/1/png-2/RGB.png)
Gemeenteblad van Boxtel
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Boxtel | Gemeenteblad 2022, 229739 | beleidsregel |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Analoge en digitale vernietiging archiefbescheiden
Overheidsinformatie wordt conform de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen opgenomen in een archief. De duur van opslag in het archief is afhankelijk van de inhoud van de archiefbescheiden, sommige stukken kunnen na een jaar na afhandeling al worden verwijderd uit het archief, andere stukken zijn voor altijd te bewaren. De juiste bewaartermijnen zijn uitgewerkt in de selectielijst.
Archiefbescheiden die blijvend te bewaren zijn, worden na 20 jaar overgedragen naar de archiefbewaarplaats. Dit is een statisch archief, vaak ondergebracht bij een regionale archiefdienst. Voor de gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel en GR MijnGemeenteDichtbij is dat het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) in Den Bosch. Deze informatie wordt dan openbaar.
Archiefbescheiden met een vernietigingstermijn korter dan 20 jaar worden opgeslagen in het semi-statisch archief, (vaak) op locatie van de zorgdrager. Deze draagt dan ook zorg voor vernietiging. Vernietigen van informatie is het blijvend ontoegankelijk maken van die informatie, waardoor deze niet meer vindbaar, beschikbaar, leesbaar, te interpreteren en betrouwbaar is. Vernietigen betreft overheidsinformatie, ongeacht de vorm, en met behoud van metagegevens over de vernietiging, zowel analoog als digitaal. Achteraf moet te herleiden zijn wat wanneer is vernietigd.
Er zijn twee soorten archief binnen MGD:
- •
- •
Het wettelijke kader wordt gevormd door:
- •
- •
- •
- •
- •
Binnen MGD (en daarvoor bij de afzonderlijke gemeenten) wordt vernietiging van het analoge archief reeds uitgevoerd. Met betrekking tot het digitale archief is bij de migratie van Corsa en Verseon naar het zaaksysteem alles wat vernietigd had moeten zijn vóór 2019 niet gemigreerd naar het zaaksysteem en daarmee vernietigd. Alle digitale informatie die zich in andere systemen bevindt, zoals vak-applicaties, schijven en/of Outlook is niet meegenomen.
Met betrekking tot informatie wordt onderscheid gemaakt tussen gestructureerde informatie en ongestructureerde informatie. Gestructureerde informatie is data opgeslagen en geordend in databases met aanvullende metadata (lees zaaktypen, bewaartermijnen, resultaten), die beheer van de data mogelijk maakt. Ongestructureerde informatie is alle informatie die ongeordend is opgeslagen in willekeurige opslagsystemen, waardoor beheer praktisch onmogelijk is.
Binnen MGD bevindt zich momenteel veel informatie op schijven, in Outlook en in vak-applicaties, die niet over een (goedwerkende) archieffunctie beschikken. Deze informatie valt allemaal onder ongestructureerde informatie. Op deze informatie is selectie- en vernietiging niet uitvoerbaar waardoor niet wordt voldaan aan de Archiefwet. Daarnaast zit veel informatie ook (dus dubbel) in het zaaksysteem Onegov. In het zaaksysteem wordt zaakgericht gewerkt en is het beheer van de informatie conform de selectielijst gestructureerd ingeregeld. Hier is sprake van gestructureerde informatie.
De reikwijdte van de vernietiging bij MGD heeft betrekking op vernietiging van archiefbescheiden van drie archiefvormende organen, namelijk:
- •
- •
- •
Daarbij dient aangemerkt te worden dat de vernietiging zich alleen richt archiefbescheiden die op een gestructureerde manier zijn opgeslagen. Dit betekent dat aan de archiefbescheiden voor zowel analoog als digitaal metadata is toegevoegd, bijvoorbeeld in de vorm van bewaartermijnen conform de geldende selectielijst van gemeenten en gemeentelijke organen. Alle andere informatie, analoog of digitaal, die hier niet onder valt, wordt niet meegenomen in de vernietiging. Dit betekent dat informatie van de organisatie, die niet gestructureerd is opgeslagen, buiten de vernietiging en overbrenging naar archiefbewaarplaats valt.
Overheidsinformatie wordt conform de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen opgenomen in een archief. De duur van opslag in het archief is afhankelijk van de inhoud van de archiefbescheiden, sommige stukken kunnen na een jaar na afhandeling al worden verwijderd uit het archief, andere stukken zijn voor altijd te bewaren. De juiste bewaartermijnen zijn uitgewerkt in de selectielijst.
Archiefbescheiden die blijvend te bewaren zijn, worden na 20 jaar overgedragen naar de archiefbewaarplaats. Dit is een statisch archief, vaak ondergebracht bij een regionale archiefdienst. Voor de gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel en GR MijnGemeenteDichtbij is dat het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) in Den Bosch. Deze informatie wordt dan openbaar.
Archiefbescheiden met een vernietigingstermijn korter dan 20 jaar worden opgeslagen in het semi-statisch archief, (vaak) op locatie van de zorgdrager. Deze draagt dan ook zorg voor vernietiging. Vernietigen van informatie is het blijvend ontoegankelijk maken van die informatie, waardoor deze niet meer vindbaar, beschikbaar, leesbaar, te interpreteren en betrouwbaar is. Vernietigen betreft overheidsinformatie, ongeacht de vorm, en met behoud van metagegevens over de vernietiging, zowel analoog als digitaal. Achteraf moet te herleiden zijn wat wanneer is vernietigd.
1.1.2. Definities archiefbescheiden/archiefstuk en informatieobject
- •
Archiefstuk: een informatieobject, ongeacht zijn vorm, met bijbehorende metadata ontvangen of opgemaakt door een natuurlijke en/of rechtspersoon bij uitvoering van taken en bewaard om te voldoen aan wettelijke en/of administratieve eisen en/of maatschappelijke behoeften. Dit omvat in bepalingen van Nederlands archiefrecht ook synoniemen als archiefbescheiden, gegevens, informatie, documenten en (gegevens)bestanden.
- •
- •
Vernietigen van archiefbescheiden/informatieobjecten is wettelijk verplicht, zowel voor analoge als voor digitale archiefbescheiden. Het draagt bij aan het voldoen aan wet- en regelgeving, informatiebeveiliging, privacy, de beheersbaarheid van informatie, kostenbesparing en milieu. Uitgangspunt is dat vernietigen van archiefbescheiden integraal deel uitmaakt van het informatiebeheer. Dus een terugkerend proces is.
De Archiefwet is van toepassing op alle overheidsorganisaties. De wet stelt eisen aan het beheer en de toegang van overheidsinformatie. Het verplicht alle overheidsorganisaties om hun analoge en digitale overheidsinformatie, in de vorm van archiefbescheiden, waarvan de bewaartermijn is verstreken en die niet van vernietiging is uitgezonderd, te vernietigen. De Archiefwet gaat over het vernietigen van informatieobjecten en diens kopieën.
Voor blijvend te bewaren digitale overheidsinformatie geldt dat de Archiefwet impliceert dat bij overbrenging naar een archiefbewaarplaats ook de kopieën bij de archiefvormer worden vernietigd.
Het wettelijk kader wordt bepaald door de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020. De VNG ontwerpt, gemachtigd door vrijwel alle gemeenten, een ontwerpselectielijst voor archiefbescheiden die door de minister van OCW wordt vastgesteld. In de selectielijst zijn de bewaartermijnen van archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen vastgelegd. De selectielijst bevat, op basis van artikel 5 lid 1 sub e Archiefbesluit 1995, ook een opsomming van criteria op basis waarvan archiefbescheiden, die voor vernietiging in aanmerking komen, van vernietiging kunnen worden uitgezonderd, voorbeeld Hotspots. Zie hiervoor het Beleid Hotspot-monitor.
1.2.2. Algemene verordening Gegevensbescherming (privacy)
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt verplichtingen aan (overheids)organisaties bij het verwerken van persoonsgegevens. Het vernietigen van informatie is één van de verplichtingen om te voorkomen dat persoonsgegevens onrechtmatig worden gebruikt. Het uitgangspunt daarbij is dat een organisatie persoonsgegevens vernietigt wanneer deze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of worden gebruikt. Het is mogelijk bepaalde persoonsgegevens uit te zonderen van vernietiging. Bijvoorbeeld voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. Het niet naleven van de AVG kan leiden tot een boete. De AVG gaat over het vernietigen van (persoons)gegevens die onderdeel zijn van informatieobjecten.
1.2.3. Wet openbaarheid van bestuur (Wob)
Op overheidsinformatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats , is de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) van toepassing. Informatie die op grond van een vastgestelde selectielijst is vernietigd, kan op grond van de Wob niet opgevraagd of actief openbaar worden gemaakt. Het tegenovergestelde geldt ook: informatie die op grond van de Archiefwet zou moeten zijn vernietigd of overgebracht, maar desondanks nog bij de overheidsorganisatie berust, moet bij een Wob-verzoek gewoon (al dan niet geanonimiseerd) openbaar worden gemaakt aan de indiener. Dat kan in sommige gevallen leiden tot financiële- en imagoschade. Wanneer de organisatie kan aantonen dat bepaalde informatie rechtmatig is vernietigd, dan valt dit niet onder de plicht tot openbaarmaking.
1.2.4. Baseline Informatiebeveiliging Overheid (informatiebeveiliging)
Sinds 1 januari 2019 is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) van kracht voor rijk, gemeenten, waterschappen en provincies. De BIO heeft onder andere tot doel om het onbevoegd openbaar maken, wijzigen, verwijderen of vernietigen van informatie die op media is opgeslagen te voorkomen.
Het tijdig en juist vernietigen van informatie die daarvoor in aanmerking komt, verkleint de risico’s ten aanzien van informatiebeveiliging, omdat het dan niet meer in de verkeerde handen kan vallen. Security incidenten, zoals datalekken, kunnen optreden doordat digitaal vernietigen van vertrouwelijke informatie niet (goed) is uitgevoerd.
1.3. Voordelen van vernietiging
Een groot gedeelte van alle overheidsinformatie komt voor vernietiging in aanmerking. Nadat de bewaartermijn volgens de selectielijst is verstreken, vormt deze informatie ballast voor de informatiehuishouding. Door die te vernietigen behaalt de organisatie een aantal voordelen.
2. Vernietigen volgens handreiking Nationaal Archief
De selectielijst Nederlandse gemeenten en intergemeentelijke organen speelt een belangrijke rol bij het vernietigen van archiefbescheiden/informatieobjecten. In de selectielijst is opgenomen welke categorieën archiefbescheiden blijvend moeten worden bewaard en welke categorieën archiefbescheiden na een bepaalde termijn moeten worden vernietigd. De selectielijst is daarmee een belangrijk beleidsdocument voor vernietiging.
Voor het succesvol implementeren van vernietigen zijn de volgende aspecten van belang met betrekking tot middelen en mensen:
- •
- •
2.3.1. Onduidelijkheid over verantwoordelijkheden
Vernietigen van archiefbescheiden/informatieobjecten is niet alleen een taak van team DIV. Het is belangrijk dat medewerkers in zowel de business (zoals proceseigenaren), ICT (zoals applicatiebeheerders) als het informatiemanagement (zoals architecten) betrokken zijn bij vernietigen. En dat zij weten wat er van hen wordt verwacht, wat hun verantwoordelijkheden zijn en daarbij voldoende mandaat hebben. In de praktijk bestaan hierover vaak onduidelijkheden. Waardoor het vernietigen niet, nauwelijks, onvolledig of niet goed gebeurt.
Onder andere de volgende functionarissen kunnen een rol spelen (verantwoordelijkheid hebben) bij vernietigen: gemeentesecretaris, managers of proceseigenaren, CIO, FG, CISO, Archivaris, Directeur ICT, Adviseur of specialist informatiemanagement, recordmanager, (informatie)architect, projectleider, Beleidsmedewerker (DIV), functioneel beheerder, applicatiebeheerder, applicatieontwikkelaar, beheerder infrastructuur, etc.
2.3.2. Onduidelijkheid over middelen
Aan vernietigen zijn kosten verbonden. Deze zijn afhankelijk van hoe vernietigen wordt gerealiseerd. Naast de kosten voor de inzet van mensen, moet er bij digitaal vernietigen ook rekening gehouden worden met bijvoorbeeld aanschafkosten of ontwikkelkosten voor de vervanging of aanpassing van informatiesystemen. Ook de investering in de benodigde kennis bij zowel analoge als digitale vernietiging kan kosten met zich meebrengen.
Veel overheidsorganisaties hebben binnen de eigen organisatie een strategisch informatieoverleg ingericht. Sommige overheidsorganisaties hebben ook een tactisch informatieoverleg intern georganiseerd. In deze informatie-overleggen worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. Ook op operationeel niveau vindt er overleg plaats, onder andere over de uitvoering van het vernietigen van archiefbescheiden/informatieobjecten.
In de informatie-overleggen vindt er een afweging plaats, waarbij alle relevante kennis en expertise bijeen wordt gebracht door besluitvormers. Dit zijn onder andere de CIO en archivaris en hun adviseurs in de business, ICT en het informatiemanagement. Zo kan het informatiebeheer, inclusief vernietigen, in samenhang worden georganiseerd. De informatie-overleggen van de organisatie vormen op die manier een plek waar vernietigen kan worden geagendeerd en besluitvorming kan plaatsvinden. Het mandaat voor de implementatie van vernietigen van archiefbescheiden/informatieobjecten wordt hier gelegd.
Om daadwerkelijk tot vernietigen over te gaan is het belangrijk dat er heldere afspraken zijn gemaakt. Welke activiteiten moeten op welk moment worden uitgevoerd? En door wie? Dit wordt in een vernietigingsprotocol of -procedure vastgelegd waarmee je verantwoordt hoe je analoog of digitaal vernietigt. Het startpunt is de selectielijst en een lijst met de voor vernietiging in aanmerking komende informatie (vernietigingslijst). Ook de verplicht op te stellen verklaring van vernietiging bij iedere vernietigingsactie is onderdeel hiervan. Om informatieobjecten te kunnen vernietigen, is er vernietigingsfunctionaliteit nodig.
In het protocol kan vastgesteld zijn dat vernietiging altijd volgens een strikte aanpak wordt uitgevoerd. Maar je kunt ook besluiten om in het vernietigingsprotocol ruimte te laten voor een meer flexibele aanpak, rekening houdend met het risico op informatieverlies en -behoud. Een andere mogelijkheid is om bij het in beheer nemen van een informatiesysteem als eis op te stellen dat er een vernietigingsprotocol is voor de informatieobjecten in dat systeem.
In een vernietigingsprotocol is tenminste vastgelegd:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
2.5. Kwaliteitsmanagement en toezicht
Beleid, procedures en protocollen met betrekking tot vernietigen moeten zijn vastgelegd in een systeem, waarin de kwaliteitszorg voor deze instrumenten is geborgd. Met toezicht, in de vorm van monitoring en rapportage, wordt nagegaan of beleid, procedures en protocollen correct worden toegepast. Ook wordt gecontroleerd of deze periodiek geactualiseerd worden, actueel zijn in de uitvoering en op de agenda worden gehouden.
2.6. Overzicht informatieobjecten, processen en informatiesystemen
Om te kunnen vernietigen is het belangrijk om een goed overzicht te hebben van de processen, en eventueel de informatiesystemen en de informatieobjecten binnen een organisatie. Informatieobjecten kunnen zich namelijk in meerdere informatiesystemen bevinden, door meerdere informatiesystemen worden gebruikt en in verschillende processen worden toegepast. Wanneer je niet in beeld hebt welke processen of informatiesystemen de informatieobjecten gebruiken of creëren, is het praktisch onmogelijk om deze te selecteren en te vernietigen. Ook is het belangrijk dat kopieën van de informatieobjecten op back-ups in beeld zijn. De meeste overheidsorganisaties beschikken inmiddels over een Enterprise Architectuur waarin de informatieobjecten, processen en informatiesystemen al aan elkaar zijn gerelateerd.
2.7. Gradaties van digitale vernietiging
Bij digitaal vernietigen is soms sprake van het risico dat de vernietigde informatieobjecten toch nog toegankelijk kunnen zijn. In welke mate dit acceptabel is voor een overheidsorganisatie, hangt af van het doel waarmee de informatieobjecten vernietigd zijn. Bijvoorbeeld of het om privacyreglementen of het beperken van ballast gaat. Elk doel vraagt om een andere vorm van vernietiging. Van drastische maatregelen (waarbij ook back-ups en informatiedragers worden vernietigd) tot een lichtere vorm van vernietiging. De risicoanalyse bepaalt wat passende maatregelen zijn. Op basis van de uitkomst van de risicoanalyse kan vervolgens worden gekozen voor verschillende gradaties van vernietigen.
2.7.1. Administratief vernietigen
Geschikt voor informatieobjecten waar vernietiging weinig tot geen risico’s met zich meebrengt. Hierbij verwijder je de verwijzingen naar het te vernietigen informatieobject (uit de indexen) en wordt de ruimte die het informatieobject op de drager inneemt vrijgegeven voor hergebruik.
Indien er sprake is van een risico dat te overzien is, kan worden gekozen voor het eenmalig overschrijven van de informatieobjecten op de drager waarop deze zijn opgeslagen.
2.8. Alternatieven voor vernietigen
2.8.1. Verbreken van koppelingen
Door de verwijzingen naar informatieobjecten te verwijderen, verliezen deze hun toegankelijkheid, context en informatiewaarde. De losse informatieobjecten zelf blijven bestaan, maar zijn voor geen enkele toepassing meer vindbaar en beschikbaar. Het vernietigen van alle verwijzingen naar een informatieobject kan consequenties hebben voor de toegankelijkheid van dat informatieobject vanuit een andere context (dossier). Het kan zijn dat een ander dossier waarin hetzelfde informatieobject voorkomt, nog wel moet worden bewaard. Door bij het informatieobject alleen de link met het te vernietigen dossier te vernietigen, kan het langer te bewaren dossier intact blijven.
2.8.2. Beëindigen van het beheer
Dit betekent het bewust niet meer actief beheren van informatie in een of meer systemen die deel uitmaken van het applicatielandschap. Bijvoorbeeld omdat de risico’s laag en de kosten voor vernietigen hoog zijn. Het gaat hierbij niet om het applicatie- of technisch/systeembeheer, maar om informatiebeheer. Dit leidt ertoe dat de duurzame toegankelijkheid niet gegarandeerd kan worden en dat de informatie door de tijd heen steeds minder toegankelijk wordt.
2.8.3. Pseudonimiseren of anonimiseren
In het geval van privacybelang wordt maskeren in de vorm van pseudonimiseren of anonimiseren toegepast bij de beschikbaarstelling van informatieobjecten. Bij pseudonimiseren worden persoonsgegevens gemaskeerd door codering. Alleen als je de juiste sleutel hebt, kun je de gemaskeerde persoonsgegevens achterhalen. Bij anonimiseren worden persoonsgegevens op zodanige wijze gemaskeerd dat ze op geen enkele manier te reconstrueren en met een persoon in verband te brengen zijn.
2.9. Werkwijze vernietigen archiefbescheiden/informatieobjecten
2.9.1. Uitvoeren van een risicoanalyse
Bij het uitvoeren van een risicoanalyse op de te vernietigen overheidsinformatie worden afwegingsfactoren meegenomen, zoals het:
- •
- •
- •
Ook worden de kansen en risico’s bepaald voor:
- •
- •
- •
Op basis van de uitkomsten van de uitgevoerde risicoanalyse worden weloverwogen keuzes gemaakt bij het bepalen van:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De uitkomsten van de risicoanalyse zijn belangrijke input om keuzes te kunnen maken bij de vervolgstappen. Op basis van de risicoanalyse kun je besluiten om bepaalde vervolgstappen wel of juist niet uit te voeren. Ook kan een risicoanalyse uitwijzen welke personen op welke momenten betrokken moeten zijn.
2.9.2. Bepalen van de reikwijdte van vernietigen
Archiefbescheiden/informatieobjecten bevinden zich op en in verschillende systemen binnen de organisatie, maar kunnen zich ook buiten de organisatie bevinden. Bijvoorbeeld wanneer deze extern worden opgeslagen of gehost. De informatieobjecten bevinden zich vaak als ‘origineel bronexemplaar’ in de ‘oorspronkelijke bronsystemen’, maar ook als kopieën op back-ups of in andere informatiesystemen. Bij vernietigen is het belangrijk dat bewust een keuze wordt gemaakt: óf de informatieobjecten in het bronsysteem (of archiefsysteem) en zoveel mogelijk eventuele digitale kopieën vernietigen óf alleen het originele bronexemplaar. Maak bij het bepalen van de reikwijdte gebruik van het ‘overzicht in informatieobjecten, processen en informatiesystemen’ uit de Enterprise Architectuur.
2.9.3. Bepalen waar vernietigen plaatsvindt
Bepaal waar de informatieobjecten vernietigd moeten worden. Dit is afhankelijk van de plek (archiefruimte of informatiesysteem) waarin de archiefbescheiden/informatieobjecten zich bevinden. Deze kunnen zijn opgeslagen in:
- •
- •
- •
Maak bij het bepalen waar vernietiging plaats vindt gebruik van het ‘overzicht in informatieobjecten, processen en informatiesystemen’ uit de Enterprise Architectuur.
Houd daarbij rekening dat in een service georiënteerde architectuur een informatieobject (‘het bronexemplaar’) niet per se in één, maar verspreid over meerdere informatiesystemen kan zijn opgeslagen.
2.9.4. Bepalen van het object van vernietigen
Bepaal wat het object van vernietigen is, bijvoorbeeld op het niveau van:
- •
- •
- •
De selectielijst en de Enterprise Architectuur kunnen een startpunt zijn voor de keuze voor het object van digitaal vernietigen.
2.9.5. Bepalen van de wijze van vernietigen
Bepaal op welke wijze je de archiefbescheiden/informatieobjecten gaat vernietigen, bijvoorbeeld door:
- •
- •
- •
- •
De wijze van vernietigen die gekozen wordt, is afhankelijk van analoog of digitaal vernietigen. Digitaal vernietigen is afhankelijk van de mogelijkheden die het informatiesysteem biedt. In sommige gevallen kan vernietiging in legacy-systemen of in systemen zonder vernietigingsfunctionaliteit worden gerealiseerd. In sommige gevallen, bij bestaande ‘moderne’ systemen of bij nieuw te ontwikkelen of aan te schaffen informatiesystemen, kunnen de principes van archiving by design, common ground of volledig geautomatiseerd vernietigen worden toegepast.
De Enterprise Architectuur (waarin ook vernietigingsfunctionaliteit per informatiesysteem in kaart is gebracht) kan een startpunt zijn om te bepalen op welke wijze vernietigd kan en zal worden.
- •
- •
Bepaal op welk moment je de archiefbescheiden/informatieobjecten moet vernietigen, bijvoorbeeld:
- •
- •
- •
2.9.7. Bepalen van wijze van verantwoording
Er moet worden bepaald hoe de verantwoording en vastlegging van de te vernietigen archiefbescheiden/informatieobjecten zal plaatsvinden. Dit kan door vast te leggen:
- •
- •
- •
- •
Metagegevens Het is verstandig c.q. noodzakelijk om bepaalde metagegevens te behouden die bewijzen dat het informatieobject er ooit was én dat dit op juiste wijze is vernietigd. Bijvoorbeeld door de status van het informatieobject vanaf het moment van vernietiging aan te passen in ‘vernietigd’ en deze status als metadata wel te bewaren na vernietiging van het informatieobject. Dat kan in het bronsysteem, maar bijvoorbeeld ook middels een gedetailleerde verklaring van vernietiging. Daarbij spelen ook de beveiligings‐ of toegangsbeperkingen voor het informatieobject een rol.
- •
Voor sommige informatieobjecten is het niet wenselijk dat op basis van de (concept)vernietigingslijst en vernietigingsverklaring zichtbaar is over wie of wat de informatie ging. Een alternatief hiervoor is dat je bij de te bewaren vernietigingsverklaring een geanonimiseerde of geaggregeerde versie opneemt.
- •
Wanneer vernietiging heeft plaatsgevonden, kan er een audit gehouden worden waarbij wordt getoetst of dit proces volgens de kwaliteitseisen is verlopen en gedocumenteerd. Bij eventuele onderzoeken van bijvoorbeeld de Auditdienst of de Rekenkamer en bij rechtszaken, kan dan eenvoudig worden aangetoond dat de juiste informatie op de juiste wijze is vernietigd.
2.9.8. Vernietigen conform protocol
Nadat de voorgaande stappen zijn doorlopen, worden de gemaakte keuzes en afspraken eenduidig vastgelegd in een vernietigingsprotocol. Nadat dit vernietigingsprotocol in het juiste gremium formeel is vastgesteld, kan de uitvoering van het protocol beginnen. Het is van belang dat ten minste de volgende activiteiten worden uitgevoerd:
- •
- •
- •
- •
- •
3. Vernietigen van archiefbescheiden/informatieobjecten bij MGD
Met betrekking tot informatie wordt onderscheid gemaakt tussen gestructureerde informatie en ongestructureerde informatie. Gestructureerde informatie is data opgeslagen en geordend in databases met aanvullende metadata (lees zaaktypen, bewaartermijnen, resultaten), die beheer van de data mogelijk maakt. Ongestructureerde informatie is alle informatie die ongeordend is opgeslagen in willekeurige opslagsystemen, waardoor beheer praktisch niet mogelijk is.
Binnen MGD bevindt zich momenteel veel informatie op schijven, in Outlook en in vak-applicaties, die niet over een (goedwerkende) archieffunctie beschikken. Deze informatie valt allemaal onder ongestructureerde informatie. Daarnaast zit veel informatie ook (dus dubbel) in het zaaksysteem Onegov. In deze applicatie wordt zaakgericht gewerkt en is het beheer van de informatie conform de selectielijst gestructureerd ingeregeld. Hier is sprake van gestructureerde informatie. MGD is momenteel bezig met de doorontwikkeling van Microsoft 365, Teams & Projecten, waarbij zicht komt op een tweede faciliteit om informatie gestructureerd op te slaan. Informatie die zich momenteel op schijven bevindt. Er zal dan ook gekeken worden naar het overzetten van deze informatie (na opschoning) en het beperken van opslag op de schijven. Vooral voor informatie die zich in mindere mate leent voor zaakgericht werken, waar het zaaksysteem zich op richt, is de doorontwikkeling belangrijk.
De reikwijdte van de vernietiging bij MGD heeft betrekking op vernietiging van archiefbescheiden van drie archiefvormende organen, namelijk:
- •
- •
- •
Daarbij dient aangemerkt te worden dat de vernietiging zich alleen richt archiefbescheiden die op een gestructureerde manier zijn opgeslagen. Dit betekent dat aan de archiefbescheiden voor zowel analoog als digitaal metadata is toegevoegd, bijvoorbeeld in de vorm van bewaartermijnen conform de geldende selectielijst van gemeenten en gemeentelijke organen. Alle andere informatie, analoog of digitaal, die hier niet onder valt, wordt niet meegenomen in de vernietiging. Dit betekent dat informatie van de organisatie, die niet gestructureerd is opgeslagen, buiten de vernietiging en overbrenging naar archiefbewaarplaats valt.
Voor de twee gemeenten geldt dat er een analoog archief aanwezig is binnen het betreffende gemeentehuis. Daarnaast is er voor beide gemeenten en voor MGD een digitaal archief, dat is opgenomen in het zaaksysteem en op termijn in MS Teams & Projecten.
Voor het analoge archief van de beide gemeenten geldt dat archiefbescheiden op basis van vernietigingsjaren en bewaarblokken zijn opgeslagen. Alle dossiers, die binnen eenzelfde vernietigingsjaar vallen, zullen gelijktijdig worden vernietigd, mits er tijdens de procedure om tot de juiste vernietigingslijst te komen, bepaald wordt dat er zaken niet vernietigd moeten worden. Object van vernietiging in het analoge archief is een dossier.
Binnen MGD is afgesproken dat in het digitale archiefsysteem, het zaaksysteem, zaakgericht geregistreerd wordt. Dat betekent dat het object van vernietiging een zaak is met de daarbij behorende documenten, en metadata. Op basis van het zaaktype dat aan een zaak is gehangen zijn resultaten met bijbehorende bewaartermijnen en ander metadata ingeregeld, die uitgangspunt zijn bij de vernietiging. Alle zaken, die binnen eenzelfde vernietigingsjaar vallen, zullen gelijktijdig worden vernietigd, mits er tijdens de procedure om tot de juiste vernietigingslijst te komen, bepaald wordt dat er zaken niet vernietigd moeten worden. Object van vernietiging in het digitale archief is een zaak.
De wijze van vernietiging binnen MGD verschilt tussen het analoge en het digitale archief.
Voor het analoge archief van de beide gemeenten (MGD heeft geen analoog archief) geldt dat de dozen met dossiers, die vallen binnen het betreffende vernietigingsjaar dat moet worden uitgevoerd, worden leeggemaakt in een specifieke container. Deze container wordt door een specialistisch bedrijf op het gebied van archiefvernietiging opgehaald en zij zorgen ervoor dat de archiefbescheiden worden vernietigd. Hier ontvangt MGD een verklaring van. Het hele proces van vernietiging wordt opgeslagen als een zaak in het zaaksysteem. De verklaring wordt hierbij opgenomen.
Voor het digitale archief van alle drie de archiefvormende organisaties geldt dat er binnen het zaaksysteem een aparte vernietigingsmodule is geïmplementeerd. Deze module genereert vernietigingslijsten, voorzien van een vernietigingsbatch. Het gehele proces verloopt digitaal.
Bij beide processen geldt dat een vernietigingslijst opgesteld wordt. Deze lijst worden ter goedkeuring voorgelegd aan teammanagers en de gemeentearchivaris (BHIC). Nadat deze akkoord zijn gegaan, wordt er een definitieve lijst gemaakt en wordt de vernietiging doorgevoerd. Tenslotte wordt er een Verklaring van vernietiging opgesteld, ondertekend door de gemeentesecretaris of de directeur van MGD en toegestuurd aan de gemeentearchivaris. Het proces van vernietiging wordt eveneens vastgelegd in het zaaksysteem.
Naast de bovenstaande procedure van digitale informatie zijn er binnen MGD afspraken gemaakt met BHIC over de doorlopende machtiging van vernietiging. Met een doorlopende machtiging hoeven er geen vernietigingslijsten worden opgemaakt van individuele archiefbescheiden (dossiers/zaken). Hiervoor wordt jaarlijks een formulier ´Aanvragen machtiging vernietiging´ ingevuld en opgestuurd naar het BHIC. Het BHIC controleert en adviseert over vernietiging. Na het ontvangen advies voert de zorgdrager (DIV) de vernietiging uit, vergelijkbaar aan hierboven beschreven procedure bij digitale vernietiging.
Wijze van verantwoorden bij MGD
De door DIV opgestelde vernietigingslijst wordt allereerst voorgelegd aan de teammanager van de vak-afdeling, waar de te vernietigende zaken betrekking op hebben. Na diens akkoord gaat de lijst door naar de gemeentearchivaris van BHIC, die een advies uitbrengt. Na vernietiging wordt een verklaring van vernietiging opgesteld, die door de gemeentesecretaris wordt ondertekend en daarna wordt verzonden naar de gemeentearchivaris van BHIC.
3.6. Vernietigingsprotocol MGD
Op basis van de handreiking, zoals hierboven beschreven is voor MijnGemeenteDichtbij een twee sporen protocol ontwikkeld. Namelijk het spoor van doorlopende machtiging en het spoor van de reguliere vernietiging.
- 1.
- 2.
- 3.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
- 9.
- 10.
- 11.
Een en ander is in navolgend figuur schematisch weergegeven.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2022-229739.html