Wijzigingsbesluit “Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad”

De raad van de gemeente Veendam;

gezien het advies van het seniorenconvent d.d. 16 mei 2022;

gelet op artikel 16 van de Gemeentewet;

Besluit:

Het “Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad” zoals vastgesteld op 6 februari 2018 als volgt te wijzigen:

A. Aan artikel 1 (begripsbepaling) wordt toegevoegd: h. Voorzitter van de raadscommissie: de voorzitter van een door de raad ingestelde raadscommissie op grond van artikel 2 van de Verordening op de raadscommissies.

B. In Artikel 6 (presidium) lid 3 wordt “fractievoorzitters” vervangen door “de vicevoorzitter van de raad en de voorzitters van de raadcommissies, waarbij hun plaatsvervangers gelden als hun vervanger”

C. Dit besluit treedt in werking op de dag waarop de raad van Veendam de voorzitters van de op dat moment ingestelde commissies heeft benoemd.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Veendam op 30 mei 2022.

De voorzitter,

B.H.M. Link

De griffier

A.A. Swart

Algemene toelichting

In Veendam is door de raad op 6 februari 2016 voor het laatst een “reglement van orde” vastgesteld. Deze is op 1 april 2018 in werking getreden. In het reglement van orde legt de raad haar eigen werkwijze vast. Nu er in de komende periode nader zal worden onderzocht op welke wijze de raad in toekomst wil werken is nu niet de gehele verordening geactualiseerd. Al in de afgelopen raadsperiode is echter de wens uitgesproken om de samenstelling van het presidium en het seniorenconvent aan te wijzigen. Daarmee zijn de taken en verantwoordelijkheden van beide gremia beter in balans.

Artikelsgewijze toelichting

A. Aan de begripsomschrijving is het begrip “commissievoorzitter” nader gedefinieerd. De Verordening op de raadscommissies kent verschillende typen commissies. Het lidmaatschap van het presidium wordt met deze omschrijving beperkt tot de door de raad ingestelde vaste commissies die bedoeld zijn ter voorbereiding op een raadsbehandeling of het verkrijgen van inlichtingen van het college. Tijdelijke (thema)commissies of commissies met een specifieke taak zoals de rekenkamercommissie vallen hier dus niet onder. Het aantal deelnemende voorzitters is dus afhankelijk van het aantal van de bedoelde commissies dat de raad heeft ingesteld.

B. Door in dit artikel “fractievoorzitters” te vervangen door “de vicevoorzitter van de raad en de voorzitters van de raadcommissies, waarbij hun plaatsvervangers gelden als hun vervanger” bestaat het presidium niet meer uit de raadsvoorzitter en de fractievoorzitters, maar uit de raadsvoorzitter, de vicevoorzitter en de commissievoorzitters. De taken van het presidium blijven ongewijzigd. Net als de rol van de griffier. Er ontstaat daarmee een duidelijk verschil tussen de samenstelling van het seniorenconvent en het presidium. Gelet op de taken van deze gremia ligt dat ook meer voor de hand. Het presidium heeft in Veendam de primaire taak de agenda voor de raad en de commissies vast te stellen. De toeleiding van de voorstellen en het bepalen of deze besluitrijp zijn is een taak voor het presidium evenals overige huishoudelijke aangelegenheden. Overige zaken worden in het seniorenconvent besproken. Hier kunnen vertrouwelijke mededelingen worden gedaan c.q. onderwerpen aan de orde komen waar politieke gevoeligheden liggen . Behalve de commissievoorzitters is er ook voor gekozen om de vicevoorzitter van de raad lid te maken van het presidium. De vicevoorzitter van de raad heeft diverse taken, waaronder het vervangen van de raadsvoorzitter . Ook kan de vicevoorzitter van de raad een rol spelen bij bijeenkomsten van de raad, waarbij hij het voorzitterschap op zich neemt. Het ligt daarom voor de hand om de vicevoorzitter nadrukkelijk te betrekken bij de organisatie van de werkzaamheden van de raad. Voor zowel de vicevoorzitter van de raad als de voorzitters van de commissies geldt dat zij kunnen worden vervangen door een benoemde plaatsvervanger.

C. Deze wijziging van het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad, verondersteld dat de raad commissies instelt, leden heeft benoemd en het voorzitterschap heeft geregeld. Dat heeft in de huidige raadsperiode nog niet plaatsgevonden. Om de werkzaamheden van de raad wel doorgang te laten vinden is de formulering zo gekozen dat de huidige situatie in stand blijft tot het moment dat de nieuwe werkwijze ook feitelijk kan worden ingevoerd.