Nota Activabeleid 2022

1 Inleiding

Voor u ligt de nota Activabeleid 2022. Deze nota is de uitwerking van het financiële beleid rondom de waardering en afschrijving van vaste activa zoals opgenomen in de Financiële verordening gemeente Medemblik 2020.

 

Door vernieuwingen van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) 2019 alsmede de notitie Materiële Vaste Activa uit 2020 van de commissie BBV wordt de laatste nota Investerings- en afschrijvingsbeleid uit 2017 herzien.

 

Een groot deel van het gemeentelijk investeringsbeleid is vastgelegd in externe wet- en regelgeving. Op bepaalde punten is sprake van beleidsvrijheid voor een gemeente.

 

Deze nota geeft inzicht in de uitgangspunten om investeringen te activeren (op de balans op te nemen) en inzicht in de termijnen waarop deze investeringen moeten worden afgeschreven. We (her)formuleren richtlijnen en beleid en leggen dit vast in uniforme regels.

 

1.1 Leeswijzer

In hoofdstuk 2 vindt u de belangrijkste wijzigingen en aanvullingen ten opzichte van de vorige nota en een samenvatting van de belangrijkste uitgangspunten van ons beleid ten aanzien van activeren, waarderen, afschrijven en investeringen.

 

De daarop volgende drie hoofdstukken volgen de levenscyclus van een materieel actief, activeren (hoofdstuk 3), waarderen (hoofdstuk 4) en afschrijven (hoofdstuk 5).

 

Hoofdstuk 6 gaat nader in op investeringen en de bestuurlijke verantwoordelijkheid en procedures.

 

Bijlage 1 staat een overzicht met de afschrijvingstermijnen van de meest voorkomende investeringen.

 

In bijlage 2 is een lijst opgenomen met definities van specifieke begrippen.

 

In bijlage 3 zijn de stellige uitspraken en aanbevelingen van de commissie BBV uit de notitie Materiële Vaste Activa uit 2020 opgenomen.

2 Samenvatting

2.1 Belangrijkste wijzigingen

De belangrijkste wijziging in wetgeving, na vaststelling van de vorige nota, is dat voor het aanleggen van een onderhoudsvoorziening voor achterstallig onderhoud met ingang van de begroting 2021 de regels zijn aangescherpt:

 

  • 1.

    Het is niet langer toegestaan om bij onvoldoende financiële middelen een termijn van vier jaar te hanteren voor het vormen van de voorziening. De reden hiervoor is het ongewenst effect op de vergelijkbaarheid van gemeenten onderling en de financiële positie van de gemeente zoals blijkt uit de begroting en jaarstukken.

    Er kan nooit sprake zijn van negatieve voorziening. Een onverwacht bij de jaarrekening gesignaleerde negatieve stand moet via een eenmalige last worden gedekt. Een tijdig bij de begroting gesignaleerde verwachte negatieve stand moet via aanpassingen van de toekomstige stortingen worden gedekt.

De belangrijkste wijzigingen of aanvullingen na vaststelling van de vorige nota van onze uitgangspunten zijn:

 

Hoofdstuk 3 Activeren

 

  • Voertuigen met kenteken worden altijd geactiveerd.

  • Directe personeelskosten (dit betreft ook inhuur van personeel) waarvan de omvang goed te bepalen is worden geactiveerd, overige personeelskosten activeren we niet.

  • De componentenbenadering wordt alleen toegepast bij grote investeringen zoals de bouw van een nieuwe accommodatie of gemeentehuis en bij uitzondering als de voorziening riolering ontoereikend is.

  • Software wordt geactiveerd als materiële vaste activa. Indien er sprake is van een SaaS (Software as a service) oplossing worden de kosten alsmede bijkomende (implementatie)kosten niet geactiveerd.

Hoofdstuk 4 Waarderen

 

  • BTW die niet compensabel en/of verrekenbaar is, wordt opgeteld bij de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

Hoofdstuk 5 Afschrijven

 

Afschrijvingen worden niet gedekt vanuit reserves. Bij een aantal bestaande investeringen wordt op basis van genomen raadsbesluiten de afschrijving wel gedekt vanuit reserves, dit is een uitsterfconstructie.

 

Naar aanleiding van voortschrijdend inzicht van de verwachte levensduur is van een aantal posten de afschrijvingstermijnen aangepast:

 

wordt

was

Automatiseringskosten

  • Hardware mobiele devices

  • Hardware overige

  • Software (geen SaaS)

4

5

5

5

4

5

Kunstgrasveld

  • Kunstgrasveld onderbouw

  • Kunstgrasveld toplaag

30

15

12-15

15

Riolering

  • Elektromechanische delen

    (dit is alleen van toepassing als de voorziening ontoereikend is)

15

20

 

Er wordt steeds vaker in duurzame aanpassingen (zoals zonnepanelen) geïnvesteerd, op basis van de verwachte levensduur worden deze kosten in 15 tot 20 jaar afgeschreven.

 

De nota Activabeleid 2022 treedt in werking op de dag na die van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2022.

 

2.2 Uitgangspunten bij het activabeleid

Hieronder vindt u een samenvatting van de uitgangspunten van ons activabeleid. Deze komen in het vervolg van deze nota aan de orde.

 

Activeren

  • 1.

    De kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen worden niet geactiveerd.

  • 2.

    Een activum met een aanschafwaarde lager dan € 25.000 wordt niet geactiveerd.

  • 3.

    Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd.

  • 4.

    Voertuigen met kenteken worden altijd geactiveerd.

  • 5.

    Kosten voor klein en groot onderhoud worden niet geactiveerd.

  • 6.

    Investeringen die leiden tot een significante kwaliteitsverbetering zoals bij vernieuwbouw en renovatie moeten geactiveerd worden.

  • 7.

    Directe personeelskosten (dit betreft ook inhuur van personeel) waarvan de omvang goed te bepalen is worden geactiveerd, overige personeelskosten activeren we niet. Een uitzondering hierop vormen bedrijfsmatige activiteiten, zoals bij het grondbedrijf.

  • 8.

    De componentenbenadering wordt alleen toegepast bij grote investeringen zoals de bouw van een nieuwe accommodatie of gemeentehuis en bij uitzondering als de voorziening riolering ontoereikend is.

  • 9.

    Software wordt geactiveerd als materiële vaste activa. Indien er sprake is van een SaaS oplossing worden de kosten alsmede bijkomende (implementatie)kosten niet geactiveerd.

Waarderen

  • 10.

    Activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Rente wordt niet geactiveerd.

  • 11.

    BTW die niet compensabel en/of verrekenbaar is, wordt opgeteld bij de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

Afschrijven

  • 12.

    Investeringen worden afgeschreven volgens de lineaire afschrijvingsmethode met uitzondering van investeringen in de riolering, zie 17.

  • 13.

    De afschrijving start in het eerste volledige jaar ná aanschaf of voltooing van het activum. Het krediet is dan afgesloten.

  • 14.

    In bijlage 1 staat de gebruiksduur (de afschrijvingstermijnen) van de meest voorkomende investeringen genoemd die wordt gehanteerd voor het berekenen van de jaarlijkse afschrijving.

  • 15.

    Er wordt geen rekening gehouden met een eventuele restwaarde van een investering bij het bepalen van de hoogte van de afschrijving.

  • 16.

    Voorbereidingskosten worden als volgt afgeschreven:

  • Als de investering door gaat dan gaan de voorbereidingskosten mee in de kredietaanvraag en worden aansluitend geactiveerd en afgeschreven.

  • Als de investering niet door gaat dan worden de voorbereidingskosten in één keer afgeschreven. De kosten komen dan ten laste van de exploitatie.

  • 17.

    Investeringen in de riolering worden jaarlijks in één keer afgeschreven en komen ten laste van de voorziening riolering. Als de voorziening ontoereikend is wordt de componentenbenadering gehanteerd.

  • 18.

    Afschrijvingen worden niet gedekt vanuit reserves. Bij een aantal bestaande investeringen wordt op basis van genomen raadsbesluiten de afschrijving wel gedekt vanuit reserves, dit is een uitsterfconstructie.

  • 19.

    Aan het geactiveerde activum wordt rente toegerekend over de boekwaarde welke het activum heeft op 1 januari van het lopende boekjaar.

Investeringen

  • 20.

    Investeringen worden ingedeeld in vervangings- en uitbreidingsinvesteringen voor de op te stellen begroting van het komende jaar.

  • 21.

    De raad autoriseert met het vaststellen van de programmabegroting, de daarin opgenomen investeringen voor het komende begrotingsjaar.

  • 22.

    Door de raad beschikbaar gestelde investeringskredieten moeten zo snel mogelijk worden uitgevoerd en afgesloten. Als een krediet na twee jaar niet (volledig) is benut, valt het restantkrediet vrij. Met een geldige reden is het college bevoegd om de geldigheidsduur van een krediet te verlengen.

  • 23.

    Voor nog te realiseren investeringen waarbij sprake is van een onder- of overschrijding is onze rapporteringsgrens € 25.000 en melden wij onverwijld aan de raad indien sprake is van een onder- of overschrijding vanaf € 50.000.

  • 24.

    Jaarlijks wordt een inhoudelijke en financiële rapportage opgesteld over de beschikbaar gestelde kredieten.

  • 25.

    Wanneer een investering is voltooid stelt het college een zowel inhoudelijke als financiële eindverantwoording vast. Hiermee wordt het krediet afgesloten.

  • 26.

    De rapportages genoemd onder punt 24 en 25 worden verwerkt in het jaarlijkse kredietoverzicht. Deze wordt na afloop van het begrotingsjaar opgesteld.

    Het college is bevoegd om deze rapportages vast te stellen. De uitkomsten worden in het jaarverslag verwerkt.

3 Activeren

3.1 Soorten activa

Activeren is het op de balans opnemen van de waarde van investeringen die de gemeente doet. Als gevolg van het doen van investeringen ontstaan bezittingen ofwel vaste activa. Vaste activa worden naar hun aard in het BBV onderscheiden naar drie soorten:

  • Immateriële vaste activa

  • Materiële vaste activa

  • Financiële vaste activa

Immateriële vaste activa

Immateriële vaste activa zijn die vaste activa waar geen fysieke bezittingen tegenover staan. Zij komen slechts in uitzonderlijke gevallen voor. Op basis van artikel 34 van het BBV bestaan de immateriële vaste activa uit:

  • Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio;

  • Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief;

  • Bijdragen aan activa in eigendom van derden.

Materiële vaste activa

Materiële vaste activa zijn investeringen met een (meerjarig) economisch nut of investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte. Alle materiële vaste activa moeten worden geactiveerd. Volgens artikel 35 van het BBV worden de materiële vaste activa onderscheiden in drie groepen:

  • Investeringen met een economisch nut;

  • Investeringen met een economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven;

  • Investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte.

Financiële vaste activa

Financiële vaste activa vertegenwoordigen een financiële waarde of een bezit (aandelenkapitaal) en moeten altijd worden geactiveerd, maar worden – gezien hun aard (waardevastheid) – niet afgeschreven. Wel kan de waarde wijzigen doordat bijvoorbeeld op de leningen wordt afgelost. Financiële vaste activa worden onderscheiden naar de volgende groepen:

  • Kapitaalverstrekkingen

  • Leningen (uitzettingen)

3.2 Criteria voor het activeren van activa

De commissie BBV doet de aanbeveling om vanuit efficiency-oogpunt een minimale omvang voor het activeren van vaste activa te hanteren. Het is niet praktisch om alle investeringen die in aanmerking komen om geactiveerd te worden, ook daadwerkelijk te activeren.

 

Investeringen met een aanschafwaarde lager dan € 25.000 worden niet geactiveerd. Zij worden in één keer als last genomen in de exploitatie op het moment van levering.

Op basis van een jaarprogramma of onderhoudsplan kan het totale jaarbedrag van diverse kleine vervangingen (niet zijnde onderhoud) als één investering beschouwd worden, wanneer de totale kosten bij elkaar opgeteld hoger zijn dan € 25.000.

 

Gronden en terreinen en voertuigen met een kenteken worden altijd geactiveerd.

 

3.3 Onderhoud

Onderhoudskosten worden gemaakt om een actief gedurende de levensduur op een bepaald kwaliteitsniveau te houden of weer te krijgen. Onderhoud kan worden onderscheiden in:

 

Klein onderhoud

Onderhoud dat jaarlijks terugkeert, van beperkte omvang is en dat gedurende de levensduur wordt uitgevoerd om een object op een bepaald kwaliteitsniveau te houden.

 

Groot onderhoud

Onderhoud dat eens in de zoveel jaar moet gebeuren, vaak gepland en veelal van ingrijpende aard als gevolg van slijtage en dat na een langere gebruiksperiode wordt uitgevoerd op het object.

 

Klein en groot onderhoud houdt of brengt een object in goede staat maar is niet van invloed op de vooraf bepaalde gebruiksduur van het object. Kosten van onderhoud mogen daarom niet geactiveerd worden maar dienen in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie te worden gebracht.

 

Te activeren investeringen

Wanneer een aanpassing leidt tot een significante kwaliteitsverbetering (object blijft niet in dezelfde staat) dan is er geen sprake van groot onderhoud maar van een investering (zoals bij vernieuwbouw en renovatie) die geactiveerd moet worden. Dit wijkt af van regulier beleid en wordt daarom vastgesteld in een apart besluit van de raad.

 

Onderhoudsvoorziening

Groot onderhoud (periodiek terugkerende onderhoudskosten van een pand of object) mag ten laste van een vooraf gevormde voorziening worden gebracht mits er een recent (maximaal 5 jaar oud) meerjarig onderhoudsplan voor het actief aanwezig is om de lasten over meerdere begrotingsjaren te egaliseren.

 

Achterstallig onderhoud

Er is sprake van achterstallig onderhoud als onderhoud niet tijdig volgens het onderhoudsplan wordt uitgevoerd en daardoor niet meer wordt voldaan aan het door de raad vastgestelde kwaliteitsniveau of wettelijke normen.

In geval van achterstallig onderhoud waarbij sprake is van kapitaalvernietiging en/of onveilige situaties, wordt alsnog een voorziening gevormd.

 

Gemeentelijk rioleringsplan (GRP)

In 2017 heeft de raad het gemeentelijke rioleringsplan vastgesteld. Vanaf 2014 worden de kosten van investeringen in één keer ten laste van de voorziening riolering gebracht conform de BBV. Alleen als de voorziening riolering leeg is wordt de componentenbenadering gehanteerd zoals opgenomen in bijlage 1.

In 2022 wordt regio breed een nieuw GRP bepaald.

 

De componentenbenadering wordt naast bovenstaande uitzondering verder alleen toegepast bij grote investeringen zoals de bouw van een nieuwe accommodatie of gemeentehuis.

 

3.4 Software

Bij de invoering van het BBV is bepaald dat voor software het matchingprincipe van toepassing is. Dit wil zeggen, dat de kosten zoveel mogelijk toegerekend moeten worden aan de periode waarop de kosten betrekking hebben. Het BBV kent een limitatieve lijst van immateriële vaste activa. Software staat niet op deze lijst, waardoor het niet mogelijk is om software als immateriële activa te activeren. Dit betekend dat software als materiële vaste activa moet worden geactiveerd.

 

Software kan ook in gebruik genomen worden in de vorm van een SaaS oplossing. In dat geval is er geen sprake van het verkrijgen van een actief omdat het bij SaaS gaat om een dienstverlening in de vorm van een abonnement waarmee wordt ingelogd bij de dienstverlener. Deze dienstverlener heeft de activa zowel juridisch als economisch in bezit. Er is geen sprake van een verkrijgingsprijs en daarom mogen de kosten alsmede bijkomende (implementatie)kosten niet geactiveerd worden.

 

3.5 Uitgangspunten

De belangrijkste uitgangspunten met betrekking tot activeren zijn als volgt:

 

  • 1.

    De kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen worden niet geactiveerd.

  • 2.

    Een activum met een aanschafwaarde lager dan € 25.000 wordt niet geactiveerd.

  • 3.

    Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd.

  • 4.

    Voertuigen met kenteken worden altijd geactiveerd.

  • 5.

    Kosten voor klein en groot onderhoud worden niet geactiveerd.

  • 6.

    Investeringen die leiden tot een significante kwaliteitsverbetering zoals bij vernieuwbouw en renovatie moeten geactiveerd worden.

  • 7.

    Directe personeelskosten (dit betreft ook inhuur van personeel) waarvan de omvang goed te bepalen is worden geactiveerd, overige personeelskosten activeren we niet. Een uitzondering hierop vormen bedrijfsmatige activiteiten, zoals bij het grondbedrijf.

  • 8.

    De componentenbenadering wordt alleen toegepast bij grote investeringen zoals de bouw van een nieuwe accommodatie of gemeentehuis en bij uitzondering als de voorziening riolering ontoereikend is.

  • 9.

    Software wordt geactiveerd als materiële vaste activa. Indien er sprake is van een SaaS oplossing worden de kosten alsmede bijkomende (implementatie)kosten niet geactiveerd.

4 Waarderen

4.1 Waarderingsgrondslagen

Bij de waarderingsgrondslagen gaat het om de waardebepaling van activa en de regels die daarvoor gelden. Het gaat hierbij om de waardering van balansposten (bezittingen), teneinde een reëel beeld te krijgen van de vermogenspositie van de gemeente.

Het BBV geeft strikte regels voor de waardering van activa. Hiermee wordt enerzijds voorkomen dat financiële resultaten kunnen worden beïnvloed en anderzijds wordt bereikt dat de financiële gegevens in de loop der tijd vergelijkbaar blijven.

De hoofdregel voor waardering van activa is opgenomen in artikel 63 van het BBV: activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Deze verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschafkosten en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. Rente wordt niet aan de vervaardigingsprijs toegerekend.

 

4.2 BTW

Bij facturen voor diensten of leveringen van derden wordt BTW in rekening gebracht. Het merendeel van deze in rekening gebrachte BTW is compensabel (op basis van het BTW compensatiefonds) dan wel verrekenbaar met de Belastingdienst, wanneer het een zogenaamde ondernemersactiviteit betreft. Deze BTW is daarmee voor de gemeente geen last en dient dus ook niet tot de verkrijgings- of vervaardigingsprijs gerekend te worden. In die gevallen dat de BTW slechts deels of in het geheel niet kan worden gecompenseerd of verrekend, wordt de BTW voor de gemeente wel een last. In die situaties wordt

die BTW (of dat deel ervan) wel tot de verkrijgings- of vervaardigingsprijs gerekend.

 

4.3 Afwaarderen van vaste activa

In de loop van de tijd kan de waarde van een actief zijn veranderd ten opzichte van de boekwaarde ervan op de balans. Herwaardering van activa naar een hogere waarde is niet toegestaan. Winst op een actief mag pas bij de realisatie van die winst (dus bijvoorbeeld bij verkoop) worden genomen.

Afwaardering van activa wordt in de meeste gevallen eveneens niet toegestaan; waardering geschiedt immers tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Onder bepaalde voorwaarden en omstandigheden zijn bijzondere waardeverminderingen wel toegestaan, dan wel verplicht. Het betreft hier waardeverminderingen als gevolg van wijzigingen in de levensduur als gevolg van schade of milieuvervuiling en wijziging van de bestemming of de functie van het vastgoed.

 

4.4 Uitgangspunten

De belangrijkste uitgangspunten met betrekking tot waarderen zijn als volgt:

 

  • 10.

    Activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Rente wordt niet geactiveerd.

  • 11.

    BTW die niet compensabel en/of verrekenbaar is, wordt opgeteld bij de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

5 Afschrijven

5.1 Methoden van afschrijving

Het gebruik van vaste activa strekt zich uit over meerdere jaren. Door technische slijtage of economische veroudering daalt de waarde. Het zichtbaar maken van deze waardevermindering in de jaarlijkse exploitatie wordt afschrijven genoemd. De hoogte van de afschrijving wordt bepaald door de economische gebruiksduur en de wijze van afschrijven en mag niet worden beïnvloed door het resultaat in enig jaar.

 

Er bestaan verschillende methoden van afschrijven. Het BBV laat de gemeenten vrij in de keuze van een methode. De meeste voorkomende methoden bij gemeenten zijn:

  • Lineair;

  • Annuïtair.

Bij de lineaire afschrijvingsmethode wordt jaarlijks een vast percentage van de aanschafwaarde afgeschreven. Hierdoor daalt de boekwaarde van het actief jaarlijks met eenzelfde bedrag. De toegerekende rentelasten aan het activum dalen bij deze methode naarmate de jaren verstrijken, doordat de boekwaarde telkens afneemt. De totale kapitaallasten (afschrijving en toegerekende rente) dalen dus ook.

 

Bij de annuïteitenmethode blijven de jaarlijkse kapitaallasten gelijk. In de eerste jaren wordt het grootste deel van de jaarlast gebruikt voor de toerekening van de rentelast en wordt er dus in beperkte mate afgeschreven. Hierdoor blijft de boekwaarde vooral in het begin relatief hoog. In de loop van de levensduur neemt het bedrag aan afschrijving toe en neemt het bedrag aan rente af.

 

5.2 Afschrijvingstermijnen

Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur moet volgens het BBV worden afgeschreven. De gebruiksduur wordt bepaald door de technische en economische levensduur. Op grond wordt niet afgeschreven. Gronden zijn niet aan slijtage onderhevig. Daarom is er geen sprake van waardevermindering en derhalve is afschrijven niet nodig.

 

De afschrijvingstermijnen moeten consistent worden toegepast en mogen alleen bij gegronde redenen worden aangepast. Van de meest voorkomende investeringen zijn de termijnen bepaald en in bijlage 1 opgenomen. Indien er bij een voorgenomen investering sprake is van een nieuwe, afwijkende afschrijvingstermijn dan zal dit in het betreffende kredietvoorstel expliciet worden benoemd en gemotiveerd.

 

Voor de automatiseringskosten wordt op basis van de verwachte levensduur onderscheid gemaakt in de afschrijvingstermijnen van hardware mobiele devices, hardware overige en software.

 

5.3 Ingangsmoment van afschrijven

De commissie BBV doet de aanbeveling om vast te leggen vanaf welk moment wordt begonnen met afschrijven van een activum. Er zijn verschillende mogelijkheden zoals afschrijven vanaf het moment van ingebruikname of in het jaar waarin het activum gereedkomt / aangeschaft wordt.

De gemeente Medemblik hanteert als startmoment: afschrijving in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het activum aangeschaft / voltooid wordt.

 

5.4 Rentetoerekening

Aan alle geactiveerde activa wordt rente toegerekend. Voor het doen van investeringen moeten veelal externe financieringsmiddelen worden aangetrokken en dat brengt rentelasten met zich mee. Om de kosten van een product of activiteit inzichtelijk te maken worden de rentelasten aan de activa toegerekend.

Voor deze toerekening wordt een vast rentepercentage (omslagpercentage) gehanteerd. Dit rentepercentage wordt jaarlijks bij het opstellen van de begroting bepaald. Bij de jaarrekening wordt het rentepercentage op basis van de werkelijke cijfers opnieuw berekend. Wanneer het nieuwe percentage meer dan 0,5% afwijkt van het percentage bij de begroting, wordt dit nieuwe percentage toegepast op het afgelopen jaar. De rente wordt berekend over de boekwaarde per 1 januari van het lopende jaar.

 

5.5 Uitgangspunten

De belangrijkste uitgangspunten met betrekking tot afschrijven zijn als volgt:

 

  • 12.

    Investeringen worden afgeschreven volgens de lineaire afschrijvingsmethode met uitzondering van investeringen in de riolering, zie 17.

  • 13.

    De afschrijving start in het eerste volledige jaar ná aanschaf of voltooing van het activum. Het krediet is dan afgesloten.

  • 14.

    In bijlage 1 staat de gebruiksduur (de afschrijvingstermijnen) van de meest voorkomende investeringen genoemd die wordt gehanteerd voor het berekenen van de jaarlijkse afschrijving.

  • 15.

    Er wordt geen rekening gehouden met een eventuele restwaarde van een investering bij het bepalen van de hoogte van de afschrijving.

  • 16.

    Voorbereidingskosten worden als volgt afgeschreven:

    Als de investering door gaat dan gaan de voorbereidingskosten mee in de kredietaanvraag en worden aansluitend geactiveerd en afgeschreven.

    Als de investering niet door gaat dan worden de voorbereidingskosten in één keer afgeschreven. De kosten komen dan ten laste van de exploitatie.

  • 17.

    Investeringen in de riolering worden jaarlijks in één keer afgeschreven en komen ten laste van de voorziening riolering. Als de voorziening ontoereikend is wordt de componentenbenadering gehanteerd.

  • 18.

    Afschrijvingen worden niet gedekt vanuit reserves. Bij een aantal bestaande investeringen wordt op basis van genomen raadsbesluiten de afschrijving wel gedekt vanuit reserves, dit is een uitsterfconstructie.

  • 19.

    Aan het geactiveerde activum wordt rente toegerekend over de boekwaarde welke het activum heeft op 1 januari van het lopende boekjaar.

6 Investeringen

6.1 Algemeen

Investeringen worden op de balans verantwoord. De lasten voortvloeiende uit investeringen zoals onderhoud, afschrijvingen, toegerekende rente, verzekeringen, behoren tot de jaarlijkse exploitatielasten.

 

Bij een bestaand actief is sprake van een investering indien de uitgaven:

  • Leiden tot een significante kwaliteitsverbetering;

  • Leiden tot een levensduurverlenging;

  • Aanpassingen betreffen om te voldoen aan wet- en regelgeving.

 

6.2 Planning- en control cyclus

De stand van zaken van de investeringen komen aan de orde in alle producten van de planning- en control cyclus en vormen hiermee een integraal onderdeel van de cyclus plannen, uitvoeren en verantwoorden.

 

Programmabegroting

In de programmabegroting zijn de voorgenomen investeringen voor het komende begrotingsjaar opgenomen. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar, die niet in de programmabegroting zijn opgenomen, legt het college – vooraf aan het aangaan van verplichtingen – een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van het krediet aan de raad voor. De lasten van de investeringen (kapitaallasten) zijn in de meerjarenbegroting opgenomen.

 

Tussenrapportages

Bij de tussenrapportages wordt onder andere inzicht verschaft in het verloop van de in uitvoering zijnde kredieten. Daarbij gaat het zowel over de uitvoering in tijd als de toereikendheid van de beschikbare middelen. Vertraging in de uitvoering kan reden zijn voor lagere exploitatielasten en ook deze gevolgen worden gemeld.

 

Jaarstukken

In de jaarstukken legt het college verantwoording af over de realisatie van de in de begroting opgenomen investeringen, alsmede de afwikkeling van investeringen die nog doorliepen van voorgaande jaren.

In de jaarrekening worden overzichten verstrekt van de belangrijkste lopende kredieten en wordt in een apart overzicht aangegeven welke kredieten kunnen worden afgesloten.

 

6.3 Procedures

Autorisatie van investeringen

De bevoegdheid tot het toekennen van investeringskredieten berust – in het kader van het budgetrecht– bij de raad. De investeringskredieten voor het eerstvolgende begrotingsjaar worden bij de vaststelling van de begroting, tenzij de raad een voorbehoud maakt om een investering op een later moment te autoriseren, beschikbaar gesteld.

 

Wijzigen van kredieten

De raad stelt de investeringskredieten voor het lopende begrotingsjaar vast. Het college is, met inachtneming van richtlijnen, bevoegd tot het verschuiven van (een deel van) een investeringskrediet.

 

Afsluiten van kredieten

Investeringskredieten worden voor een specifiek doel beschikbaar gesteld. Dat specifieke doel kan of moet binnen een bepaalde periode gerealiseerd kunnen worden. Om te voorkomen dat kredieten oneindig blijven openstaan is het gewenst om een bepaalde ordetermijn af te spreken, waarbinnen het doel gerealiseerd kan worden en dus het krediet in principe wordt afgesloten.

Er wordt een standaard looptijd van twee begrotingsjaren gehanteerd. Na deze looptijd wordt het krediet bij de jaarrekening afgesloten.

Bij de vaststelling van de jaarstukken wordt via een integraal overzicht van alle lopende

investeringskredieten gerapporteerd over de voortgang en de af te sluiten kredieten. Indien er redenen zijn om de looptijd te verlengen, dan zal dit in dat overzicht gemotiveerd worden toegelicht en ter besluitvorming worden voorgelegd aan het college.

 

6.4 Uitgangspunten

 

De belangrijkste uitgangspunten met betrekking tot investeringen zijn als volgt:

 

  • 20.

    Investeringen worden ingedeeld in vervangings- en uitbreidingsinvesteringen voor de op te stellen begroting van het komende jaar.

  • 21.

    De raad autoriseert met het vaststellen van de programmabegroting, de daarin opgenomen investeringen voor het komende begrotingsjaar.

  • 22.

    Door de raad beschikbaar gestelde investeringskredieten moeten zo snel mogelijk worden uitgevoerd en afgesloten. Als een krediet na twee jaar niet (volledig) is benut, valt het restantkrediet vrij. Met een geldige reden is het college bevoegd om de geldigheidsduur van een krediet te verlengen.

  • 23.

    Voor nog te realiseren investeringen waarbij sprake is van een onder- of overschrijding is onze rapporteringsgrens € 25.000 en melden wij onverwijld aan de raad indien sprake is van een onder- of overschrijding vanaf € 50.000.

  • 24.

    Jaarlijks wordt een inhoudelijke en financiële rapportage opgesteld over de beschikbaar gestelde kredieten.

  • 25.

    Wanneer een investering is voltooid stelt het college een zowel inhoudelijke als financiële eindverantwoording vast. Hiermee wordt het krediet afgesloten.

  • 26.

    De rapportages genoemd onder punt 24 en 25 worden verwerkt in het jaarlijkse kredietoverzicht. Deze wordt na afloop van het begrotingsjaar opgesteld.

    Het college is bevoegd om deze rapportages vast te stellen. De uitkomsten worden in het jaarverslag verwerkt.

 

Bijlage 1: Afschrijvingstermijnen

In dit overzicht staan de afschrijvingstermijnen van de meest voorkomende investeringen.

 

Investeringen

Termijn in jaren

 

 

Immateriële vaste activa

Bijdragen aan activa in eigendom van derden

 

20-40

Kosten van onderzoek en ontwikkeling

5

 

 

Materiële vaste activa

Automatisering

  • Hardware mobiele devices

  • Hardware overige

  • Software (geen SaaS)

 

 

4

5

4

 

 

(Bedrijfs)gebouwen (zoals kantoren, schoolgebouwen/MFA)

  • Aankoop bestaande bouw

  • Nieuwbouw

  • Renovatie, verbouwing, restauratie en uitbreiding

  • Vernieuwbouw

 

20

40

20

20-40

 

 

Bedrijfsmiddelen

  • Duurzame aanpassingen (zoals zonnepanelen)

  • Inrichting en meubilair

  • Installaties

  • Personenauto’s, lichte motorvoertuigen en aanhangwagens

  • Vervanging materieel

 

15-20

10

15

7

10

 

 

Groen, plantsoenen en sportterreinen

  • Aanleg, renovatie en (her)inrichting

  • Kunstgrasveld onderbouw

  • Kunstgrasveld toplaag

  • Speeltoestellen

 

20

30

12-15

10

 

 

Gronden en terreinen

  • Grond

  • Schoolplein

  • Parkeerterrein

  • Woonwagenstandplaats, industrieterrein

 

niet

20

20

25

 

 

Monumenten

  • Aankoop

  • Restauratie

 

40

20-40

 

 

Grond-, weg en waterbouwkundige werken

Begraafplaatsen

  • Aanleg

  • Aanleg en uitbreiding urnen

  • (Her)inrichting en renovatie

 

 

40

25

25

Riolering

  • Aanleg en renovatie

  • Bouwkundige constructies

  • Elektromechanische delen

 

50

45

15

Weg- en waterbouw

  • Aanleg, reconstructie of vervanging

  • (Her)inrichting en verbetering

  • Kunstvoorwerpen met cultuur-historische waarde

  • Openbare verlichting (armaturen)

  • Straatmeubilair

 

40

20

1

20

15

 

Bijlage 2: Begrippen en definities

Activa

De bezittingen van de gemeente, zoals gronden, gebouwen, voertuigen en voorraden. Deze worden ingedeeld in vaste activa en vlottende activa.

 

Activeren

Het op de balans presenteren van de financiële waarde van het aangeschafte of vervaardigde bezit/kapitaalgoed met meerjarig nut dat vanaf dat moment als bezitting kan worden beschouwd.

 

Afschrijven

Het op een methodische wijze in de boekhouding tot uitdrukking brengen van de waardedaling van een kapitaalgoed over een bepaalde periode.

 

Annuïtaire afschrijving

Een afschrijvingsmethode waarbij de kapitaallasten jaarlijks gelijk blijven gedurende de gehele afschrijvingsperiode van de investering. In de beginjaren is de afschrijvingscomponent laag en de rentecomponent hoog. Aan het eind van de periode ligt deze verhouding andersom.

 

Boekwaarde

Waarde van de activa op de balans. Dit is de verkrijgings- of vervaardigingsprijs verminderd met de afschrijvingen.

 

Componentenbenadering

De componentenbenadering houdt in dat een investering wordt opgedeeld in verschillende onderdelen. Deze onderdelen kennen een ander verloop van de waarde. Per onderdeel verschilt hierdoor de economische levensduur.

 

Financiële vaste activa

Activa die een financiële waarde vertegenwoordigen, zoals deelnemingen, aandelen en verstrekte leningen.

 

Immateriële vaste activa

Investeringsuitgaven waar geen bezit tegenover staat (bijvoorbeeld kosten sluiten geldlening).

 

Investeringen

Onder investeringen wordt verstaan het vastleggen van vermogen in objecten waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt.

Uitbreidingsinvesteringen zijn investeringen of bijdragen ten behoeve van de ontwikkeling van nieuwe activiteiten of expansie van de huidige activiteiten.

Vervangingsinvesteringen zijn ten behoeve van de vervanging van een bestaand actief als gevolg van economische veroudering of slijtage. Een bijzondere vervangingsinvestering is een rehabilitatie van een weg. Dit betreft een vervanging op basis van einde levensduur, waarbij groot- en klein onderhoud (economisch) niet meer toereikend is. De weg wordt weer volledig nieuw aangelegd op het oorspronkelijke structurele en functionele niveau, zonder aanpassingen in vormgeving of gebruik. Er is sprake van een nieuw actief met een nieuwe levensduur. Indien de oude weg nog een boekwaarde heeft, dient deze boekwaarde geheel afgeboekt te worden.

 

Investeringskrediet

Het bedrag dat door de gemeenteraad beschikbaar is gesteld voor het doen van een investering.

 

Investeringen met een economisch nut

Investeringen hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn en/of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen.

 

Investeringen met een maatschappelijk nut

Investeringen die geen economisch nut opleveren (geen middelen genereren en/of verhandelbaar zijn) maar wel duidelijk een publieke taak vervullen, bijvoorbeeld wegen.

 

Kapitaalgoed

Is een aangekocht of geproduceerd goed met waarde.

 

Kapitaallasten

De jaarlijks terugkerende exploitatielasten die samenhangen met de investeringen. De kapitaallasten bestaan uit de afschrijvingen en de toegerekende rente.

 

Levensduur

De levensduur van een actief wordt onderscheiden in economische en technische levensduur. De technische levensduur van een actief is de maximale periode waarover dat actief een bijdrage aan de productie kan leveren. De economische levensduur is de maximale periode waarover het economisch verantwoord is van een actief gebruik te maken. Met andere woorden: slijtage van activa door veroudering.

 

Lineaire afschrijving

Een afschrijvingsmethode waarbij de kapitaallasten jaarlijks dalen. De afschrijvingscomponent is jaarlijks gelijk. Als gevolg van de dalende boekwaarde neemt de jaarlijks toegerekende rentelast af.

 

Materiële vaste activa

Activa waar een bezit tegenover staat en waaraan een meerjarig nut kan worden toegekend.

 

Onderhoud, klein

Preventieve maatregelen en dagelijkse reparaties die noodzakelijk zijn om het object in goede werkende en veilige staat te houden tegen een van tevoren vastgesteld kwaliteitsniveau.

 

Onderhoud, groot

Uitvoering van correctieve maatregelen, als gevolg van slijtage na een langere periode van gebruik, om een object in goede staat (op een vooraf bepaald kwaliteitsniveau) te houden of te brengen. Groot onderhoud dient zich in de regel aan, is daarom vaak gepland, is veelal ingrijpend van aard en betreft een groot of belangrijk deel van het object.

 

Restwaarde

De restwaarde is de schatting van de opbrengstwaarde, tegen het huidige prijspeil, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van (delen van het) actief, op het moment dat het actief buiten bedrijf wordt gesteld.

 

Toegerekende rente

Een vergoeding (administratief) voor het beslag dat de boekwaarde van een investering legt op de financieringsmiddelen van de gemeente. De toegerekende rente is onderdeel van de kapitaallasten.

 

Vaste activa

Bezittingen waarvan het daarvoor benodigde vermogen voor een periode langer dan 1 jaar is vastgelegd. Voorbeelden hiervan zijn gebouwen, gronden en uitgezette leningen.

 

Verkrijgingsprijs

Het bedrag dat betaald is om activa aan te schaffen, inclusief de bijkomende kosten. Ontvangen bijdragen voor aanschaf van het actief moeten in aftrek worden gebracht van de aanschafprijs. Eventuele inruil van het te vervangen actief mag niet worden afgetrokken van de aanschafprijs.

 

Vervaardigingsprijs

De kosten die gemaakt zijn ten behoeve van het vervaardigen van een actief.

 

Waarderen

De waarde die toegekend wordt aan het geactiveerde kapitaalgoed c.q. de investering op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

 

Bijlage 3: Stellige uitspraken en aanbevelingen

De commissie BBV heeft in de notitie Materiële Vaste Activa (nMVA) uit 2020 meerdere stellige uitspraken en één aanbeveling opgenomen die hieronder zijn weergegeven.

 

Stellige uitspraken

  • Software als afzonderlijk actief valt onder de materiële vaste activa, als bedoeld in artikel 35 lid 1a BBV (investeringen met een economisch nut). Hoofdstuk 3.4 nMVA.

  • Licenties op software voor onbepaalde duur, die in één keer in rekening worden gebracht vallen onder de materiële vaste activa als bedoeld in artikel 35, lid 1a BBV (investeringen met een economisch nut). Hoofdstuk 3.4 nMVA.

  • Voor vastgoed met een economische functie is – ingeval van een duurzame

  • waardevermindering - afwaardering verplicht en wordt de toets met behulp van de

  • directe opbrengstwaarde voorgeschreven. Hoofdstuk 5.3 nMVA.

  • Een wijziging van een verwachte toekomstige gebruiksduur c.q. gebruiksintensiteit is een schattingswijziging. De bestaande (rest)boekwaarde wordt niet herrekend, maar over de langere, dan wel kortere, dan wel gelijkblijvende verwachte toekomstige gebruiksduur afgeschreven. Hoofdstuk 6.3 nMVA.

  • Een wijziging van de ‘vrij te kiezen’ waarderingsgrondslagen is een stelselwijziging. Bij een stelselwijziging worden bestaande (rest)boekwaarden niet herrekend, maar over de langere, dan wel kortere, dan wel gelijkblijvende verwachte gebruiksduur afgeschreven. Hoofdstuk 6.3 nMVA.

  • Uit hoofde van rechtmatigheid kunnen besluiten tot een stelsel- of schattingswijziging met betrekking tot materiële vaste activa uiterlijk tot het einde (31 december) van het desbetreffende begrotingsjaar worden genomen door de raad. Hoofdstuk 6.3 nMVA.

  • Klein en groot onderhoud houdt of brengt een object in goede, oorspronkelijke staat en is dus niet van invloed op de bepaalde gebruiksduur (afschrijvingstermijn) van het object en mag daarom niet worden geactiveerd. Hoofdstuk 7.4 nMVA.

  • Voorzieningen die vooraf worden gevormd om lasten van groot onderhoud gelijkmatig te verdelen over meerdere begrotingsjaren, kunnen alleen met instemming van de raad ingesteld en gevoed worden op basis van een recent beheerplan. Hoofdstuk 7.5 nMVA.

  • Onder recent beheerplan wordt een beheerplan verstaan van maximaal vijf jaar oud ten opzichte van het verslagleggingsjaar. Deze vijf jaar dient te worden gehanteerd als richttermijn waar gemotiveerd van kan worden afgeweken. Een gemotiveerde afwijking houdt in dat deze motivatie is geautoriseerd door de raad en verantwoord is in de paragraaf ‘onderhoud kapitaalgoederen’ van de begroting en de jaarstukken. Hoofdstuk 7.5.2 nMVA.

  • Tussentijdse bijstelling van het beheerplan binnen de vijf jaar is verplicht indien een belangrijke afwijking is opgetreden in de staat van het onderhoud. Hoofdstuk 7.5.2 nMVA.

  • In geval van achterstallig onderhoud waarbij sprake is van kapitaalvernietiging en/of onveilige situaties wordt er op basis van artikel 44 lid 1a BBV een voorziening gevormd. Hoofdstuk 7.6 nMVA.

Aanbeveling

  • De commissie BBV beveelt aan om de wijze waarop met investeringen en afschrijvingen wordt omgegaan vast te leggen in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen, een nota investeringen of de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet. In aanvulling hierop kan een investeringsplan voor het huidige en de komende jaren een bijlage vormen die jaarlijks geactualiseerd wordt. Hoofdstuk 2.1 nMVA.

 

Naar boven