Verordening op de raadscommissies Stede Broec 2022

De raad van de gemeente Stede Broec;

Onderwerp:

Verordening op de raadscommissies Stede Broec 2022

gelet op artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet

gelezen het voorstel van het presidium d.d. 14 juni 2022

b e s l u i t :

vast te stellen de Verordening op de raadscommissies Stede Broec 2022

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• commissielid: lid van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger.

• niet-raadslid: lid van een commissie namens een in de raad vertegenwoordigende fractie die geen raadslid is.

• woordvoerder: raads- of niet-raadslid dat bij een onderwerp in een raadscommissievergadering het woord voert namens een fractie.

Artikel 2. Instelling raadscommissies

Er is een:

• a. raadscommissie Samenleving, waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:

  • 1° Sociale Zaken (schuldsanering, bijzondere bijstand).

  • 2° Vluchtelingenbeleid.

  • 3° Wet maatschappelijke ondersteuning.

  • 4° Jeugdzorg.

  • 5° Ouderenzorg.

  • 6° Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten.

  • 7° Welzijnswerk.

  • 8° Jeugd- en jongerenwerk.

  • 9° Gezondheidszorg.

  • 10° Kinderopvang/peuterspeelzalen.

  • 11° Vrijwilligerswerk.

  • 12° Kunst en cultuur.

  • 13° Onderwijs en onderwijshuisvesting.

  • 14° Dorpshuizenbeleid.

  • 15° Sociaal Cultureel Werk.

  • 16° Bibliotheek.

  • 17° Muziekschool.

  • 18° Sport en sportaccommodaties.

  • 19° Recreatie en cultuur.

• b. raadscommissie Regionale, Bestuurlijke en Financiële Zaken, waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:

  • 1° Algemeen bestuurlijke aangelegenheden, waaronder de bestuurlijke vernieuwing, regionale

  • 2° samenwerking en de jaarstukken en begrotingen van de Gemeenschappelijke regelingen.

  • 3° Financiën (incl. transities).

  • 4° Belastingen.

  • 5° Verzekeringen.

  • 6° Inkoop- en aanbesteding, inclusief SED.

  • 7° Reservepositie.

  • 8° Informatiebeleid, automatisering en DeSom.

  • 9° Personeel en organisatie, waaronder SED-organisatie.

  • 10° Dienstverlening.

  • 11° Burgerparticipatie.

  • 12° Openbare orde en veiligheid.

  • 13° Evenementen, kermissen en manifestaties.

  • 14° Verkiezingen.

  • 15° Voorlichting.

  • 16° Integriteit.

• c. raadscommissie Grondgebiedzaken, waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:

  • 1° De aanleg, vervanging en vernieuwing van gemeentelijke wegen.

  • 2° Infrastructurele werken de waterbouw betreffende.

  • 3° De aanleg, vervanging en vernieuwing van de riolering.

  • 4° Formulering van het gemeentelijk grondbeleid.

  • 5° Milieuzaken.

  • 6° Kabelzaken.

  • 7° Monumentenzorg.

  • 8° Uitgangspunten ten aanzien van het ruimtelijk beleid.

  • 9° Inhoudelijke afwijking daarvan.

  • 10° Bestemmingsplannen.

  • 11° Uitgangspunten ten aanzien van het woning differentiatiebeleid.

  • 12° Opstellen van woningbouwprogramma’s.

  • 13° Besluitvorming omtrent uitgifte bouwrijpe grond.

  • 14° Economische Zaken.

Artikel 3. Taken

Een raadscommissie:

• a. brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;

• b. kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a;

• c. voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld onder a.

Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

• 1. De raad bepaalt hoeveel commissieleden per fractie kunnen worden benoemd. Hierbij wordt het volgende gehanteerd:

  • a. Alle grotere fracties hebben twee vertegenwoordigers.

  • b. Alle kleine fracties hebben één vertegenwoordiger in een raadscommissie, waarbij de kleine fracties de mogelijkheid hebben om tijdens de vergadering te wisselen in de vertegenwoordiging.

• 2. De niet-raadsleden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.

• 3. Zowel raadsleden als niet-raadsleden kunnen lid zijn. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn.

• 4. Alle fractie hebben de mogelijkheid om maximaal vier niet-raadsleden voor benoeming voor te dragen.

• 5. Om benoemd te kunnen worden dient een niet-raadslid tijdens de laatste verkiezingen van de raad geplaatst te zijn op een kandidatenlijst, tenzij er sprake is van lijstuitputting.

• 6. De commissieleden kunnen bij verhindering worden vervangen door een raadslid of een ander niet-raadslid uit hun fractie.

• 7. De raad benoemt de commissievoorzitters.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

• 1. De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 2. Een commissielid houdt op lid te zijn als niet meer voldaan wordt aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen.

• 3. De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.

• 4. De raad kan de commissievoorzitter ontslaan.

• 5. Een commissielid en de commissievoorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

• 6. Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

• 7. Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van commissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege.

Artikel 6. De commissiegriffier

• 1. De griffier van de raad benoemt ter ondersteuning van iedere raadscommissie een op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar, als commissiegriffier.

• 2. Een commissiegriffier is aanwezig in vergaderingen of wordt vervangen door een daartoe door de griffier van de raad aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar.

• 3. Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen

Paragraaf 1. Voorbereidingen

Artikel 7. Oproep en voorlopige agenda

• 1. De commissievoorzitter zendt ten minste 10 dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken.

• 2. Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 8, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

Artikel 8. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

• 1. In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt.

• 2. Als omtrent de inhoud van stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

• 3. Een agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 9. Ter inzage leggen van stukken

• 1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

• 2. Stukken die digitaal beschikbaar zijn worden op de website van de gemeente geplaatst.

• 3. Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

Artikel 10. Openbare kennisgeving

Commissievergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door op www.stedebroec.nl.

Paragraaf 2. Ter vergadering

Artikel 11. Presentielijst

• 1. De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

• 2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 12. Opening vergadering en quorum

• 1. Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

• 2. Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

• 3. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

Artikel 13. Audioverslag en besluitenlijst

• 1. Een (commissie)griffier draagt zorg voor een videoverslag en een besluitenlijst van de vergadering.

• 2. Het videoverslag van elke openbare vergadering is binnen vier werkdagen via het raadsinformatie-systeem op de gemeentelijke website te raadplegen.

• 3. Een besluitenlijst bevat in ieder geval:

  • a. de namen van de commissievoorzitter, de griffier, de (commissie)griffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b. een aantekening van welke commissieleden afwezig waren;

  • c. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • d. een samenvatting van het advies aan de raad onder vermelding van de namen van de commissieleden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en met aantekening van de namen van de commissieleden die zich niet uitgelaten hebben;

  • e. bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 16 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 4. Een conceptbesluitenlijst worden gelijktijdig met de verzending aan de commissieleden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de vergadering waarop het betrekking heeft.

• 5. Vastgestelde besluitenlijsten worden ondertekend door de commissievoorzitter en (commissie)griffier.

• 6. Als besluitenlijsten elektronisch beschikbaar zijn, worden ze op de website van de gemeente geplaatst.

Artikel 14. Advies; geen stemmingen

• 1. Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

• 2. In het advies worden opgenomen de standpunten van alle fracties.

• 3. Het advies van een raadscommissie houdt in dat een voorstel als hamerstuk of als bespreekstuk wordt behandeld in een raadsvergadering.

• 4. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 15. Aantal spreektermijnen

• 1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

• 2. Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

• 3. Per agendapunt treedt één lid van een fractie op als woordvoerder voor de fractie. Woordvoering kan daarnaast ook plaatsvinden door een ander fractielid indien die een van de fractie afwijkend standpunt inneemt.

• 4. Woordvoerders mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 5. Bij de bepaling hoeveel malen een woordvoerders over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 16. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 17. Spreekrecht burgers

• 1. Elke persoon en/of groepering woonachtig, gevestigd of op een andere wijze belanghebbende in de gemeente Stede Broec heeft het recht om bij aanvang van de raadscommissievergadering gedurende maximaal 5 minuten het woord te voeren over zowel geagendeerde als niet-geagendeerde onderwerpen.

• 2. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit binnen een redelijke termijn voor de aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover het woord gevoerd wenst te worden.

• 3. Inspreken op een onderwerp is in de volgende situaties niet mogelijk:

  • indien het een onderwerp betreft dat buiten de bevoegdheden van het college en de raad valt;

  • indien het een besluit van het gemeentebestuur betreft waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan;

  • indien het benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen betreft ;

  • indien een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene Wet Bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

• 5. De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De commissievoorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.

• 6. De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

• 7. De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.

Artikel 18. Handhaving orde en schorsing

• 1. De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.

• 2. Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

• 3. Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

• 4. Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

Artikel 19. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen

Artikel 20. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 21. Verslag besloten vergadering

• 1. Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.

• 2. Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van het verslag.

• 3. De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 22. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 23. Toehoorders en pers

• 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

• 3. De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

• 4. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 24. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 25. Intrekken oude verordening

De Verordening op de raadscommissie gemeente Stede Broec 2015 wordt ingetrokken.

Artikel 26. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissies gemeente Stede Broec 2022.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Stede Broec in zijn openbare vergadering van 30 juni 2022.

De raad voornoemd,

de griffier,

M.P. van der Horst

de voorzitter,

R.A.P. Wortelboer

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit artikel worden enkele begrippen die in deze verordening worden gebruikt, toegelicht.

Artikel 2. Instelling raadscommissies

Met de vaststelling van deze verordening heeft de raad van Stede Broec drie raadscommissies ingesteld. In dit artikel worden de beleidsvelden gekoppeld aan de betreffende raadscommissie.

Artikel 3. Taken

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.

Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Daarom staat in dit artikel dat de raad bepaalt hoeveel commissieleden per fractie benoemd kunnen worden. Hierbij geld dat alle grotere fracties twee vertegenwoordigers in een raadscommissie hebben. Alle kleinere fracties hebben één vertegenwoordiger, maar hebben wel de mogelijkheid om tijdens een vergadering te wisselen in de vertegenwoordiging.

De commissieleden worden door de raad benoemd, op voordracht van de fracties. Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende commissies. Het is enkel mogelijk – overeenkomstig het derde lid zelfs verplicht - de benoeming van een voorgedragen lid te weigeren als het betreft een “niet-raadslid” niet voldoet aan de vereisten van de Gemeentewet (zie verder de toelichting op het derde lid).

Uit het derde lid volgt dat de leden van een raadscommissie geen raadslid hoeven te zijn. Wel zijn het de fracties die de leden voordragen. Elke fractie heeft de mogelijkheid om maximaal vier niet-raadsleden voor benoeming voor te dragen. De niet-raadsleden moeten tijdens de laatste raadsverkiezing op de kandidatenlijst hebben gestaan, tenzij er sprake is van lijstuitputting.

Op grond van het derde lid moeten niet-raadsleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15. Om te beoordelen of wordt voldaan aan de eisen van de Gemeentewet, ligt het voor de hand om gebruik te maken van een geloofsbrievenonderzoek. Het verdient aanbeveling dit onderzoek uit te laten voeren door de commissie die voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V 4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk. Dit onderzoek (alleen naar de niet-raadsleden) gaat vooraf aan het raadsbesluit waarmee de niet-raadsleden benoemd worden.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.

Het lidmaatschap van een raadscommissie eindigt eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen (tweede lid) en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid). De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 5, eerste lid, recht op een eigen lid.

Artikel 6. De commissiegriffier

Dit artikel geeft de griffier de mogelijkheid om iemand aan te wijzen tot commissiegriffier. De commissiegriffier is aanwezig in de vergaderingen van de raadscommissie. Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter deelnemen aan de beraadslagingen.

Artikel 7. Oproep en voorlopige agenda

Het eerste lid van dit artikel bepaalt dat de voorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van zijn raadscommissie een schriftelijke oproep stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. Uiteraard is het mogelijk, indien de raad dit wenst de stukken en oproep niet per post maar per e-mail te versturen. De oproep vermeldt de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Het eerste lid stelt verplicht dat de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, tegelijkertijd met de oproep aan de leden worden verzonden. De in artikel 25, eerste en tweede lid, bedoelde stukken zijn stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd. Hier wordt melding van gemaakt op de stukken. Deze kunnen worden ingezien bij de griffier (artikel 9, derde lid). Het opstellen van de voorlopige agenda gebeurt door de agendacommissie. De instelling en taken van de agendacommissie zijn geregeld in het Reglement van Orde van de raad van Stede Broec 2022.

Artikel 8. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen. Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het derde lid.

Artikel 9. Ter inzage leggen van stukken

Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden. De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de raadsvergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd. Op verzoek van de leden van de raad kan de griffier inzage aan hen verlenen.

Artikel 10. Openbare kennisgeving

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet.

Artikel 11. Presentielijst

De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de niet-raadsleden die lid zijn van de raadscommissie te kunnen vaststellen.

Artikel 12. Opening vergadering en quorum

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Dit artikel voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd.

Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 13. Videoverslag en besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de commissiegriffier en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Het maken van een verslag is niet verplicht. In de Gemeentewet wordt alleen gesproken over de verplichting een besluitenlijst openbaar te maken (artikel 23, vijfde lid, van de Gemeentewet). De griffier verleent de ambtelijke ondersteuning van de raad. Daarom is de griffier aangewezen om het verslag op te stellen en deze, tezamen met de voorzitter, te ondertekenen.

De besluitenlijst dient op zo kort mogelijke termijn moet worden gepubliceerd. Dit kan voordat het verslag is vastgesteld aangezien de besluitenlijst 'slechts' een overzicht geeft van (alle) door de raad genomen beslissingen (dus niet alleen besluiten in de zin van de Awb maar ook bijvoorbeeld een afspraak om een werkbezoek af te leggen). Het ligt voor de hand dat de besluitenlijst ook op de gemeentelijke website toegankelijk worden gemaakt. Dit wordt weergeven in het zesde lid.

Sinds maart 2022 is de raadzaal voorzien van camera’s wat het mogelijk maakt om van vergaderingen een videoverslag te maken. De raadsvergadering wordt live uitgezonden op de website/raadsinformatiesysteem wat het voor burgers toegankelijker maakt om vergaderingen te volgen. Binnen vier werkdagen na de vergadering is het videoverslag op de website/raadsinformatiesysteem te raadplegen.

Artikel 14. Advies; geen stemmingen

Het gebruik van het woord beslissen in het eerste lid kan de suggestie gewekt worden dat in de commissievergadering ook ‘echte’ Awb-besluiten kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. Een raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, wordt in het advies de standpunten van alle fracties opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, dat hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad.

De raadscommissie brengt advies uit aan de raad. In de praktijk betekent dit dat het voordat de raad een besluit neemt de fracties in een raadscommissie hun mening over het voorstel geven. Ook vindt in de raadscommissie het gesprek met het college plaats en tussen de fracties onderling (het debat). Hier zit een combinatie van beeldvorming (informatie verkrijgen) en oordeelsvorming (wat vind ik van dit voorstel). Als de raadscommissie zijn ‘werk’ goed heeft gedaan, kan de raad een besluit nemen. Want in de raadscommissie zijn alle meningen gevormd. In de raad moet het dan ook alleen nog maar gaan over de onderwerpen waar de meningen nog niet duidelijk over zijn. De raad is daarmee het sluitstuk van de besluitvorming. In de praktijk betekent dit dat de raadscommissie twee soorten adviezen aan de raad geeft:

• a. Om een voorstel als hamerstuk te agenderen in de raad. Het voorstel is namelijk helemaal uitgediscussieerd. Alle meningen zijn duidelijk en de raad kan een besluit nemen. Er vinden in de raad geen beraadslagingen meer plaats over deze onderwerpen.

• b. Om een voorstel als bespreekstuk te agenderen in de raad. Over dit voorstel moet nog beraadslaagt worden. Dit gaat gepaard met het indienen van een raadsinstrument (motie of amendement).

Artikel 15. Aantal spreektermijnen

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten.

Iedere fractie heeft per agendapunt één woordvoerder. Het is niet toegestaan om meerdere woordvoerders namens een fractie te hebben, tenzij een fractielid een afwijkend standpunt inneemt.

Artikel 16. Deelname aan beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen). Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering.

Artikel 17. Spreekrecht burgers

Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is er voor gekozen het spreekrecht ook op te nemen in de commissieverordening. Op dit moment zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen.

Burgers die wensen in te spreken moeten zich binnen een ‘redelijke termijn’ voor de vergadering melden bij de griffier. De griffier kan, indien nodig, de persoon naar de juiste raadscommissie verwijzen. Uiteraard kan, afhankelijk van de beschikbaarheid, ook gekozen worden voor aanmelding bij de commissiegriffier. Procedureel is het handig om als ‘redelijke termijn’ circa 48 uur aan te houden. Door niet uitdrukkelijk een termijn op te nemen, kan hiermee flexibel worden omgegaan en de servicegerichtheid naar de burger worden vergroot.

In het vijfde lid is ervoor gekozen om een burger slechts éénmaal het woord te geven en geen discussie te laten plaatsvinden. Afhankelijk van de lokale situatie kan als richtlijn 5 minuten spreektijd per burger worden aangehouden. Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken.

Artikel 18. Handhaving orde en schorsing

Artikel 26 Gemeentewet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom hier opgenomen. Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 23 van deze verordening.

Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Artikel 19. Voorstellen van orde

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.

Artikel 20. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Artikel 21. Verslag besloten vergadering

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid van deze bepaling dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de commissiegriffier.

Artikel 22. Opheffing geheimhouding

De raad kan de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Artikel 23. Toehoorders en pers

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid van dit artikel voorziet hierin.

Artikel 24. Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.