Reglement van Orde college Ridderkerk 2022

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ridderkerk;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet,

besluit vast te stellen het:

Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders 2022

Artikel 1 Constituerend beraad

• 1. In de eerste vergadering van het college, volgend op de eerste vergadering van de raad waarin de wethouders worden benoemd, worden vastgesteld:

  • a. de portefeuilleverdeling en een korte beschrijving van de portefeuilles van de burgemeester en de wethouders;

  • b. de volgorde van plaatsvervanging van de burgemeester en de wethouders.

• 2. De secretaris maakt van deze vergadering een besluitenlijst.

• 3. Het bepaalde in het eerste lid is eveneens van toepassing op de eerste collegevergadering nadat één of meer nieuwe collegeleden in functie zijn getreden.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

• 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op de dinsdag in de B&W-kamer in het gemeentehuis vanaf 9.30 uur en voorts zo dikwijls de voorzitter het nodig acht.

• 2. Voor elke vergadering wordt door de adjunct-gemeentesecretaris aan de leden van het college een agenda met de bijbehorende stukken toegezonden.

• 3. Indien een collegelid dit noodzakelijk acht, kan een agendapunt op de niet-openbare agenda worden geplaatst.

• 4. Indien een wethouder een vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen.

Artikel 3 Verhindering

• 1. Wanneer een collegelid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de burgemeester.

• 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de burgemeester.

Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning

• 1. De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

• 2. De adjunct-gemeentesecretaris zorgt voor de juiste voorbereiding van de agendapunten.

• 3. De adjunct-gemeentesecretaris maakt aparte besluitenlijsten van de openbare en van de niet-openbare agendapunten van de vergadering.

• 4. De adjunct-gemeentesecretaris zorgt voor een terugkoppeling van de behandelde onderwerpen aan de ambtelijke organisatie.

• 5. De communicatieadviseur voor het bestuur ondersteunt het college tijdens de vergadering en zorgt ervoor dat in korte teksten de besluiten van het college worden bekendgemaakt op de gemeentelijke website.

• 6. Bij verhindering van de secretaris en/of de adjunct-gemeentesecretaris neemt de bestuurssecretaris de nodige taken waar.

Artikel 5 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 6 Besluitvorming

• 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt het besluit geacht te zijn genomen.

• 2. Een lid van het college kan aantekening van zijn opvattingen over het genomen besluit laten opnemen in de besluitenlijst.

• 3. Een lid van het college kan bij toepassing van het tweede lid van dit artikel aangeven, dat hij zijn opvattingen over het genomen besluit openbaar kenbaar zal maken.

Artikel 7 Besluitenlijst

• 1. De besluitenlijst bevat ten minste:

  • a. de namen van de aanwezige en van de afwezige deelnemers;

  • b. de besluiten die het college genomen heeft.

• 2. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 8 Openbare vergaderingen

• 1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 2. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking. Op dat moment vervalt het op 1 juni 2018 vastgestelde Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college 2018.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 13 mei 2022.

de secretaris,

dhr. H.W.J. Klaucke

de burgemeester,

mw. A. Attema

Toelichtinq

Algemeen

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een Reglement van Orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de Gemeentewet onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de collegeleden behoort daartoe.

Artikel 1 Constituerend beraad

In de eerste vergadering van het college worden de huishoudelijke zaken van het college geregeld, zoals verdeling van de werkzaamheden (portefeuilles) en onderlinge vervanging tussen de collegeleden. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college). Naast de verdeling van de werkzaamheden wordt de onderlinge vervanging geregeld.

Met het eerste lid wordt ook voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet waarin onder meer is bepaald dat bij verhindering van de burgemeester zijn ambt wordt waargenomen door een door het college aan te wijzen wethouder.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerste lid Gemeentewet. Door de algemeen flexibele formulering bestaat de mogelijkheid om in bijzondere gevallen af te wijken.

Artikel 3 Verhindering

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 4 en 5 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven.

Artikel 57 en 55, eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze artikelen uit de Gemeentewet geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.

Artikel 6 Besluitvorming

In artikel 56 Gemeentewet is zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college geregeld. Het in de wet opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.

Artikel 7 Besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijke besluitenlijst moeten worden gemaakt. Die zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

Artikel 8 Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 8 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Dit artikel spreekt voor zich.