Protocol AVG-bestendig intern cameratoezicht gemeentelijke gebouwen Gemeente Arnhem 2021

HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN ARNHEM;

overwegende dat:

- gezien de grote omvang van zowel de gemeentelijke organisatie als het aantal gemeentelijke gebouwen van de gemeente Arnhem cameratoezicht een noodzakelijke maatregel is om de veiligheid te waarborgen. Andere maatregelen zijn minder effectief of een economisch minder verantwoorde keuze, hetgeen een mogelijke inbreuk op de privacy van aanwezigen rechtvaardigt;

- het camerasysteem in het private domein van de gemeente Arnhem als doel heeft de veiligheid van aanwezigen te verbeteren en daarnaast de eigendommen van de gemeente Arnhem en/of van de aanwezigen te beschermen;

- de bescherming van de privacy van aanwezigen in en rondom de gebouwen van de gemeente Arnhem en een integer gebruik van een camerasysteem het noodzakelijk maken een regeling op te stellen;

- de uitvoering van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in mandaat is opgedragen aan de gemeentesecretaris, die de uitvoering van de AVG heeft ondergemandateerd aan de concerndirecteur, cluster- en programmamanagers, chiefinformation officer en de concerncontroller;

- het gewenst is de bestaande ‘Instructie persoonsregistraties voor cameratoezicht in gemeentelijke gebouwen 2015’ bij te werken volgens de voorschriften van de AVG die per 25 mei 2018 van toepassing is geworden.

Gelet op de AVG en artikel 3, tweede lid, Arbeidsomstandighedenwet;

B E S L U I T:

• 1. in te trekken de “Instructie persoonsregistraties voor cameratoezicht in gemeentelijke gebouwen 2015”, vastgesteld bij collegebesluit van 14 juli 2015;

• 2. vast te stellen bijgaand ‘Protocol AVG-bestendig intern cameratoezicht gemeentelijke gebouwen Gemeente Arnhem 2021’;

• 3. het ‘Protocol AVG-bestendig intern cameratoezicht gemeentelijke gebouwen Gemeente Arnhem 2021’ in werking te laten treden op de dag volgend op die van de bekendmaking.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit protocol wordt verstaan onder:

• a. camerasysteem: het geheel van camera’s die zijn geplaatst in – of zijn gericht op – ruimtes in de gebouwen en de buitenzijden van die gebouwen.

• b. incident: een strafbaar feit, ongeval of andere overlast gevende gedraging of gebeurtenis die gevaar of dreigend gevaar vormt voor de gezondheid of veiligheid van personen of de bewaking van zaken in en bij de gebouwen van de gemeente Arnhem en vraagt om optreden door de verwerkingsverantwoordelijke.

• c. verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;

• d. verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; hier: het college.

• e. verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt;

• f. gekwalificeerd personeel: de groep personen die door de verwerkingsverantwoordelijke en/of door de verantwoordelijke clustermanager belast zijn met de fysieke beveiliging en de dagelijkse zorg voor het verwerken van de persoonsgegevens zoals bedoeld in dit protocol;

• g. gemeentelijk gebouw: pand of perceel in eigendom van of gehuurd door de gemeente Arnhem dat al dan niet (deels) voor het publiek toegankelijk is. De gemeentelijke gebouwen zijn het Stadskantoor, het Stadhuis, de Eusebiusveste, Loket Zuid, de Multifunctionele Centra (hierna: ‘MFC’s’) en de gemeentewerf.

• h. betrokkene: de geïdentificeerde of identificeerbare persoon als bedoeld in artikel 4 lid 1 van de AVG. Kortweg, de persoon op wie de betreffende persoonsgegevens betrekking hebben.

• i. verstrekking van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.

• j. AVG: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016, in dit protocol verder aangeduid als Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

• k. beheerder: de verantwoordelijke voor het beheer van het gemeentelijke gebouw.

• l. waar in dit protocol voor een persoon een mannelijke omschrijving wordt gebruikt, wordt tevens een vrouwelijke persoon bedoeld.

Artikel 2 Doel verwerking persoonsgegevens en verwerkingsgrondslag

• 1. De verwerking van persoonsgegevens heeft tot doel:

• a. de bescherming van de veiligheid en gezondheid van personen in en om de gebouwen door het tijdig waarnemen van en adequaat ingrijpen bij (dreigende) incidenten;

• b. de bewaking van zaken die zich in de gebouwen bevinden tegen diefstal of vernielingen;

• c. de bewaking en bescherming van eigendommen van de gemeente Arnhem, waaronder de gebouwen zelf;

• d. toegangsbewaking;

• e. voorkoming en terugdringing van verstoringen van de orde in de gebouwen en het voorkomen van strafbare feiten;

• f. inbraakbeveiliging na kantooruren;

• g. ondersteuning van onderzoek naar incidenten en aangifte van strafbare feiten.

  2.De verwerkingsgrondslag waarop de verwerking van persoonsgegevens door middel van het camerasysteem is gebaseerd, is vastgelegd in artikel 6, lid 1 sub f van de AVG.

Artikel 3 Reikwijdte

• 1. (Onder)huurders van de gemeentelijke gebouwen (of delen daarvan) die niet onder de hiërarchische verantwoordelijkheid vallen van de verwerkingsverantwoordelijke, kunnen met toestemming van de beheerder een camerasysteem installeren. De huurder is in dit geval verantwoordelijk voor dit systeem en is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

• 2. De huurder kan er voor kiezen dit protocol van toepassing te verklaren op de verwerking van persoonsgegevens door middel van zijn camerasysteem.

• 3. Indien sprake is van toepassing van het tweede lid, zal de huurder daartoe een Annex met specifieke bepalingen voor de verwerking van persoonsgegevens door middel van zijn camerasysteem opstellen en, met instemming van verwerkingsverantwoordelijke van de gemeente Arnhem, bij dit protocol voegen.

• 4. De bepalingen van de Annex mogen niet strijdig zijn met de bepalingen in dit protocol.

• 5. Wanneer de huurder in afwijking van lid 2 ervoor kiest een eigen regeling op te stellen voor de verwerking van persoonsgegevens door middel van zijn camerasysteem is de huurder ervoor verantwoordelijk dat deze regeling aan de wettelijke voorwaarden voldoet.

Artikel 4 Kenbaarheid, soort gegevens

• 1. Aanwezigen worden bij het betreden van een gemeentelijk gebouw adequaat op de hoogte gebracht van het cameratoezicht.

• 2. Alle werknemers die werkzaam kunnen zijn in de gemeentelijke gebouwen worden voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit protocol adequaat van dit protocol op de hoogte gesteld.

• 3. Het cameratoezicht behelst het digitaal vastleggen van beeldopnamen als bedoeld in lid 5, alsmede het ‘real-time’ bekijken van die beeldopnamen door gekwalificeerd personeel.

• 4. De persoonsgegevens die worden verwerkt zijn uitsluitend:

• -beeldopnamen in en om de directe nabijheid van de gebouwen, alsmede van de buitenzijden

• van die gebouwen.

• -gegevens met betrekking tot datum en tijdstip waarop, en het cameranummer waarvandaan de beeldopnamen zijn gemaakt.

  • 5. Er worden geen geluidsopnamen gemaakt, behalve in de spreekkamers op het Stadhuis en het Stadskantoor. Dit is om aangifte bij de politie van incidenten te kunnen ondersteunen met bewijsmateriaal. Dit laatste wordt aanwezigen expliciet onder de aandacht gebracht.

Artikel 5 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

• 1. Voor het Stadhuis, het Stadskantoor, Loket Zuid, de Eusebiusveste en de MFC’s ligt de verantwoordelijkheid voor het cameratoezicht bij de clustermanager van Gebiedsrealisatie en Vastgoed. Voor de gemeentewerf ligt de verantwoordelijkheid voor het cameratoezicht bij de clustermanager van Openbare Ruimte.

• 2. Het hiertoe aangewezen gekwalificeerd personeel als bedoeld in artikel 1 sub f bedient de apparatuur. Deze personen kunnen de camerabeelden ‘real time’ bekijken. Zij zijn bevoegd tot opslag van beeldopnamen en het veiligstellen van beeldopnamen als bedoeld in artikel 8, derde lid na vordering door een opsporingsambtenaar als bedoeld in artikel 8, vierde lid, of in opdracht van de onderzoekers in het kader van een feitenonderzoek conform het ‘Onderzoeksprotocol bij vermoeden van integriteitsschending’.

• 3. Beveiligings- en receptiemedewerkers kunnen de beeldopnamen van het betreffende gebouw alleen ‘real-time’ bekijken.

• 4. In geval van een incident, te beoordelen door het gekwalificeerd personeel, is het gekwalificeerd personeel bevoegd tot en verantwoordelijk voor het zo snel mogelijk analyseren en evalueren van de beeldopnamen, zodat deze niet langer dan noodzakelijk bewaard blijven, een en ander ter beoordeling door het gekwalificeerd personeel.

• 5. Indien de beeldopnamen moeten worden bewaard voor strafrechtelijk onderzoek of een feitenonderzoek conform het ‘Onderzoeksprotocol bij vermoeden van integriteitsschending’, worden de betreffende beeldopnamen gekopieerd of overgeschreven naar een afzonderlijk opslagmedium, een en ander ter beoordeling door het gekwalificeerd personeel. Hiervan wordt een registratie bijgehouden. Het terugkijken van beeldopnamen is slechts toegestaan voor het gekwalificeerd personeel en dient volgens het ‘4 ogen-principe’ te gebeuren, dus altijd in aanwezigheid van minimaal twee bevoegde functionarissen of op basis van een gerichte instructie door leidinggevende.

• 6. In bijzondere gevallen kan de verantwoordelijke, als bedoeld in het eerste lid, medewerkers van een gekwalificeerd en gecertificeerd beveiligingsbedrijf als gekwalificeerd personeel aanwijzen.

• 7. In geval de externe medewerker als bedoeld in het vorige lid niet onder hiërarchische verantwoordelijkheid van verwerkingsverantwoordelijke komt te staan, wordt het gekwalificeerd en gecertificeerd beveiligingsbedrijf aangemerkt als verwerker. In dit geval legt de verwerkingsverantwoordelijke de afspraken tussen hem en verwerker omtrent de omgang met persoonsgegevens die de externe medewerker ten behoeve van verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, in een schriftelijke verwerkersovereenkomst vast.

• 8. De externe medewerker, als bedoeld in de voorgaande leden, verricht zijn activiteiten te allen tijde in de gemeentelijke locatie waarbinnen hij op dat moment werkzaam is.

Artikel 6 Toegang tot de persoonsregistratie

Rechtstreeks toegang tot de persoonsregistratie hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van hun opgedragen werkzaamheden:

• a. de verwerkingsverantwoordelijke;

• b. beveiligings- en receptiemedewerkers;

• c. het gekwalificeerd personeel als bedoeld in artikel 1 sub f.

Artikel 7 Bewaartermijn en verwijdering van persoonsgegevens

• 1. De beeldopnamen worden maximaal 4 weken bewaard.

• 2. De verwijdering van persoonsgegevens geschiedt doordat er na maximaal 4 weken automatisch nieuwe opnamen worden opgenomen waarbij de oude persoonsgegevens worden overschreven.

• 3. In afwijking van lid 1 kunnen beeldopnamen langer bewaard worden indien dat noodzakelijk is voor de afhandeling van incidenten.

• 4. Na de definitieve afhandeling van een incident worden de veiliggestelde beeldopnamen vernietigd.

Artikel 8 Verstrekking persoonsgegevens

• 1. Er worden geen gegevens uit de persoonsregistratie verstrekt aan derden, met uitzondering van de in het tweede lid genoemde instantie en/of functionaris.

• 2. De verwerkingsverantwoordelijke kan alleen gegevens verstrekken aan de politie en het Openbaar Ministerie (‘OM’) als middel bij de opsporing en vervolging van strafbare feiten, e.e.a. met inachtneming van de wettelijke bepalingen.

• 3. Indien het gekwalificeerd personeel heeft beoordeeld dat de beeldopnamen geschikt zijn om beschikbaar te worden gesteld aan politie of OM, maakt een lid van het gekwalificeerd personeel een kopie van de betreffende beeldopnamen door deze naar een daarvoor geschikt medium te kopiëren. De originele van de camerabeeldenserver gedownloade gegevens worden verwijderd.

• 4. Persoonsgegevens worden in geval van incidenten aan de politie of het OM verstrekt indien daartoe een vordering wordt gedaan door de politie of het OM onder verwijzing naar de wettelijke grondslag voor de vordering.

• 5. Alvorens tot het verstrekken van een kopie van de beeldopnamen wordt overgegaan, dient de ontvanger van de beeldopnamen zich te legitimeren tegenover het gekwalificeerd personeel in de zin van artikel 1 sub f.

• 6. Van het verstrekken van gegevens aan de politie en het OM houdt de verwerkingsverantwoordelijke een registratie bij, waarin wordt vermeld aan welke functionaris, op welk tijdstip welke gegevens zijn verstrekt.

Artikel 9 Geheimhoudingsplicht

Eenieder die onder gezag van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt dan wel eenieder die de beelden ‘real time’ bekijkt, is verplicht tot geheimhouding van al hetgeen hem uit dien hoofde bekend wordt, tenzij een wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

Artikel 10 Rechten van betrokkenen

• 1. Iedere betrokkene kan van zijn rechten ten aanzien van zijn persoonsgegevens gebruikmaken door het invullen van het contactformulier vermeld op www.arnhem.nl onder ‘Privacyverklaring’.

• 2. De rechten van betrokkene als bedoeld in het vorige lid omsluiten het recht op inzage van, het recht gegevenswissing te verzoeken van, het recht op correctie van, het recht op informatie over, het recht op overdracht van en het recht bezwaar te maken tegen (gebruik van) persoonsgegevens.

• 3. De betrokkene heeft alleen rechten ten aanzien van opnamen die hemzelf betreffen. Hij dient aan te geven op welke datum, tijd en plaats zijn verzoek of bezwaar op grond van het vorige lid betrekking heeft.

• 4. De verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt een verzoek of bezwaar binnen 4 weken.

Artikel 11 Beveiliging

Er zijn passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens tegen kwaadwillendheid, onachtzaamheid en verkeerd gebruik, verlies of diefstal of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking te beschermen. Vereist is een samenhangend pakket van bijbehorende informatiebeveiligingsmaatregelen om de juiste beveiliging van informatie en informatiesystemen te kunnen borgen. Het geldende Informatiebeveiligingsbeleid vormt hiertoe het te hanteren kader.

Artikel 12 Heimelijk cameratoezicht (verborgen camera’s)

• 1. Met uitzondering van het bepaalde in lid 2 wordt geen gebruik gemaakt van verborgen camera’s.

• 2. Uitsluitend in het geval van een redelijk vermoeden van een integriteitsschending volgens het ‘Onderzoeksprotocol bij vermoeden van integriteitsschending’ kan de verantwoordelijke onder de volgende omstandigheden beslissen tot gebruik van heimelijk cameratoezicht:

• a. ondanks overige inspanningen is het niet gelukt een einde te maken aan de integriteitsschending.

• b. het gebruik van heimelijk cameratoezicht is tijdelijk en wordt toegestaan voor een concreet benoemde periode.

  • 1. Het heimelijk cameratoezicht vindt uitsluitend plaats volgens het ‘Onderzoeksprotocol bij vermoeden van integriteitsschending’.

  • 2. Betrokkenen worden na beëindiging van het heimelijk cameratoezicht geïnformeerd over het gebruik van heimelijk cameratoezicht, ook als dit niet tot vervolgprocedures leidt.

Artikel 13 Klachten

• 1. Overeenkomstig titel 9.1 van de Awb en de Richtlijn voor de behandeling van klachten gemeente Arnhem, kan de betrokkene over het handelen of nalaten van (een medewerker van) de gemeente Arnhem een klacht schriftelijk indienen via de website van de gemeente Arnhem.

• 2. Een klachtbehandelaar reageert binnen zes weken, met een eenmalige verlengingsmogelijkheid van vier weken, op de klacht.

Artikel 14 Ondernemingsraad

Voor de vaststelling dan wel wijziging van dit protocol is instemming vereist door de Ondernemingsraad van de gemeente Arnhem.

Artikel 15 Onvoorzien

In gevallen waarin dit protocol niet voorziet, beslist de verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 16 Slotbepaling

Dit protocol kan worden aangehaald als: ‘Protocol AVG-bestendig intern cameratoezicht gemeentelijke gebouwen Gemeente Arnhem 2021’.

Aldus vastgesteld in de collegevergadering van 21 december 2021,

Het college van burgemeester en wethouders voornoemd,

de secretaris, de burgemeester,