Algemeen beleid cameratoezicht gemeente Súdwest-Fryslân

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Súdwest-Fryslân;

overwegende dat:

• in gemeentelijke gebouwen en terreinen toezicht wordt gehouden middels het gebruik van camera’s;

• het cameratoezicht tot doel heeft de veiligheid van medewerkers en bezoekers te vergroten en eigendommen te bewaken. De camera’s hebben zowel een preventief (afschrikeffect) als repressief (ondersteuning bij opsporing naar aanleiding van calamiteiten of ongewenst/crimineel gedrag) doel. Incidenten als diefstal, beschadiging van eigendommen, overval, fraude, ongewenst en agressief gedrag worden met het cameratoezicht tegengegaan en geregistreerd;

• het nodig is aan het gebruik van cameratoezicht nadere regels te verbinden hoe de tot een persoon herleidbare data, voortkomend uit cameraopnames worden geregistreerd, verzamelt en bewaard;

besluit:

vast te stellen het Algemeen beleid cameratoezicht gemeente Súdwest-Fryslân

Artikel 1 Algemeen uitgangspunt

• 1. Het doel van het gebruik van cameratoezicht is:

  • de bescherming van het bestuur van (de verschillende onderdelen van) de gemeente, haar medewerkers en/of bezoekers tegen agressie;

  • het bevorderen van het veiligheidsgevoel van medewerkers en bezoekers;

  • de beveiliging en bescherming van eigendommen van medewerkers en organisatieonderdelen tegen diefstal, vervuiling en het aanbrengen van schade;

  • de beveiliging van bezoekers van gemeentelijke gebouwen en het tegengaan van diefstal van goederen van bezoekers;

  • het voorkomen van vandalisme, ongewenst gedrag en criminaliteit;

  • het verhalen van kosten van schade en vervuiling op de veroorzaker.

• 2. De opnames die worden gemaakt bestaan alleen uit beeldmateriaal, er wordt geen geluid opgenomen. De camera’s worden zo ingeregeld dat er zo weinig mogelijk werknemers en burgers op te zien zijn, alleen het beeld dat nodig is wordt weergegeven. Eventueel in beeld komende beeldschermen worden vervaagd. Andere niet noodzakelijke zaken die mogelijk een inbreuk op de privacy op kunnen leveren worden geblurd of op andere wijze niet gefilmd.

Artikel 2 Verantwoordelijke

Het cameratoezicht vindt plaats onder de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Súdwest-Fryslân.

Artikel 3 Grondslag van de verwerkingen van persoonsgegevens

De met het cameratoezicht gepaard gaande verwerkingen van persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de gemeente, haar personeel, eventueel ingeschakelde (hulp)personen en bezoekers (art. 6 lid 1 onder f AVG). Deze belangen bestaan uit het beheer van de goederen van de gemeente en uit de veiligheid van de medewerkers en de bezoekers.

Artikel 4 Locaties van de camera’s

• 1. De camera’s hangen:

  • In en bij alle gebouwen van de gemeentelijke kantoren (personeelsingang, hoofdingang/receptie, ingang);

  • bij de sporthallen die worden beheerd door de gemeente;

  • bij de parkeergarages in beheer van de gemeente;

  • bij toiletgebouwen of havenkantoren;

  • bij de diverse milieustraten in de gemeente;

  • bij enkele begraafplaatsen;

  • bij wijkposten van de groenploeg;

  • bij en in de gebouwen van Cultuurkwartier Sneek. De extern gerichte camera’s vallen onder de verantwoordelijkheid van de gemeente (zijnde verhuurder). De interne camera’s vallen onder de verantwoordelijkheid van de huurder.

• 2. Voor iedere locatie wordt in een apart cameraprotocol uitgewerkt welk doel het cameratoezicht dient, waar de camera is geplaatst, wanneer deze draait, of de opnames worden bewaard en hoe lang, wie toegang hebben tot de beelden, eventuele alternatieven, het kenbaarheidsvereiste en een belangenafweging.

• 3. In onvoorziene gevallen, een nieuwe locatie of noodsituaties kan tijdelijk een camera geplaatst worden nadat daarover besloten is door de Gemeentesecretaris, één van de beheerders en de Functionaris Gegevensbescherming. In voornoemde situaties dient een DPIA plaats te vinden.

Artikel 5 Beveiliging en beheer van opnameapparatuur en opname

• 1. Het team ICT en de 3 aangewezen technisch beheerders zijn verantwoordelijk voor het nemen van voldoende maatregelen om de videocamerabeelden te beveiligen.

• 2. De drie aangewezen technisch beheerders hebben op grond van dit camerabeleid en de cameraprotocollen de bevoegdheden toegewezen gekregen.

• 3. Medewerkers van systeembeheer zijn alleen gerechtigd benodigde software te installeren en te controleren op het functioneren van het systeem. Bekijken van beelden is niet toegestaan.

• 4. Bij transport van vertrouwelijke informatie over onveilige of openbare netwerken, wordt altijd encryptie te toegepast.

Artikel 6 Toegang tot de opnameapparatuur en opnames

• 1. De toegang tot de opname apparatuur en de opgenomen beelden is belegd bij de aangewezen drie technisch beheerders. Verzoeken tot inzage door de politie, de (plaatsvervangend) coördinator van de BOA’s (buitengewoon opsporingsambtenaar) in het kader van opsporing of door de gemeentesecretaris in officiële interne onderzoeken (zie artikel 7) worden door hen beoordeeld.

• 2. De beelden kunnen in het geval van een verzoek vanuit politie, justitie of de coördinator van de BOA’s worden overgedragen nadat een van de beheerders hierover heeft beslist. De grondslag voor verwerking wijzigt naar artikel 6 lid sub c: moeten voldoen aan een wettelijke verplichting. Dit besluit wordt vastgelegd.

• 3. Een verzoek tot inzage door politie, justitie of coördinator van de BOA’s wordt ingediend middels een opvraagdocument waarin de wettelijke grondslag wordt benoemd.

• 4. De verzoeken worden bewaard voor de rapportage in de jaarlijkse evaluatie.

• 5. Toegang tot het camerasysteem vanuit de leverancier kan alleen op basis van een verzoek aan een beheerder en middels een beveiligde inlogprocedure.

• 6. Toegang tot ‘live-view’ op locatie is alleen mogelijk onder strikte voorwaarden en toetsing door de Functionaris gegevensbescherming en wordt vervolgens vastgelegd in het van toepassing zijnde protocol.

• 7. Toegang tot informatie en systeemfuncties van toepassingen behoort te worden beperkt tot het strikt noodzakelijke in overeenstemming met het beleid voor toegangsbeveiliging.

Artikel 7 Officieel onderzoek

• 1. In het geval van een officieel intern onderzoek naar een medewerker is de gemeentesecretaris verantwoordelijk voor het besluit tot het opvragen van de beelden. De gemeentesecretaris is de enige bevoegde tot het indienen van een dergelijk verzoek. Het verzoek wordt schriftelijk vastgelegd. De beelden kunnen in het geval van een officieel intern onderzoek, op aangeven van de gemeentesecretaris, worden overgedragen aan degene die het onderzoek uitvoert.

• 2. In het geval van een officieel onderzoek naar de gemeentesecretaris of een wethouder is de burgemeester verantwoordelijk voor het besluit tot het opvragen van de beelden. Het verzoek wordt schriftelijk vastgelegd. De beelden kunnen in het geval van een officieel intern onderzoek, op aangeven van de burgemeester, worden overgedragen aan degene die het onderzoek uitvoert.

• 3. In het geval van een officieel onderzoek naar de burgemeester zijn de gezamenlijke wethouders verantwoordelijk voor het besluit tot het opvragen van de beelden. Het verzoek wordt schriftelijk vastgelegd. De beelden kunnen in het geval van een officieel intern onderzoek, op aangeven van de wethouders, worden overgedragen aan degene die het onderzoek uitvoert.

Artikel 8 Bewaartermijn

De beelden die door de beveiligingscamera’s worden opgenomen, worden maximaal vijftien werkdagen bewaard. Per locatie wordt de termijn getoetst en aangepast aan de noodzaak tot bewaren. Als op de beelden een incident zichtbaar is, mogen de beelden langer worden bewaard en wel totdat het incident is opgelost, dan wel dat de beelden voor de oplossing van het incident niet meer van belang zijn.

Artikel 9 Informeren medewerkers en bezoekers

• 1. Alle medewerkers worden voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit beleid hiervan op de hoogte gesteld.

• 2. Bezoekers worden van het cameratoezicht op de hoogte gesteld bij de ingang van de aangegeven locaties.

Artikel 10 Rechten van medewerkers en bezoekers

Voor de rechten van de medewerkers en bezoekers wordt verwezen naar het bepaalde in de artikelen 12 tot en met 22 van de Algemene verordening gegevensbescherming. Inzageverzoeken vinden plaats via de reguliere weg middels de gemeentelijke website. De afhandeling vindt plaats door de Privacy Officer bij Juridische en Veiligheidszaken. Bij de afwegingen tot verzilvering van de rechten waar het camerabeelden betreft wordt een van de drie beheerders betrokken.

Artikel 11 Evaluatie cameratoezicht

De verantwoordelijke evalueert eens per jaar met de drie beheerders, de Functionaris Gegevensbescherming en de gemeentesecretaris of de doelen welke met het cameratoezicht, en uitgewerkt zijn conform artikel 4, worden beoogd, gehaald worden en proportioneel zijn. Indien geconstateerd wordt dat de doelen niet worden gehaald, gaat de verantwoordelijke over tot de noodzakelijke aanpassingen. De rapportage wordt gedeeld en besproken met de OR.

Artikel 12 Ondernemingsraad

Een camerasysteem dat meekijkt of opnames maakt, is te beschouwen als een personeelsvolgsysteem in de zin van artikel 27 Wet op de Ondernemingsraden. Voor de vaststelling van dit beleid is instemming vereist door de betreffende Ondernemingsraad.

Artikel 13 Overige bepalingen

In situaties waarin dit protocol niet voorziet beslist de gemeentesecretaris, de Functionaris Gegevensbescherming, de (loco)burgemeester of de daaraan gelijkgestelde functionaris gehoord.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Dit beleid treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 1 februari 2022,

mr. drs. J.A. de Vries, burgemeester

G. Heeg, gemeentesecretaris