Privacyreglement gemeente Bergeijk 2022-2025

Het college van Bergeijk,

gelet op de Algemene Verordening Gegevensbescherming en Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming;

besluit vast te stellen het:

Privacyreglement gemeente Bergeijk 2022-2025

1. Inleiding

In dit reglement laat gemeente Bergeijk zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.

Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de burger en de overheid en staat daarmee hoog op de bestuurlijke agenda. Gemeenten hebben de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. Gemeenten zijn verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van burgers. Dat geldt voor taken op het gebied van basisadministraties, openbare orde en veiligheid, en het sociaal domein. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid van gemeenten. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, de steeds verdergaande decentralisatie van overheidstaken, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan en de privacy waarborgen.

2. Wetgeving en definities

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG) vormen het juridisch kader voor de omgang met persoonsgegevens. Dit kader wordt aangevuld met wet- en regelgeving die in een specifiek geval van toepassing kan zijn, zoals de wet politiegegevens of de wet Bibob wanneer het gaat om het verwerken van strafrechtelijke (persoons)gegevens.

In dit beleid worden de begrippen overeenkomstig de AVG gehanteerd. Enkele veelgebruikte begrippen uit de AVG (artikel 4) worden hieronder uitgelegd:

AP

De Autoriteit Persoonsgegevens, op grond van de AVG bevoegd om toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens overeenkomstig het bij en krachtens de Wet bepaalde.

AVG

Algemene Verordening Gegevensbescherming, VERORDENING (EU) 2016/679 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD, betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

Betrokkene

De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

Dataminimalisatie

Alleen de informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van taken waarvoor een wettelijke grondslag bestaat of toestemming is gegeven.

Functionaris Gegevensbescherming (FG)

Het college van burgemeester en wethouders benoemt een functionaris voor de gegevensbescherming, zoals bedoeld in de AVG, die belast is met toezicht op het privacy- en beveiligingsbeleid van de gemeente.

Data Protection Impact Assessment (DPIA)

Met een DPIA worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy.

Persoonsgegevens

Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn

• ras of etnische afkomst;

• politieke opvattingen;

• godsdienst of levensovertuiging;

• lidmaatschap van een vakbond;

• genetische of biometrische gegevens met oog op unieke identificatie;

• gezondheid;

• seksuele leven;

Privacy Officer (PO)

De PO is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en bewaken van het Privacybeleid. Tevens biedt de PO ondersteuning aan de gemeente bij de uitvoering van dit beleid en is het dagelijkse aanspreekpunt voor medewerkers wat betreft gegevensbescherming.

Strafrechtelijke (persoons)gegevens

Strafrechtelijke persoonsgegevens zijn persoonsgegevens die te maken hebben met strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten. Of met veiligheidsmaatregelen die daarmee verband houden. Onder de AVG gelden speciale regels voor het verwerken van strafrechtelijke gegevens.

Pseudonimiseren

Een procedure waarmee identificerende gegevens met behulp van een bepaald algoritme in een dataset worden vervangen door versleutelde gegevens (het pseudoniem).

Tracking

Het volgen van mobiele datadragers zoals telefoons, bijvoorbeeld door Wifi- of bluetooth apparatuur waarbij (persoons)gegevens worden verzameld uit die datadragers.

Verwerker

De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

Verwerking

Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.

Verwerkingsverantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals bedoeld in de AVG, is het college van burgemeester en wethouders, respectievelijk de burgemeester.

Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)

De BIO is een normenkader met beveiligingsmaatregelen dat een goed basisbeveiligingsniveau voor de overheid neerlegt.

3. Reikwijdte

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle bestuursorganen van de gemeente. Oftewel: voor alle verwerkingen die namens de gemeente plaatsvinden.

4. Verantwoordelijke

De bestuursorganen van de gemeente zijn verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens de gemeente worden uitgevoerd. De bestuursorganen van de gemeente zijn onder andere de burgemeester, het college van B&W en de Raad.

5. Verwerkingen (Artikel 4, AVG)

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen.

In de AVG valt onder een verwerking:

• verzamelen, vastleggen en ordenen;

• bewaren, bijwerken en wijzigen;

• opvragen, raadplegen, gebruiken;

• verstrekken door middel van doorzending;

• verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen;

• samenbrengen, met elkaar in verband brengen;

• afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

5.1. Doeleinden (Artikel 5, AVG)

Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van sommige wetten, zoals bijvoorbeeld de Jeugdwet, zijn de doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd, net als de persoonsgegevens die gevraagd en verwerkt mogen worden.

5.2. Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)

De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

• om een verplichting na te komen die in de wet staat;

• voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was;

• om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden;

• voor de goede vervulling van de gemeentelijke taak;

• wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking.

• wanneer het belang van de gemeente bij een verwerking zwaarder weegt dan het belang en het recht op privacy van een betrokkene. Dit is niet van toepassing bij de uitvoering van publieke taken die in de wet zijn vastgelegd.

5.3. Wijze van verwerking

De gemeente zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt de gemeente alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft.

5.4. Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)

De gemeente geeft alleen persoonsgegevens door, mits dat noodzakelijk is, aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie als het land of de organisatie een passend beschermingsniveau waarborgt. De Europe Commissie kan landen en organisaties aanwijzen die hieraan voldoen.

5.5. Privacy by design/default (Artikel 23 van de AVG)

Privacy by design houdt in dat al tijdens de ontwikkeling van producten en diensten aandacht wordt besteed aan privacy verhogende maatregelen. De gemeente kan er zo voor zorgen dat de privacy verhogende maatregelen al in een vroeg stadium worden toegepast op het gebruik van producten en het verlenen van diensten. Privacy by default houdt in dat de gemeente technische en organisatorische maatregelen neemt om alleen persoonsgegevens te verwerken die noodzakelijk zijn om het doel van de gemeente te realiseren.

6. Transparantie en communicatie

6.1. Wet open overheid (Woo)

Via de Wob en vanaf 1 mei 2022 Wet open overheid (Woo) kan betrokkene een verzoek indienen om publieke informatie op te vragen bij de gemeente. Bij het verzoek bekijkt de gemeente altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

6.2. Wet hergebruik van overheidsinformatie

De Wet hergebruik van overheidsinformatie regelt het op verzoek verstrekken van overheidsinformatie voor hergebruik. Bij het verzoek bekijkt de gemeente altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

6.3. Informatieplicht (Artikel 13, 14, AVG)

De gemeente informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan de gemeente geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop de gemeente met persoonsgegevens om zal gaan. Gegevens zonder toestemming zullen niet openbaar worden tenzij wettelijk vereist. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat de gemeente persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.

Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.

Meestal verwerkt de gemeente persoonsgegevens voor het uitvoeren van een (wettelijke) taak. Er worden dan persoonsgegevens opgevraagd. Zonder deze gegevens kan de desbetreffende taak niet uitgevoerd worden. Dit kan betekenen dat er bijvoorbeeld een dienst of een product niet geleverd kan worden. Denk hierbij aan het beslissen over een aanvraag om een scootmobiel of een vergunning.

6.4. Verwijdering

De gemeente bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van gemeentelijke taken, of zoals vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn om het doel te bereiken worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

6.5. Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

• recht op informatie: betrokkenen hebben het recht om aan de gemeente te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt;

• inzagerecht: betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt door in te zien welke persoonsgegevens er worden verwerkt;

• correctierecht: als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de gemeente om dit te corrigeren;

• recht op beperking: betrokkenen hebben het recht aan de gemeente te vragen om minder persoonsgegevens te verwerken;

• recht om vergeten te worden: in gevallen waar de betrokkene toestemming of geen toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, wanneer de gegevens niet meer nodig zijn of als er bezwaar gemaakt is tegen de verwerking en deze akkoord is bevonden, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen;

• recht op bezwaar: betrokkenen hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. De gemeente zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

• recht op dataportabiliteit: betrokkene heeft het recht om de persoonsgegevens over te dragen naar een andere partij. Niet alle soorten gegevens kunnen overgedragen worden.

• recht om toestemming in te trekken: zodra een betrokkene toestemming heeft gegeven om zijn persoonsgegevens te mogen verwerken, krijgt hij tegelijkertijd het recht om deze toestemming in te trekken. Het intrekken van de toestemming moet net zo eenvoudig zijn als het geven daarvan.

6.6. Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan digitaal via DigiD ingediend worden via de gemeentelijke website of maak hiervoor een afspraak bij de gemeente om langs te komen. De gemeente heeft één maand de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen één maand zal de gemeente laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Wanneer dit niet mogelijk is, mogen wij de reactietermijn met twee maanden verlengen. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de gemeente, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan de gemeente aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

7. Geautomatiseerde verwerkingen

7.1. Profilering (Artikel 22, AVG)

Gemeente Bergeijk maakt geen gebruik van profilering.

7.2. Big data onderzoek en tracking

Gemeente Bergeijk maakt gebruik van big data en tracking. Dit doen wij onder de volgende voorwaarden:

• gegevens in big data en tracking mogen alleen worden verzameld, opgeslagen en gedeeld, als ze niet herleidbaar zijn tot een persoon en worden alleen verzameld voor onderzoek dat door of namens gemeente wordt uitgevoerd;

• voor big data en tracking wordt uitsluitend gebruik gemaakt van brongegevens die door daartoe geautoriseerde personen zijn verzameld;

• brongegevens die gebruikt worden voor big data-toepassingen worden omgezet tot een dataset die geen persoonsgegevens bevat en dus geanonimiseerd is;

• met big data wordt alleen ethisch verantwoord onderzoek uitgevoerd;

• indien het noodzakelijk is om van bullet 3 af te wijken wordt vooraf advies gevraagd bij de functionaris gegevensbescherming die de aanvraag zal beoordelen in het kader van de wet en doelmatigheid. Alleen bij een positief advies mogen de gegevens gepseudonimiseerd in plaats van geanonimiseerd worden;

• onderzoek aan de hand van de dataset als bedoeld onder bullet 3, mag alleen door andere dan de onder bullet 2 bedoelde geautoriseerde personen worden uitgevoerd.

7.3. Inzet van camera's

Gemeente Bergeijk maakt gebruik van cameratoezicht onder de volgende voorwaarden:

• cameratoezicht in de openbare ruimte of waarbij de openbare ruimte geheel of gedeeltelijk in beeld wordt gebracht ten behoeve van de openbare orde of veiligheid vindt alleen door of namens de gemeente plaats, na een daartoe strekkend besluit van de burgemeester. De burgemeester is alleen bevoegd om cameratoezicht in te zetten indien hij daarvoor de bevoegdheid heeft gekregen van de gemeenteraad.;

• camerabewaking kan tevens door particuliere bedrijven worden uitgeoefend onder voorwaarde dat indien er camera’s in de openbare ruimte worden geplaatst dan wel delen van de openbare ruimte in beeld worden gebracht, er een daartoe strekkend besluit door of namens de burgemeester dan wel het college van burgemeester en wethouders is genomen en er een verwerkersovereenkomst met de verantwoordelijke is gesloten voorafgaande aan de verwerking;

• het convenant zoals bedoeld in het tweede bullet gaat in ieder geval in op:

  • de grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens;

  • het verzamel- en verwerkingsdoel;

  • de bewaartermijn;

  • de organisatorische en technische maatregelen die worden getroffen tegen verlies of onrechtmatige verwerking;

  • de wijze waarop voldaan wordt aan de meldplicht datalekken.

• bij inzet van camera’s voor andere gemeentelijke doeleinden dient voorafgaand aan deze inzet advies te worden gevraagd aan de functionaris voor de gegevensbescherming.

• voor de autorisatie tot en het gebruik van camerabeelden is een protocol opgesteld.

7.4. Open data

Hergebruik van gegevens zoals bedoeld in de Wet hergebruik van overheidsgegevens via het aanbieden van open data door de gemeente gebeurt met inachtneming van de AVG en dit reglement. Een openbare dataset bevat geen gegevens die herleidbaar zijn naar een persoon.

7.5. Gebruik van elektronische chip

De gemeente kan voor specifieke doeleinden elektronische chips gebruiken voor het identificeren van een object en het gebruik ervan. Hierbij worden de volgende regels gehanteerd:

• bij inzet van chips is voorafgaand hieraan goedkeuring van het college van B&W gegeven;

• voor de autorisatie tot het gebruik van elektronische chips en hieraan verbonden gegevens is een protocol vastgesteld.

8. Plichten van de gemeente

8.1 Register van verwerker (Artikel 30, AVG)

De gemeente is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan de gemeente de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van het proces waarvoor de verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

• de naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;

• de doelen van de verwerking;

• een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;

• een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;

• een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een ander land buiten de EER of internationale organisatie;

• de termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;

• een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

8.2. Data Protection Impact Assessment (DPIA) (Artikel 35 van de AVG)

Met een DPIA worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. De gemeente voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking, of een grootschalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt of wanneer een verwerking een hoog risico inhoudt voor betrokkenen. Dit geldt in het bijzonder voor verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt of wanneer verschillende persoonsgegevens met elkaar worden gecombineerd.

8.3. Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39, AVG)

De gemeente heeft een FG aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn: informeren, adviseren, toezichthouden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van de AP. Het is niet de bedoeling dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de privacy van de afdelingen overneemt. De afdelingen hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. Een verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de gemeentelijke richtlijnen op het gebied van privacy. Voor vragen over privacy of over deze toelichting kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van gemeente Bergeijk via het mailadres: FG@Kempengemeenten.nl

8.4. Meldplicht datalekken (Artikel 33, 34, AVG)

Er is sprake van een datalek wanneer er een inbreuk ontstaat op de integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van persoonsgegevens. Hiermee wordt bedoeld: als persoonsgegevens onbedoeld in handen vallen van personen die geen toegang tot die gegevens mogen hebben, vernietigd worden of onbetrouwbaar raken. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden, maakt de Privacy Officer een registratie van het incident. Indien het datalek mogelijk gevolgen heeft voor de betrokkene, meldt de gemeente dit zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan de AP. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dat geval meldt de gemeente dit aan de betrokkenen in duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen, worden bestaande datalekken geëvalueerd.

Voor het juist en tijdig beoordelen en afwikkelen van datalekken heeft de gemeente Bergeijk een protocol datalekken vastgesteld.

8.5. Intern toezicht

Binnen de organisatie wordt toezicht gehouden door de FG en PO op de rechtmatigheid van de gegevensverwerking. Een gegevensverwerking is rechtmatig als deze voldoet aan de eisen die de AVG, sectorspecifieke wetgeving en/of een (eventuele) Gedragscode stelt.

Afsluiting

Als de gemeente een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van de gemeente worden behandeld. In gevallen waar het reglement daar niets over zegt, beslist het verantwoordelijke bestuursorgaan van de gemeente.

De specifieke privacyregels over het sociaal domein zijn vastgelegd in het “Privacybeleid KempenPlus Het Participatiebedrijf 2022 - 2025” en “Privacybeleid 2022-2025 GRSK”.

Slotbepaling

• Dit reglement wordt aangehaald als ‘Privacyreglement gemeente Bergeijk 2022-2025’.

• Dit reglement treedt een dag na bekendmaking ervan in werking.

• Het privacyreglement gemeente Bergeijk 2018 wordt ingetrokken.

Aldus besloten in de vergadering van het college van Bergeijk op 17 mei 2022,

Burgemeester en wethouders van Bergeijk,

H.A.J. Loos

Secretaris

A. Callewaert - de Groot

Burgemeester