Verordening op de raadscommissies en beeldvormende bijeenkomsten Beekdaelen 2022

De raad van de gemeente Beekdaelen

Gelet op artikel 82, eerste lid van de Gemeentewet;

B E S L U I T:

de volgende verordening vast te stellen:

Verordening op de raadscommissies en beeldvormende bijeenkomsten Beekdaelen 2022

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen.

Artikel 1: Begrippenlijst.

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. agendacommissie: instituut zoals genoemd en beschreven in het Reglement van Orde voor de gemeenteraad.

• b. beeldvormende bijeenkomst: een bijeenkomst met als doel dat de raad zich een beeld kan vormen door het verkennen en afbakenen van vraagstukken, het horen van het maatschappelijk veld en het inventariseren van knelpunten en keuzes, met in begrip van werkbezoeken, workshops en themabijeenkomsten.

• c. commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of zijn/haar plaatsvervanger.

• d. commissielid: het raadslid of burgerlid dat als commissielid, per fractie, door de raad is benoemd en deelneemt aan commissievergaderingen en andere bijeenkomsten.

• e. fractie: een politieke groepering, waarvan leden ook zitting hebben in de raad.

• f. griffier: griffier van de raad of zijn/haar vervanger;

• g. memorie van toelichting: aanvullende schriftelijke informatie, opgesteld door het college, n.a.v. behandeling van een stuk in de commissie.

• h. nota van wijziging: schriftelijke aanvulling/vervanging, opgesteld door het college, op eerder verstrekt voorstel door het college, n.a.v. behandeling van een stuk in de commissie.

• i. raadscommissie: de (raads)commissie ter advisering van de raad, ingesteld bij de verordening op de raadscommissie Beekdaelen 2022.

• j. technische vragen: vragen die voortkomen uit de toegezonden stukken ter voorbereiding op de commissievergadering.

• k. voorzitter: voorzitter van een raadscommissie of zijn/haar vervanger als technisch voorzitter.

Artikel 2. Instelling raadscommissie.

• 1. Er is een raadscommissie Bestuur en middelen, een raadscommissie Fysieke leefomgeving en een raadscommissie Sociale leefomgeving als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet, die de raad adviseren over de geagendeerde voorstellen of onderwerpen.

• 2. De raadscommissies kunnen ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen. Ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad.

Artikel 3 Taken.

Een raadscommissie heeft de volgende taken:

• 1. Het uitbrengen van advies (per fractie) aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben.

• 2. Het uitbrengen van advies aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder 1.

• 3. Het voeren van overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld onder 1.

• 4. Indien bij de behandeling van een onderwerp in een raadscommissie vaststaat dat over een onderwerp unanimiteit bestaat in de commissie en het onderwerp als afgeconcludeerd kan worden beschouwd, wordt geadviseerd dit onderwerp op de agenda van de raad onder de rubriek hamerstukken op te nemen.

• 5. Indien de commissie niet voldoende informatie heeft verkregen van het college verzoekt zij om een memorie van toelichting die het college dan door tussenkomst van de griffier als aanvulling bij de raadstukken voegt.

• 6. Indien n.a.v. de behandeling in de commissie, wijziging van het besproken stuk noodzakelijk wordt geacht, vraagt de commissie een nota van wijziging die het college dan door tussenkomst van de griffier als aanvulling of vervanging bij de raadstukken voegt.

• 7. Indien de commissie een voorstel onvoldoende voorbereid acht voor behandeling in de gemeenteraad, kan zij adviseren het betreffende voorstel terug te geven aan het college, waarbij zij de Agendacommissie adviseert over het opnieuw agenderen van het voorstel.

Artikel 4 Samenstelling commissie en benoeming commissievoorzitter(s).

• 1. Er zijn 3 raadscommissies waaraan raadsleden en burgerleden kunnen deelnemen.

• 2. Per raadscommissie zijn er per agendapunt 2 zitplaatsen per fractie.

• 3. Per termijn kan een lid per fractie het woord voeren.

• 4. Per agendapunt mag in de commissie gewisseld worden binnen een fractie.

• 5. Per commissie kunnen per fractie maximaal 3 raadsleden en maximaal 3 burgerleden door de raad benoemd worden.

• 6. De in lid 5 genoemde leden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd en beëdigd.

• 7. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een burgerlid van een raadscommissie. De in het vijfde lid genoemde leden dienen daarnaast tijdens de laatste verkiezingen van de raad geplaatst te zijn op de kandidatenlijst van een fractie of lid te zijn van de politieke partij die hem of haar voordraagt als burgerlid.

• 8. De voorzitters en hun plaatsvervanger(s) worden door de raad uit hun midden benoemd.

• 9. De voorzitter is geen lid van de raadscommissie en heeft geen stemrecht.

• 10. De voorzitter is belast met:

  • a. het leiden van de vergadering;

  • b. het handhaven van de orde tijdens de vergadering;

  • c. het doen naleven van deze verordening;

  • d. de taak ervoor te zorgen dat er op hoofdlijnen wordt vergaderd;

  • e. hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.

  • f. het formuleren van het advies per fractie ook als het stuk doorgaat als hamerstuk.

Artikel 5 Zittingsduur en vacatures.

• 1. De zittingsperiode van een commissielid, de voorzitter en hun plaatsvervangers eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 2. Een commissielid houdt op lid te zijn van een raadscommissie als niet meer voldaan wordt aan de in artikel 4, zesde lid, gestelde eisen.

• 3. De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie op wiens voordracht het commissielid is benoemd.

• 4. De raad kan de voorzitters of hun plaatsvervanger(s) ontslaan.

• 5. Een commissielid, de voorzitter en zijn plaatsvervanger kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

• 6. Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van commissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege.

Artikel 6 Commissiegriffier.

• 1. De griffier van de raad wijst ter ondersteuning van iedere raadscommissie een op de griffie werkzame ambtenaar aan als commissiegriffier.

• 2. Een commissiegriffier is aanwezig in de vergaderingen.

• 3. Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Toelichting hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 2. Instelling raadscommissie Deze raadsperiode is gekozen voor een vergaderstelsel met 3 raadscommissies, te weten een raadscommissie Bestuur en middelen, een raadscommissie Fysieke Leefomgeving en een raadscommissie Sociale Leefomgeving. De verdeling van onderwerpen over deze 3 commissies is als volgt.

Bestuur en middelen	Fysieke leefomgeving	Sociale leefomgeving
Demografische ontwikkelingen; Bestuurlijke verhoudingen; Brandweer, politie en geneeskundige hulpverlening bij ongevallen en rampen; Openbare orde en veiligheid (hoogwaterbescherming), buurtpreventie; Communicatie; Personeel en organisatie, bedrijfsvoering; Nationale samenwerking Vereniging Nederlandse Gemeenten, Vereniging Limburgse Gemeenten, gemeenschappelijke regelingen; - Vreemdelingenbeleid, Asielzoekerscentrum; Dualisering; - Internationale samenwerking (jumelage, Euregio); Handhaving; Horeca en kermissen; Financiën en lastendruk.	Wonen (bouwen en wonen, monumentenzorg, volkshuisvesting, woonwagens); Ruimtelijke ordening (ruimtelijke plannen, exploitatie bestemmingsplannen, grondbeleid en ontgrondingen, Wet algemene bepalingen omgevingsrecht); Plattelandsvernieuwing en plattelandsfuncties (landbouw, natuurbeheer en recreatie) Werken; Economie, retail, toerisme en recreatie, bedrijventerreinen, havens, waterwegen, midden- en kleinbedrijf, agrarische sector, markten); Openbare ruimte; Verkeer en vervoer; Civiele techniek (weg- en rioolbeheer, kunstwerken), nutsbedrijven; Milieu (milieubeheer, duurzaamheid, afvalverwerking, natuur- en milieueducatie).	Drie decentralisaties uit het Regeerakkoord over het sociale domein: Jeugdwet, Wet maatschappelijke ondersteuning, Participatiewet; Accommodatie- en subsidiebeleid; Werkgelegenheid; Sociale werkvoorziening; Dorpsraden, dorpsontwikkeling en leefbaarheid; Kunst- en cultuurbeleid; Vrijwilligerswerk en mantelzorg; Onderwijs en leerplicht; Welzijn, sport; - Volksgezondheid.

Artikel 3. Taken De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Een raadscommissie is vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening. Het politieke debat vindt plaats in de raad. De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan. De raadscommissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college, maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. In artikel 2b van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad is om dit te coördineren een Agendacommissie ingericht. Deze commissie is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afstemming van raads- en commissievergaderingen. Veelal zal het echter wel zo zijn dat een onderwerp eerst in een raadscommissie wordt besproken. Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Deze raadsperiode nemen er vanuit elke fractie vaste commissieleden deel aan elke commissie. Op deze manier wordt gestreefd naar een betere verdeling van de werklast en stimulering van specialisatie en deskundigheid binnen de fracties. De commissieleden worden door de raad benoemd, op voordracht van de fracties. Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende commissies. Het is enkel mogelijk – overeenkomstig het zevende lid zelfs verplicht - de benoeming van een voorgedragen lid te weigeren als het een ‘burgerlid’ betreft dat niet voldoet aan bepaalde vereisten van de Gemeentewet. Op grond van het zevende lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12 en 13 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 van de Gemeentewet mogen vervullen. De raad benoemt de commissievoorzitters (negende lid). Op grond van artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet kan enkel een raadslid als voorzitter van een raadscommissie benoemd worden. Artikel 5. Zittingsduur en vacatures De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan. Het lidmaatschap van een raadscommissie eindigt eveneens van rechtswege, indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, zevende lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad. De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van het tweede lid recht op een eigen lid.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen.

Paragraaf 1. Voorbereidingen.

Artikel 7. Oproep en voorlopige agenda.

• 1. De griffie plaatst zo spoedig mogelijk na de vergadering van de Agendacommissie, maar ten minste 12 werkdagen voor een commissievergadering, de oproep en de voorlopige agenda op iBabs. Stukken waarop geheimhouding rust als bedoeld in artikel 86, eerste en tweede lid Gemeentewet worden aangeboden op een besloten gedeelte van iBabs of worden bij de griffie ter inzage gelegd.

• 2. Als een aanvullende agenda wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering op iBabs geplaatst.

• 3. De Agendacommissie zoals genoemd en beschreven in het Reglement van Orde voor de gemeenteraad stelt de voorlopige agenda voor de raadscommissies vast. Bij aanvang van de vergadering stelt de raadscommissie de agenda definitief vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

• 4. De agenda van elke commissievergadering voorziet in:

  • a. een onderdeel voor advisering ten aanzien van raadsvoorstellen;

  • b. een onderdeel voor informatievoorziening vanuit het college over actuele dossiers en voortgang van projecten:

  • c. een rondvraag.

• 5. Als een raads- of commissielid een voor de raad ingekomen stuk of een ander onderwerp wil bespreken in een raadscommissie, levert het hiertoe minimaal 96 uur voor de commissievergadering bij de griffier een bespreeknotitie aan. In een bespreeknotitie worden in ieder geval de aanleiding, het doel en duidelijk geformuleerde vragen waarover men met de commissie wil spreken opgenomen. Bij vaststelling van de agenda beslist de commissie of de bespreeknotitie aan de agenda wordt toegevoegd. Een bespreeknotitie mag niet gaan over:

  • a. een besluit van het gemeentebestuur waartegen een juridische procedure (civiele, bestuursrecht- en/of strafprocedure) bij de rechter openstaat, loopt of heeft opgestaan;

  • b. benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

  • c. een gedraging waarop een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan worden ingediend.

  • d. individuele casussen.

• 6. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

• 7. De vergaderingen van de raadscommissie vangen aan om 19.00 uur en eindigen uiterlijk om 22.30 uur.

• 8. Een raadscommissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien tenminste drie fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.

• 9. De voorzitter en of de Agendacommissie en/of het presidium kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij/zij voert hierover overleg met de griffier.

Artikel 8. Ter inzage leggen van stukken.

• 1. Elektronisch beschikbare stukken worden op het digitale raadsnetwerk iBabs geplaatst en zijn openbaar toegankelijk via de website en via iBabs.

• 2. Stukken die zich niet lenen voor plaatsing op iBabs worden ter inzage gelegd. Hiervan wordt aan de raadsleden mededeling gedaan. In de agenda op iBabs is herkenbaar als er stukken ter inzake liggen bij de griffie.

• 3. Informatie van de raad of aan de raad verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, worden aangeboden op het besloten gedeelte van iBabs of ter inzage op de griffie gelegd.

Artikel 9. Openbare kennisgeving.

• 1. Commissievergaderingen worden ter openbare kennis gebracht op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en door plaatsing op de internetsite van de gemeente.

• 2. De aankondiging in het huis-aan-huisblad betreft niet de gehele agenda, maar slechts het feit dat er een vergadering is met verwijzing naar de website van de gemeente.

Artikel 10. Technische vragen stellen

• 1. Ter voorbereiding op de behandeling van een geagendeerd voorstel of onderwerp in een raadscommissie kunnen de desbetreffende commissieleden voorafgaande aan de commissievergadering technische vragen stellen. In de vergadercyclus worden hiertoe termijnen opgenomen.

• 2. Technische vragen zijn vragen die ambtelijk beantwoord kunnen worden.

• 3. De vragen worden per fractie gebundeld en per email ingediend bij de commissiegriffier.

• 4. De commissiegriffier leidt deze ter beantwoording door naar de secretaris.

• 5. De secretaris stuurt per agendapunt de beantwoording van alle tijdig ingediende vragen van de fracties naar de griffie.

• 6. De griffie plaatst alle vragen en antwoorden op IBabs.

• 7. Het stellen van technische vragen in de commissie is niet toegestaan. Technische vragen dienen altijd schriftelijk en minimaal 96 uur voorafgaand aan de vergadering te worden ingediend.

Toelichting hoofdstuk 2 Vergaderingen, paragraaf 1 Voorbereidingen Artikel 7. Oproep en agenda Het eerste lid stelt verplicht dat de griffie een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de oproep, de voorlopige agenda en de stukken op iBabs plaatst. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. Het gaat hier om een voorlopige agenda. Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste of tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, worden deze aangeboden op een besloten gedeelte van iBabs of blijven deze stukken onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage. Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de stukken. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen (tweede lid). Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie zijn eigen agenda (derde lid). Het opstellen van de voorlopige agenda gebeurt door de Agendacommissie. De instelling en taken van deze commissie zijn geregeld in het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2022. In het vierde lid wordt aangegeven dat er in elke commissie een onderdeel is waarin de raadsvoorstellen aan de orde komen en een onderdeel waar informatievoorziening vanuit het college kan plaatsvinden. Dit levert mogelijk meer ruimte op in de raadsplanning. Het blijft uiteraard mogelijk indien nodig los van de commissies informatiebijeenkomsten in te plannen. Tevens wordt bepaald dat elke vergadering in een rondvraag voorziet. Commissieleden dienen vragen voor de rondvraag, net als technische vragen over andere agendapunten, bij voorkeur zoveel mogelijk voorafgaand aan de vergadering in. Het college kan daardoor de beantwoording voorbereiden. De vragen zijn verhelderend van aard; er vindt geen politiek debat plaats. Bij eventuele afwezigheid van de betrokken portefeuillehouder kunnen vragen na de vergadering schriftelijk worden beantwoord. In het vijfde lid wordt raads- en commissieleden de mogelijkheid gegeven een bij de raad ingekomen stuk of andere onderwerpen te agenderen voor een commissievergadering. Hiertoe moet een bespreeknotitie worden aangeleverd. Het artikel geeft weer wat er minimaal in een dergelijke notitie moet staan en welke onderwerpen niet aan de orde mogen komen. In het zevende lid is bepaald dat de vergaderingen van de raadscommissie aanvangen om 19.00 uur en eindigen uiterlijk om 22.30 uur. Wat deze bepaling betreft is de intentie aan te sluiten bij de werkwijze van de raad (art. 8, lid 6 RvO). De agendacommissie streeft ernaar de agenda’s van de commissies zo samen te stellen dat dit eindtijdstip haalbaar is. Afhankelijk van het verloop van een vergadering kan het echter blijken dat dit niet gehaald wordt. Een halfuur voor het bereiken van de eindtijd pleegt de voorzitter overleg met de commissieleden om te bepalen of afronding van de dan voorliggende agenda binnen een redelijke tijd kan plaatsvinden of dat de vergadering op een andere dag dient te worden voortgezet. Het achtste lid gaat over de situatie waarin de voorzitter of fracties wensen een extra commissievergadering in te plannen. Hier dient dan schriftelijk –eventueel via mail- met opgaaf van redenen om te worden verzocht. Het negende lid geeft aan dat de voorzitter en of de Agendacommissie en/of het presidium in bijzondere gevallen een andere vergaderplaats kan aanwijzen. In principe vinden de vergaderingen plaats in de raadzaal. Men kan er echter voor kiezen digitaal te vergaderen of op een andere locatie dan de raadzaal als bepaalde omstandigheden hier om vragen. Artikel 8. Ter inzage leggen van stukken De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de commissievergadering die geheim moeten blijven aangeboden op het besloten gedeelte van iBabs of bij hem/haar ter inzage gelegd. Op verzoek van de commissieleden kan de griffier inzage aan hen verlenen. Dit artikel is in overeenstemming gebracht met het reglement van orde voor de raad en tevens omgezet naar nieuwe geheimhoudingsbepalingen in hoofdstuk Va (artikelen 87 tot en met 89) van de wet, naar aanleiding van invoering van de wet Bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur. Artikel 9. Openbare kennisgeving Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet over openbare kennisgeving van commissievergaderingen. Artikel 10 Technische vragen stellen Op basis van dit artikel kunnen commissieleden technische vragen (ook wel voorvragen genoemd) indienen voorafgaand aan een commissievergadering, over de onderwerpen die op de agenda staan. Hiermee wordt gedoeld op vragen, die zien op het verkrijgen van feitelijke en/of technische informatie. Deze vragen worden gesteld ter verheldering van een voorliggend voorstel. Hieruit kunnen beeldvormende en politieke vragen voortvloeien. Voorbeelden van ‘technische vragen’ zijn: Op pagina 12 staat een tabel. Klopt de optelling hiervan wel? In het raadsvoorstel staat dat dit project in totaal 1 ton kost en in het concept-raadsbesluit staat dat het 1,5 ton kost. Welk van de twee is het juiste bedrag? In het voorstel staat een zin, die ik helemaal niet begrijp. Kunt u mij uitleggen wat hier wordt bedoeld? Om hoeveel mensen, flitspalen, parkeerplaatsen etc. gaat het in dit voorstel? Dit is informatie die raadsleden nodig hebben om een voorstel goed te kunnen beoordelen en om tot een afgewogen besluitvorming te kunnen komen. Het is echter ook informatie die niet voor alle raadsleden even relevant is, die soms zodanig technisch is dat de portefeuillehouder deze niet paraat heeft en die de (commissie)vergaderingen tweeledig belasten: 1) er gaat tijd mee verloren en 2) het haalt de ‘flow’ uit een goede bespreking. Om de commissievergadering niet te veel te belasten met dit soort vragen dienen commissieleden deze vooraf te stellen. Technische vragen dienen altijd schriftelijk en minimaal 96 uur voorafgaand aan de vergadering te worden ingediend. Het streven is de vragen voor de vergadering schriftelijk te beantwoorden. Worden vragen echter later ingediend dan de afgesproken termijn, dan is dit niet meer gegarandeerd. Wat is dan het verschil tussen technische vragen en beeldvormende vragen? In het geval van beeldvorming stellen fracties vragen over informatie die nodig is om zich een oordeel over het onderwerp te kunnen vormen. Dat kunnen dus vragen zijn zoals: - In dit voorstel is gekozen voor variant a en niet voor variant b. Wat zijn de afwegingen van het college daarbij geweest? - Het college besteedt in dit voorstel veel aandacht aan de bereikbaarheid van Hilversum. Is er onderzocht of andere partijen zoals de provincie bereid zijn een bijdrage te leveren? - U vraagt in dit voorstel eenmalig geld om een plan op de stellen. Als dat plan tot uitvoering zal worden gebracht, waaruit wordt dat betaald? - In dit plan wordt de horeca in de gelegenheid gesteld langer gebruik te maken van de tijdelijke uitbreiding van hun terras. Zijn er daarbij ook afspraken gemaakt over het wel of niet inzetten van terrasverwarming? - Is er in de planning rekening gehouden met, of een voorbehoud gemaakt voor, eventuele juridische procedures? - Is in dit voorstel niet deels sprake van een overlap met eerder vastgesteld beleid?

Paragraaf 2. Ter vergadering.

Artikel 11. Presentielijst, zitplaatsen.

• 1. De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

• 2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen de commissieleden die aan de vergadering deelnemen de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.

• 3. De voorzitter en de griffier hebben een vaste zitplaats. De zitplaatsen voor de fracties zijn ook vast. In het presidium worden deze plaatsen bij aanvang van iedere nieuwe zittingsperiode van de raad aangewezen.

• 4. Indien daartoe aanleiding bestaat, kan de voorzitter de indeling herzien na overleg in het presidium.

• 5. De voorzitter draagt ook zorg voor een zitplaats voor de wethouders en overige personen, die voor de vergadering zijn uitgenodigd.

Artikel 12. Opening vergadering en quorum.

• 1. Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal partijen vertegenwoordigd is.

• 2. Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegd de commissievoorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

• 3. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing.

  Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

Artikel 13. Actiepuntenlijst.

• 1. De commissiegriffier draagt zorg voor de actiepuntenlijsten van vergaderingen.

• 2. Een actiepuntenlijst bevat in ieder geval:

  • a de namen van de commissievoorzitter, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b een samenvatting van het advies aan de raad onder vermelding van de namen van de fracties die mededeling hebben gedaan van hun advies;

• 3. Vastgestelde actiepuntenlijsten worden ondertekend door de commissievoorzitter en commissiegriffier.

• 4. Aan het begin van de vergadering wordt de actiepuntenlijst van de vorige vergadering vastgesteld.

Artikel 14. Advies; geen stemmingen.

• 1. Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de commissieleden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

• 2. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

• 3. In het advies worden de standpunten (met andere woorden de adviezen aan de raad) van alle fracties opgenomen.

• 4. De voorzitter formuleert de adviezen ten behoeve van de griffie die deze toevoegt aan de raadstukken.

Artikel 15. Aantal spreektermijnen, spreektijd.

• 1. Beraadslaging over advies stukken geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

• 2. In de eerste termijn mag de woordvoerder van elke fractie de standpunten weergeven over het betreffende onderwerp, zonder dat hij door andere in de reden wordt gevallen. Het beperkt stellen van vragen naar aanleiding van de antwoorden op de technische vragen maakt hier indien gewenst ook onderdeel van uit.

• 3. In een tweede termijn mogen commissieleden in principe éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel. Commissieleden mogen een spreker interrumperen om een verhelderende vraag te stellen. De voorzitter kan op basis van art. 18 bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

• 4. Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

• 5. Een lid kan een voorstel doen over de spreektijd van de leden.

• 6. Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

• 7. Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de commissie anders beslist.

Artikel 16. Deelname aan de beraadslaging door anderen.

• 1. De raadscommissie kan op enig moment (orde voorstel) besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

• 2. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

• 3. De burgemeester en de wethouders, al dan niet met ambtelijke ondersteuning, worden geacht om indien een agendapunt betreffende hun portefeuille op de agenda staat in de vergadering aanwezig te zijn en indien gevraagd aan de beraadslagingen deel te nemen.

Artikel 17. Spreekrecht burgers.

• 1. Burgers c.q. belanghebbenden kunnen in een vergadering maximaal 5 minuten het woord voeren over onderwerpen die geagendeerd zijn. Indien zich meerdere personen gemeld hebben die van het spreekrecht gebruik willen maken, kan de voorzitter de tijdsduur per spreker beperken in verband met de totale vergadertijd van de commissie.

• 2. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit binnen 48 uur voor de aanvang van de vergadering aan de (commissie)griffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover het woord gevoerd wenst te worden.

• 3. De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De commissievoorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.

• 4. De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

• 5. Er kan niet worden ingesproken:

  • a. over een besluit van het gemeentebestuur waartegen een juridische procedure (civiele, bestuursrecht- en/of strafprocedure) bij de rechter openstaat, loopt of heeft opengestaan;

  • b. over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

  • c. over een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend of op dat moment in behandeling is;

  • d. over zaken waar de gemeente niet over gaat;

  • e. over onderwerpen waar geheimhouding op rust;

  • f. wanneer een inspreker al eerder over hetzelfde onderwerp heeft ingesproken, tenzij het voorstel afwijkt van het eerdere voorstel.

• 6. De voorzitter van een commissie kan uit eigener beweging of op verlangen van de meerderheid van de commissie in- of externe adviseurs of andere personen uitnodigen de vergadering bij te wonen en de commissie te informeren en over het desbetreffende punt mee te discussiëren.

Artikel 18. Handhaving orde en schorsing.

• 1. De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.

• 2. Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

• 3. Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

• 4. Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 19. Voorstellen van orde.

• 1. De commissievoorzitter en de commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen, dat kort kan worden toegelicht.

• 2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

• 3. Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond.

Toelichting hoofdstuk 2 Vergaderingen, paragraaf 2 Ter vergadering Artikel 11. Presentielijst De presentielijst en de ondertekening door de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de niet-raadsleden die lid zijn van de raadscommissie te kunnen vaststellen. Soms vindt een commissievergadering digitaal plaats. Niet-raadsleden die als commissieleden aan deze vergadering willen deelnemen worden, in verband met het vaststellen van hun vergoedingen, hiertoe door hun fractievoorzitter aangemeld bij de griffie. Artikel 12. Opening vergadering en quorum Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Artikel 12 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd (eerste lid). Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter de datum en het tijdstip van de nieuwe vergadering bepaalt, nog niet vast op welk moment de oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag ervan uit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een oproep te versturen (tweede lid). Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering. Artikel 14. Advies; geen stemmingen Door gebruik van het woord beslissen in het eerste lid kan de suggestie gewekt worden dat in de commissievergadering ook ‘echte’ Awb-besluiten kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. Een raadscommissie neemt geen beslissingen, maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, worden de standpunten van alle fracties in het advies opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad. Bij het formuleren van de adviezen wordt getracht niet slechts aan te geven dat een voorstel wordt aangemerkt als hamer- of bespreekstuk. Met name bij stukken die als bespreekstuk worden doorgeleid, is het voor het stroomlijnen van het debat in de raad van belang de advisering te onderbouwen met inhoudelijke argumenten. Artikel 15. Aantal spreektermijnen Het is gebruikelijk twee spreektermijnen te hanteren tijdens commissievergaderingen. Indien de raadscommissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten (eerste lid). In de eerste termijn zijn interrupties niet toegestaan (tweede lid). In de tweede termijn zijn interrupties wel toegestaan. De voorzitter heeft wel de mogelijkheid dit te beperken in verband met de handhaving van de vergaderorde (derde lid). Hiermee is meer aansluiting gezocht bij het Reglement van Orde voor de raad. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten (zesde lid). Een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Artikel 16. Deelname aan beraadslaging door anderen Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde immuniteit, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Dezen hebben op grond van artikel 21, gelezen in samenhang met artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering te doen. Artikel 17. Spreekrecht burgers Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is ervoor gekozen het spreekrecht op te nemen in de Verordening op de raadscommissies 2022. In die fase zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief (‘schijnspreekrecht’). Het spreekrecht geldt alleen voor onderwerpen die op de agenda van de commissie staan (eerste lid). De burgers die wensen in te spreken kunnen zich binnen een ‘redelijke termijn’ voor de vergadering melden bij de commissiegriffier. In het vierde lid is ervoor gekozen om een burger slechts éénmaal het woord te geven en geen discussie te laten plaatsvinden. Afhankelijk van de lokale situatie kan als richtlijn 5 minuten spreektijd per burger worden aangehouden. Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken. Artikel 18. Handhaving orde en schorsing Artikel 26 van de Gemeentewet geeft aan dat de voorzitter bij de raadsvergadering bevoegd is om de orde in de vergadering te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom in artikel 18 opgenomen. Bij de laatste wijziging is de volgorde van de leden veranderd in de toenemende mate van mogelijkheden om als commissievoorzitter in te grijpen. Ingevolge het eerste lid is de commissievoorzitter belast met de handhaving van de orde in de commissievergaderingen. Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontnomen worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten (derde lid). In het uiterste geval kan hij de raadscommissie voorstellen een lid het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen en zo nodig te verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 23. Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden. Artikel 19. Voorstellen van orde Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen

Artikel 20. Toepassing verordening op besloten vergaderingen.

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 21. Verslag besloten vergadering.

• 1. Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.

• 2. Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het verslag.

• 3. De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 22. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Toelichting hoofdstuk 2 Vergaderingen, paragraaf 3 Besloten vergaderingen Artikel 20. Toepassing verordening op besloten vergaderingen Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven. Artikel 21. Verslag besloten vergadering Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de commissiegriffier. Het tweede lid, is aangepast aan de bevoegdheid van de raadscommissie om de geheimhouding op het verslag van een besloten vergadering op te heffen. Artikel 22. Opheffing geheimhouding De raad kan de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. In artikel 22 is artikel 25 van de wet omgezet naar nieuwe geheimhoudingsbepalingen in hoofdstuk Va (artikelen 87 tot en met 89) van de wet, na invoering van de wet Bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur.

Paragraaf 4. Toehoorders en pers.

Artikel 23. Toehoorders en pers.

• 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

• 3. De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door bepaalde toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

• 4. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 24. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Toelichting hoofdstuk 2 Vergaderingen, paragraaf 4 Toehoorders en pers Artikel 23. Toehoorders en pers Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid voorziet hierin. Artikel 24. Geluid- en beeldregistraties Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.

Hoofdstuk 3. Beeldvormende bijeenkomsten

Artikel 25. Beeldvormende bijeenkomst

Beeldvormende bijeenkomsten hebben tot doel:

• 1. Dat fracties, inwoners, bestuurders, ambtenaren, maatschappelijke organisaties, bedrijven en deskundigen in het openbaar met elkaar in gesprek gaan over een specifiek thema.

• 2. Het verzamelen en delen van alle informatie over een onderwerp zodat de raad –indien dit aan de orde is- een weloverwogen uitspraak kan doen of besluit kan nemen.

• 3. Dat er een informatieve gedachtewisseling plaatsvindt, waarbij alle informatie over het geagendeerde onderwerp naar boven komt.

• 4. Ruimte bieden aan inwoners, maatschappelijke organisaties of bedrijven om hun maatschappelijke initiatieven naar voren te brengen of anderszins hun mening te laten horen over op de agenda vermelde onderwerpen.

• 6. Dat inwoners meedoen en vroegtijdig in het besluitvormingsproces betrokken worden.

• 7. Dat helder wordt wat de samenleving zelf kan en waar de rol van de gemeente begint.

• 8. Het college gedachten mee te gegeven ter verdere voorbereiding van concrete voorstellen die later in de reguliere besluitvormingscyclus behandeld worden.

Artikel 26. Voorzitter / Griffier.

• 1. De voorzitter is ofwel de portefeuillehouder die het betreffende onderwerp in zijn portefeuille heeft, ofwel een van de commissievoorzitters. Per beeldvormende bijeenkomst wordt dit bepaald.

• 2. De voorzitter is belast met:

  • a. het leiden van de beeldvormende bijeenkomst;

  • b. het handhaven van de orde;

  • c. het doen naleven van deze verordening;

  • d. hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.

• 3. De voorzitter bepaalt vooraf de behandelingsduur van de onderwerpen.

• 4. De griffier is bij iedere beeldvormende bijeenkomst aanwezig

• 5. De griffier kan vanuit een oogpunt van de procesgang en latere besluitvorming inbreng leveren in de beeldvormende bijeenkomst.

Artikel 27. Vergaderfrequentie.

• 1. De beeldvormende bijeenkomsten vinden bij voorkeur op de maandag of dinsdagavond plaats.

• 2. De beeldvormende bijeenkomsten beginnen in de regel om 19.00 uur en worden in de regel gehouden in het gemeentehuis. Er kan ook gekozen worden voor een andere geschikte locatie die aansluit bij het thema van de bijeenkomst. Een beeldvormende bijeenkomst kan ook digitaal worden georganiseerd.

• 3. De agendacommissie kan: een andere dag, een ander aanvangsuur bepalen, een andere vergaderplaats aanwijzen of een extra beeldvormende bijeenkomst uitroepen. Indien de voorzitter het initiatief hiertoe neemt, overlegt hij met het presidium.

Artikel 28. De agenda en verslaglegging.

• 1. De agendacommissie stelt op voordracht van de voorzitter de agenda van de beeldvormende bijeenkomst vast.

• 2. De agendacommissie besluit tevens over

  • a. welk onderwerp een beeldvormende bijeenkomst wordt gehouden;

  • b. het tijdstip en de locatie van de beeldvormende bijeenkomst;

  • c. welke bij het thema betrokken partners er actief worden uitgenodigd.

• 3. Degene die een onderwerp wil aandragen ter agendering voor de reguliere beeldvormende bijeenkomst, meldt dit 14 werkdagen voorafgaand aan de griffier.

• 4. Er wordt van de betreffende beeldvormende bijeenkomst geen verslag opgesteld.

• 5. Het is aan het college om de gevoelens te vertalen en te verwerken in de op te stellen raadsvoorstellen of binnen de terzake eerder gestelde kaders hier verder uitvoering aan te geven.

Artikel 29. Aanwezigheid college en burgemeester.

De burgemeester en één of meer wethouders zijn in de vergadering aanwezig indien een onderwerp behorende tot hun portefeuille geagendeerd is.

Artikel 30. Aanwezigheid ambtelijke organisatie.

In de beeldvormende bijeenkomst kunnen vanuit de ambtelijke organisatie deskundigen betreffende het geagendeerde onderwerp aanwezig zijn.

Artikel 31. Presentielijst.

• 1. Ieder aanwezige ondertekent de presentielijst.

• 2. Aan het einde van de bijeenkomst wordt de presentielijst door de griffier vastgesteld door deze te ondertekenen.

Artikel 32. Openbare kennisgeving.

• 1. De beeldvormende bijeenkomsten worden ter openbare kennis gebracht op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en door plaatsing op de internetsite van de gemeente.

• 2. De aankondiging in het huis-aan-huisblad betreft niet de gehele agenda, maar slechts het feit dat er een vergadering is met verwijzing naar de website van de gemeente.

• 3. Er is geen aanmeldingsplicht voor de beeldvormende bijeenkomst. Iedereen die interesse heeft mag deelnemen.

Artikel 33. Uitleg regeling beeldvormende bijeenkomsten.

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van de regeling, beslist de meerderheid van het Presidium en tijdens de beeldvormende bijeenkomst, op voorstel van de voorzitter, de meerderheid van de aanwezigen tijdens de beeldvormende bijeenkomst.

Toelichting Hoofdstuk 3. Beeldvormende bijeenkomsten Het rijk heeft een wetsvoorstel in voorbereiding om inspraak uit te breiden naar ‘participatie’ en eventueel ook ‘uitdaagrecht’: de Wet versterking participatie op decentraal niveau. In de loop van deze raadsperiode zal de inspraakverordening naar verwachting worden gemoderniseerd en worden verbreed tot een participatieverordening. Vooruitlopend hierop wordt ter versteviging van burgerparticipatie hier al een regeling opgenomen voor het organiseren van beeldvormende bijeenkomsten. Artikel 25 Doel beeldvormende bijeenkomst. Het doel van beeldvormende bijeenkomsten is dat de raad de ruimte heeft een onderwerp goed voor te kunnen bereiden voordat er besluitvorming plaatsvindt. Tijdens een beeldvormende bijeenkomst wordt informatie uitgewisseld, maar is er ook ruimte voor discussie. De onderwerpen kunnen geagendeerd worden op verzoek van de raad zelf, maar ook het college, inwoners en instellingen kunnen onderwerpen aandragen. Alle raads- en commissieleden kunnen deelnemen aan de beeldvormende bijeenkomsten.  Het doel is niet: Om ruimte te bieden voor een debat tussen politieke fracties. De gelegenheid te bieden om personen of politieke fracties ter verantwoording te roepen. Beleidsvoorstellen dan wel richtinggevende startnotities voor te leggen. Om tijdens de beeldvormende bijeenkomst gebruik te maken van instrumenten zoals initiatiefvoorstellen, amendementen, moties, interpellaties, schriftelijke vragen en verzoeken om inlichtingen van het college. Besluiten te nemen tijdens een beeldvormende bijeenkomst. Artikel 26 Voorzitter van de beeldvormende bijeenkomst Per bijeenkomst zal worden bepaald of de betreffende portefeuillehouder voorzitter is van de beeldvormende bijeenkomsten of een van de commissievoorzitters. Vanuit de praktijk zal beoordeeld worden of eventueel raadsleden of commissieleden benoemd kunnen worden tot voorzitter van beeldvormende bijeenkomsten. Ook kan er gekozen worden voor een externe voorzitter. Artikel 27 Vergaderfrequentie Er kunnen extra beeldvormende bijeenkomsten plaatsvinden als het presidium het nodig oordeelt. Indien fracties het nodig vinden geven zij dit gemotiveerd aan bij het presidium. Artikel 28 De agenda en verslaglegging In dit verband kan voor wat betreft de verslaglegging van de vergadering worden opgemerkt, dat per beeldvormende bijeenkomst wordt afgewogen of er een verslag moet worden gemaakt. Bij de vaststelling van de agenda bepaalt het presidium of van de betreffende bijeenkomst een verslag wordt opgesteld. Artikel 29 Aanwezigheid college en burgemeester Om te komen tot een praktische regeling is er in deze bepaling voor gekozen om de aanwezigheid van de burgemeester of een wethouder standaard op te nemen voor alle beeldvormende bijeenkomsten. De burgemeester en wethouders kunnen dan ook aan de gedachtewisseling over de geagendeerde onderwerpen deelnemen. De griffie nodigt het college uit voor de beeldvormende bijeenkomsten, het college bepaalt zelf wie van het college aanwezig is. Artikel 30 Aanwezigheid ambtelijke organisatie Beeldvormende bijeenkomsten kunnen op verschillende manieren worden ingevuld. Afhankelijk van het onderwerp en de invulling van de vergadering kan het wenselijk zijn dat de ambtelijke organisatie aanwezig is bij de bijeenkomst. Haar rol zal vooral zijn het geven van een toelichting en het beantwoorden van vragen. De griffie nodigt de betrokken ambtenaren uit. Artikel 31 Presentielijst De presentielijst is van belang om een beeld te vormen van de deelname aan de bijeenkomsten. Artikel 32 Openbare kennisgeving Er is voor gekozen om voor beeldvormende bijeenkomsten dezelfde regels aan te houden als voor de raadscommissies. Spreekrecht burgers Tijdens een themabijeenkomst is er geen mogelijkheid tot inspraak. Hier is voor gekozen omdat het bij themabijeenkomsten veelal gaat om brede onderwerpen. Daarnaast vallen ook werkbezoeken onder deze noemer. Aangezien er dan vaak bij externen een bezoek gebracht wordt, is de mogelijkheid voor inspraak niet aanwezig. Wel worden er afhankelijk van het thema burgers en/of instellingen/organisaties uitgenodigd om aanwezig te zijn tijdens een themabijeenkomst. Diegene, die uitgenodigd worden, mogen deelnemen aan de gedachtewisseling over de betreffende onderwerpen. Overigens mogen burgers zelf ook onderwerpen aandragen voor een themabijeenkomst.

Hoofdstuk 4. Slotbepalingen.

Artikel 34. Inwerkingtreding en citeertitel.

• 1. Deze verordening treedt in werking op met ingang van de dag na bekendmaking. De verordening zoals vastgesteld door de raad op 4 februari 2020 wordt hierbij ingetrokken.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als:

  Verordening op de raadscommissies en beeldvormende bijeenkomsten Beekdaelen 2022.

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Beekdaelen in de openbare vergadering d.d. 26 april 2022.

De griffier,

B. van der Wijst-Triepels

De voorzitter,

ing. E. Geurts