyses uit te voeren en overzicht te houden ten aanzien van het hanteren van de juiste aanbestedingsvorm en ten behoeve van de rechtmatigheidscontoles.
Inkoopvoorwaarden Gemeente Vaals (Algemene VNG-Inkoopvoorwaarden + bijbehorend addendum)
Addendum Inkoopvoorwaarden Gemeente Vaals
In dit addendum geeft de gemeente Vaals aan in welke artikelen zij afwijkt van de VNG Algemene Inkoopvoorwaarden en op welke wijze.
In aanvulling op artikel 7.2 wordt onder geheimhoudingplicht ook verstaan dat bij verwerking van gegevens afdoende maatregelen worden getroffen om systemen en devices te beschermen tegen het ongewenst uitlekken van informatie. De Gemeente hanteert hiervoor als norm de Baseline Informatiebeveiliging voor Nederlandse Gemeenten en per 1 januari 2020 de Baseline Informatiebeveiliging Overheid.
In aanvulling op artikel 13.1 wordt onder overmacht in ieder geval niet verstaan: gebrek aan personeel, stakingen, ziekte van personeel, verlate aanlevering of ongeschiktheid van voor de uitvoering van de werkzaamheden benodigde goederen, grondstoffentekort, transportproblemen, tekortkoming of niet-nakoming van de verplichtingen van door hem ingeschakelde Derden, storingen in de productie van de Opdrachtnemer en liquiditeit- of solvabiliteitsproblemen aan de zijde van de Opdrachtnemer.
De opdrachtnemer dient zijn werkzaamheden zodanig te verrichten dat wordt voldaan aan de verplichtingen die voor Gemeente Vaals voortvloeien uit de Wet basisregistratie ondergrond (BRO), waaronder het namens Gemeente Vaals uitvoering geven aan de gebruiksplicht, de aanleverplicht, de terugmeldplicht en de onderzoeksplicht n.a.v. een terugmelding met betrekking tot de Landelijke Voorziening BRO (LV BRO).
Indien de opdrachtnemer in het kader van de werkzaamheden ondergrondgegevens inwint, dienen deze te voldoen aan de eisen en het format van de LV BRO. De eisen, het format en een handleiding voor bronhouderportaal zijn te vinden op www.basisregistratieondergrond.nl. Als kvk-nummer van de bronhouder dient 14131922 van de gemeente Vaals te worden ingevuld in de metadata.
De opdrachtnemer dient de ingewonnen ondergrondgegevens binnen 20 werkdagen na datum van inwinning te leveren aan www.bronhouderportaal-bro.nl. Om te kunnen leveren dient de opdrachtnemer in te loggen met e-herkenning 2+. De aanleverplicht aan DINO van gegevens ingewonnen na 1 januari 2018 komt hiermee te vervallen."
VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten
Artikel 3 Offerte, opdracht en totstandkoming Overeenkomst
Artikel 4 Algemene verplichtingen Contractant
Artikel 5 Algemene verplichtingen Gemeente
Artikel 6 Kwaliteit, keuring en garantie
Artikel 8 Intellectueel eigendom
Artikel 9 Wijziging Overeenkomst
Artikel 10 Uitrusting en materialen
Artikel 11 Tijdstip van nakoming
Artikel 12 Toerekenbare tekortkoming
Artikel 13 Niet toerekenbare tekortkoming
Artikel 14 Aansprakelijkheid en verzekering
Artikel 16 Toepasselijk recht en geschillen
Artikel 17 Prijzen, meerwerk en minder werk
Artikel 18 Facturering en betaling
IV BEPALINGEN BETREFFENDE DE LEVERINGEN VAN GOEDEREN
Artikel 20 Verpakking en transport
Artikel 21 Overdracht van eigendom en risico
V BEPALINGEN BETREFFENDE HET VERRICHTEN VAN DIENSTEN
Artikel 23 Personeel van Contractant
Indien een bepaling van deze algemene inkoopvoorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van kracht blijven en treden Partijen in overleg teneinde een nieuwe bepaling (of bepalingen) ter vervanging van de nietige of vernietigde bepaling(en) overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige of vernietigde bepaling(en) in acht worden genomen.
Artikel 3 Offerte, opdracht en totstandkoming Overeenkomst
Een Overeenkomst komt tot stand nadat de Gemeente een expliciete schriftelijke aanvaarding van de Offerte van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten Contractant per e-mail, fax of brief heeft verzonden aan de Contractant. De schriftelijke aanvaarding geldt enkel als aanvaarding, indien daaraan een besluit ten grondslag ligt als bedoeld in artikel 160, eerste lid aanhef en onder e van de Gemeentewet dat is genomen door of namens het college van burgemeester en wethouders en de aanvaarding ondertekend is door de burgemeester of een ander waaraan op grond van het bepaalde in artikel 171, tweede lid van de Gemeentewet de vertegenwoordiging van de Gemeente is opgedragen. Op eerste verzoek van de Contractant legt de Gemeente een kopie van dit besluit over.
Artikel 4 Algemene verplichtingen Contractant
De Contractant zal de Gemeente op de hoogte houden van de uitvoering van de Overeenkomst en desgevraagd inlichtingen geven. De Contractant is onder meer, doch niet uitsluitend, verplicht om de Gemeente direct schriftelijk in te lichten over feiten en omstandigheden die kunnen leiden tot vertraging in de nakoming of waarmee in de Overeenkomst geen rekening is gehouden.
De Contractant garandeert ter zake van de Overeenkomst dat de Contractant of Personeel van Contractant of een met de Contractant verbonden rechtspersoon en de onder hen werkzame personen niet betrokken zijn of zijn geweest bij overleg of afspraken met andere ondernemingen op een wijze die strijdig zou kunnen zijn met bepalingen van de Mededingingswet of artikelen 101 en 102 Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, waaronder: (1) prijsvorming, (2) het afstemmen van Offerten, en/of (3) verdeling van werkzaamheden.
De Contractant vrijwaart de Gemeente voor strafrechtelijke boetes en bestuurlijke sancties (als bedoeld in artikel 5:2, eerste lid aanhef en onder a van de Algemene wet bestuursrecht, het eventuele kostenverhaal daaronder begrepen) die verband houden met de Overeenkomst en die de Contractant of de Gemeente krijgt opgelegd.
De Contractant zal bij de uitvoering van de Overeenkomst alle van toepassing zijn de voorschriften bij of krachtens de wet gesteld naleven en de overeenkomsten die de Gemeente met derden heeft gesloten, voor zover deze overeenkomsten bekend zijn bij de Contractant, in acht nemen. Indien de Contractant genoodzaakt is om contact op te nemen met derden, zal de Contractant dit eerst voorleggen aan de Gemeente.
Slechts voor zover de Contractant expliciet en schriftelijk is gemachtigd door de Gemeente zal de Contractant optreden als gemachtigde van de Gemeente. Eventuele gevolgen die door het in strijd handelen met het bepaalde in de voorgaande zin zijn ontstaan, komen voor rekening en risico van de Contractant.
Artikel 5 Algemene verplichtingen Gemeente
Artikel 6 Kwaliteit, keuring en garantie
Partijen verplichten zich om al wat bij de uitvoering van de Overeenkomst ter kennis komt en waarvan het vertrouwelijke karakter bekend is of redelijkerwijs kan worden vermoed, op generlei wijze bekend te maken inclusief via kanalen van sociale media - of voor eigen doeleinden te gebruiken, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of rechterlijke uitspraak tot bekendmaking noopt.
Partijen hebben het recht om in geval van overtreding van de voorgaande leden door de andere Partij en/of de voor die Partij werkzame personen en/of door die Partij ingeschakelde derden de Overeenkomst per direct op te schorten dan wel zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling te ontbinden. Elke opschorting dan wel ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven.
Artikel 8 Intellectueel eigendom
Alle (aanspraken op) intellectuele eigendomsrechten (IE-rechten) met betrekking tot enig resultaat voortvloeiende uit de Overeenkomst, berusten bij de Gemeente, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. De Contractant draagt deze (aanspraken op) IE- rechten voor zover nodig om niet over aan de Gemeente. De Contractant zal op eerste verzoek kosteloos meewerken aan het bewerkstelligen van de overdracht.
De Contractant garandeert dat de gekochte Goederen en toebehoren alsmede de geleverde Diensten en al hetgeen daarmee gepaard gaat of daaruit resulteert vrij zijn van alle bijzondere lasten en beperkingen die aan het vrije gebruik daarvan door de Gemeente in de weg zouden kunnen staan, zoals octrooirechten, merkrechten, modelrechten of auteursrechten en vrijwaart de Gemeente tegen alle aanspraken van derden dienaangaande.
Artikel 9 Wijziging Overeenkomst
Artikel 10 Uitrusting en materialen
Artikel 11 Tijdstip van nakoming
Artikel 12 Toerekenbare tekortkoming
Indien één van de Partijen toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van de Overeenkomst en/of deze algemene inkoopvoorwaarden, zal de andere Partij een aangetekend schrijven verzenden aan de tekortkomende Partij, alvorens gebruik te maken van de Partij toekomende wettelijke rechten, behoudens de gevallen waarin ingebrekestelling ingevolge het Burgerlijk Wetboek achterwege kan blijven, in welke gevallen de nalatige Partij direct in verzuim verkeert.
Ieder der Partijen is gerechtigd de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien de andere Partij in verzuim is geraakt, behoudens voor zover ontbinding gelet op de omstandigheden van het geval, waaronder de ernst van het verzuim in strijd zou zijn met de redelijkheid en billijkheid. Elke ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven.
Er is geen sprake van enige toerekenbare tekortkoming zijdens de Gemeente indien en voor zover de publiekrechtelijke verantwoordelijkheid noopt tot het niet verstrekken van inlichtingen en gegevens respectievelijk tot het niet verlenen van de publiekrechtelijke medewerking die nodig zou kunnen zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst.
Artikel 13 Niet toerekenbare tekortkoming
Artikel 14 Aansprakelijkheid en verzekering
Artikel 16 Toepasselijk recht en geschillen
Als er een geschil ontstaat met betrekking tot de Offerteaanvraag, de procedure zoals beschreven in de Offerteaanvraag, de totstandkoming van de Overeenkomst of de uitvoering van de Overeenkomst, dan is elk der Partijen gerechtigd om het geschil voor te leggen aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar de Gemeente gevestigd is.
Artikel 17 Prijzen, meerwerk en minder werk
Artikel 18 Facturering en betaling
IV Bepalingen betreffende de leveringen van goederen
Artikel 20 Verpakking en transport
De Contractant draagt zorg voor een deugdelijke verpakking, alsmede voor een zodanige beveiliging en vervoer van de Goederen, dat deze in een goede staat de plaats van Aflevering bereiken en het lossen daar veilig kan plaatsvinden. De Contractant is verantwoordelijk voor het naleven van de Nederlandse, Europese en internationale voorschriften met betrekking tot verpakkingen.
Artikel 21 Overdracht van eigendom en risico
V Bepalingen betreffende het verrichten van diensten
Artikel 23 Personeel van Contractant
Indien gedurende de uitvoering van de Overeenkomst blijkt dat Personeel van Contractant niet functioneert in het belang van de goede uitvoering van de Overeenkomst en/of wegens omstandigheden zijn werkzaamheden niet kan voortzetten, dan heeft de Gemeente het recht de desbetreffende persoon door de Contractant te laten vervangen.
Voor de vervanging van Personeel van Contractant is voorafgaande schriftelijke toestemming vereist van de Gemeente, tenzij directe vervanging van Personeel van Contractant noodzakelijk is. In dat laatste geval kan worden volstaan met mondelinge toestemming van de Gemeente. Uitgangspunt daarbij is dat personen beschikbaar worden gesteld die een vergelijkbare deskundigheid, opleiding en ervaring hebben (conform het vereiste in de Offerteaanvraag).
De Contractant is verantwoordelijk voor en aansprakelijk voor de nakoming van de uit de Overeenkomst voortvloeiende verplichtingen uit de belastingwetgeving en de sociale zekerheidswetgeving, waaronder begrepen verplichtingen die verband houden met het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV). De Contractant vrijwaart de Gemeente tegen alle aanspraken terzake. De Contractant zal - indien wettelijk vereist dan wel door de Gemeente wordt vereist - met een G-rekening werken. Indien de Gemeente geconfronteerd wordt met een naheffing, worden deze kosten een op-een verhaald op de Contractant.
De Gemeente is gerechtigd de Overeenkomst op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn zoals bepaald in de Overeenkomst. Indien geen opzegtermijn in de Overeenkomst is opgenomen, kan de Gemeente de Overeenkomst opzeggen met inachtneming van een redelijke opzegtermijn, mede gelet op de duur van de Overeenkomst.
Ieder der Partijen heeft het recht de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien:
artikel 4.4 algemene inkoopvoorwaarden wordt geschonden;
de andere Partij een besluit tot ontbinding van de rechtspersoon of onderneming heeft genomen;
de zeggenschap van de andere Partij bij een ander komt te rusten dan ten tijde van het sluiten van deze Overeenkomst; ten aanzien van de andere Partij faillissement is aangevraagd dan wel uitgesproken of, al dan niet voorlopig, surséance van betaling is aangevraagd of verleend;
de andere Partij fuseert, splitst of op enigerlei wijze (een deel van) zijn bedrijf overdraagt;
de andere Partij in een situatie van overmacht verkeert gedurende meer dan tien dagen.
Ingeval van ontbinding door de Gemeente als bedoeld in lid 1 is de Gemeente geen vergoeding verschuldigd aan de Contractant voor de Prestaties die niet door Contractant zijn verricht. Eventuele aan de Contractant verrichte onverschuldigde betalingen, betaalt de Contractant terug aan de Gemeente, vermeerderd met wettelijke rente vanaf de dag waarop dit is betaald.
Startformulier Inkoop en Aanbesteden
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2022-328808.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.