Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Edam-Volendam inzake de financiële organisatie en de interne controle. (Budgethoudersregeling Edam-Volendam)

Opmerking bij deze publicatie

Met deze publicatie wordt de tekst van het besluit beschikbaar gesteld, omdat dit niet reeds bij de bekendmaking is gebeurd.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Edam-Volendam,

gelet op artikel 16 en 17 van de Financiële verordening Edam-Volendam, het inkoop- en aanbestedingsbeleid van Edam-Volendam en de Mandaatregeling Edam-Volendam,

dat in de Mandaatregeling Edam-Volendam de publiekrechtelijke en privaatrechtelijke bevoegdheden aan functionarissen in de organisatie worden toegekend om hen in staat te stellen deze taken rechtmatig en doelmatig uit te voeren waarbij de Budgethoudersregeling invulling geeft aan de reikwijdte van deze privaatrechtelijke bevoegdheden door de beschikbaarstelling van de benodigde budgetten;

B E S L U I T:

vast te stellen de BUDGETHOUDERSREGELING EDAM-VOLENDAM.

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze regeling verstaat onder:

• a. budget: exploitatiebudget, investeringsbudget, kostenplaatsbudget, projectbudget;

• b. budgetbeheerder: de functionaris die door de budgethouder is aangewezen om namens hem of haar een deel of delen van het budget of bij het budget behorende taakstelling uit te voeren of te realiseren;

• c. budgethouder: degene aan wie middelen zijn toegekend en gevolmachtigd en gemachtigd is om bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem of haar toegewezen budgetten en die als zodanig verantwoordelijk is voor de beheersing van het budget;

• d. budgettoewijzingsoverzicht: het bij deze regeling behorende overzicht met daarop vermeld de verschillende budgetsoorten, budgetniveaus, budgethouders en budgetbeheerders;

• e. college: college van burgemeester en wethouders van Edam-Volendam;

• f. directie: ambtelijk orgaan, bestaande uit de secretaris en de directeur, dat het college adviseert en de ambtelijke organisatie aanstuurt;

• g. exploitatiebudget: een taakstelling, tot uitdrukking komend in uitgaven, respectievelijk inkomsten, verbonden aan in de programmabegroting opgenomen programma’s en de daarin vermelde producten. Tot het budget wordt tevens gerekend het realiseren van de in de programmabegroting ter zake opgenomen indicatoren, prestaties, kengetallen en voorschriften;

• h. investeringsbudget: een taakstelling, tot uitdrukking komend in uitgaven en inkomsten, verbonden aan in de programmabegroting onder prioriteiten opgenomen investeringsbudgetten en investeringsbudgetten opgenomen in tijdens het begrotingsjaar door de gemeenteraad vastgestelde suppletoire begrotingen;

• i. kostenplaatsbudget: een taakstelling, tot uitdrukking komend in uitgaven en inkomsten, verbonden aan een of meer kostenplaatsen in de begroting. Tot het budget wordt tevens gerekend het realiseren van de in de programmabegroting en productbegroting ter zake van de kostenplaatsen opgenomen indicatoren, prestaties, kengetallen en voorschriften;

• j. projectbudget: een taakstelling, tot uitdrukking komend in uitgaven en inkomsten, ten behoeve van een eenmalig, tijdelijk project met een concreet beoogd eindresultaat waaronder begrepen een investeringsbudget en een exploitatiebudget;

Artikel 2 Vaststelling budgetten

• 1. Jaarlijks vóór een door het college vast te stellen datum bieden de budgethouders het college de programmabegroting en productenraming aan van het volgende kalenderjaar, met daarin de vertaling van de voorgenomen activiteiten en inzet van middelen. Daarbij wordt rekening gehouden met de door het college vastgestelde begrotingsrichtlijnen.

• 2. Indien in de productenraming de prestaties, indicatoren, zowel kwalitatief als kwantitatief niet of niet voldoende zijn beschreven, kunnen specifieke afspraken worden gemaakt.

• 3. Budgetten worden geacht te zijn vastgesteld op het moment, dat de gemeenteraad, bij de vaststelling van de begroting of in de loop van het begrotingsjaar bij suppletoire begrotingen, het college opdracht heeft gegeven om de begroting uit te voeren.

Artikel 3 Aanwijzing budgethouders

• 1. De leden van de directie en de afdelingshoofden zijn de eerste budgethouders.

• 2. De secretaris is bevoegd overige budgethouders aan te wijzen.

• 3. Budgethouders zijn bevoegd budgetbeheerders aan te wijzen.

• 4. De aanwijzing als budgethouder en budgetbeheerder wordt met vermelding van de daarvoor in aanmerking komende budgetten schriftelijk gedaan op basis van een 2 keer per jaar te actualiseren en vast te stellen budgettoewijzingsoverzicht.

Artikel 4 Verantwoordelijkheden

De budgethouders zijn verantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten.

Artikel 5 Bevoegdheden budgethouder en budgetbeheerder, spoedeisende uitgaven

• 1. De budgethouder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven tot maximaal de betreffende budgetten waarvoor hij als budgethouder op kosten categoraal niveau is aangewezen met dien verstande dat voor het vragen van offertes en het doen van een gunning het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt gevolgd.

• 2. De budgetbeheerder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven tot maximaal de betreffende budgetten waarvoor hij als budgetbeheerders op kosten categoraal niveau is aangewezen met dien verstande dat voor het vragen van offertes en het doen van een gunning het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt gevolgd

• 3. In geval van calamiteiten is de (loco)secretaris bevoegd verplichtingen aan te gaan en budgetten aan te wenden zonder dat daarvoor een goedgekeurd of toereikend budget aanwezig is.

Artikel 6 Verplichtingen budgethouder en budgetbeheerder

• 1. Verplichtingen worden slechts aangegaan nadat de budgethouder of budgetbeheerder heeft geconstateerd dat er voldoende budget beschikbaar is gesteld. Indien onvoldoende budget aanwezig is, wordt vooraf aanvullende budgetruimte aangevraagd.

• 2. Indien een uitgave wordt gedaan zoals bedoeld in artikel 5, derde lid, wordt het college zo spoedig mogelijk geïnformeerd over de noodzaak van deze handelwijze, de gevolgen daarvan en wordt zorggedragen voor een voorstel tot beschikbaarstelling van het budget.

• 3. Factuurbedragen tot en met een bedrag van € 50 per kostenplaats dienen alleen door de prestatie akkoord verklaarder (PAV’er) of de budgetbeheerder te worden gefiatteerd. Het beoogde resultaat hiervan is dat hierdoor het aantal benodigde handelingen ter fiattering per factuur minder wordt aangezien fiattering door de budgethouder niet meer nodig is voor deze posten.

• 4. De budgethouder en budgetbeheerder zijn verplicht inkomsten die niet zijn begroot en meer bedragen dan € 10.000 te melden aan de (loco)secretaris.

• 5. De budgethouder en budgetbeheerder dragen zorg voor een adequate organisatie van processen en activiteiten die nodig zijn voor de realisatie van de doelstellingen binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen.

• 6. De budgethouder en/of –beheerder geeft opdracht aan de leverancier om de codering en de naam van de budgethouder en/of –beheerder op de factuur van de geleverde dienst of het geleverde goed te vermelden en de factuur te verzenden naar Factuur@Edam-Volendam.nl.

Artikel 7 Controle facturen, fiattering betalingen en ontvangsten

• 1. Betalingsbescheiden en ontvangsten zoals blijkend uit facturen, beschikkingen en correspondentie worden gefiatteerd en van naam voorzien door de verantwoordelijke budgethouder en budgetbeheerder.

• 2. De budgetbeheerder controleert een ontvangen factuur alvorens deze aan de budgethouder ter fiattering en medeondertekening voor te leggen en vergewist zich dat:

  • a. de op de factuur opgenomen naam, adres en woonplaats en het bankrekeningnummer van degene door wie de levering is verricht overeenstemmen met aanwezige besteldocumentatie;

  • b. de gehanteerde prijs en betalingscondities overeenkomstig de offerte en de overeenkomst is;

  • c. de geleverde aantallen volgens de bestelbonnen overeenstemmen met de aantallen op de factuur;

  • d. de berekeningen inzake aantallen en prijzen, de gehanteerde omzetbelastingpercentages en de totaaltellingen juist zijn;

  • e. het op de factuur opgenomen tijdstip en de plaats van levering conform de bestel- en ontvangstbon zijn;

  • f. het op de factuur vermelde aantal in rekening gebrachte uren voor diensten middels bijgevoegde specificatie aanwijsbaar controleerbaar is aan een vorm van uren of verblijfregistratie;

  • g. de codering en de naam van de budgethouder en/of –beheerder op de factuur van de geleverde dienst of het geleverde goed zijn vermeld.

• 3. De budgethouder en budgetbeheerder vermelden of controleren (indien voorgecodeerd door de afdeling Financiën), het kostenplaatsnummer en de kostensoort:

  • a. waarvoor zij verantwoordelijkheid dragen zoals vermeld in het budgettoewijzingsoverzicht;

  • b. waarop de factuur geboekt kan worden.

• 4. Door de afdeling Financiën wordt getoetst (interne controle) of aan bovenstaande criteria is voldaan.

Artikel 8 Plaatsvervanging

Bij afwezigheid van de budgethouder of budgetbeheerder wordt de bevoegdheid uitgeoefend door:

• a. een in lijn hogere functionaris;

• b. een aangewezen plaatsvervanger.

Artikel 9 Budgetregistratie

• 1. De afdeling Financiën draagt zorg voor registratie en beschikbaarstelling van de budgetten, en de signalering van afwijkingen van hetgeen ten aanzien van de budgetten is vastgesteld,.

• 2. De budgethouder en budgetbeheerder hebben via een geautomatiseerd systeem toegang tot de financiële beheerapplicatie van de aan hen toegewezen budgetten.

Artikel 10 Budgetsubstitutie

• 1. De budgethouder is, met uitzondering van de kostensoorten die betrekking hebben op doorberekende loonkosten, subsidies, verplichte uitgaven en niet beïnvloedbare posten, bevoegd binnen zijn toegewezen producten te schuiven met kostensoorten met dien verstande dat de taakstelling van de oorspronkelijke raming is gerealiseerd en met schriftelijke toestemming van de (loco)secretaris. Ingeval van substitutie moet wel op de juiste categorieën worden blijven geboekt, voor de budgetbeoordeling worden kostencategorieën gecumuleerd zodat het budgetresultaat uit de optelsom van meerdere categorieën binnen één product bestaat.

• 2. Uitgavenbudgetten kunnen worden gecompenseerd met inkomstenbudgetten indien

  • a. tussen stijging van inkomsten en uitgaven een direct aantoonbaar verband aanwezig is en

  • b. na toestemming van de (loco)secretaris.

Artikel 11 Budgetoverheveling

• 1. Budgethouders zijn bevoegd om de onderuitputting van budgetten aan te wenden om tegenvallers binnen hetzelfde product of kostenplaats te compenseren.

• 2. Budgethouders zijn verplicht om tegenvallers in de begrotingsuitvoering met een beïnvloedbaar karakter binnen hetzelfde product of kostenplaats te compenseren, tenzij dit zou leiden tot een beleidsaanpassing.

Artikel 12 Budgetverantwoording en rapportage

• 1. De budgethouder en budgetbeheerder dragen zorg voor de aanlevering van gegevens en onderliggende documenten die nodig zijn voor de financiële administratie, de begroting, de bewaking van budgetten en investeringsruimten en de verslaglegging.

• 2. Overeenkomstig de aanwijzingen van de (loco)secretaris leggen budgethouders periodiek aan hem verantwoording af over de voortgang van het financiële en inhoudelijk gevoerde beleid en beheer.

• 3. De secretaris legt middels een bestuursrapportage periodiek verantwoording af aan het college.

Artikel 13 Overige bepalingen

De budgethouder en budgetbeheerder zijn verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie noodzakelijk is.

Artikel 14 Intrekking, inwerkingtreding en citeertitel

• 1. De Budgetbeheersregeling 2016 wordt ingetrokken.

• 2. Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking.

• 3. Deze regeling wordt aangehaald als: Budgethoudersregeling Edam-Volendam.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 19 januari 2018,

het college van burgemeester en wethouders van Edam-Volendam,

de loco-secretaris,

drs. M. Bekkenkamp

de burgemeester,

L.J. Sievers