Mandaatregeling Twenterand

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Twenterand, elk handelend voor zover het de eigen bevoegdheden betreft;

Gelet op:

• Afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

• Artikel 108, lid 1 Gemeentewet dat de regeling en bestuur inzake de huishouding van de gemeente aan het gemeentebestuur overlaat;

• Artikel 160 Gemeentewet over de bevoegdheden van het college;

• Artikel 166 t/m 168 Gemeentewet over machtiging door het college;

• Artikel 170, 177 Gemeentewet over volmacht en machtiging door de burgemeester.

Met de volgende overwegingen:

De gemeente behoefte heeft aan een flexibele mandaatregeling die onder voorwaarden de directie, managers en andere medewerkers algemeen mandaat/volmacht/machtiging geeft. Daarmee wordt voorzien in een eenvoudige en onderhoudsarme mandaatregeling die zowel voor de organisatie als voor de burger duidelijk is. In de mandaatregeling zijn algemene voorwaarden en een afwegingskader geformuleerd:

• Met ‘denkregels’ in plaats van een onderhoudsgevoelig expliciet register van wie mag wat;

• Een regeling die past bij een klantgerichte netwerkorganisatie die in staat is zich aan te passen aan de veranderingen in de samenleving, waarbij de medewerkers zich kenmerken door verantwoordelijkheid, eigenaarschap en omgevingsbewustzijn;

• Een regeling die taakvolwassenheid en gevoel voor de rol en positie van de gemeente en die organisatorische en bestuurlijke verhoudingen bevordert;

• Een regeling die ruimte biedt voor en aansluit op de functie- c.q. taakbeschrijvingen van en werkafspraken met de algemeen directeur, manager, medewerker en bestuur;

• Waarbij op nieuwe wettelijke- en beleidsontwikkelingen adequaat kan worden gereageerd;

• Waarbij van belang is dat waar gewenst vooraf met leidinggevende en mandaatgever afspraken kunnen worden gemaakt over uitzonderingen en nadere aanwijzingen;

• Waarbij in het kader van juridische kwaliteitszorg achteraf regelmatig verantwoording over toepassing van de mandaten plaatsvindt.

Naast deze mandaatregeling bestaan diverse andere beheersmaatregelen die gericht zijn op het borgen van een getrouwe, rechtmatige en doelmatige uitoefening van bevoegdheden binnen de organisatie. Zo kent de gemeente Twenterand een budgethouderregeling en het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Ook kent de gemeente Twenterand personeelsbeleid waarin regels zijn vastgelegd omtrent besluiten ten aanzien van rechtspositionele aangelegenheden. In de klachtenregeling is vastgelegd hoe wordt omgegaan met bejegeningsklachten. Deze mandaatregeling is te plaatsen binnen de context van deze set van interne beheersmaatregelen.

Gehoord de ondernemingsraad van de gemeente Twenterand op 1 juni 2022.

Besluiten: vast te stellen de volgende regeling:

Mandaatregeling Twenterand

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. Besluit: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht;

• b. College: het college van burgemeester en wethouders van Twenterand;

• c. Burgemeester: de burgemeester van Twenterand als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de gemeente in en buiten rechte;

• d. Algemeen Directeur/gemeentesecretaris: de Algemeen Directeur/gemeentesecretaris van Twenterand;

• e. Ambtenaar: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 1, eerste lid van de Ambtenarenwet;

• f. de gemeente: de gemeente als publiekrechtelijk lichaam alsmede de gemeente als privaatrechtelijke rechtspersoon;

• g. Raad: de gemeenteraad van Twenterand;

• h. Mandaat: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester besluiten te nemen;

• i. Mandaatgever (mandans): het bestuursorgaan dat de oorspronkelijk wettelijke bevoegdheid heeft en deze aan een ander mandateert;

• j. Gemandateerde (mandataris): de functionaris die de oorspronkelijk wettelijke bevoegdheid gemandateerd heeft gekregen van het bestuursorgaan;

• k. Volmacht: de bevoegdheid om in naam van het bestuursorgaan als volmachtgever privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

• l. Machtiging: de bevoegdheid om namens het bestuursorgaan handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn (feitelijke handelingen);

• m. Organisatie-eenheid: organisatieonderdeel dat is belast met de ontwikkeling en uitvoering van taken en beleid op daartoe door het college vastgestelde werkterreinen zoals omschreven in het organisatiebesluit gemeente Twenterand 2021.

Artikel 2 Schakelbepaling volmachten en machtigingen

Waar in deze regeling wordt gesproken over mandaat, dient tenzij anders is bepaald, daaronder tevens te worden begrepen machtiging en volmacht.

Artikel 3 Budgethouderschap

Het vastleggen van de verantwoordelijkheden, verplichtingen en bevoegdheden in het kader van het budgetbeheer zoals bedoeld in de financiële beheers- en controleregeling en in het kader van de financiële verordening Twenterand (volgens artikel 212 Gemeentewet), is afzonderlijk geregeld in de regeling budgethouderschap van de gemeente Twenterand.

Artikel 4 Inhoud mandaat

De bevoegdheid om krachtens mandaat besluiten te nemen omvat tevens de bevoegdheid tot het stellen van voorschriften en beperkingen en het verrichten van voorbereidings- en uitvoeringshandelingen.

MANDAATVERLENING DOOR COLLEGE EN BURGEMEESTER

Artikel 5 Algemeen mandaat van het college en de burgemeester aan de ambtenaren

• 1. Het college en de burgemeester verlenen de ambtenaar die werkzaam is onder verantwoordelijkheid van het gemeentebestuur het mandaat om alle besluiten te nemen en alle overige (rechts)handelingen te verrichten, waaronder de vertegenwoordiging in rechte, die in het kader van een goede uitoefening van zijn taken en bevoegdheden nodig zijn.

• 2. De gemandateerde heeft tevens de bevoegdheid het in het eerste lid bedoelde mandaatbesluit te ondertekenen.

• 3. Elke manager is ondertekeningsbevoegd voor door het college genomen besluiten die niet gemandateerd zijn, zij het dat de manager deze bevoegdheid slechts kan uitoefenen voor besluiten op voorstellen die door zijn/haar organisatieonderdeel zijn aangeleverd.

• 4. Het gestelde in het eerste lid geldt uitsluitend wanneer is voldaan aan de voorwaarden zoals genoemd in artikel 6.1.

Algemeen kader

Artikel 6.1 Algemeen kader

Het in artikel 5, eerste lid, bedoelde mandaat komt de gemandateerde slechts toe, voor zover:

• a. de uitoefening van de bevoegdheid overeenstemt met de taken en verantwoordelijkheden van het organisatieonderdeel, programma, project of taakveld zoals vastgelegd in de geldende organisatiestructuur en functieomschrijvingen;

• b. deze past binnen deze regeling en afspraken die middels een instructie (bijlage) zijn vastgelegd en intern kenbaar en toegankelijk zijn. Deze instructie is onverkort op deze mandaatregeling van toepassing.

• c. De beperking in het eerste lid onder a. geldt niet voor de directie en leidinggevenden, gelet op hun integrale taken en verantwoordelijkheden.

Afwegingskader

Artikel 6.2 Geen mandaat

Een besluit is voorbehouden aan het bestuursorgaan zelf c.q. wordt niet in mandaat genomen indien:

• a. Het besluit een afwijking zou inhouden van het bestaande beleid, vastgestelde richtlijnen en/of voorschriften. Het mandaat geldt wel voor het toepassen van een in de verordening of nadere regels opgenomen hardheidsclausule en het afwijken van beleidsregels op grond van artikel 4:84 van de Algemene wet bestuursrecht als er sprake is van bijzondere (persoonlijke) omstandigheden van de belanghebbende en een budget of vastgesteld subsidieplafond daarmee niet wordt overschreden.

• b. Het een besluit betreft waarmee algemeen verbindende voorschriften, beleidsregels of beleid wordt vastgesteld.

• c. Het een bevoegdheid betreft waarvoor ingevolge de Algemene wet bestuursrecht (Awb) of in enig ander wettelijk voorschrift is bepaald dat mandaat niet kan worden verleend; zo bepaalt afdeling 10.1.1 Awb dat geen mandaat wordt verleend:

  • Tot het nemen van een besluit ten aanzien waarvan is bepaald dat het met versterkte meerderheid moet worden genomen of waarvan de aard van de voorgeschreven besluitvormingsprocedure zich anderszins tegen de mandaatverlening verzet;

  • Tot het vernietigen van of tot het onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursorgaan;

  • Tot het opleggen van een bestuurlijke boete als bedoeld in artikel 5:53 Awb door degene die van de overtreding een rapport of proces-verbaal heeft opgemaakt.

• d. De aard van de bevoegdheid zich tegen mandaatverlening verzet; bijvoorbeeld bij aanzeggingen en bij besluiten van representatieve aard aan andere overheden.

• e. Het (voorgenomen) besluit een overschrijding van een budget of krediet tot gevolg heeft; dit laat onverlet het bepaalde in artikel 3 over het budgethouderschap.

• f. De mandaatgever heeft aangegeven zelf te willen besluiten.

• g. De mandaatgever nadere aanwijzingen wil geven over de uitoefening van het mandaat.

• h. Een lid van het college of de leidinggevende van de gemandateerde heeft aangegeven dat hij het voorstel aan de mandaatgever wenst voor te leggen;

• i. Er persoonlijke betrokkenheid van de gemandateerde is bij het te nemen besluit en het de schijn van vooringenomenheid kan wekken.

• j. het (voorgenomen) besluit als ingrijpend kan worden aangemerkt en de raad de gelegenheid moet worden geboden vooraf wensen en bedenkingen in te brengen (als bedoeld in artikel 169, lid 4 Gemeentewet).

• k. Het bevoegdheden van de burgemeester betreft die betrekking hebben op c.q. raakvlakken hebben met het handhaven van de openbare orde, waaronder het verlenen van een machtiging om binnen te treden op grond van de Algemene wet op het binnentreden.

• l. het handelt over het nemen van besluiten over verzoeken om schadevergoeding boven een bedrag van € 50.000 voor zover dergelijke verzoeken op grond van de verzekeringspolis niet aan de verzekeraar moeten worden overgedragen.

Artikel 6.3 Personele en rechtspositionele aangelegenheden

De algemeen directeur c.q. de betreffende leidinggevenden zijn bevoegd om besluiten te nemen, in te trekken en te wijzigen voor wat betreft rechtspositionele aangelegenheden, met inachtneming van de volgende voorwaarden:

• a. Indien het (voorgenomen) besluit aanmerkelijke ingrijpende gevolgen heeft voor de rechtspositie van één of meerdere ambtenaren is besluitvorming aan de algemeen directeur c.q. het college voorbehouden;

• b. Indien het (voorgenomen) besluit de rechtspositie van de algemeen directeur of manager betreft is besluitvorming aan het college voorbehouden;

• c. Indien het (voorgenomen) besluit de rechtspositie van de griffier betreft is besluitvorming aan de burgemeester voorbehouden;

• d. Indien het (voorgenomen) besluit de rechtspositie van griffiemedewerkers betreft is besluitvorming aan de griffier voorbehouden;

• e. Indien het (voorgenomen) besluit betrekking heeft op een voordracht voor of benoeming van personen op grond van een wettelijk voorschrift betreft anders dan het aangaan van een dienstverband, zoals het benoemen en ontslaan van leden van een (advies)commissie of extern bestuur(sorgaan) is besluitvorming aan het college voorbehouden.

Artikel 6.4 Privaatrechtelijke rechtshandelingen, overeenkomsten

• 1. Overeenkomsten met betrekking tot leveringen en diensten tot een bedrag van € 30.000 en overeenkomsten voor werken tot een bedrag van € 50.000 worden door de betreffende manager van het betrokken organisatieonderdeel getekend.

• 2. Overeenkomsten boven de in het eerste lid genoemde drempelbedragen worden uitsluitend gezamenlijk door de manager en inkoop getekend.

• 3. Europese aanbestedingen en meervoudige onderhandse aanbestedingen vinden onder begeleiding van inkoop plaats. Indien sprake is van een in artikel 6.2 genoemd geval wordt het college erbij betrokken.

• 4. Besluiten betreffende privaatrechtelijke rechtshandelingen met een politiek karakter zijn voorbehouden aan het college; het gaat bijvoorbeeld om PPS-constructies, convenanten, intentieverklaringen en bestuursovereenkomsten.

• 5. Besluiten tot het aangaan van overeenkomsten zijn voorbehouden aan het college indien:

  • Op grond van de Gemeentewet het college de raad vooraf over de overeenkomst moet informeren, omdat de raad daarom heeft verzocht;

  • Op grond van de Gemeentewet de raad in de gelegenheid moet worden gesteld zijn wensen en bedenkingen ten aanzien van de overeenkomst ter kennis van het college te brengen omdat deze ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben;

  • De raad om informatie heeft gevraagd met betrekking tot het afgeven van garanties en/of het vaststellen van tarieven voor commerciële dienstverlening aan derden.

• 6. Besluiten tot de oprichting van of de deelneming in rechtspersonen zijn voorbehouden aan het college.

Artikel 6.5 Bezwaar en beroep

• 1. Het nemen van beslissingen op bezwaar en het instellen van beroep zijn voorbehouden aan het betreffende bestuursorgaan.

• 2. Het bepaalde in het eerste lid geldt niet voor de bezwaarschriften binnen het sociaal domein, tenzij wordt afgeweken van het advies van de commissie bezwaarschriften.

• 3. Het instellen van hoger beroep is voorbehouden aan het betreffende bestuursorgaan.

Artikel 6.6 Klachten

• 1. Ten aanzien van de behandeling en afdoen van klachten is de klachtenregeling van toepassing.

• 2. Formele klachten over gedragingen van vermelde functionarissen worden als volgt afgedaan:

  • a. Over een (senior) medewerker, teamleider of ambtenaar van de burgerlijke stand: door de manager;

  • b. Over de manager of de klachtencoördinator: door de algemeen directeur/ gemeentesecretaris;

  • c. Over de algemeen directeur/gemeentesecretaris of college/wethouders: door de burgemeester;

  • d. Over de burgemeester: door de locoburgemeester.

Artikel 7 Mandaten aan derden

• 1. Mandaat tot het uitoefenen van bevoegdheden en taken die aan een Gemeenschappelijke Regeling zijn opgedragen valt niet onder deze regeling.

• 2. Mandaat tot het uitoefenen van bevoegdheden en taken die door middel van een overeenkomst aan een derde zijn opgedragen, valt niet onder deze regeling.

• 3. De voorwaarden en het afwegingskader zoals vermeld in deze regeling zijn onverkort van toepassing op specifieke mandaten aan derden.

OVERIGE ARTIKELEN

Artikel 8 Ondertekening

Bij de uitoefening van een mandaat, verleend door het college of de burgemeester, worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:

Namens burgemeester en wethouders van Twenterand,

<handtekening gemandateerde>

gevolgd door de naam van de gemandateerde, alsmede de functie-aanduiding

c.q.

Namens de burgemeester van Twenterand,

<handtekening gemandateerde>

gevolgd door de naam van de gemandateerde, alsmede de functie-aanduiding

Artikel 9 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 1 juli 2022.

Artikel 10 intrekken oude regeling

Met ingang van het tijdstip van inwerkingtreding van deze regeling wordt het Besluit mandaat, volmacht en machtiging gemeente Twenterand 2020 ingetrokken.

Artikel 11 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als "Mandaatregeling Twenterand”

Aldus vastgesteld in de vergadering van 21 juni 2022.

Ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft,

Het college van burgemeester en wethouders

de secretaris,

P.F.G. Rossen

de burgemeester,

mr. J.C.F. Broekhuizen

De burgemeester,

mr. J.C.F. Broekhuizen

Bijlage 1 Toelichting en instructie mandaatregeling

De gemeente Twenterand streeft naar een klantgerichte netwerkorganisatie die in staat is zich aan te passen aan de veranderingen in de samenleving. Daarbij horen medewerkers die zich kenmerken door verantwoordelijkheid, eigenaarschap en omgevingsbewustzijn.

De nieuwe mandaatregeling sluit hierbij aan. Uitgangspunt is mandaat, tenzij. Dit in tegenstelling tot voorgaande mandaatbesluiten waarbij alle mandaten werden opgenomen in een lijst van bevoegdheden verdeeld over de verschillende domeinen en onderwerpen.

Kort gezegd is dit de nieuwe voorgestelde regeling:

Alle bevoegdheden van het college en burgemeester worden neergelegd bij alle medewerkers van de organisatie, met een aantal uitzonderingen en onder een aantal randvoorwaarden.

‘Mandaat tenzij…’ is het uitgangspunt. Er worden geen functies meer genoemd, geen afdelingen, geen wetten. De lijst algemeen omschreven uitzonderingen en voorwaarden is vele malen korter, duidelijker en duurzamer zijn dan de huidige gedetailleerde bevoegdhedenlijst. Een algemene lijst van uitzonderingen en voorwaarden dwingt tot scherpe vragen stellen bij de uitoefening van bevoegdheden. Vanuit taakvolwassenheid, eigenaarschap en vertrouwen kunnen de medewerkers met en binnen hun teams heel goed beslissen of een besluit beter door het bestuursorgaan zelf kan worden genomen of niet. Afstemming met de betreffende portefeuillehouder aan de voorkant is dan ook belangrijk. Zeker indien sprake is van subjectieve criteria op basis waarvan de uitoefening van het mandaat niet zou moeten worden uitgeoefend, althans waar voorafgaande afstemming met de portefeuillehouder aangewezen is. Te denken valt aan:

• (voorgenomen) besluiten die een groot financieel risico met zich meebrengen:

• (voorgenomen) besluiten waaraan mogelijkerwijs politieke consequenties zijn verbonden of ongewenste precedentwerking tot gevolg kan hebben;

• (voorgenomen) besluiten die kunnen leiden tot bestuurlijke afbreuk en/of afbreuk voor de organisatie;

• (voorgenomen) besluiten die aanmerkelijke (financiële) invloed hebben op regionaal of plaatselijk niveau;

• (voorgenomen) besluiten die, indien deze aan het college zouden worden voorgelegd, daar naar verwachting discussie zal opleveren;

• Beslissingen leiden tot besluiten van controversiële aard, dat tegenspraak kan oproepen. Hiervan kan sprake zijn indien:

  • De aangelegenheid tot negatieve berichtgeving in de media heeft geleid, dan wel in verband met de aard van de aangelegenheid redelijkerwijs moet worden aangenomen dat zit zal gebeuren;

  • De aangelegenheid ingrijpende gevolgen kan hebben voor een groot aantal inwoners, bedrijven, verenigingen of belangengroepen.

Deze afstemming betreft dan ook zowel een structuuraspect ( werkoverleg of portefeuillehouder-overleg) alsook een cultuuraspect (gedraging ambtenaar om portefeuillehouder op de hoogte te houden).

De scheidslijn tussen wanneer wel en wanneer geen gebruik mag worden gemaakt van een mandaat is niet altijd even objectief en duidelijk. Ter verduidelijking wordt hieronder aangegeven wanneer besluitvorming in ieder geval door het bevoegde bestuursorgaan dient plaats te vinden.

Het spreekt voor zich dat alle in mandaat uitgeoefende bevoegdheden eveneens moeten voldoen aan het bepaalde in de regeling budgethouderschap gemeente Twenterand (zie artikel 3 van de mandaatregeling).

Geen mandaat (c.q.) volmacht

Nr.	Geen mandaat indien:	Artikel
1	Uitoefening bevoegdheid stemt niet overeen met: de taken en verantwoordelijkheden van het organisatieonderdeel, programma, project of taakveld zoals vastgelegd in de geldende organisatiestructuur en functieomschrijvingen.	6.1 sub a
2	Het besluit een afwijking zou inhouden van het bestaande beleid, vastgestelde richtlijnen en/of voorschriften. Het mandaat geldt wel voor het toepassen van een hardheidsclausule en het afwijken van beleidsregels o.g.v. artikel 4:84 Awb als er sprake is van bijzondere (persoonlijke) omstandigheden en het budget of subsidieplafond daarmee niet wordt overschreden. Dit is met name relevant voor het sociaal domein.	6.2 sub a
3	De Awb of andere wet zegt dat mandaat niet mogelijk is: Vaststellen algemeen verbindende voorschriften, beleidsregels Versterkte meerderheid voorgeschreven Betreft goedkeuring besluit van een ander bestuursorgaan Opleggen bestuurlijke boete door rapporteur/verbalisant zelf De aard van de bevoegdheid verzet zich tegen mandaat	6.2 sub b 6.2 sub c 6.2 sub c 6.2 sub c 6.2 sub d
4	Overschrijding budget/krediet en/of behoort niet in budgethouderschap	6.2 sub e
5	Mandaatgever wil zelf besluiten of aanwijzingen geven	6.2 sub f, g
6	College of manager heeft aangegeven dat besluit aan mandaatgever moet worden voorgelegd	6.2 sub h
7	Persoonlijke betrokkenheid gemandateerde / schijn van vooringenomenheid Als extra objectiviteit is vereist; raadpleeg een collega, leidinggevende en/of mandaatgever (vier ogen principe)	6.2 sub i
8	Ingrijpend besluit en zienswijze raad nodig	6.2 sub j
9	Bevoegdheden van de burgemeester (bijv. in het kader van de Opiumwet) zoals de machtiging tot het binnentreden	6.2 sub k
10	Afhandeling verzoeken schadevergoeding boven € 50.000 in overleg met verzekeraar	6.2 sub l
11	Personele en rechtspositionele aangelegenheden: Ingrijpende besluiten voor rechtspositie ambtenaren: door algemeen directeur/gemeentesecretaris c.q. college Rechtspositie algemeen directeur/gemeentesecretaris of manager: door het college Rechtspositie griffier: door de burgemeester Rechtspositie griffiemedewerkers: door griffier Benoeming/ontslag adviescommissie of extern bestuur(sorgaan): door het college	6.3 6.3 sub a 6.3 sub b 6.3 sub c 6.3 sub d 6.3 sub e
12	Privaatrechtelijke rechtshandelingen, overeenkomsten Overeenkomsten leveringen en diensten tot een bedrag van € 30.000 en voor werken tot een bedrag van € 50.000 worden door de betreffende manager van het betrokken organisatieonderdeel getekend. Overeenkomsten boven deze drempelbedragen worden getekend door de manager en inkoop privaatrechtelijke rechtshandelingen met een politiek karakter zoals PPS-constructies, convenanten, intentieverklaringen en bestuurs-overeenkomsten. overeenkomsten waarbij college de raad op verzoek informeert, de raad in de gelegenheid is gesteld wensen en bedenkingen te geven, de raad om informatie heeft gevraagd ten aanzien van garanties/tarieven voor commerciële dienstverlening aan derden. oprichting van of de deelneming in rechtspersonen	6.4 6.4 sub 1 6.4 sub 2 6.4 sub 4 6.4 sub 5 6.4 sub 6
13	Beslissingen op bezwaar niet ontvankelijk verklaren en de beslissingen op bezwaar ruimtelijk domein beslissingen op bezwaar sociaal domein indien wordt afgeweken van het advies van de commissie	6.5 6.5 sub 1 6.5 sub 2
14	Klachten klachtenregeling is van toepassing over (senior)medewerker, teamleider of ambtenaar van de burgelijke stand; afdoening door de manager over manager of klachtencoördinator: afdoening door algemeen directeur/gemeentesecretaris over de algemeen directeur/gemeentesecretaris of college/wethouders: afdoening door de burgemeester over de burgemeester: afdoening door de locoburgemeester	6.6 6.6 sub 1 6.6 sub 2 a 6.6 sub 2 b 6.6 sub 2 c 6.6 sub 2 d
15	Mandaat via Gemeenschappelijke regeling – mandaatregeling n.v.t.	7 sub 1
16	Mandaat bij overeenkomst aan een derde – mandaatregeling n.v.t	7 sub 2