Besluit vervanging analoge archiefbescheiden van de gemeente Kaag en Braassem 2022

Besluit tot vervanging van archiefbescheiden van de gemeente Kaag en Braassem die geregistreerd zijn in het zaaksysteem Djuma teneinde te worden gearchiveerd.

De reikwijdte van de vervanging betreft alle ontvangen, opgemaakte en verzonden documenten die in het nieuwe zaaksysteem Djuma worden geregistreerd en gearchiveerd, behoudens uitzonderingen zoals vermeld in paragraaf 1.3 ‘Uitzonderingen op de te vervangen archiefbescheiden’, en voor blijvende bewaring of vernietiging in aanmerking komen. De inwerkingtreding van de vervangingsvoorziening na het genomen besluit tot vervanging door het college van burgemeester en wethouders van Kaag en Braassem.

Het college van burgemeester en wethouders van Kaag en Braassem, gelezen het advies van de gemeentearchivaris van Kaag en Braassem van 4 maart 2022 en

gelet op:

• 1. de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van andere regels omtrent vervanging;

• 2. artikel 7 van de Archiefwet 1995

• 3. artikel 6 van het Archiefbesluit.

besluit:

Artikel 1

• 1. Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van de geldende Selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.

• 2. Reproductie geschiedt op de wijze zoals beschreven in het bij dit besluit behorende Handboek Digitale Vervanging gemeente Kaag en Braassem d.d. 4 maart 2022.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit en werkt terug tot de data zoals genoemd bij de reikwijdte van dit besluit.

Artikel 3

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden van de gemeente Kaag en Braassem 2022.

Roelofarendsveen, 29 maart 2022

Burgemeester en wethouders van Kaag en Braassem,

de gemeentesecretaris,

R. van Zijl

de burgemeester,

A. Heijstee-Bolt

Toelichting

Dit vervangingsbesluit is van toepassing op de archiefbescheiden van de gemeente Kaag en Braassem.

Vervangen worden alle analoge informatieobjecten die voldoen aan artikel 1 van de Archiefwet 1995; die in het zaaksysteem Djuma en worden opgenomen en betrekking hebben op alle door of namens de gemeente ontvangen of opgemaakte documenten die, ingevolge de voor de gemeente geldende Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen voor zowel blijvende bewaring als voor vernietiging in aanmerking komen. Eventuele uitzonderingen staan beschreven in het Handboek Digitale Vervanging d.d. 4 maart 2022 van gemeente Kaag en Braassem (hierna: Handboek).

Op grond van de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefverordening van Kaag en Braassem 2018 is het college van burgemeester en wethouders de zorgdrager van het archief. De zorgdrager is op grond van artikel 7 Archiefwet 1995 bevoegd om een Vervangingsbesluit te nemen. Het Handboek, de Pilot Digitale Vervanging en een positief advies van de archivaris van de gemeente Kaag en Braassem d.d. 4 maart 2022 maken deel uit van dit besluit.

Bij het schrijven van het Handboek is gebruik gemaakt van de ondersteuning van de archiefinspecteur van Erfgoed Leiden en Omstreken.

Het Handboek is als bijlage bij dit besluit gevoegd. In het Handboek (met bijlagen) is beschreven op welke manier vervanging plaatsvindt, welke archiefbescheiden uitgezonderd zijn van vervanging en welke voorwaarden aan vervanging worden gesteld. Het Handboek beschrijft ook wanneer aanpassing van het besluit plaatsvindt. Bij kleine wijzigingen volstaat aanpassing van een bijlage of een onderdeel van het Handboek. Bij grote wijzigingen, bijvoorbeeld aanschaf van een nieuw zaaksysteem, wordt een nieuw besluit aan het college voorgelegd.

Gemeenschappelijke regelingen

Al voor de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit waren diverse gemeenschappelijke regelingen aangegaan en de taken uitbesteed, net als de archiefzorg en het –beheer van de archiefstukken. Om die reden vallen documenten van de gemeenschappelijke regelingen niet onder het vervangingsbesluit van de gemeente Kaag en Braassem.

Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden

Feitelijk vindt vervanging pas plaats op het moment van vernietiging van de originele analoge archiefbescheiden. Dit is drie maanden na ontvangst en scannen van de stukken. Deze periode dient voor de kwaliteitscontroles en geeft een extra mogelijkheid om controle te doen op de intrinsieke waarde. De periode van drie maanden wordt verlengd bij geconstateerde gebreken van de scans en/of procedures.