Gemeenteblad van Pijnacker-Nootdorp
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Pijnacker-Nootdorp | Gemeenteblad 2022, 258112 | ander besluit van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Handboek vervanging archiefbescheiden Pijnacker-Nootdorp 2022
De medewerkers van de gemeente Pijnacker-Nootdorp werken sinds september 2012 met digitale documenten. Vervanging van papieren documenten door digitale exemplaren, vindt sinds september 2012 plaats. Op 11 juni 2019 is overgestapt op een nieuw zaaksysteem en het daarbij behorende zaakgericht werken. Het bestaande Handboek Vervanging en de bijlagen worden daarom aangepast aan de nieuwe werkwijze(n).
|
Vervanging is: informatie (documenten) wordt van de ene drager op de andere overgezet en de informatie op de nieuwe drager wordt het origineel. |
Voor de vervanging van zowel permanent te bewaren als op termijn vernietigbare archiefbescheiden, is een besluit tot vervanging van het college van burgemeester van wethouders vereist conform het fungerende Archiefbesluit en de Archiefregeling. Dit vervangingsbesluit is door het college op 12 juni 2018 genomen. De huidige wijziging van het handboek betreft voornamelijk (technische) wijzigingen in procedures. Dit als gevolg van de ingebruikneming van het zaaksysteem. Het vervangingsbesluit uit 2018 blijft van kracht. De gemeentearchivaris heeft op 29-03-2022 positief geadviseerd m.b.t. de inhoud van dit handboek.
Het doel van het Handboek Vervanging is het vastleggen van de beleidsmatige, procesmatige en technische inrichting van de vervanging van de te bewaren en de te vernietigen archiefbescheiden. Het Handboek Vervanging voorziet in de beschrijving als bedoeld in de regelgeving en dient als richtlijn voor de uitvoering van het vervangingsproces. Daarmee vormt het handboek de inhoudelijke grondslag voor het vervangingsbesluit.
Dit handboek volgt de eisen die in de Archiefregeling aan vervanging van permanent te bewaren archiefbescheiden worden gesteld. De aspecten genoemd in de Archiefregeling worden in dit handboek op hoofdlijnen beschreven. In de bijlagen zijn uitwerkingen en verwijzingen opgenomen. Ook is rekening gehouden met het gestelde in de landelijke - en gemeentelijke regelgeving. De Landelijke Handreiking Vervanging Archiefbescheiden, versie 2.0 is gebruikt bij de voorbereiding van het vervangingstraject.
2. Kaders en verantwoordelijkheden
Sinds 1 januari 2013 heeft de zorgdrager, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Pijnacker-Nootdorp, op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995 de bevoegdheid om zelf het besluit tot vervanging te nemen. Voor permanent te bewaren archiefbescheiden is naast de Archiefwet en het Archiefbesluit ook artikel 26b van de Archiefregeling van toepassing.
Artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 stelt als voorwaarde dat vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de gegevens in de te vervangen archiefbescheiden. Daarnaast dient de zorgdrager volgens artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit aan te geven op welke wijze rekening is gehouden met:
- a.
- b.
- c.
- d.
Artikel 8 van het Archiefbesluit eist dat de zorgdrager van de vervanging een verklaring opmaakt, die ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat, evenals op grond waarvan de vervanging is geschied. Deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden berusten.
Op grond van artikel 26b van de Archiefregeling dient de zorgdrager, voor zover het archiefbescheiden betreft die volgens een geldende selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht te geven in ten minste de volgende aspecten:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
- g.
- h.
2.3 Taken en verantwoordelijkheden
De verantwoordelijkheid voor de zorg en het beheer van het archief is vastgelegd in de Archiefverordening Pijnacker-Nootdorp 2018 en de Beheerregeling informatiebeheer Pijnacker-Nootdorp 2019. Ter verduidelijking is in bijlage 1 het organogram opgenomen.
Ondersteuning informatiebeheer
Het cluster IB van team informatievoorziening en automatisering (I&A) van de afdeling Interne Dienstverlening (IDV) ondersteunt de afdelingen bij het beheren en archiveren van de informatie. Met betrekking tot het vervangingsproces houdt cluster IB zich bezig met het ontvangen, selecteren, scannen, registreren, opslaan en het beheren van de in het zaaksysteem aanwezige archiefbescheiden en met het vernietigen van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Aanbieding te vervangen archiefbescheiden
De afdelingen zijn verantwoordelijk voor het aanbieden aan cluster IB van archiefbescheiden die het vervangingsproces nog moeten doorlopen.
Overbrenging archiefbescheiden
Voor de permanente bewaring van archiefbescheiden worden de daarvoor in aanmerking komende bescheiden periodiek overgebracht naar Stadsarchief Delft. Met betrekking tot het overbrengen van digitale archiefbescheiden zullen nog nadere afspraken worden gemaakt met de gemeentearchivaris als verantwoordelijke voor het archiefbeheer na overbrenging. Zie hiervoor bijlage 2 ‘Concept-overdrachtsprotocol e-depot Archief Delft.’
De gemeentearchivaris is verantwoordelijk voor het archieftoezicht op de niet overgebrachte archiefbescheiden. Dit toezicht wordt jaarlijks (kpi’s) en indien nodig aanvullend uitgevoerd.
Proceseigenaar vervangingsproces
Het hoofd IDV is proceseigenaar van het vervangingsproces en namens het college verantwoordelijk voor de uitvoering van het vervangingsproces en het gebruiken van de digitale beheeromgeving door de betreffende medewerkers. Het operationele beheer van het handboek is belegd bij de senior beleidsmedewerker verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken met betrekking tot informatiebeheer.
2.4. Opleiding en instructie van medewerkers
De opleiding en instructie van medewerkers, voor zover relevant voor de uitvoering van de procedures in dit handboek, is zodanig dat de verantwoordelijke medewerkers in staat zijn om de handelingen voor het vervangingsproces conform de voorgeschreven procedures uit te voeren.
Het gaat hierbij om handelingen in de volgende procedures:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
De beschrijvingen waarin de functies (rollen) en taken zijn weergegeven, zijn opgenomen in bijlage 5 'Functiebeschrijvingen'. De functie-eisen zijn opgenomen bij de betreffende procedures. In de gevallen dat medewerkers niet (volledig) voldoen aan de functie eisen die horen bij de rollen of zodra deze rollen worden uitgevoerd door andere medewerkers staan zij onder supervisie en verantwoordelijkheid van een gekwalificeerde medewerker.
3. Reikwijdte van het vervangingsproces
Het voorliggende handboek vervanging geldt als procedure voor vervanging van alle categorieën analoge archiefbescheiden die op grond van de geldende selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen voor vervanging in aanmerking komen. De uitzonderingen hierop zijn in dit handboek beschreven. Interne en uitgaande documenten komen pas in aanmerking voor vervanging als een ‘natte’ paraaf of handtekening is gezet of wanneer relevante aantekeningen zijn aangebracht.
De digitaal opgemaakte of ontvangen documenten worden direct digitaal opgeslagen, geregistreerd en gearchiveerd in het zaaksysteem van de gemeente en komen daarom niet voor vervanging in aanmerking.
Sinds 1 september 2012 werkt de gemeente volledig digitaal – met digitale handtekening. Hiervoor heeft het college op 12 juni 2018 een vervangingsbesluit genomen.
De archiefbescheiden die wettelijke verplicht op papier bewaard dienen te worden of vanwege hun vorm niet scanbaar zijn en/of intrinsieke waarde hebben, vallen onder de uitzonderingen. Voor zover mogelijk wordt ter raadpleging wel een digitale (werk)kopie gemaakt van alle archiefbescheiden die als uitzondering zijn benoemd (ter ondersteuning van het werkproces). Ten aanzien van deze uitzonderingen geldt dat bij de digitale (werk)-kopie in het zaaksysteem de locatie van het papieren origineel wordt vermeld. Op het papieren origineel wordt het zaak- en/of berichtnummer overgenomen waaronder de eventuele digitale kopie in het zaaksysteem is opgeslagen.
Analoge archiefbescheiden worden niet vervangen als die bescheiden een meerwaarde (intrinsieke waarde) hebben juist omdat papier de drager is. Dit betreft de waarde van de archiefbescheiden voor het culturele erfgoed en het belang van de gegevens voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek. Zodra aan archiefbescheiden toch een intrinsieke waarde toe te kennen is, zullen deze archiefbescheiden wel worden gescand en opgenomen in het zaaksysteem maar ze worden niet vervangen.
Per 1 januari 2015 worden stukken van vervanging uitgezonderd die genoemd worden op de lokale aanvulling op de selectielijst. Dit geldt overigens alleen als ze op papier aanwezig zijn. De lokale lijst is via het zaaksysteem terug te vinden onder zaaknummer: 1326492 - Plaatselijke stukkenlijst 2022
Wettelijke voorschriften of organisatorische overwegingen
Er zijn archiefbescheiden die wel geregistreerd worden maar volgens wettelijke voorschriften of organisatorische overwegingen niet vervangen mogen worden. Deze archiefbescheiden worden wel gedigitaliseerd maar worden niet vervangen. Dit wordt bij de registratie in Kofax vastgelegd en is op berichtniveau in het zaaksysteem terug te vinden.
Documenten die wel voor vervanging in aanmerking komen maar niet gescand kunnen worden
Archiefbescheiden die op basis van de criteria in dit handboek wel voor vervanging in aanmerking komen maar die niet gescand kunnen worden (bijvoorbeeld door de vorm, zoals maquettes of door het formaat zoals groter dan A0), worden op dezelfde wijze geregistreerd als de scans in het zaaksysteem. Deze archiefbescheiden worden dan alsnog uitgezonderd van vervanging. Dit wordt in het in het zaaksysteem op berichtniveau aangegeven. Deze archiefbescheiden blijven fysiek bewaard tot het moment dat ze vernietigd moeten worden als conform de selectielijst vernietiging plaats dient te vinden. Als deze archiefbescheiden niet op termijn voor vernietiging in aanmerking komen, worden ze op het juiste moment naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats overgebracht.
Documenten die een meerwaarde hebben juist omdat papier de drager is
De archiefbescheiden die uitgezonderd worden van vervanging omdat ze wettelijke verplicht op papier bewaard dienen te worden of vanwege hun vorm niet scanbaar zijn en/of intrinsieke waarde hebben, zijn de volgende:
4. Inrichting van het vervangingsproces
Het vervangingsproces omvat het ontvangen, de selectie, het scannen, de registratie, het beheer van de te vervangen archiefbescheiden en de vernietiging van de vervangen (analoge) archiefbescheiden. Ondersteunende middelen betreffen scanners, beeldschermen voor de visuele controle van de scans, het zaaksysteem en de digitale opslaglocaties.
Iedere individuele medewerker is verantwoordelijk voor het aanbieden - aan cluster IB - van archiefbescheiden die hij buiten team I&A om ontvangt en die het vervangingsproces nog moeten doorlopen. Bijvoorbeeld wanneer een poststuk (archiefbescheiden) door een inwoner aan een medewerker wordt afgegeven. Team Bodedienst en Facilitair (B&F) zorgt vervolgens voor scanning.
Interne en uitgaande archiefbescheiden worden door organisatieonderdelen digitaal opgesteld, geregistreerd en voorzien van een elektronische handtekening. Zodra deze archiefbescheiden worden geprint en op papier worden voorzien van belangrijke aantekeningen, parafen of 'natte' handtekeningen, komen ze voor vervanging in aanmerking. Deze archiefbescheiden worden door de afdelingen naar cluster IB gestuurd. Cluster IB zorgt in dit geval voor het scannen en het koppelen van de scan aan de bestaande registratie (als nieuw exemplaar).
In een aantal gevallen wordt in dit handboek verwezen naar documenten en handleidingen die wij hanteren rond het informatiebeheer in het algemeen en de vervanging in het bijzonder. Het integrale vervangingsproces is hieronder op hoofdlijnen weergegeven.
4.1 Selecteren archiefbescheiden
De werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door de medewerker documentselectie (cluster IB) of een daartoe aangewezen medewerker.
Voor de uitvoering van deze procedure is de volgende opleiding en/of kwalificatie vereist:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Procesbeschrijving inkomende post
De medewerker documentselectie opent en sorteert de ingekomen papieren archiefbescheiden op relevantie voor opname in het zaaksysteem.
Beoordeling wel/niet openen documenten
Alle post die door de gemeente centraal op de postkamer wordt ontvangen wordt door de medewerker documentselectie geopend. Uitzonderingen hierop zijn:
- 1.
- 2.
- 3.
|
Komen deze documenten na openen door de ontvanger in aanmerking voor registratie, worden deze alsnog ter scanning aangeboden |
Op verzoek van de organisatie worden afspraken gemaakt over de verwerking van te ontvangen post. Deze afspraken worden bijgehouden in de I-Navigator. Hiervoor is in de I-Navigator een lokaal veld opgenomen “Postverwerkingsafspraken”. Hierin zijn de geldende uitzonderingen opgenomen.
Uitzondering van tijdelijke aard
Soms worden afspraken gemaakt die van tijdelijk aard zijn. Het betreft bijvoorbeeld: te ontvangen enquêtes die door een extern bureau worden verwerkt of poststukken alleen in het bijzijn van een notaris worden geopend. Deze worden op het whiteboard op de postkamer genoteerd zodat deze bij iedere registrator bekend en duidelijk zijn.
Verkeerd geadresseerde post wordt geretourneerd aan de afzender.
Selectie van archiefwaardige documenten
Als een envelop mag worden geopend, beoordeelt de medewerker documentselectie of het document archiefwaardig is. Als het document archiefwaardig is, moet het worden opgenomen in het zaaksysteem en doorloopt het document het vervangingsproces. Het uitgangspunt hierbij is dat alle archiefbescheiden worden geregistreerd in het zaaksysteem tenzij deze behoren tot een één van onderstaande categorieën:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
De medewerker documentselectie legt de documenten die niet in het zaaksysteem opgenomen worden, zoals de niet te openen documenten en de niet archiefwaardige documenten op een aparte stapel. Vervolgens worden deze documenten in ongewijzigde vorm rechtstreeks doorgestuurd naar de ontvanger. De ontvanger is het verantwoordelijke organisatieonderdeel. De doorgestuurde documenten dienen, indien registratiewaardig, door de ontvanger alsnog ter scanning aangeboden te worden aan de medewerker documentselectie voor het doorlopen van het vervangingsproces.
Alle archiefwaardige documenten worden bij het scannen gescheiden door een scheidingspagina. De scheidingspagina dient voor scheiding van de te scannen documenten in aparte registraties in de scansoftware.
De medewerker documentselectie bereidt de te scannen documenten voor door:
- •
- •
- •
Controle uitzondering vervanging
Archiefbescheiden die niet of niet direct het vervangingsproces doorlopen, zoals stukken die door hun vorm niet scanbaar zijn, worden gecontroleerd door een andere medewerker documentselectie. Bekeken wordt of het document toch gescand kan worden.
Aanlevering archiefbescheiden aan registrator
Indien het scannen van de archiefbescheiden niet mogelijk is, worden deze direct aangeboden bij de registrator. De registrator zorgt voor registratie van de archiefbescheiden.
De geopende archiefbescheiden worden door de medewerker documentselectie in verschillende groepen/batches verdeeld.
- 1.
- 2.
- 3.
Procesbeschrijving interne archiefbescheiden
Het grootste deel van de interne archiefbescheiden dat digitaal in het zaaksysteem opgenomen, bewerkt, behandeld en gearchiveerd wordt, is van oorsprong digitaal. De onderstaande archiefbescheiden doorlopen het vervangingsproces.
- 1.
- 2.
- 3.
Originele raadsbesluiten worden periodiek ter scanning aangeboden bij de medewerker documentselectie. In alle andere gevallen wordt van medewerkers verwacht dat deze archiefbescheiden aanbieden bij de medewerker documentselectie. Daar zullen de archiefbescheiden alsnog het vervangingsproces doorlopen.
Procesbeschrijving uitgaande archiefbescheiden
Het postproces is zo ingericht dat een uitgaand stuk niet meer hoeft te worden bijgescand. Hiertoe zijn twee maatregelen genomen.
- 1.
Voor de ondertekening van documenten wordt gebruik gemaakt van de “gewone” digitale handtekening. Bevoegdheden zijn vastgelegd in het geldende mandaatbesluit dat is terug te vinden op website van Pijnacker-Nootdorp. Na ondertekening wordt een .pdf exemplaar van het document gemaakt dat niet meer gewijzigd kan worden. Tevens is in het zaaksysteem middels logging vastgelegd welke functionaris het document heeft ondertekend. De onderstaande documenten worden niet digitaal ondertekend.
- -
- 2.
Centrale verzending met plaatsing van verzenddatum bij het printen.
Documenten worden na vaststelling digitaal bij de bodedienst aangeboden. Bij het afdrukken wordt de verzenddatum automatisch op het document geplaatst. In het zaaksysteem wordt vastgelegd op welke datum het document is afgedrukt en verzonden. Dit is terug te vinden op de berichtregistratie (dus niet op het document zelf).
In uitzonderingsgevallen wordt het document door medewerkers zelf afgedrukt en voorzien van handtekening, bijlagen en verzenddatum. Als hiervan sprake is, wordt van medewerkers verwacht dat deze archiefbescheiden worden aangeboden aan het team I&A (waar ze als eerste terecht komen bij de medewerker documentselectie). Daar zullen de archiefbescheiden alsnog het vervangingsproces doorlopen. De medewerker documentselectie levert de papieren archiefbescheiden aan bij de scanspecialist. Uitgaande archiefbescheiden waarvan door enig wettelijk voorschrift of organisatorische overwegingen is bepaald dat deze in papieren vorm leidend zijn, mogen niet vervangen worden. Deze archiefbescheiden worden dan alleen gedigitaliseerd en opgenomen in het zaaksysteem maar worden niet vervangen.
Aanlevering archiefbescheiden aan scanspecialist
De medewerker documentselectie levert alle te scannen archiefbescheiden aan bij de scanspecialist. Deze archiefbescheiden worden opgenomen in het zaaksysteem.
Schematisch overzicht selectieprocedure
In het schema hieronder is de selectieprocedure uitgewerkt:
De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende resultaten:
|
Documenten die vallen onder de criteria van ‘uitzonderingen’ doorlopen het vervangingsproces niet. |
|
|
Alle te scannen en te registreren archiefbescheiden zijn voorzien van een scheidingspagina. |
De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico’s:
De werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door de scanspecialist (team Facilitair & Bodedienst, specifiek de bodedienst) of een daartoe aangewezen medewerker.
Voor de uitvoering van deze procedure is de volgende opleiding en/of kwalificatie vereist:
- •
- •
- •
- •
Procedure scannen ingekomen archiefbescheiden
De scanspecialist haalt de archiefbescheiden op bij de medewerker documentselectie. De medewerker documentselectie levert de archiefbescheiden in batches aan.
De scanspecialist werkt met twee verschillende profielen voor het scannen van de archiefbescheiden. De scanbatches corresponderen met de door de medewerker documentselectie aangeleverde batches.
De scaninstellingen zijn beschreven in hoofdstuk 5, paragraaf 5.3 ‘Bestandsformaten’, paragraaf 5.4 ‘scaninstellingen’ en in bijlage 6 ‘Scanners en scansoftware.
Er wordt gewerkt met een scheidingspagina. De scheidingspagina zorgt ervoor dat de scansoftware herkent wanneer een volgend poststuk start. Per poststuk wordt een bericht aangemaakt. Na het uitvoeren van de scanactiviteit worden de scans automatisch beschikbaar gesteld in de registratie/validatiemodule van de scansoftware.
Tussen de archiefbescheiden van afwijkend formaat, groter dan A3 tot en met A0 wordt geen scheidingspagina geplaatst. De archiefbescheiden groter dan A3 tot en met A0 moeten na het scannen door de registrator handmatig worden geïmporteerd en gekoppeld aan het bericht.
Procedure scannen uitgaande en interne archiefbescheiden
De scanspecialist ontvangt van de medewerker documentselectie de papieren uitgaande en interne archiefbescheiden afkomstig van medewerkers van de verschillende organisatieonderdelen. Deze archiefbescheiden bevatten belangrijke aantekeningen, bijlagen, ‘natte’ handtekeningen, parafen of een verzenddatum die opgenomen moeten worden in het zaaksysteem. De scanspecialist scant deze archiefbescheiden en voegt deze toe in het zaaksysteem.
Archiefbescheiden die om organisatorische of inhoudelijke redenen in eerste instantie niet zijn gescand, maar waarbij het scannen alsnog moet gebeuren om het document te digitaliseren, worden nagescand. Dit zijn bijvoorbeeld documenten die persoonlijk in handen zijn gegeven aan medewerkers of die via andere kanalen dan het gebruikelijke postkanaal zijn binnengekomen. Gewijzigde ingekomen archiefbescheiden worden nagescand omdat dit in feite nieuwe originele documenten zijn.
Archiefbescheiden die al geregistreerd zijn maar vervolgens gewijzigd zijn, worden bijgescand. Deze worden opnieuw gescand en toegevoegd aan de bestaande zaak in het zaaksysteem en toegevoegd in het bericht.
Na te scannen en bij te scannen archiefbescheiden worden aangeboden aan de medewerker documentselectie en doorlopen dezelfde procedures als ‘gewone te scannen’ archiefbescheiden.
Het scanproces is centraal georganiseerd. Alleen geautoriseerde medewerkers (de scanspecialist en de scanbeheerder) kunnen gebruik maken van de centrale scanvoorziening. De scanspecialist scant archiefbescheiden volgens de ‘Handleiding selecteren, scannen en registreren.’ De scanspecialist controleert de kwaliteit van de scans op juistheid van de scan op volledigheid, informatiewaarde en op leesbaarheid. Dit is een controle op de leesbaarheid van de images, de volledigheid van de archiefbescheiden en de natuurgetrouwe weergave van het origineel. De wijze waarop de kwaliteit van de scans wordt gecontroleerd, is vastgelegd in de ‘Handleiding selecteren, scannen en registreren.’ Indien blijkt dat de kwaliteit na het scannen onvoldoende is, zal de scanspecialist het document opnieuw scannen zodat alsnog het beste resultaat wordt verkregen. Na de registratie wordt een tweede kwaliteitscontrole uitgevoerd door de medewerker kwaliteitszorg. In paragraaf 4.6 zijn de criteria waarop de scans worden gecontroleerd nader uitgewerkt.
Aanlevering archiefbescheiden aan de registrator
De scanspecialist zorg ervoor dat de scans na het scannen beschikbaar komen voor de registrator die belast is met de registratie van de metadata. Na het scannen worden bij elkaar behorende archiefbescheiden weer op analoge wijze bij elkaar gebracht (samengevoegd). De scanspecialist levert de batches zoals deze zijn aangeleverd in scanvolgorde aan bij de registratoren. Dit geldt ook voor bij- en nagescande archiefbescheiden. Wanneer thuis gewerkt wordt, registreert de registrator vanuit de digitale batches in Kofax.
Schematisch overzicht scanprocedure
In het schema hieronder is de scanprocedure uitgewerkt.
Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:
De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende resultaten:
De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico’s:
4.3 Registreren archiefbescheiden in het zaaksysteem
De werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door een registrator (cluster IB) of een daartoe aangewezen medewerker.
Voor de uitvoering van deze procedure is de volgende opleiding en of kwalificatie vereist:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Importeren bestanden t/m A3 formaat
Na het scannen van archiefbescheiden met een formaat t/m DIN A3, wordt de scan beschikbaar gesteld in de validatiemodule. Dit verloop via een geautomatiseerde export vanuit de scanmodule. Nadat de bestanden zijn ingelezen start het registratieproces.
Bij het scannen van archiefbescheiden met een formaat groter dan DIN A3 t/m DIN A0 wordt gebruik gemaakt van een grootformaat scanapparaat. Het scanapparaat plaatst de gescande bestanden op een netwerklocatie. Vervolgens wordt het bestand handmatig door de registrator vastgelegd in het zaaksysteem. Daarna worden de aanvullende registratiegegevens door de registrator opgeslagen bij de scan in het zaaksysteem.
Verwerking bestanden in het zaaksysteem
De archiefbescheiden worden na registratie omgezet in het archiefformaat PDF/A en op automatische wijze inhoudelijk op tekst doorzoekbaar gemaakt door middel van OCR (optical character recognition – tekstherkenning).
De hele organisatie heeft toegang tot de informatie die is opgeslagen in het zaaksysteem. Het bestand kan niet definitief verwijderd of gewijzigd worden zonder tussenkomst van de beheerder. De procedure is beschreven in het applicatiedossier Zaaksysteem paragraaf “Sharepoint beheer”.
Alle archiefbescheiden die zijn gedigitaliseerd, doorlopen de registratieprocedure. Dit nadat de scans in de validatiemodule van Kofax zijn geïmporteerd. De registrator is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de procedure. Voor de registratie wordt het metadataschema gehanteerd zoals is beschreven in bijlage 8 ‘Metadataschema Zaaksysteem’.
De registrator zorgt in de validatiemodule van Kofax voor de juistheid en volledigheid van de in te vullen of al ingevulde metadata. De registratiegegevens (registratiekenmerken) bevatten in ieder geval op zaakniveau: een zaaktype, onderwerp, afzender en betrokkene. Op berichtniveau: document-omschrijving, documentsoort, documentrichting inkomend, intern of uitgaand, datum van ontvangst of verzending, de afzender en de ontvanger van het document.
Registatie niet te scannen archiefbescheiden
Archiefbescheiden die wel voor vervanging zijn geselecteerd maar die niet gescand kunnen worden (bijvoorbeeld door hun vorm of formaat zoals groter dan A0), worden op dezelfde wijze geregistreerd als de scans. Deze documenten worden uitgezonderd van vervanging. Deze analoge documenten blijven bewaard tot het moment dat ze vernietigd kunnen worden indien dit conform de gemeentelijke selectielijst dient plaats te vinden. Als deze documenten voor blijvende bewaring in aanmerking komen dan worden deze documenten na behandeling naar de gemeentearchivaris gestuurd en in een analoog bestand gearchiveerd.
Procedure registreren uitgaande en interne archiefbescheiden
Het proces van registratie van te vervangen uitgaande en interne archiefbescheiden doorloopt bijna dezelfde stappen als de registratie van ingekomen archiefbescheiden.
Het verschil met het registreren van de ingekomen documenten is dat de registrator geen nieuwe zaak maakt maar de registratievelden (metadata) in het zaaksysteem controleert die grotendeels al zijn vastgelegd door de auteur. De medewerker kwaliteitszorg controleert de metadata op juistheid en volledigheid. Het document is immers al digitaal aangemaakt, voorzien van metadata en opgeslagen in het zaaksysteem door medewerkers van de organisatieonderdelen. De registrator brengt indien nodig, wijzigingen of aanvullingen in het zaaksysteem aan. Dit gebeurt conform de ‘Handleiding selecteren, scannen en registreren.’ Verder worden dezelfde stappen doorlopen zoals aangegeven bij het proces registratie van de ingekomen archiefbescheiden.
Routeren zaken niet afdelingsspecifieke zaaktypen
In de meeste gevallen is een zaaktype gekoppeld aan een behandelteam. In enkele gevallen is dat niet zo. De registrator routeert deze zaken op hoofdafdeling in het zaaksysteem. De werkverdeler van de afdeling zorgt voor verdeling naar de uiteindelijke behandelaar.
Schematische weergave procedure
In de opnameprocedure zijn de volgende stappen te onderscheiden:
Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:
De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:
De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico’s:
4.4 Kwaliteitscontrole en opbergen analoge archiefbescheiden
De werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door een medewerker kwaliteitszorg (cluster IB) of een daartoe aangewezen medewerker.
Voor de uitvoering van deze procedure is de volgende opleiding en of kwalificatie vereist:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De medewerker kwaliteitszorg opent de zaak, bericht en vervolgens het document en controleert dit op scheef scannen, op het aantal gescande pagina’s (volledigheid), op informatiewaarde (tekeningen, tabellen, betekenis van tabellen etc.) en op leesbaarheid. Bij leesbaarheid wordt gecontroleerd of de pagina’s van het document zonder fouten zijn gescand. Voorbeelden hiervan zijn vlekken, onleesbare passages, wegval van tekstdelen, horizontale en verticale strepen, pixelverstoringen (vaak veroorzaakt door vuil en stof), haloing door teveel verscherping, bovenmatige kleurafwijkingen, overbodige lege pagina’s, verspringingen en andere vervormingen (golfbewegingen, krommingen). Indien de scan op één van deze punten onvoldoende scoort, routeert de registrator het analoge document opnieuw naar de scanspecialist voor herscanning.
Inhoudelijke kwaliteitscontrole
De in het zaaksysteem aangemaakte zaakregistraties en berichten worden nagelopen op het juist toekennen van beschrijvende gegevens. Hierbij wordt gecontroleerd op de onderstaande criteria:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
Tevens wordt nogmaals gecontroleerd of een document terecht is uitgezonderd van vervanging. De medewerker kwaliteitszorg herstelt gebreken en rapporteert over de structurele gebreken in het kwaliteitsoverleg.
Opberging te vervangen analoge archiefbescheiden
Na de kwaliteitscontrole worden archiefbescheiden die voor vervanging in aanmerking komen in hangmappen opgeborgen. Er wordt één reeks gehanteerd voor alle te vervangen archiefbescheiden. In de hangmappen worden de archiefbescheiden geplaatst op datumvolgorde van scannen, binnen die datum op zaaknummer Mocht tijdens de behandeling van archiefbescheiden blijken dat pagina’s onleesbaar zijn of ontbreken, dan worden deze documenten gebruikt voor (her)scanning.
|
Per registratie wordt het zaaknummer op het document genoteerd. Wordt een document toegevoegd aan een lopende zaak, dan wordt ook het berichtnummer op het document genoteerd |
Per registratie worden het zaaknummer of het zaaknummer & berichtnummer met HB potlood op het document genoteerd. De documenten worden op volgorde van zaaknummer in de kast worden geplaatst. Aanvullende berichten op bestaande zaken worden door middel van een scheidingspagina achter de nieuwe zaken van die dag in de hangmap opgeborgen.
De opberging van voor vervanging uitgezonderde archiefbescheiden
Deze documenten worden gescand voor de volledigheid van het digitale archief. Het document wordt digitaal ter behandeling doorgestuurd naar de behandelaar. Indien nodig kan het bestand bij team I&A worden ingezien. Voor de documenten die uitgezonderd zijn van vervanging wordt een papieren dossier aangelegd dat apart van de te vervangen archiefbescheiden wordt bewaard.
Cultureel erfgoed en niet te scannen archiefbescheiden
Documenten die zijn aangemerkt als cultureel erfgoed of niet scanbaar zijn, worden analoog verstuurd naar het behandelende organisatieonderdeel en na behandeling in een papieren bestand gearchiveerd. Cultureel erfgoed wordt voorzien van aantekening “Cultureel erfgoed” en in een papieren bestand gearchiveerd en binnen de gestelde termijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Schematisch overzicht procedure
In de registratieprocedure zijn de volgende stappen te onderscheiden:
Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:
De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:
De uitvoering van de registratieprocedure kan leiden tot de volgende risico’s:
4.5 Vernietigen van te vervangen papieren archiefbescheiden
De werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden voornamelijk uitgevoerd door de medewerker vernietiging (cluster IB) of een daartoe aan gewezen medewerker.
Voor de uitvoering van deze procedure is de volgende opleiding en/of kwalificatie vereist:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Procedure vernietigen te vervangen papieren archiefbescheiden
Nadat de te vervangen papieren archiefbescheiden zijn gescand, de kwaliteit is gecontroleerd en de archiefbescheiden zijn opgenomen en geregistreerd in het zaaksysteem, dienen de oorspronkelijke papieren archiefbescheiden vernietigd te worden. Alleen de archiefbescheiden die het vervangingsproces niet hebben doorlopen – documenten die niet voor vervanging in aanmerking komen – moeten op papier bewaard blijven.
|
Te vervangen archiefbescheiden worden 3 maanden na ontvangst bewaard. Als blijkt dat iets niet goed is gescand, kan herscanning plaatsvinden. |
Bewaartermijn analoge te vernietigen archiefbescheiden
Documenten worden 3 maanden na scanning bewaard, zodat het mogelijk is archiefbescheiden uit hangmappen te gebruiken voor (her)scanning. Als tijdens de behandeling van archiefbescheiden in die periode blijkt dat pagina’s onleesbaar zijn of ontbreken.
Opstellen verklaring van vernietiging van te vervangen archiefbescheiden
De medewerker vernietiging stelt per kwartaal een verklaring op. Hierin wordt bevestigd dat de te vervangen archiefbescheiden zijn vernietigd. Hierin staan de begin- en einddatum van de scanperiode van de te vervangen archiefbescheiden. De verklaring wordt opgeslagen in het zaaksysteem en toegezonden aan de gemeentearchivaris.
Controleren verklaring van vernietiging van te vervangen archiefbescheiden
Als blijkt dat papieren archiefbescheiden toch in de categorie ‘uitgezonderd van vervanging’ vallen, doordat dit bij de documentselectie over het hoofd is gezien of doordat het document onjuist als vervangingsdocument is geïnterpreteerd, dan wordt dit door de kwaliteitsmedewerker bij archivering geconstateerd en in het zaaksysteem aangegeven. Bij twijfel over cultureel erfgoed, moet contact opgenomen worden met de gemeentearchivaris. Bij twijfel mogen de analoge archiefbescheiden niet vernietigd worden. Deze archiefbescheiden worden vervolgens ter archivering in een papieren bestand aan de medewerker archief aangeboden.
Na afloop van de termijn van 3 maanden worden de oorspronkelijke papieren archiefbescheiden aangeboden aan het vernietigingsbedrijf waarmee een contract is afgesloten. Dat bedrijf vernietigt de archiefbescheiden daadwerkelijk.
Schematisch overzicht vernietigingsprocedure
In de vernietigingsprocedure zijn de volgende stappen te onderscheiden:
Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:
De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:
De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico’s:
4.6 Kwaliteitseisen en procedures
De kwaliteit van de gedigitaliseerde archiefbescheiden en het beheer ervan zijn op verschillende manieren gewaarborgd. Dit bestaat uit een combinatie van dagelijkse controles, steekproefcontroles, een mogelijke externe audit en een (periodieke) audit door de toezichthouder. Daarnaast is een wijzigingsprocedure ingericht.
De visuele controle is gebaseerd op het 4–ogen principe en functiescheiding. De scanspecialist, de medewerker die verantwoordelijk is voor het maken van de scans, bewaakt de doorvoer tijdens het scannen en controleert daarna de scans door de papieren originelen te vergelijken met de scan. De medewerker kwaliteitszorg controleert na het registreren of de scan voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen.
Aandachtspunten voor de volledigheid en juistheid zijn:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De scans zijn leesbaar, aandachtspunten zijn bijvoorbeeld:
- •
- •
- •
- •
Als een document niet aan de eisen voldoet, wordt er opnieuw een scan gemaakt en/of de scanner gecontroleerd. Als de kwaliteit na een tweede keer scannen onvoldoende blijft, wordt de scanner gecontroleerd en/of contact opgenomen met de beheerder van de scansoftware.
Controle scanresultaat na registratie
Na de registratie voert de medewerker kwaliteitszorg een visuele controle uit op het scanresultaat. Deze medewerker maakt daarbij gebruik van het analoge document. Indien een scan op één van de controlepunten als onvoldoende wordt beoordeeld, routeert de medewerker kwaliteitszorg het analoge document opnieuw naar de scanspecialist voor scanning.
De medewerker kwaliteitszorg plaatst de analoge documenten pas in de numerieke reeks als de kwaliteitscontrole is uitgevoerd en eventuele gebreken zijn hersteld. Bij de kwaliteitscontrole wordt door de medewerker kwaliteitszorg vastgelegd dat het document is opgeborgen in de numerieke reeks. Dit toont aan dat de kwaliteitscontrole is uitgevoerd.
De dagelijkse controle op de registratie
Deze wordt uitgevoerd op alle geregistreerde zaken/documenten. Deze controle betreft een controle op het gebruik van de juiste metadata en zaaktypen en bij zowel de zaken als de documenten en de volledigheid van de zaak en wordt uitgevoerd door de medewerker vernietiging. Kwaliteitscriteria zijn:
- •
- •
- •
- •
Bij constatering van een fout wordt dit teruggekoppeld naar de registrator van de zaak of het document zodat de fout hersteld kan worden.
Controle door de behandelaar (passieve controle)
De behandelaar ontvangt de documenten ter behandeling en dient bij het raadplegen van de documenten nogmaals na te gaan of de aangeboden digitale documenten juist, volledig, bruikbaar zijn en of de registratiegegevens (zaak en werkproces) juist zijn. Indien dit niet het geval is, wordt dit bij team I&A gemeld en door team I&A hersteld. Indien dit onverhoopt nodig mocht zijn, worden documenten opnieuw gescand. De behandelaar maakt bij zijn controle geen gebruik van het papieren origineel.
Controle alvorens vernietiging
Door de ingebouwde controles in het vervangingsproces borgen we de juistheid en volledigheid van de scans en registraties en uitzonderingen. Voorafgaand aan de vernietiging worden daarom geen steekproeven meer uitgevoerd op de te vernietigen (papieren) documenten.
Jaarlijkse controle, audit (als onderdeel van breed kwaliteitssysteem)
De verantwoordelijke archivaris dan wel een aangewezen externe auditor voert jaarlijks een audit uit op het vervangingsproces. De jaarlijkse audit heeft tot doel om te beoordelen of het vervangingsproces nog verloopt volgens wat is bedacht en in het handboek is beschreven en, indien dit niet het geval is, om het handboek te actualiseren. Het resultaat van de audit en eventuele bevindingen worden vastgelegd en gerapporteerd aan de proceseigenaar vervanging. De proceseigenaar informeert het DT over het resultaat van de audit. De proceseigenaar neemt, indien nodig, maatregelen als gebreken zijn geconstateerd.
De medewerkers I&A en de scanspecialisten zijn getraind in het vervangingsproces zoals dat is vastgelegd in dit Handboek. De instructies zijn beschikbaar voor de gehele organisatie. Jaarlijks wordt de opleidingsbehoefte per medewerker geïnventariseerd en zo nodig verwerkt in de periodieke gesprekken. De kwaliteit van de medewerkers is van belang om aan de vervanging uitvoering te kunnen blijven geven.
5. IT-Beheermaatregelen en technische ondersteuning
We zijn verzekerd van ondersteuning en onderhoud van hard- en software met betrekking tot het zaaksysteem door middel van Service Level Agreement die is afgesloten met Microsoft. Voor onderhoud op de software is een onderhoudscontract afgesloten met de leverancier van het zaaksysteem. Toegangsbeleid en –procedures met betrekking tot digitale documenten zijn vastgelegd in het applicatiedossier zaaksysteem Voor de toegang tot de digitale documenten wordt gebruik gemaakt van autorisatiegroepen gebaseerd op het proces en de rollen die medewerkers daarin vervullen. Hierin zijn rechten ten aanzien van raadplegen, muteren, verwijderen, etc. van documenten en documentregistraties beschreven. Periodiek wordt vastgesteld of er wijzigingen in de hard- en software voor scanning en opslag van digitale archiefbescheiden nodig zijn. De wijzigingen in hard- en software worden gerealiseerd volgens daarvoor gelden change management procedure; wijzigingsbeheer ITIL en procedures wijzigingsbeheer.
Het Onegov 365 Zaaksysteem draait in de cloud van Microsoft en maakt primair gebruik van Dynamics 365 en SharePoint Online. Met het gebruik van software vanuit de cloud, is veel al geregeld in de overeenkomst met Microsoft als het gaat om beschikbaarheid van de data en functionaliteit.
Bij een incident wordt teruggevallen op een specifiek moment voordat het incident plaatsvond. Bij terugplaatsen (restore) van een back-up wordt teruggekeerd naar het punt waar de laatste backup is gedaan. Alle wijzigingen in onze omgeving tussen het moment waarop de data wordt hersteld en het moment van het incident gaat daarbij verloren.
Om de hoge uptime van de omgeving te kunnen borgen, zorgt Microsoft voor mirror-sites (replica’s of kopieën van uw omgeving). Hierbij wordt de omgeving continu gesynchroniseerd met een andere omgeving. Op het moment dat er problemen zijn bij de eerste omgeving, schakelt het systeem direct automatisch over naar de gespiegelde omgeving. Gebruikers merken deze omschakeling niet, terwijl het de beschikbaarheid verhoogt.
Volgens de Archiefregeling moeten digitale archiefbescheiden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen worden in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard. Wij maken ten aanzien van bestandsformaten gebruik van de Handreiking voorkeursformaten Nationaal Archief.
Een overzicht van de scanners en scaninstellingen is opgenomen in de bijlage 6. De scanspecialist kan de instellingen ophogen indien blijkt dat een document door het scannen niet goed leesbaar/bruikbaar is. Wijziging gebeurt door aanpassing van het scanprofiel bij de scannerinstellingen.
Er is uitvoerig getest welke minimale instellingen gehanteerd moeten worden om tot een voldoende resultaat te komen. Hierbij zijn de eisen uit de ‘Beleidsregel vervanging archiefbescheiden’ van de provincie Zuid-Holland als uitgangspunt genomen. Met de in deze paragraaf genoemde instellingen voldoet de gemeente Pijnacker-Nootdorp aan de gestelde kwaliteitsindex QI (Quality Index). Het resultaat voldoet daarnaast aan de gebruikerseisen van de afdelingen en de beheereisen van de afdeling Interne Dienstverlening.
6. Procedure Change management
Het doel van de change management procedure is de regie te voeren op de wijzigingen in de organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving. De change management procedure borgt dat wijzigingen in de procesmatige en technische inrichting van de zorgdrager (het college van burgemeester en wethouders) niet tot verminderde resultaten leiden c.q. blijven voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. De procedure stelt het hoofd van de afdeling Interne Dienstverlening of een aan te wijzen functionaris in staat om de regie te voeren en te houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving die aanzienlijke invloed (kunnen) hebben op de resultaten van de procedures.
De werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden voornamelijk uitgevoerd door de change manager (Teamleider I&A).
Voor de uitvoering van deze procedure is de volgende opleiding en/of kwaliteit vereist:
- •
- •
- •
De change manager toetst voorstellen voor wijzigingen in het vervangingsproces en/of archiefbeheeromgeving aan bestaand informatie- en archiveringsbeleid alsmede aan wet- en regelgeving. De change manager laat hiertoe een impact analyse opstellen door de beleidsmedewerker I&A, adviseur I&A, applicatiebeheerder I&A of door de Teamleider I&A. De keuze is afhankelijk van het werkterrein van de betreffende medewerker.
Voorstellen die afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid van archiefbescheiden, worden niet gerealiseerd zonder toestemming van de change manager.
Hierbij gelden de in de vervangingsprocedures vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten als ondergrens. Een belangrijke afwegingsfactor is dat de maatregelen geen negatieve invloed mogen hebben op het resultaat van het totaal van de vervangingsprocedures. De change manager is in dit kader in ieder geval betrokken bij wijzigingen ten aanzien van de procedures van het vervangingsproces, bestandsformaten, back-up procedures en –voorzieningen, software en hardware voor scanning en archivering en de omgeving waarin het digitale archief is geplaatst. In gevallen waarin sprake is van een grote wijziging moet de gemeentearchivaris altijd worden betrokken. Van een grote wijziging kan worden gesproken in de volgende situaties:
- •
- •
- •
- •
- •
De gemeentearchivaris adviseert of er een nieuw besluit door de zorgdrager moet worden genomen.
Het DT keurt de organisatorische maatregel goed of niet goed. De beoordeling wordt gedaan aan de hand van de opgestelde impactanalyse. Wanneer de maatregel door het DT akkoord is bevonden, zorgt de senior IB ervoor dat de procedure wordt gewijzigd. Het DT stelt vervolgens de gewijzigde procedure vast.
De change manager zorgt ervoor dat voorstellen en besluiten over geaccordeerde wijzigingen en de wijzigingen zelf worden gedocumenteerd en aan het handboek toegevoegd. Ook de gewijzigde procedure wordt aan de bestaande procedure toegevoegd aan het handboek na accordering door de change manager.
Wijzigingen ten aanzien van de technische en functionele inrichting worden binnen een testomgeving vooraf getest en pas na acceptatie in de productieomgeving geplaatst.
Van deze wijzigingen wordt zowel de documentatie als het (de) testrapport(en) en gebruikerstest na accordering door het hoofd IDV aan het handboek toegevoegd. Alle documentatie met betrekking tot geaccordeerde wijzigingen staat altijd ter beschikking van de gemeentearchivaris voor zover deze niet al betrokken was bij de wijzigingsprocedure. De gemeentearchivaris en andere auditors kunnen op basis van de documentatie beoordelen of ook na de wijzigingen nog wordt voldaan aan wet- en regelgeving en het interne normenkader. Audits vinden één keer per kalenderjaar plaats.
Schematisch overzicht change management
In de tabel hieronder is aangegeven wat de stappen zijn bij een organisatorische of technische wijziging:
De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:
De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico’s:
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2022-258112.html