Gemeenteblad van Valkenburg aan de Geul
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Valkenburg aan de Geul | Gemeenteblad 2022, 193896 | beleidsregel |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Valkenburg aan de Geul | Gemeenteblad 2022, 193896 | beleidsregel |
Beleidsregels evenementenvergunningenproces gemeente Valkenburg aan de Geul
De burgemeester en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenburg aan de Geul, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft,
Gelet op het bepaalde in titel 4.3 van de Algemene wet bestuursrecht en paragraaf 15 van de Omgevingsverordening Valkenburg aan de Geul 2019,
Vast te stellen de ‘Beleidsregels evenementenvergunningenproces gemeente Valkenburg aan de Geul’
Tot nu toe zijn er geen regels vastgelegd omtrent het evenementenvergunningenproces. Voor organisatoren van evenementen, voor diverse adviseurs, maar ook voor medewerkers van de gemeente zelf, is het vaak onduidelijk wat van ze wordt verwacht voor, tijdens en na het vergunningenproces. Dit leidt soms tot willekeur en vaak tot onnodige discussies. Indien er problemen ontstaan tijdens het vergunningenproces, bijvoorbeeld bij het niet of onvoldoende aanleveren van de juiste stukken, is er geen vastgesteld kader waaraan kan worden getoetst.
De beleidsregels evenementenvergunningenproces gemeente Valkenburg aan de Geul richten zich vooral op het doorlopen van het vergunningenproces en de daarbij te stellen uitvoeringsregels. De strategie (waaronder visie) met betrekking tot evenementen is vastgelegd in het evenementenbeleid ‘Op en Top Valkenburg’.
Bij het opstellen van de beleidsregels heeft de gemeente nadrukkelijk rekening gehouden met de wensen en mogelijkheden van verschillende partijen.Naast intern overleg met alle betrokken teams binnen de gemeente en bestuur, is overleg gevoerd met de veiligheidsdiensten. Daarnaast zijn er enquêtes uitgevoerd onder de organisatoren van evenementen. De uitkomsten uit de enquêtes zijn hierin meegenomen.
Artikel 2.1 Categorie Evenementen
Evenementen worden ingedeeld in vier categorieën: meldingsplichtige-, A-, B- en C-evenementen.
Bij de beoordeling van een evenement wordt een onderscheid gemaakt tussen evenementen waarvoor een meldingsplicht geldt en evenementen waarvoor een vergunning moet worden aangevraagd.
Meldingsplichtige evenementen dienen te voldoen aan het ‘Aanwijzingsbesluit meldingsplichtige evenementen’ dat door het college laatstelijk is vastgesteld.
Bij een aanvraag voor een evenementenvergunning wordt door middel van een risicoscan onderscheid gemaakt in de volgende categorieën evenementen:
Een aanvraag en melding dien en digitaal te worden ingediend via de digitale balie/EvenementenAssistent.
Samen met 18 Zuid-Limburgse gemeenten zal ook de gemeente Valkenburg aan de Geul in 2019 gaan werken met de EvenementenAssistent. Deze EvenementenAssistent is een intelligente website waarmee evenementenmakers, gemeenten en hulp- of adviesdiensten (politie, brandweer, Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR), gezamenlijk alle gegevens rond een integrale evenementenvergunning (of melding) verzamelen en bespreken: aanvragen, kaarten, bijlagen, berichten etc. Met de EvenementenAssistent is een vergunningaanvraag bij elke gemeente gelijk. Met kopiëren en aanpassen kan een aanvrager hetzelfde evenement in een paar minuten bij verschillende gemeenten indienen of jaarlijks de aanvraag van het voorgaande jaar aanpassen.
Totdat de gemeente Valkenburg aan de Geul de EvenementenAssistent heeft ingevoerd, dient gebruik te worden gemaakt van het digitale aanvraagformulier via de digitale balie https://bridgeto-knowledge.nl/valkenburg/
Artikel 2.3 Inhoud van een melding/aanvraag
De melding of aanvraag dient in elk geval de volgende informatie te bevatten:
Indien van toepassing (zie toelichting artikel):
constructietekeningen. De constructieve tekeningen moeten een volledig en actueel beeld geven van de te maken constructies met eventueel een tekstuele toelichting. De maatvoering en de te gebruiken materialen en profielen moeten zijn aangegeven. De uitvoering van de tekeningen moet voldoen aan de geldende NEN-normen;
Na een eerste beoordeling kan de aanvrager worden verzocht aanvullende informatie aan te leveren. Dit kan onder andere te maken hebben met het soort evenement, de omvang van het evenement, doelgroep van bezoekers of de locatie van het evenement etc.
Ad 4 Zie bijlage 1 voor de inhoud van een verkeersplan.
Ad 5.b Vergunninghouder is als eerste verantwoordelijk voor de veiligheid op het evenemententerrein. Deze moet daarom zelf zorgdragen voor het voorkomen/beperken en oplossen van kleine incidenten. Als de verwachting is dat risico’s groter zijn, dan is een veiligheidsplan vereist. In een veiligheidsplan staat hoe de diverse voorzienbare incidenten worden voorkomen/beperkt en/of aangepakt. In het plan is in elk geval aandacht voor:
identificatie van de risico’s (bijvoorbeeld vechtpartijen, paniek in de menigte, ‘overcrowding’ van de evenementlocatie, aan- en afvoerproblemen, overmatig alcohol- of drugsgebruik, massale ordeverstoring, onwel worden in de massa, vuurwerk e.d.) en de invloed van deze incidenten op de publieksstromen;
Ad 5.d Een tent moet zijn voorzien van een tentboek. Dit is de documentatie van de tent met gedetailleerde informatie over gebruikte materialen (keuringsrapport), constructiemethode en constructieberekening, behorend bij de tent, gebundeld en aangeleverd door de eigenaar of verhuurder.
Artikel 2.4 Indieningstermijnen
Artikel 2.5 Team Evenementenveiligheid en adviseurs
Ad 1 De navolgende interne en externe adviseurs worden voor zover noodzakelijk of gewenst bij een aanvraag om advies gevraagd:
Ad 2 Tijdens het tweewekelijks overleg worden m.n. de risicovolle evenementen besproken.
Ad 3 De gemeente voert de regie over het proces van de vergunningverlening en het borgen van een efficiënte samenwerking met de organisatoren en de adviserende partijen.
Ad 4 Mocht het volgens het team noodzakelijk zijn, dan worden de organisatoren van deze evenementen uitgenodigd bij het overleg aanwezig te zijn.
Artikel 2.6 Stuurgroep Evenementen
Artikel 2.7 Verloop van het evenement en verantwoordelijkheid
Vergunninghouder is primair verantwoordelijk voor de orde en de veiligheid op het evenemententerrein. Verder dient één aanspreekpunt vanuit de organisatie tijdens de op- en afbouw en tijdens het evenement telefonisch bereikbaar te zijn voor het ‘Team Evenementenveiligheid’.
3. Afspraken over tegengaan negatieve effecten
De evenementenplanning gebeurt aan de hand van een jaarprogramma. Hierin worden alleen de vergunningplichtige evenementen opgenomen. Dit jaarprogramma wordt jaarlijks uiterlijk 1 december gepubliceerd via de beschikbare kanalen (website, huis-aan- huis blad e.d.) voor het aankomende evenementenjaar.
Evenementenorganisatoren dienen schriftelijk te verzoeken om in het jaarprogramma te worden opgenomen. Het verzoek dient in ieder geval de volgende gegevens te bevatten: naam evenement, risico-categorie evenement, verwachte bezoekersaantallen, locatie, data en tijdstippen. Een dergelijk verzoek wordt ingediend via het e-mailadres APV@valkenburg.nl en dient uiterlijk 15 september van het jaar voorafgaand aan het jaar waarop het jaarprogramma ziet, te zijn ingediend.
Het team vergunningen ontvangt alle schriftelijke verzoeken voor plaatsing op het jaarprogramma. Na 15 september wordt van alle verzoeken één overzicht gemaakt. Indien er sprake is van cumulatie (opeenstapeling) van evenementen dan wordt het overzicht door de Citymanager aan het College voorgelegd om een (strategische) keuze te maken.
Het jaarprogramma wordt door de diverse hulpdiensten gebruikt voor de planning van o.a. benodigde inzet. Daarnaast is het bedoeld om meer grip te houden op het aantal en de spreiding van evenementen. Bovendien is het jaarprogramma een handig hulpmiddel om pro-actief organisatoren te benaderen voor een tijdige indiening van de aanvraag om een vergunning.
Artikel 3.2 Evenementenkalender
De gemeente werkt met een interne evenementenkalender. Hierop staan alle categorieën evenementen die in een jaar worden aangevraagd.
Deze kalender wordt door gemeentelijke teams gebruikt voor de planning van bijvoorbeeld inzet Boa’s.
Artikel 3.3 Gebruik van betaald parkeerterrein als evenemententerrein
Een betaald parkeerterrein kan alleen als evenemententerrein worden gebruikt als de gemeente hier expliciet toestemming voor geeft. Nadat de toestemming is gegeven dient aan onderstaande voorwaarden te worden voldaan:
Ad 1 Het kan zijn dat aan de toestemming extra kosten zijn verbonden omdat de gemeente door het gebruiken van een betaald parkeerterrein als evenemententerrein, parkeerinkomsten misloopt.
Voorbeelden van ‘voertuigen behorende bij het evenement’ zijn een jurywagen of foodtruck e.d. Het intekenen van voertuigen met primair als doel ‘parkeren’ is niet geoorloofd.
Ad 4 Bij de categorie B- en C-evenementen dient deze onderbouwing onderdeel uit te maken van het verkeers-/mobiliteitsplan.
Ad 5 Op het vooraankondigingsbord moet komen te staan in welke periode het parkeerterrein of
Artikel 3.4 Toegang en gebruik als evenemententerrein autoluw centrum
Indien het noodzakelijk is om buiten de venstertijden met een voertuig in het autoluwe centrum te zijn, dient vergunninghouder gemotiveerd een tijdelijke toegangsontheffing aan te vragen via de website www.bereikbaarvalkenburg.nl. Een toegangsontheffing kan enkel worden toegekend aan voertuigen met een geldig kenteken.
Indien het niet mogelijk is om een tijdelijke toegangsontheffing te krijgen (bijvoorbeeld vanwege een voertuig zonder kenteken) bestaat de mogelijkheid om via het digitale aanvraagformulier evenementenvergunning een tijdelijke toegangspas voor het centrum aan te vragen. Hieraan zijn kosten verbonden, deze kosten zijn te vinden in de legesverordening.
Ad 1 Denk hierbij aan een jurywagen of foodtruck. Het plaatsen van voertuigen met primair als doel ‘parkeren’ is niet geoorloofd.
Ad 2 Dagelijks tussen 07.00 uur en 11.00 uur (venstertijden) is laden en lossen toegestaan in het centrum van Valkenburg.
Ad 3 De aanvraag wordt getoetst door Parkeerservice P1 en de gemeente. Een aanvraag is aan een kenteken gebonden. Er dient rekening gehouden te worden met de beslistermijn van maximaal 6 weken. Kosten zijn afhankelijk van de gevraagde ontheffingsduur en zijn daarom niet op voorhand aan te geven.
Artikel 3.7 Overeenkomst tot gebruik van gemeentelijke gronden
Voorafgaand aan het evenement en na afloop, vindt door of namens de gemeente een feitelijke opname van het gemeentelijk terrein plaats. Hiervoor dient de organisator, nadat de evenementenvergunning is verleend, contact op te nemen met het Team Openbare Ruimte, Opzichter Cultuur Techniek, via het telefoonnummer 14 043.
Ad 1 De wederzijdse rechten en verplichtingen worden vastgelegd in een overeenkomst. Denk hierbij o.a. aan (eventuele) kosten bij het gebruiken van een betaald parkeerterrein als evenemententerrein. Deze overeenkomst wordt door de gemeente en de organisator ondertekend.
Artikel 3.9 Uitzonderingen maximale geluidsnorm
De maximale geluidsnorm geldt niet voor de volgende evenementen:
Toelichting op artikel 3.8 en 3.9
Omdat het opstellen van maatwerk per evenemententerrein bijna onmogelijk is, heeft de gemeente gekozen voor één geluidsnorm voor alle terreinen. Een dB(C)-norm wordt opgenomen om een einde te maken aan de overlast veroorzaakt door het laagfrequent geluid (bass-tonen).
De definitie van een geluidsgevoelig object vloeit voort uit de Wet Geluidhinder: woningen, andere geluidsgevoelige gebouwen en geluidsgevoelige terreinen. Voorbeelden van andere geluidgevoelige gebouwen zijn o.a. verpleeghuizen, kinderdagverblijven etc. Geluidgevoelige terreinen zijn bijvoorbeeld woonwagenstandplaatsen.
Binnen de Gemeente Valkenburg aan de Geul vinden jaarlijks terugkerende evenementen plaats met een grote toeristische/maatschappelijke impact. Om deze reden zijn de genoemde evenementen uitgezonderd van de maximale geluidsnorm. Omdat deze evenementen van een dusdanige grootte zijn, wordt er maatwerk geleverd. Indien een nieuw evenement zich meldt, wordt de standaard geluidsnorm aangehouden. Bij correcte naleving en andere positieve ervaringen kan het betreffende ‘nieuwe’ evenement worden opgenomen in de lijst met uitzonderingen.
Ter voorkoming van overlast door vervuiling en verontreiniging is de organisator van het evenement verantwoordelijk voor:
Artikel 3.12 Elektriciteitsaansluitingen
Indien een organisator gebruik wil maken van de elektriciteitskasten in het centrum van Valkenburg, dan dient hij zich minimaal twee weken voorafgaand aan het evenement te wenden tot Lambrix Electrotechniek BV. via het tel. 043-6080255 (24 uur per dag bereikbaar). De kosten van het stroomverbruik bij evenementen zal door Lambrix Electrotechniek BV. worden doorberekend richting de organisator. Naast de kosten van het stroomverbruik zal er nog een extra bedrag voor de meteropname, openen en dichten van de kast en facturering worden doorberekend aan de organisator. De exacte kosten zijn op te vragen bij Lambrix Electrotechniek BV.
Het is niet toegestaan om zelf reclameborden te plaatsen. In de gemeente Valkenburg aan de Geul wordt gebruik gemaakt van ‘vaste reclameborden’. Deze zijn in beheer bij Reclamebureau Limburg (RBL). Mocht een vergunninghouder gebruik willen maken van de vaste reclameborden, dan dient hij zich te wenden tot RBL via het telefoonnummer 045 - 575 29 29 of via het e-mailadres info@rbloutdoor.nl
Bij een buitenevenement (bijvoorbeeld een muziekevenement, motor- of crosswedstrijd) heeft de organisatie naast de evenementenvergunning wellicht ook een ontheffing nodig op grond van de Natuurbeschermingswet. Als er beschermde planten- en diersoorten zijn in het betreffende gebied dan moet de organisatie preventieve maatregelen nemen om schade te voorkomen.
Er dient rekening te worden gehouden met het feit dat in de praktijk een ontheffing nauwelijks wordt verleend voor buitenevenementen. Doorgaans is het algemeen belang van het evenement niet groot genoeg. Daarnaast zijn er vaak alternatieven mogelijk (preventieve maatregelen). Een evenement kan bijvoorbeeld vaak ook op een moment buiten het broedseizoen of op een andere locatie worden gehouden.
Lukt het niet met preventieve maatregelen schadelijke effecten te voorkomen? Dan kan de organisatie dus een ontheffing aanvragen. De ontheffing kan aangevraagd worden via https://mijn.rvo.nl/wet-natuurbescherming-en-buitenevenementen
Om te bepalen of het evenement een schadelijk effect heeft op flora en fauna moet de organisatie bij de aanvraag doorgeven:
Een ecologisch deskundige kan de organisatie antwoord geven op bovenstaande vragen. De organisatie is verantwoordelijk om een ecologisch adviesbureau of vereniging in te schakelen.
De Gemeente Valkenburg aan de Geul beschikt over de actuele natuurwaarden binnen de gemeente en kan in overleg met de organisator een eerste inschatting van de risico’s maken.
5. Afspraken over organisatie en communicatie
Artikel 5.1 Uitleen van materialen
Ad 1 De volgende materialen kunnen, indien voorradig, geleend worden:
Indien het evenement wordt gehouden op de openbare weg, dan dient vergunninghouder Busmaatschappij Arriva te informeren over het plaatsvinden van het evenement. De busmaatschappij kan dan rekening houden met mogelijke vertragingen of eventueel een routewijziging aanbrengen. Busmaatschappij Arriva is bereikbaar via het e-mailadres infra.limburg@arriva.nl.
Ad 2 In de brief dient minimaal het volgende te worden vermeld:
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2022-193896.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.