Instellingsbesluit adviescommissie Fonds Vitale Kerngebieden

Het college van de gemeente Rotterdam,

gelezen het voorstel van directeur Economie en Duurzaamheid van het cluster Stadsontwikkeling van 30 mei 2022; 22bo3771;

gelet op artikel 84 van de Gemeentewet;

overwegende, dat het gewenst is een commissie in te stellen die het college adviseert over de aanwending van het fonds Vitale Kerngebieden conform de investeringsstrategie, bedoeld in Fonds Vitale Kerngebieden Rotterdam - Investeringsstrategie en uitgangspunten fondsinrichting van 2 december 2021.

besluit:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

• adviescommissie: adviescommissie Fonds Vitale Kerngebieden;

• ambtelijk opdrachtgever: ambtelijk opdrachtgever van het Fonds Vitale Kerngebieden, zijnde de directeur Economie en duurzaamheid van de gemeente Rotterdam;

• college: college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam;

• fonds: fonds Vitale Kerngebieden;

• fondsmanager: degene die in opdracht van de bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever de Investeringsstrategie uitvoert namens de Gemeente;

• investeringsstrategie: investeringsstrategie als bedoeld in Fonds Vitale Kerngebieden Rotterdam - Investeringsstrategie en uitgangspunten fondsinrichting van 2 december 2021.

Artikel 2 Instelling en taak

• 1. Er is een adviescommissie Fonds Vitale Kerngebieden

• 2. De adviescommissie heeft tot taak het college te adviseren over het aanwenden van het fonds volgens de uitgangspunten van de investeringsstrategie.

• 3. De leden van de adviescommissie verrichten hun werkzaamheden onafhankelijk en staan niet in een gezagsverhouding tot de gemeente Rotterdam.

Artikel 3 Samenstelling, benoeming, ontslag

• 1. De adviescommissie bestaat uit een voorzitter en twee leden

• 2. De voorzitter en de leden zijn deskundig op het terrein van vastgoed in de gemeente Rotterdam, vastgoedfinanciering en maatschappelijke opgaven gekoppeld aan vastgoed.

• 3. De voorzitter en leden worden door het college, op voordracht van de ambtelijk opdrachtgever, benoemd.

• 4. De benoeming van de voorzitter en leden geschiedt voor de duur van drie jaar.

• 5. De voorzitter en leden kunnen door het college worden geschorst of ontslagen.

• 6. Bij tussentijds ontslag of overlijden van de voorzitter of een lid kan het college een andere voorzitter of een ander lid benoemen.

• 7. Het voorzitterschap of lidmaatschap van de commissie eindigt op eigen verzoek van de voorzitter of het lid of door het verstrijken van de benoemingsperiode, met als uitgangspunt dat aftreden zo weinig mogelijk tegelijkertijd plaatsvindt.

• 8. De commissie benoemt uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter. De plaatsvervangend voorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.

• 9. De maximale zittingsduur is drie termijnen.

• 10. Na elke drie jaar wordt minimaal 1 lid niet herbenoemd.

Artikel 4 Onafhankelijkheid commissie

• 1. De voorzitter en leden nemen op persoonlijke titel deel aan de commissie en oefenen hun adviesfunctie onafhankelijk uit.

• 2. De voorzitter of een lid van de commissie neemt niet deel aan de stemming over een investeringsplan dat hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken.

• 3. Voordat een investeringsplan wordt besproken, bespreekt de commissie de toepassing van het vorige lid.

Artikel 5 Incompatibiliteiten

• 1. Tot voorzitter en lid van de commissie kunnen niet worden benoemd personen:

  • a. met een dienstbetrekking bij de gemeente Rotterdam;

  • b. die werkzaamheden verrichten voor de gemeente Rotterdam via een contractuele relatie;

  • c. die lid zijn van een wijkraad van Rotterdam of die lid zijn van het college.

  • d. die in de drie jaar voorafgaande aan beoogde benoeming een beroep hebben gedaan op financiering vanuit het fonds;

  • e. die in de drie jaar voorafgaande aan beoogde benoeming anderszins een zakelijke relatie met het fonds hebben gehad;

  • f. die in de drie jaar voorafgaande aan beoogde benoeming een rol hebben gehad bij een organisatie die opdrachten heeft uitgevoerd of nog steeds uitvoert, voor een bedrijven investeringszone in de gemeente Rotterdam.

• 2. Alle overige opdrachten die van invloed kunnen zijn op het onafhankelijke oordeel, die een lid van de commissie – persoonlijk of vanuit een organisatie waar deze persoon aan verbonden is – wil aannemen, worden voorafgaand voorgelegd aan college;

Artikel 6 Taken voorzitter

• 1. Tot de taken van de voorzitter behoren in ieder geval:

  • a. Het zorgdragen voor het naar behoren functioneren van de commissie;

  • b. Het vaststellen van de agenda, in overleg met de fondsmanager;

  • c. Het leiden van de vergadering;

  • d. Het desgevraagd toelichten van een uitgebracht advies aan college of raad.

Artikel 7 De fondsmanager

• 1. Het college voorziet in ondersteuning van de commissie door een fondsmanager.

• 2. De fondsmanager is in dienst van de gemeente Rotterdam.

• 3. Tot de taken van de fondsmanager behoren in ieder geval:

  • a. het in overleg met de voorzitter opstellen van de agenda;

  • b. het versturen van de agenda en bijbehorende stukken aan de voorzitter en leden;

  • c. het na afstemming met de commissie, bepalen van de dag, het tijdstip en de locatie van de vergadering.

• 4. Het contact tussen de commissie en de media verloopt via de fondsmanager.

Artikel 8 Vergaderorde en openbaarheid

• 1. De commissie vergadert zo vaak als nodig is en in ieder geval zes maal per jaar in het bijzijn van de fondsmanager. De vergaderfrequentie is een onderwerp in de jaarlijkse evaluatie en kan na overleg door de ambtelijk opdrachtgever worden aangepast.

• 2. De commissie kan derden uitnodigen de vergadering, al dan niet digitaal, geheel of gedeeltelijk bij te wonen voor het geven van een deskundige voordracht, een toelichting of een advies.

• 3. Aan de commissie wordt ambtshalve of op haar verzoek de informatie beschikbaar gesteld die zij nodig heeft voor een goede uitoefening van haar taken.

• 4. De vergaderingen van de commissie zijn besloten.

• 5. De commissie bepaalt op welke wijze er wordt samengekomen, met inachtneming van het waarborgen van het vertrouwelijke karakter van de vergadering.

• 6. De samenvattingen van de adviezen van de commissie zijn openbaar met dien verstande dat hierin geen gegevens worden opgenomen die naar hun aard vertrouwelijk zijn. De commissie kan in dat geval besluiten een advies onder geheimhouding uit te brengen.

Artikel 9 Adviesaanvraag

Een verzoek tot advies wordt door de fondsmanager aan de commissie voorgelegd.

Artikel 10 Besluitvorming

• 1. Besluiten van de commissie, waaronder begrepen de vaststelling van adviezen, worden genomen met gewone meerderheid van stemmen.

• 2. Indien bij een stemming de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd op de eerstvolgende vergadering.

• 3. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 11 Reglement van orde

De commissie stelt een reglement van orde op, waarin kan worden geregeld:

• a. de manier van vergaderen;

• b. de werkwijze bij vergaderen;

• c. hoe wordt omgegaan met de benodigde stukken voor de adviesvraag;

• d. de werkwijze voor de toepassing van artikel 4, tweede en derde lid;

• e. de werkwijze voor evaluatie

Artikel 12 Vergoeding

De voorzitter en leden ontvangen een vergoeding voor de vergaderingen die zij bijwonen, overeenkomstig artikel 1a van bijlage 1 bij de Verordening Rechtspositie raads- en commissieleden Rotterdam 2019.

Artikel 13 Zorgplicht archiefbescheiden

• 1. De adviescommissie Fonds Vitale Kerngebieden draagt zorg voor de archiefbescheiden van de adviescommissie Fonds Vitale Kerngebieden.

• 2. De fondsmanager is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• 3. Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van de gemeente Rotterdam.

• 4. Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van adviescommissie Fonds Vitale Kerngebieden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, is belast de archivaris van Rotterdam.

Artikel 14 Evaluatie

De commissie en ambtelijk opdrachtgever gezamenlijk evalueren jaarlijks het functioneren van de commissie.

Artikel 15 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit besluit treedt in werking op 1 juli 2022.

• 2. Dit besluit wordt aangehaald als: Instellingsbesluit adviescommissie fonds Vitale Kerngebieden.

Aldus vastgesteld op 7 juni 2022.

De secretaris,

V.J.M. Roozen

De burgemeester,

A. Aboutaleb