Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Doesburg, Duiven, Westervoort en Zevenaar;

overwegende,

• dat de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg dient te worden gewijzigd als gevolg van het gewijzigd zijn van de Wet gemeenschappelijke regelingen en de Archiefwet 1995, om reden van de uittreding van het Polderdistrict Rijn en IJssel, om reden van de gemeentelijke herindelingen die hebben plaatsgevonden en als gevolg van de inwerkingtreding van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) per 1 januari 2020;

• dat het Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg vooral belast is met de sturing en beheersing van ondersteunende processen en met uitvoeringstaken, waardoor de bedrijfsvoeringsorganisatie als organisatievorm passender is dan een openbaar lichaam;

• dat de gemeenteraden toestemming hebben verleend als bedoeld in artikel 1, tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

gelet op de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Archiefwet 1995 en de Gemeentewet;

besluiten:

de bestaande gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg te wijzigen in een gemeenschappelijke regeling in de zin van artikel 8, lid 3 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, genaamd Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg, zijnde een bedrijfsvoeringsorganisatie met rechtspersoonlijkheid, en waarvan de regeling komt te luiden als volgt:

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Definities

Deze regeling verstaat onder:

• a. de gemeenten: de gemeenten Doesburg, Duiven, Westervoort en Zevenaar.

• b. de regeling: de Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg;

• c. faciliterende gemeente: de gemeente Zevenaar;

• d. colleges: de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Doesburg, Duiven, Westervoort en Zevenaar.

• e. gedeputeerde staten: het college van gedeputeerde staten van de provincie Gelderland.

• f. de wet: de Wet gemeenschappelijke regelingen;

• g. archiefbescheiden: archiefbescheiden zoals bedoeld in artikel 1, onderdeel c van de Archiefwet 1995:

  • 1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

  • 2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;

  • 3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

  • 4°. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;

• h. de streekarchivaris: de functionaris zoals bepaald in artikel 32, eerste lid, Archiefwet 1995.

• i. het Streekarchivariaat: de bedrijfsvoeringsorganisatie zoals genoemd in artikel 2 van deze regeling;

• j. het bestuur: het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

• k. CAO SGO: Collectieve Arbeidsovereenkomst Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties

Artikel 2 De Bedrijfsvoeringsorganisatie

• 1. Er is een bedrijfsvoeringsorganisatie zoals bedoeld in artikel 8, derde lid van de wet, genaamd Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg.

• 2. De bedrijfsvoeringsorganisatie is de rechtsopvolger van het openbaar lichaam Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg, en neemt hiervan alle bestaande rechten en verplichtingen onverminderd over.

• 3. De bedrijfsvoeringsorganisatie is gevestigd in Zevenaar.

Artikel 3 Doel en belang

• 1. Het Streekarchivariaat heeft tot doel de belangen van de deelnemers met betrekking tot de zorg, het beheer, de bewaring en het ter beschikking stellen van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en collecties van de deelnemers in gezamenlijkheid te behartigen, alsmede het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht.

• 2. Het Streekarchivariaat heeft tevens als doel het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis middels het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie regionaal-historisch bronnenmateriaal en deze op een zo actief mogelijke wijze beschikbaar stellen aan en dienstbaar maken voor een breed publiek.

Artikel 4 Taken en bevoegdheden

• 1. Voor de behartiging van de in artikel 3, eerste lid genoemde belangen vervult het bestuur van het Streekarchivariaat alle taken die de wet aan de colleges toekent.

• 2. De colleges dragen in dat kader alle in de wet aan hen toegekende bevoegdheden over aan het bestuur van het Streekarchivariaat.

• 3. Het Streekarchivariaat zal in het kader van de belangen vermeld in artikel 3, tweede lid, zorgdragen voor de ontwikkeling van een samenhangend cultuur-historisch beleid, waarin in ieder geval de lokale en regionale geschiedbeoefening gestimuleerd zal worden.

Artikel 5 Taakuitoefening voor derden

• 1. Het Streekarchivariaat kan desgevraagd voor derden taken uitoefenen in het kader van de wet dan wel werkzaamheden met betrekking tot cultuur-historisch beleid.

• 2. Het bestuur beslist op een verzoek om taken en/of werkzaamheden uit te voeren zoals bedoeld in het eerste lid en stelt de verschuldigde bijdrage voor die dienstverlening vast.

Hoofdstuk 2 Bestuur en voorzitter

Bestuur

Artikel 6 Samenstelling bestuur

• 1. Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie bestaat uit vier leden.

• 2. Het college van elke gemeente wijst uit zijn midden één lid en één plaatsvervangend lid van het bestuur aan.

• 3. Het lidmaatschap van het bestuur eindigt op het tijdstip waarop de zittingsperiode van het college van de betreffende gemeente afloopt.

• 4. Het lidmaatschap van het bestuur eindigt ook bij tussentijdse beëindiging van het wethouderschap of het burgemeesterschap.

• 5. De colleges beslissen aan het begin van elke zittingsperiode van het college over de aanwijzing zoals bedoeld in het tweede lid.

• 6. Als tussentijds een vacature in het bestuur ontstaat, wijst het college van de betreffende gemeente zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

Artikel 7 Vergaderorde en stemverhouding

• 1. Op het houden en de orde van de vergaderingen van het bestuur is artikel 22, eerste lid van de wet van toepassing.

• 2. Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter of één of meer andere leden van het bestuur dit nodig oordelen, maar tenminste tweemaal per jaar.

• 3. De vergaderingen van het bestuur zijn openbaar.

• 4. De deuren worden gesloten wanneer een van de leden daarom vraagt of de voorzitter dat nodig oordeelt.

• 5. Het bestuur beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.

• 6. Ten aanzien van het verhandelde in een besloten vergadering is artikel 23 van de wet van overeenkomstige toepassing.

• 7. In een besloten vergadering kan niet worden beraadslaagd of worden besloten over:

  • a. de vaststelling en wijziging van de begroting en de vaststelling van de rekening;

  • b. het toetreden tot en het uittreden uit de regeling;

  • c. het wijzigen en beëindigen van de regeling.

• 8. De leden van het bestuur hebben ieder één stem.

• 9. De secretaris van het bestuur heeft geen stem

• 10. Het bestuur beslist bij unanimiteit.

Artikel 8 Bevoegdheden

Naast de uitoefening van taken en bevoegdheden op grond van het elders in deze regeling bepaalde, is het bestuur in elk geval belast met en bevoegd tot:

• a. het voeren van het dagelijks bestuur van het Streekarchivariaat;

• b. het vaststellen van regels over de ambtelijke organisatie met inachtneming van het bepaalde in artikel 14 van deze regeling.

• c. het nemen van besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van het Streekarchivariaat

• d. het nemen van besluiten tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen overeenkomstig het bepaalde in artikel 31a van de wet;

• e. het nemen van besluiten namens het Streekarchivariaat of het bestuur om rechtsgedingen, bezwaarprocedures of een procedure van administratief beroep te voeren of handelingen ter voorbereiding daarvan te verrichten;

• f. het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit.

Artikel 9 Inlichtingenplicht

• 1. Het bestuur verstrekt aan de raden en colleges de door hen gevraagde inlichtingen.

• 2. Het bestuur geeft aan de raden en de colleges ongevraagd alle inlichtingen die nodig zijn voor een juiste beoordeling van het door hem gevoerde en te voeren beleid.

• 3. Een lid van het bestuur geeft het college dat hem heeft aangewezen als lid in het bestuur, gevraagd en ongevraagd inlichtingen over het door hem in het bestuur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie gevoerde beleid.

• 4. Het eerste en tweede lid zijn van toepassing onverminderd het bepaalde in artikel 169 van de Gemeentewet.

Voorzitter

Artikel 10 Voorzitter

• 1. Het bestuur wijst uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

• 2. De aanwijzing vindt plaats in de eerste vergadering van iedere zittingsperiode van het bestuur.

• 3. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het bestuur.

• 4. De voorzitter is belast met de uitvoering van de besluiten van het bestuur.

• 5. De voorzitter vertegenwoordigt de bedrijfsvoeringsorganisatie in en buiten rechte.

• 6. De voorzitter tekent de stukken die van het bestuur uitgaan.

• 7. De voorzitter kan de ondertekening zoals bedoeld in het vijfde lid aan een door hem aan te wijzen persoon opdragen.

• 8. Als de voorzitter collegelid is van een gemeente die partij is in een privaatrechtelijke aangelegenheid dan wel een geschil waarbij het Streekarchivariaat betrokken is, oefent de plaatsvervangend voorzitter de vertegenwoordigingsbevoegdheid uit. Als ook zijn bestuur bij de privaatrechtelijke aangelegenheid dan wel het geschil is betrokken, oefent een ander lid van het bestuur de vertegenwoordigingsbevoegdheid uit.

Hoofdstuk 3 Secretaris, streekarchivaris, overig personeel en faciliterende gemeente

Artikel 11 Secretaris

• 1. De secretaris van de gemeente Zevenaar treedt op als secretaris van het bestuur.

• 2. De secretaris staat het bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde.

• 3. De secretaris is in de vergaderingen van het bestuur aanwezig.

• 4. Alle stukken die van het bestuur uitgaan, worden door de secretaris mede ondertekend.

• 5. De secretaris is verantwoordelijk voor het opmaken van de verslagen van de vergaderingen van het bestuur.

• 6. Het bestuur regelt de vervanging van de secretaris.

Artikel 12 Streekarchivaris

• 1. Aan het hoofd van de organisatie staat de streekarchivaris. Deze heeft de dagelijkse leiding.

• 2. Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie wijst de streekarchivaris aan.

• 3. De besturen van de gemeenten wijzen de in het tweede lid genoemde streekarchivaris aan als hun gemeentearchivaris.

• 4. De streekarchivaris is belast met de uitvoering van de taken zoals bedoeld in artikel 4 en artikel 5.

• 5. De streekarchivaris is in de vergaderingen van het bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.

• 6. De streekarchivaris is verantwoording verschuldigd aan het bestuur.

• 7. De streekarchivaris beheert het archief van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

Artikel 13 Overig personeel

Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie wijst de overige personeelsleden aan.

Artikel 14 Rechtspositie

• 1. Het Streekarchivariaat past de CAO SGO toe.

• 2. Met betrekking tot de rechtspositie van het personeel is aanvullend op de CAO SGO het personeelshandboek van de gemeente Zevenaar van toepassing met uitzondering van het functiewaarderingssysteem HR21.

Artikel 15 Faciliterende gemeente

• 1. De faciliterende gemeente verleent ondersteuning aan de bedrijfsvoeringsorganisatie ten behoeve van een goede uitvoering van de werkzaamheden voor de behartiging van het doel en belangen waarvoor deze regeling is ingesteld waaronder het bieden van ondersteuning in met name de bestuurs- en financiële planning & control-cyclus en met betrekking tot met name de bedrijfsvoeringstaken Personeel & Organisatie, Financiën, Juridische zaken, Administratie.

• 2. De faciliterende gemeente brengt de integrale kosten van de werkzaamheden in rekening bij de bedrijfsvoeringsorganisatie.

• 3. De met de taken van faciliterende gemeente gepaard gaande kosten, worden jaarlijks in de begroting van de bedrijfsvoeringsorganisatie opgenomen. De kosten worden verrekend op basis van het bepaalde in artikel 17 van deze regeling. De faciliterende gemeente verstrekt aan het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie jaarlijks vóór 1 maart een specificatie van de gemaakte kosten.

Artikel 16 Huisvesting archiefbewaarplaats

De onderscheiden gemeenten dragen ieder voor eigen rekening zorg voor de huisvesting van een volwaardige archiefbewaarplaats voor hun eigen gemeente, inclusief werkplekken die voldoen aan de daarvoor wettelijk gestelde eisen voor de medewerkers van het Streekarchivariaat en een studiezaal.

Hoofdstuk 4 Financiële bepalingen

Artikel 17 Financiële bijdragen

• 1. De verdeling van de kosten over de samenwerkende gemeenten geschiedt voor de ene helft naar het aantal inwoners volgens de laatstelijk door het Centraal Bureau voor de Statistiek openbaar gemaakte bevolkingscijfers en voor de andere helft naar de op grond van hun bezoldiging gekwalificeerde werktijden van de personeelsleden van het Streekarchivariaat in de samenwerkende gemeenten.

Artikel 18 Begroting

• 1. Het begrotingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.

• 2. Het bestuur stuurt de ontwerpbegroting voor het volgende jaar tenminste acht weken vóór de vaststelling en uiterlijk 15 april naar de deelnemende gemeenten.

• 3. De raden kunnen binnen acht weken na de datum van toezending zoals bedoeld in het tweede lid, hun zienswijze over de ontwerpbegroting kenbaar maken bij het bestuur.

• 4. Het bestuur stelt de begroting vast vóór 15 juli en stuurt de vastgestelde begroting binnen twee weken na de vaststelling, en in ieder geval vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten.

Artikel 19 Jaarrekening

• 1. Het bestuur zendt vóór 15 april de voorlopige jaarrekening over het verstreken jaar aan de raden.

• 2. De raden kunnen binnen acht weken na de datum van toezending zoals bedoeld in het eerste lid, bij het bestuur een zienswijze over de voorlopige jaarrekening kenbaar maken bij het bestuur.

• 3. Het bestuur stelt de jaarrekening vast vóór 1 juli.

• 4. Het bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, en in ieder geval vóór 15 juli aan gedeputeerde staten.

Artikel 20 Verordeningen financieel beleid

• 1. Met betrekking tot de onderwerpen, zoals bepaald in de artikelen 212 en 213 Gemeentewet zijn de betreffende verordeningen van de faciliterende gemeente van overeenkomstige toepassing.

• 2. De legesverordening van de faciliterende gemeente is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 21 Reserve

Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het bestuur met een maximum van € 15.000,-- . Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de deelnemende gemeenten.

Hoofdstuk 5 Archief

Artikel 22 Archief bedrijfsvoeringsorganisatie

• 1. Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie is belast met de uitvoering van de zorg voor de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

• 2. Met het beheer van de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganisatie is de streekarchivaris belast.

• 3. Ten aanzien van de zorg en het beheer zoals bedoeld in het eerste en tweede lid, zijn de voorschriften van de faciliterende gemeente van overeenkomstige toepassing.

• 4. De aan de uitvoering van het eerste en tweede lid verbonden kosten komen ten laste van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

• 5. De archiefbewaarplaats waarnaar archiefbescheiden op grond van artikel 12 van de Archiefwet 1995 worden overgebracht, is de archiefbewaarplaats van de faciliterende gemeente.

Hoofdstuk 6 Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing

Artikel 23 Toetreding

• 1. Het college dat wenst toe te treden, richt het toetredingsverzoek aan het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

• 2. Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie voert overleg met het toe te treden college over de toetredingskosten en de datum van toetreding.

• 3. Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie stuurt het verzoek naar de colleges van de deelnemende gemeenten.

• 4. Toetreding tot de regeling vindt plaats bij daartoe strekkende besluiten van de colleges van de deelnemende gemeenten en het toe te treden college.

Artikel 24 Uittreding

• 1. Een deelnemend college kan uittreden door toezending van een daartoe strekkend besluit van dat college aan het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Bij het besluit om uit te treden wordt het raadsbesluit om toestemming te verlenen voor die uittreding overgelegd.

• 2. Tenzij het bestuur anders bepaalt, kan uittreding niet eerder plaatsvinden dan op 31 december van het jaar volgend op het jaar waarin het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie van het besluit tot uittreding zoals bepaald in het eerste lid in kennis is gesteld.

• 3. Het financiële nadeel dat de bedrijfsvoeringsorganisatie lijdt als gevolg van de uittreding, wordt inclusief de hierdoor eventueel ontstane wachtgeldverplichtingen, als uittreedsom bij de uittredende gemeente in rekening gebracht.

• 4. Voor de vaststelling van het financiële nadeel zoals bedoeld in het derde lid, wordt door de bedrijfsvoeringsorganisatie en het uittredende college gezamenlijk advies gevraagd aan een onafhankelijke externe deskundige. Het advies van deze deskundige is voor partijen bindend. De kosten voor het inschakelen van de deskundige zijn voor rekening van de uittredende gemeente.

Artikel 25 Wijziging

• 1. De regeling wordt gewijzigd als de colleges unaniem tot deze wijziging hebben besloten en de raden van de deelnemende gemeenten hun toestemming hebben gegeven.

• 2. Een wijziging van de regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Artikel 26 Opheffing en liquidatie

• 1. De regeling wordt opgeheven na een daartoe strekkend besluit van tenminste drie van de deelnemende colleges.

• 2. Ingeval van opheffing van de gemeenschappelijke regeling regelt het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie de financiële gevolgen van opheffing in een liquidatieplan. Het liquidatieplan voorziet ook in de verdeling van alle rechten en plichten van de bedrijfsvoeringsorganisatie over de deelnemers en voorziet in de gevolgen die de opheffing heeft voor het personeel. In het liquidatieplan kan van de bepalingen in de regeling worden afgeweken.

• 3. Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie is belast met de uitvoering van de liquidatie.

• 4. Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie blijft ook na het tijdstip van opheffing in functie, totdat de liquidatie is voltooid.

Hoofdstuk 7 Klachten

Artikel 27 Klachten

• 1. Op het behandelen van klachten door de bedrijfsvoeringsorganisatie in verband met gedelegeerde bevoegdheden of eigen bevoegdheden van de bedrijfsvoeringsorganisatie, is hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing.

• 2. De Nationale Ombudsman is, onverminderd het bepaalde in artikel 1a, eerste lid van de Wet Nationale ombudsman, bevoegd tot behandeling van klachten zoals bedoeld in titel 9.2 van de Algemene wet bestuursrecht.

Hoofdstuk 8 Aansprakelijkheid

Artikel 28 aansprakelijkheid

De bedrijfsvoeringsorganisatie draagt zorg voor een adequate verzekering van de risico’s die samenhangen met de uitvoering van zijn taken en die niet vallen onder de dekking van de aansprakelijkheidsverzekering van de deelnemende gemeenten.

Hoofdstuk 9 Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 29 Overgangsregeling

De regeling zoals die luidde vóór deze wijziging blijft van toepassing op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze regeling in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze regeling in werking treedt.

Artikel 30 Bekendmaking en toezending

De faciliterende gemeente draagt zorg voor toezending van de regeling aan Gedeputeerde Staten en de bekendmaking van de regeling.

Artikel 31 Duur en inwerkingtreding

Deze regeling geldt voor onbepaalde tijd en treedt in werking op 1 juli 2022 nadat deze op de voorgeschreven wijze bekendgemaakt is.

Artikel 32 Citeertitel en afkorting

Deze regeling wordt aangehaald als ‘Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg’ (afkorting: Gemeenschappelijke regeling SALD).

Aldus vastgesteld door de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Doesburg, Duiven, Westervoort en Zevenaar.