Instellingsbesluit Strategisch Informatie Overleg gemeente Texel

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Texel;

gelet op artikel 3a van het Archiefbesluit 1995;

gelet op artikel 4 van de Beheerregeling informatiebeheer gemeente Texel 2019;

gezien het voorstel van 29-03-2022;

Besluit vast te stellen:

Instellingsbesluit strategisch Informatie Overleg gemeente Texel.

In dit instellingsbesluit wordt verstaan onder:

• 1. College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Texel.

• 2. SIO: het Strategisch Informatie Overleg waar dit besluit betrekking op heeft.

• 3. Archiefbescheiden: bescheiden als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995.

• 4. RHCA: de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar waarin de gemeente Texel deelneemt.

Artikel 1 Begripsbepalingen

Artikel 2 Taken en bevoegdheden

• 1. Het SIO is bevoegd gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen aan het college inzake vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding.

• 2. Aan het SIO worden ter verplichte advisering voorgelegd:

  • a. Situaties van vervreemding van archiefbescheiden;

  • b. Situaties van uitzonderingen op de bewaartermijn die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e. van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken.

• 3. Het SIO kan inhoudelijk deskundigen van alle gemeentelijke werkgebieden en het RHCA uitnodigen bij het overleg.

Artikel 3 Samenstelling SIO

• 1. In het SIO hebben structureel zitting:

  • a. De gemeentesecretaris

  • b. De gemeentearchivaris (algemeen directeur van het RHCA)

  • c. De archiefinspecteur (RHCA)

  • d. De afdelingsmanager Advies en Ondersteuning

  • e. De teamleider Informatie & Automatisering

  • f. De Functionaris Gegevensbescherming (FG)

  • g. De Privacy Officer (PO)

  • h. De Chief Information Security Officer (CISO)

  • i. Ambtelijk verantwoordelijke binnen team Informatie & Automatisering voor de GR RHCA

• 2. Voorzitter van het SIO is de gemeentesecretaris van de gemeente Texel.

• 3. Secretaris van het SIO is de ambtelijk verantwoordelijke binnen team Informatie & Automatisering voor de GR RHCA.

Artikel 4 Voorzitter

Een plaatsvervangend voorzitter wordt uit het midden van het SIO benoemd.

Artikel 5 Secretariaat

De secretaris neemt het initiatief voor de bijeenkomsten van het SIO.

Artikel 6 Agendacommissie

• 1. Er is een agendacommissie ten behoeve van de voorbereiding van de agendering en advisering van het SIO.

• 2. De agendacommissie bestaat uit de teamleider Informatie & Automatisering en de secretaris.

• 3. De agendacommissie kan besluiten om een inhoudelijk deskundige uit te nodigen voor een bijeenkomst van het SIO of voor een bepaald agendapunt tijdens de bijeenkomst van het SIO.

Artikel 7 Werkwijze

• 1. Het SIO komt tenminste 1 maal per jaar bijeen.

• 2. In gevallen waarin dit instellingsbesluit niet voorziet, beslist de voorzitter.

• 3. Het SIO kan haar werkwijze nader uitwerken in een huishoudelijk reglement, met inachtneming van de Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Texel 2019 en dit instellingsbesluit.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Dit instellingsbesluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van publicatie.

Artikel 9 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Strategisch Informatie Overleg gemeente Texel.

Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van 29-03-2022

De secretaris,

Mevrouw E.C. van der Bruggen

De burgemeester,

De heer M.C. Uitdehaag

Bezwaar

Een belanghebbende kan tegen dit besluit bezwaar maken bij de het college van burgemeester en wethouders. Postbus 200, 1790 AE in Den Burg.

Het bezwaarschrift moet binnen zes weken na de dag van bekendmaking worden ingediend.

In de brief moet ten minste staan:

• De naam en adres van de indiener;

• De datum;

• Een handtekening;

• Een omschrijving van het besluit waartegen bezwaar wordt gemaakt;

• De gronden van het bezwaar.

Voorlopige voorziening

In spoedeisende gevallen is het mogelijk om naast het bezwaar een voorlopige voorziening aan te vragen bij de voorzieningenrechter. Het verzoek kunt u sturen naar de Voorzieningenrechter van de Rechtbank Noord-Holland, sector bestuursrecht, Postbus 1621, 2003 BR Haarlem. De indiener krijgt een nota voor griffierechten. Meer informatie kunt u vinden op www.rechtspraak.nl.

Volmacht

Dient u namens iemand anders het bezwaar in? Stuur dan een schriftelijke en ondertekende verklaring (volmacht) mee waaruit blijkt dat u namens die (rechts)persoon het bezwaar mag indienen.

Toelichting

Dit betreft het instellen van een Strategisch informatieoverleg (SIO). Het begrip SIO is geïntroduceerd in de toelichting op het in 2012 gewijzigde Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit). Met het SIO wordt in elk overheidsorgaan een structureel overleg gecreëerd. In dit overleg worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. In het SIO vindt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding plaats. Hierdoor wordt in samenhang het beheer van informatie georganiseerd. Daarnaast heeft een SIO bij besluiten omtrent vervreemding en selectielijsten een wettelijk verplichte functie.

Na overleg met de archiefinspecteur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar is gekozen voor het instellen van het SIO gemeente Texel. Zij kan advies geven aan burgemeester en wethouders van de gemeente Texel.

In artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit wordt voorgeschreven dat de belangen van het bestuur en de burger alsmede historische en culturele belangen bij vervanging, selectielijsten en vervreemding moeten worden afgewogen. De verantwoordelijke voor de informatiehuishouding vertegenwoordigt het belang van het bestuur; de archivaris historie en cultuur.