Protocol geheimhouding college en gemeenteraad Zwartewaterland

De raad en het college van de gemeente Zwartewaterland, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;

overwegende dat,

• openbaarheid een groot goed en regel is in het openbaar bestuur;

• beslotenheid en geheimhouding per definitie gevoelige onderwerpen betreffen;

• het daarom belangrijk is dat voor een ieder duidelijk is hoe in dergelijke gevallen te handelen;

• het daarom wenselijk is om hierover politiek-bestuurlijke afspraken te maken en deze vast te leggen in een protocol;

gelet op het bepaalde in artikel 2:5 Algemene wet bestuursrecht, artikel 272 Wetboek van strafrecht, artikel 23, 24, 25, 54, 55, 60 en 86 van de Gemeentewet en artikel 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid en het Reglement van Orde van de raad van de gemeente Zwartewaterland;

b e s l u i t vast te stellen het:

Protocol geheimhouding college en gemeenteraad Zwartewaterland

Hoofdstuk 1: Algemeen

Artikel 1 Geheimhouding als uitzondering

• 1. In de informatievoorziening van college of burgemeester naar de raad, en in de vergaderingen van de raad is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering.

• 2. Hierbij geldt als uitgangspunt het algemeen belang van de openbaarheid van bestuurlijke informatie.

• 3. De keuze voor geheimhouding dient altijd te worden gemotiveerd, zoveel mogelijk in het openbaar.

Artikel 2 Wettelijke kaders voor geheimhouding

• 1. De Wet open overheid beschrijft in artikel 5.1 de gronden op basis waarvan de geheimhouding kan worden opgelegd;

• 2. De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Dit is een algemene regel;

• 3. Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de stafbaarheid van het schenden van de geheimhoudingsplicht;

• 4. De Gemeentewet bepaalt in artikel 23 en 24 de regels voor besloten raadsvergaderingen, in artikel 25 de regels voor het opleggen en opheffen van geheimhouding en in artikel 86 de regels voor besloten commissievergaderingen (hierna: besloten informatiecommissie);

• 5. De Gemeentewet bepaalt in artikel 54 dat collegevergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden, bepaalt in artikel 55 de regels voor het opleggen en opheffen van geheimhouding over het in collegevergaderingen besprokene of over aan het college overlegde stukken, en in artikel 60 de regels voor kennisgeving van beslissingen van het college aan de raad en het openbaar maken van besluitenlijsten van collegevergaderingen;

Hoofdstuk 2 - Geheimhouding van documenten van het college, de burgemeester of de informatiecommissie aan de raad of informatiecommissie

Artikel 3 Geheim en vertrouwelijk

Het college en de burgemeester gebruiken voor alle documenten die zij aan de raad of de besloten informatiecommissie onder geheimhouding overleggen, altijd de term ‘geheim’. De term ‘vertrouwelijk’ wordt niet gebruikt.

Artikel 4 Gronden voor geheimhouding

Het college, de burgemeester, de informatiecommissie of de raad leggen enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1. van de Wet open overheid van toepassing is (zo volgt uit art. 25, 55 en 85 Gemeentewet), of als er anderszins een wettelijke grondslag voor is. Geheimhouding wordt opgelegd met vermelding in het besluit van:

• a. De grondslag in de Gemeentewet en de gronden uit artikel 5.1 van de Wet open overheid;

• b. Horizonbepaling: het college, de burgemeester, de informatiecommissie en de raad vermelden in alle gevallen onder welke voorwaarde of na welke datum de geheimhouding kan worden opgeheven. Bestaat er noch een voorwaarde waaronder - noch een datum waarna de geheimhouding kan worden opgeheven, dan wordt vermeld dat de geheimhouding 'voor onbepaalde tijd' dient te gelden.

• c. Welke onderdelen van het voorstel geheim zijn;

• d. Indien het een stuk van het college, de burgemeester of de informatiecommissie aan de raad betreft: het gelijktijdige verzoek aan de raad om de geheimhouding te bekrachtigen.

In de toelichting op het besluit wordt de motivatie voor de geheimhouding van het besluit gemotiveerd, en wordt uitgelegd wat de consequentie is als geen geheimhouding wordt opgelegd.

Artikel 5 Hoofddocument openbaar

Het opleggen van geheimhouding op een compleet document vindt zeer terughoudend plaats. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen.

Artikel 6 Herkenbaarheid geheime documenten

Iedere pagina van een geheim document wordt door de burgemeester, het college, de informatiecommissie en de raad (elk voor zover zij geheimhouding opleggen) voorzien van de aanduiding 'GEHEIM'.

Artikel 7 Aanbieding geheime documenten aan één of enkele raadsleden

Met het aanbieden van geheime documenten aan één of enkele raadsleden wordt zeer terughoudend omgegaan, om de gelijke informatiepositie van de raad te bevorderen. Daarom wordt een verzoek om geheime documenten door een raadslid bij voorkeur bij de griffie ingediend. De griffie draagt er dan zorg voor dat de geheime documenten aan de hele raad beschikbaar worden gesteld.

Artikel 8 Aanbieding geheime documenten aan de informatiecommissie

Het college zendt stukken waarop geheimhouding rust en die bedoeld zijn voor behandeling in de informatiecommissie gelijktijdig onder geheimhouding naar de raad.

Artikel 9 Inzien raadsstukken door de raad

• 1. Geheime informatiecommissie- en raadsstukken worden in het raadsinformatiesysteem geplaatst in de vergadermap ‘geheime stukken raad’, en zijn alleen toegankelijk voor raadsleden, de griffie, het college en de secretaris na inlog in het raadsinformatiesysteem.

• 2. Audioverslagen van besloten vergaderingen worden bewaard en zijn te raadplegen op de griffie.

Hoofdstuk 3 – Documenten en besluitenlijsten van de collegevergadering

Artikel 10 Geheime besluitenlijst van het college

• 1. In beginsel zijn alle besluitenlijsten van het college openbaar.

• 2. Slechts in bepaalde gevallen – zoals omschreven in artikel 60 Gemeentewet – legt het college geheimhouding op een besluit op.

• 3. De besluitenlijst met geheime besluiten van collegevergaderingen is tot vier weken na publicatie via het raadsinformatiesysteem inzichtelijk voor raadsleden na inlog in het raadsinformatiesysteem. Raadsleden respecteren de geheimhouding en doen geen mededeling over deze besluiten. Het respecteren van de geheimhouding betekent onder meer dat het opslaan, afdrukken of op andere wijze (mondeling) delen of vermenigvuldigen van de geheime besluitenlijst niet is toegestaan. De griffie draagt zorg voor het publiceren en verwijderen van de geheime besluitenlijst.

Artikel 11 Inzien collegestukken door de raad

• 1. Collegestukken kunnen (gedeeltelijk) openbaar, onder embargo, niet openbaar op grond van artikel 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid of geheim op grond van artikel 55 Gemeentewet zijn.

• 2. Raadsleden kunnen stukken onder embargo van het college ontvangen. Raadsleden respecteren dit embargo en doen geen mededeling over de stukken totdat het embargo is vervallen.

• 3. Iedere pagina van een document onder embargo wordt voorzien van de aanduiding ‘onder embargo tot [datum]’.

• 4. Raadsleden die niet-openbare collegestukken willen inzien, kunnen hiertoe een verzoek doen bij de griffie.

• 5. Het college wordt in dat geval eerst in de gelegenheid gesteld om te bepalen of het college het voorstel alsnog onder geheimhouding wil delen met de raad. Wanneer dit het geval is wordt tijdens de eerstvolgende collegevergadering geheimhouding opgelegd, zoals beschreven in artikel 25 en 55 Gemeentewet.

• 6. Stukken die na het bepaalde in het vijfde lid niet openbaar zijn, worden volledig zichtbaar in het raadsinformatiesysteem geplaatst in de vergadermap ‘geheime stukken raad’, en zijn alleen na inlog in het raadsinformatiesysteem toegankelijk voor raadsleden, de griffie, het college en de secretaris en de ambtelijke organisatie. Raadsleden respecteren de niet openbaarheid en doen geen mededeling over de niet openbare stukken.

• 7. Iedere pagina van een document dat niet openbaar is, wordt voorzien van de aanduiding ‘niet openbaar’.

• 8. Raadsleden hebben alleen toegang tot geheime collegestukken wanneer het college deze stukken onder geheimhouding met de raad deelt.

Artikel 12 Inzien andere stukken door de raad

• 1. Artikel 11, tweede en derde lid, is ook van toepassing op andere stukken (informatie als bedoeld in artikel 169 en 180 Gemeentewet) dan collegestukken.

• 2. Ter nadere duiding van artikel 42 van het Reglement van Orde voor de raad, kan een lid van de raad met tussenkomst van de griffie het college verzoeken om inlichtingen die niet openbaar zijn op grond van artikel 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid.

• 3. Voordat een verzoek om inlichtingen als bedoeld in het tweede lid wordt ingewilligd, wordt het college in de gelegenheid gesteld het verzoek te agenderen voor de eerstvolgende collegevergadering, behoudens wettelijke beperkingen. Het college heeft dan gelegenheid om de informatie die op grond van artikel 5.1 van de Wet open overheid niet openbaar is, onder geheimhouding te verstrekken aan de raad.

Hoofdstuk 4 Vergaderen in beslotenheid door de gemeenteraad en informatiecommissie

Artikel 13 Openbare aankondiging en opening

Op de agenda wordt in globale termen aangekondigd dat een geheim stuk of onderwerp wordt besproken, tenzij met het gebruik van globale termen een deel van de geheime inhoud openbaar wordt. In dat geval wordt het onderwerp van de besloten vergadering niet bekend gemaakt.

Artikel 14 Sluiten van deuren

• 1. Als de deuren na een verzoek als bedoeld in art. 23 lid 2 Gemeentewet worden gesloten, besluit de raad of de informatiecommissie of er naast raadsleden en de betrokken leden van het college en de secretaris nog anderen aanwezig mogen zijn (bijvoorbeeld betrokken ambtenaren).

• 2. Als de deuren worden gesloten, zorgt de griffie ervoor dat de uitzending via internet wordt gestopt.

• 3. Voor een besloten vergadering worden aparte presentielijsten gebruikt. Er is een presentielijst waarop de raadsleden tekenen en een presentielijst voor eventuele overige aanwezigen en derden.

• 4. Indien voorzienbaar is dat een deel van een vergadering achter gesloten deuren zal plaatsvinden, dan wordt zo mogelijk eerst het openbare gedeelte van de vergadering afgerond.

Artikel 15 Opleggen van geheimhouding

• 1. Geheimhouding van het ter vergadering behandelde wordt door de raad respectievelijk de informatiecommissie ter vergadering zelf opgelegd bij meerderheid van stemmen op grond van artikel 25, eerste lid respectievelijk 86, eerste lid Gemeentewet. De voorzitter doet daartoe aan het eind van de vergadering een voorstel als volgt: “Ik stel u voor geheimhouding op te leggen op wat in deze vergadering is behandeld”. Daarbij wordt ook benoemd welke grond(en) van artikel 5.1. van de Wet open overheid van toepassing is en ingeroepen is.

• 2. Raadsleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen dan wel tussentijds de vergaderzaal verlaten, hebben zonder enige belemmering toegang. Betrokkenen dienen zich hierbij bewust te zijn van het besloten karakter van de vergadering en de gemaakte afspraken in het kader van geheimhouding. Daarnaast dienen zij zich te melden bij de voorzitter en griffie.

Artikel 16 Opheffen van geheimhouding

• 1. Indien de raad of de informatiecommissie op grond van artikel 25, derde en vierde lid, artikel 55, derde lid, of artikel 86, eerste, tweede en derde lid, van de Gemeentewet – ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft – voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.

• 2. Op basis van art. 86, tweede lid, Gemeentewet is de raad uitsluitend bevoegd tot het opheffen van geheimhouding op stukken die door het college met de informatiecommissie en met de raad zijn gedeeld. Het opheffen van geheimhouding op mondelinge informatie uit een informatiecommissie gebeurt tijdens een commissievergadering, met dien verstande dat voor de termijn van openbaarmaking zoveel mogelijk wordt aangesloten bij de openbaarmaking van de bijbehorende stukken door de raad.

Artikel 17 Verslag

• 1. Van een vergadering met gesloten deuren wordt een apart audioverslag en besluitenlijst gemaakt. Het verslag wordt niet rondgedeeld, maar ligt uitsluitend voor de leden ter inzage.

• 2. Een geheim verslag wordt in een volgende besloten vergadering van het desbetreffende orgaan, dan wel ongewijzigd en zonder inhoudelijke behandeling in een volgende openbare vergadering van het desbetreffende orgaan vastgesteld.

• 3. Het verslag zelf blijft geheim, tenzij het desbetreffende orgaan besluit de geheimhouding op te heffen. Indien een lid van het desbetreffende orgaan inhoudelijke behandeling van het verslag wenst, geschiedt dit in een besloten deel van de vergadering.

• 4. Het vastgestelde verslag wordt door de (commissie)voorzitter en de (commissie)griffier ondertekend.

Artikel 18 Overleg in raadsfracties

• 1. Overleg tussen raadsfractiegenoten over verstrekte geheime informatie is mogelijk, ook als er leden van de fractie niet aanwezig zijn geweest bij de besloten vergadering.

• 2. Alle raadsleden kunnen kennisnemen van het audioverslag van een besloten vergadering.

• 3. Steunfractieleden mogen geen kennisnemen van geheime stukken en geheime verslagen, en kunnen geen gesprekken in de fractie over geheime informatie bijwonen.

Hoofdstuk 5 Register en publicatie

Artikel 19 Register

• 1. De secretaris legt een register aan van alle stukken en besluiten waar het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd, met uitzondering van de stukken die door de raad zijn bekrachtigd.

• 2. De griffie legt een register aan van alle documenten waar de raad of de informatiecommissie geheimhouding heeft opgelegd/ bekrachtigd.

• 3. De griffie legt een register aan van alle vergaderingen of delen van vergaderingen van de raad of de informatiecommissie die in beslotenheid zijn gehouden en waarbij op het verhandelde geheimhouding is opgelegd.

• 4. De genoemde registers bevatten in ieder geval voor zover van toepassing de datum van het stuk, de datum van de raadsvergadering waarin de geheimhouding is bekrachtigd of de collegevergadering waarin de geheimhouding is opgelegd, de reden van geheimhouding en indien aanwezig de horizonbepaling.

• 5. De secretaris bewaakt de horizonbepalingen in de gevallen dat het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd en zorgt ervoor dat indien geheimhouding kan worden opgeheven hiertoe een voorstel aan het college wordt gedaan. De griffie bewaakt de horizonbepalingen in de gevallen dat de raad of de informatiecommissie geheimhouding heeft opgelegd dan wel bekrachtigd en zorgt ervoor dat indien geheimhouding kan worden opgeheven hiertoe een voorstel aan de raad of de informatiecommissie wordt gedaan. Daarnaast kan het college of de burgemeester ook op eigen initiatief de raad een voorstel tot opheffing van opgelegde en bekrachtigde geheimhouding over overgelegde of toegezonden stukken doen. Het is aan de raad om hier over te besluiten.

Artikel 20 Publicatie openbaar geworden stukken

• 1. Zodra een voorstel tot opheffing van geheimhouding door het college of de burgemeester is aangenomen plaatst de secretaris het besluit alsnog op de besluitenlijst van de datum waarop het besluit is genomen. Onderliggende stukken worden voorafgaand aan verstrekking eerst getoetst aan artikel 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid.

• 2. Zodra een voorstel tot opheffing van geheimhouding door de raad of de informatiecommissie is aangenomen plaatst de griffie de desbetreffende stukken openbaar op het raadsinformatiesysteem, onder vermelding van genoemd besluit. Voordat de stukken voor een ieder openbaar worden gemaakt, worden deze eerst getoetst aan artikel 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid.

Artikel 21 Citeertitel en inwerkingtreding

• 1. Deze regeling kan aangehaald worden als ‘Protocol geheimhouding college en gemeenteraad gemeente Zwartewaterland’.

• 2. Deze regeling treedt in werking op de dag na publicatie in het Gemeenteblad.

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zwartewaterland op 12 april 2022.

de gemeentesecretaris, de burgemeester,

drs. D.S. Ruddijs ing. E.J. Bilder

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Zwartewaterland op 21 april 2022.

de griffier, de voorzitter,

ing. H.W. Schotanus-Schutte ing. E.J. Bilder