Mandaatbesluit voor besluitvorming in het college onder zeer uitzonderlijke omstandigheden gedurende het zomerreces 2022

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zuidplas,

Gelet op afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 56 van de Gemeentewet,

Overwegende dat het noodzakelijk is om in aanvulling op de wettelijke regeling met betrekking tot besluitvorming in het college, een regeling te treffen die erin voorziet dat er toch besluitvorming in het college kan plaatsvinden, wanneer dit onverwijld nodig is en de procedure van artikel 56 van de Gemeentewet niet kan worden afgewacht.

BESLUIT:

Mandaat te verlenen

aan de heer J.W. Schuurmans tezamen met de heer W. Zijlstra van 15 juli 2022 tot en met 17 juli 2022;

aan J.F. Weber tezamen met de heer W. Zijlstra van 18 juli 2022 tot en met 24 juli 2022;

aan J.F. Weber van 25 juli 2022 tot en met 5 augustus 2022;

aan de heer J.F. Weber tezamen met de heer D.A. de Haas op 6 en 7 augustus 2022.

om namens het college besluiten te nemen, wanneer:

• het niet mogelijk is om deze besluiten ambtelijk te laten nemen op basis van de “Mandaatregeling gemeente Zuidplas 2022 en het daarbij behorende Mandaatregister gemeente Zuidplas 2022”;

• het niet mogelijk is om door het ontbreken van een quorum vanwege afwezigheid in verband met vakantie van de meerderheid van de collegeleden het college de in artikel 56 van de Gemeentewet vastgestelde procedure laten te volgen van besluitvorming in twee vergaderingen, omdat een besluit onverwijld moet worden genomen;

onder voorwaarde dat:

• getracht is om besluitvorming in het college op een andere wijze tot stand te brengen dan door fysieke aanwezigheid van de collegeleden, bijvoorbeeld door een conference call en/of door goedkeuring te verlenen aan besluiten via de e-mail en/of met andere digitale middelen;

• een register aangelegd wordt van de besluiten die op grond van dit mandaatbesluit zijn genomen.

Aldus vastgesteld in de collegevergadering van 5 juli 2022.

De burgemeester,

J.F. Weber

De secretaris,

R.C.L. Heijdra

Toelichting op het mandaatbesluit voor besluitvorming in het college onder zeer uitzonderlijke omstandigheden gedurende het zomerreces 2022.

Aanleiding

Het college heeft verzocht om dit mandaatbesluit. Het zomerreces duurt circa 3 weken waarbij geen quorum aanwezig is. In de huidige tijd, waarin de Covid-19 crisis nog steeds voortduurt en gezien de oorlogssituatie in Oekraïne, kan het voorkomen dat onmiddellijk besluiten genomen moeten worden.

Wettelijk kader

Artikel 34 van de Gemeentewet bepaalt dat de burgemeester en de wethouders tezamen het college van burgemeester en wethouders vormen. Artikel 56 van de Gemeentewet regelt hoe besluitvorming plaatsvindt in het college van burgemeester en wethouders (hierna: college). Het eerste lid van artikel 56 bepaalt dat in de vergadering van het college slechts kan worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is. Voor rechtsgeldige besluitvorming in het college zijn dus minimaal drie aanwezige collegeleden nodig.

Wanneer door afwezigheid van een aantal collegeleden dit quorum niet wordt gehaald, kent artikel 56, lid 2 en 3 een aanvullende regeling: indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de burgemeester, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering. Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. Dit betekent dat er besluitvorming in die tweede collegevergadering kan plaatsvinden, als er minder dan drie collegeleden aanwezig zijn. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is. Voor elk besluit genomen door minder dan drie collegeleden zijn dus minimaal twee collegevergaderingen nodig.

Mandaatverlening

Dit mandaatbesluit voorziet in de mogelijkheid om de burgemeester, één wethouder of twee wethouders tezamen collegebesluiten te laten nemen in zeer uitzonderlijke situaties, waarbij het niet mogelijk is om de reguliere besluitvormingsprocedure van artikel 56 van de Gemeentewet af te wachten. Omdat het een vergaande bevoegdheid is die aan één persoon, de burgemeester of een wethouders, of aan twee wethouders tezamen, wordt toegekend, mag deze bevoegdheid pas worden uitgeoefend als aan de in het mandaatbesluit gestelde randvoorwaarden is voldaan.

Zo kan de mandaatbevoegdheid niet worden gebruikt in situaties waarin op grond van de algemene mandaatregeling het besluit ambtelijk kan worden genomen. Ook mag de mandaatbevoegdheid niet worden gebruikt in situaties waarin de besluitvorming kan wachten totdat een tweede collegevergadering is uitgeschreven. Of in situaties waarin door het college kan worden vergaderd met behulp van een conference call of de instemming van andere collegeleden die weliswaar afwezig maar bereikbaar zijn, via digitale weg kan worden verkregen.

Register

Mocht gebruik gemaakt worden van dit mandaatbesluit dan dienen de besluiten opgenomen te worden in een register zodat de niet bij het besluit betrokken collegeleden op een makkelijk wijze kennis kunnen nemen van de namens het college genomen besluiten.

Dit besluit heeft werking tot en met 7 augustus 2022 omdat na die datum weer een quorum aanwezig is.