Reglement van orde wijkraden 2022

De burgemeester van Rotterdam,

gelezen het voorstel van de directeur Concernstaf en Strategie van 12 april 2022

overwegende dat het noodzakelijk is een reglement van orde voor de vergaderingen van de wijkraden vast te stellen;

gelet op artikel 16 van de Verordening op de Wijkraden 2022;

besluit:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

ondersteuning: aan de wijkraad toegewezen wijkraadscoördinator en bij diens afwezigheid een door deze aangewezen plaatsvervanger;

vergadering: formele bijeenkomst van de wijkraad als bedoeld in de begripsbepaling ‘vergadering’, onderdeel a, in artikel 1 van de verordening;

verordening: Verordening op de Wijkraden 2022;

voorzitter: voorzitter van de wijkraad als bedoeld in de artikelen 14 of 15 van de verordening.

Artikel 2 Gebiedsoverleggen en wijkoverstijgende overleggen

Behoudens het bepaalde in artikel 25 van de verordening is dit reglement van overeenkomstige toepassing op gebiedsoverleggen en wijkoverstijgende overleggen.

Artikel 3 Openbaarheid vergadering

De vergadering van de wijkraad wordt in het openbaar gehouden.

Artikel 4 De voorzitter

• 1. De vergadering van de wijkraad wordt voorgezeten door de voorzitter.

• 2. De voorzitter is belast met de handhaving van de orde van de vergadering. Hij kan hiertoe voorstellen doen, waarna de wijkraad beslist.

• 3. Indien de benoemingstermijn van de voorzitter is verstreken, geschiedt de oproeping voor de vergaderingen van de wijkraad door de voorzitter wiens benoemingstermijn is verstreken totdat de wijkraad een nieuwe voorzitter heeft aangewezen.

• 4. In het geval van schorsing of vervallenverklaring van het lidmaatschap van de voorzitter als bedoeld in artikel 22, vierde en vijfde lid, van het Kiesreglement wijkraden 2022 wordt het voorzitterschap waargenomen door de burgemeester of een door hem aan te wijzen persoon. Bij vervallenverklaring van het lidmaatschap van de wijkraad van de voorzitter voorziet de wijkraad in een nieuwe voorzitter uit hun midden in de eerstvolgende vergadering.

Artikel 5 Oproep vergadering

• 1. De wijkraad vergadert zo vaak als hij daartoe besloten heeft, indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien de meerderheid van het aantal leden waaruit de wijkraad bestaat schriftelijk, met opgave van redenen, daarom verzoekt.

• 2. De voorzitter roept de leden van de wijkraad tijdig, doch ten minste vijf dagen voor de vergaderdatum, schriftelijk tot de vergadering op.

• 3. Tegelijkertijd met de oproeping brengt de voorzitter de dag, het tijdstip en de locatie van de vergadering, alsmede de agenda, ter openbare kennis door het plaatsen van deze informatie op de daarvoor beschikbaar gestelde website.

Artikel 6 Aanwezigheid tijdens een vergadering en vergaderquorum

• 1. Voor de leden van de wijkraad wordt een voorziening getroffen om bij binnenkomst van de vergadering hun aanwezigheid kenbaar te maken. Deze presentievoorziening wordt na afloop van de vergadering gesloten en door de voorzitter in aanwezigheid van de ondersteuning vastgesteld.

• 2. De voorzitter opent de vergadering wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden van de wijkraad aanwezig is.

• 3. Wanneer een kwartier na de voor de vergadering bepaalde aanvangstijd de vereiste meerderheid van de leden niet aanwezig is, verdaagt de voorzitter de vergadering naar een later tijdstip, totdat de vereiste meerderheid van de leden wel aanwezig is.

• 4. De voorzitter verdaagt de vergadering naar een nieuwe dag indien op de dag van de vergadering de vereiste meerderheid van de leden, ook na verdaging naar een later tijdstip, niet aanwezig is. De termijn, bedoeld in artikel 5, tweede lid, is op deze nieuwe vergadering niet van toepassing. Indien tijdens de op basis van dit reglement uitgeschreven nieuwe vergadering opnieuw niet de vereiste meerderheid van de leden aanwezig is, wordt de vergadering met de aanwezige leden gehouden.

Artikel 7 Vaststellen agenda vergadering

• 1. Bij de aanvang van de vergadering stelt de wijkraad de agenda definitief vast.

• 2. Als vast agendapunt worden inwoners van de wijk en andere belanghebbenden in de gelegenheid gesteld het woord te richten tot de wijkraad of antwoord te krijgen op door hen gestelde vragen of geuite opvattingen, dan wel een voorstel te doen voor een agendapunt. De wijkraad beslist terstond over de wijze van behandeling van een voorgesteld agendapunt.

Artikel 8 Het woord voeren door genodigden en derden tijdens vergadering

• 1. De wijkraad kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden van de wijkraad voorafgaand aan of tijdens de behandeling van een agendapunt daarover het woord kunnen voeren.

• 2. Voor het inspreken door inwoners, belanghebbenden, genodigden en derden, bedoeld in het eerste lid en in artikel 7, tweede lid, wordt door de voorzitter per spreker een spreektijd voorgesteld. De wijkraad beslist hierover.

Artikel 9 Besluitvorming vergadering

• 1. Na behandeling van een agendapunt vraagt de voorzitter de leden van de wijkraad of zij stemming verlangen. Als geen stemming wordt verlangd, stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen.

• 2. Als over een agendavoorstel wordt gestemd, is het voorstel aangenomen als de meerderheid van de aanwezige leden voor het voorstel stemt. Als de stemmen staken, geldt de procedure bedoeld in artikel 32, vierde tot en met zesde lid, van de Gemeentewet.

• 3. Een lid van de wijkraad neemt niet deel aan de beraadslaging, stemming en advisering indien de onafhankelijke oordeelsvorming van het wijkraadslid over een onderwerp in het geding is.

• 4. Het derde lid is niet van toepassing bij een stemming over het aanwijzen van de voorzitter als bedoeld in artikel 14 van de verordening en de vervallenverklaring van het lidmaatschap bij langdurige afwezigheid als bedoeld in artikel 22, lid 3, van het Kiesreglement wijkraden 2022. Artikel 31 Gemeentewet is hierop van overeenkomstige toepassing.

Artikel 10 Besloten vergadering

• 1. In afwijking van artikel 3 vergadert de wijkraad in beslotenheid indien:

  • a. de wijkraad tijdens een openbare vergadering op voorstel van de voorzitter of een lid van de wijkraad besluit om in beslotenheid verder te vergaderen;

  • b. dat op basis van artikel 17 van de verordening door de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester wordt verlangd;

  • c. beraadslaagd wordt over het functioneren van de wijkraad of zijn leden.

• 2. De voorzitter verzoekt anderen dan de leden van de wijkraad de vergaderzaal te verlaten, met uitzondering van de ondersteuning en andere door hem aan te wijzen ambtenaren van de gemeente.

• 3. De besluitenlijst van een besloten vergadering is uitsluitend voor de leden van de wijkraad ter inzage en wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering vastgesteld.

• 4. Adviezen van de wijkraad over een onderwerp waaromtrent door de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester of de wijkraad zelf geheimhouding is opgelegd overeenkomstig de bepalingen van de Gemeentewet of de verordening worden in een besloten vergadering vastgesteld. Andere adviezen worden in een openbare vergadering vastgesteld.

Artikel 11 Beëdiging nieuwe leden.

• 1. De voorzitter wordt aangewezen als persoon, belast met de beëdiging van nieuwe leden van de wijkraad in de vergadering.

• 2. De procedure betreffende de benoeming van een nieuw lid wordt onmiddellijk na het ontstaan van een vacature door de voorzitter in gang gezet.

Artikel 12 Ondersteuning vergadering

De ondersteuning is bij de vergaderingen van de wijkraad aanwezig en kan desgevraagd het woord voeren.

Artikel 13 Verslaglegging vergadering

Van iedere vergadering wordt door de ondersteuning een beknopte besluitenlijst gemaakt die in de volgende vergadering door de wijkraad wordt vastgesteld. Uit de besluitenlijst blijkt in ieder geval wanneer een wijkraadslid zich onthoudt van deelname aan beraadslaging, stemming en advisering. De besluitenlijst wordt door de voorzitter en de ondersteuning ondertekend en daarna openbaar gemaakt.

Artikel 14 Overige bijeenkomsten en vergaderingen

• 1. De wijkraad stelt periodiek, op voorstel van de ondersteuning, een lijst vast met informele bijeenkomsten als bedoeld in de begripsbepaling ‘vergadering’ onder b, van artikel 1 van de verordening.

• 2. Voor deze overige bijeenkomsten en vergaderingen wordt een voorziening voor het kenbaar maken van de aanwezigheid van leden van de wijkraad beschikbaar gesteld.

Artikel 15 Uitleg reglement van orde

Bij twijfel omtrent de toepassing van dit reglement beslist de wijkraad op voorstel van de voorzitter.

Artikel 16 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Gemeenteblad waarin het wordt geplaatst.

Artikel 17 Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde wijkraden 2022.

Aldus vastgesteld op 13 april 2022,

De burgemeester,

A. Aboutaleb

Dit gemeenteblad ligt ook ter inzage bij het Concern Informatiecentrum Rotterdam (CIR): 010-417 2514 of bir@rotterdam.nl

Toelichting

Dit reglement van orde geldt voor de wijkraden en is conform de Verordening op de Wijkraden 2022 vastgesteld door de burgemeester. Op deze manier kan het reglement ook relatief eenvoudig bijgewerkt worden indien nodig. Kort gezegd bevat dit reglement de regels en de werkwijze voor het vergaderen en voor de besluitvorming tijdens de vergadering van de wijkraden. Ook is het reglement van overeenkomstige toepassing op de gebiedsoverleggen en wijkoverstijgende overleggen. Uitgangspunt is dat voor zover de wettelijke vereisten dit toelaten zaken als openbaarheid van de vergadering, kennisgevingen en besluitvorming ook digitaal plaats kunnen vinden. Schriftelijk omvat dus ook dat dit via digitale middelen kan plaatsvinden. In de regel spreken wij overigens niet van vergaderingen, maar van bijeenkomsten van de wijkraden.

Conform de verordening is de uitvoering van dit reglement de kerntaak van de voorzitter van de wijkraad die de vergaderingen technisch leidt. Dat houdt in dat deze voorstellen van orde kan doen en betrokken is bij de voorbereiding en uitvoering van de vergadering. Ook de benoemingsprocedure van de voorzitter is geregeld in dit reglement. Een wijkraadslid mag, ook als diegene zichzelf kandidaat heeft gesteld hiervoor, meestemmen over het voorzitterschap. De benoemingsprocedure van de voorzitter is geheim en geschiedt conform de procedure zoals gebruikelijk bij de gemeenteraad.

De formele bijeenkomsten zijn bedoeld voor de uitvoering van de taken van de wijkraad. Zoals het opstellen van wijkakkoorden, het innemen van participatiestandpunten, het vaststellen van ongevraagde advisering en het bespreken van belangrijke onderwerpen in de wijk. Gezien het karakter van de wijkraad en de gemeentewettelijke vereisten zijn deze vergaderingen openbaar toegankelijk en op locatie, bij voorkeur in de wijk. Omdat deze vergaderingen de kerntaak van de wijkraad betreft zijn er een paar formele vereisten opgenomen om transparantie en participatie aan vergaderingen te bevorderen.

Bovendien past dit formeel inrichten van de vergaderingen in het ontwerp van het stelsel dat eventuele toekenning van extra formele bevoegdheden mogelijk maakt. Mocht dit ooit het geval zijn, dan is de vergaderstructuur hier al op ingericht.

Hoe vaak een wijkraad formeel bijeen komt, is ter invulling aan de wijkraad zelf. In de regel is een maandelijkse bijeenkomst een logische frequentie, maar hiervan kan worden afgeweken als de wijkraad dit wenst. De voorzitter is belast met handhaving van de orde en kan hiertoe voorstellen doen, waarna de wijkraad beslist. Wanneer die orde op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, kunnen toehoorders worden verzocht te vertrekken.

De leden van een wijkraad krijgen een vergoeding voor presentie bij vergaderingen. Om te waarborgen dat de leden van de wijkraad ook hun werk in de wijk kunnen doen, zijn er ook overige bijeenkomsten en vergaderingen benoemd (bijeenkomsten als bedoeld in de begripsbepaling ‘vergadering’, onderdeel b, in artikel 1 van de verordening). Periodiek stelt de wijkraad een lijst van deze bijeenkomsten op. Dit zijn taak gerelateerde bijeenkomsten in de wijk (zie artikel 21 verordening), zoals:

• Bijeenkomsten (agendaoverleg/afstemmingsoverleg) ter voorbereiding van een formele bijeenkomst van de wijkraad.

• Themabijeenkomsten georganiseerd door wijkraad en/of cluster.

• Wijkgerelateerde bijeenkomst op uitnodiging.

Het bijwonen van de vergaderingen van de wijkraad blijkt uit het tekenen van de presentielijst. Hiervoor kan ook een digitale mogelijkheid ingezet worden. Zolang het maar controleer- en verifieerbaar is.