Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen Gemeente Meerssen 2021

Burgemeester en wethouders van de Gemeente Meerssen

Gelet op:

• de artikelen 3.8 en 3.9 van de Wet basisregistratie personen;

• de Algemene Verordening Gegevensbescherming;

• artikel 156 Gemeentewet;

• de Verordening Basisregistratie Personen 2021;

BESLUITEN:

De volgende regeling vast te stellen: Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen Gemeente Meerssen 2021

Artikel 1: Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente

• a. Met inachtneming van het besluit als bedoel in artikel 3.2 van de Wet basisregistratie personen, kunnen gegevens uit de basisregistratie aan organen van de Gemeente Meerssen worden verstrekt, voor zover deze organen deze nodig hebben voor de uitvoering van de hen opgedragen taken.

• b. De verstrekkingen als bedoeld onder a kunnen plaatsvinden door middel van rechtstreekse raadpleging van de Basisregistratie Personen (ad hoc verstrekkingen), door spontane verstrekkingen en selectie.

• c. De organen van de gemeente aan wie gegevens worden verstrekt, de categorie van personen die het betreft, de gegevensset en de wijze van verstrekking zijn vermeld in bijlage 1.

Artikel 2: Verstrekkingen aan derden

• a. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 3, kunnen over een ingeschrevene die ingezetene is van de Gemeente Meerssen en over een overledene die op het moment van overlijden ingezetene van de Gemeente Meerssen was, gegevens uit de basisregistratie worden verstrekt aan derden die werkzaamheden uitvoeren met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente.

• b. Over een ingezetene van de Gemeente Meerssen kunnen gegevens uit de basisregistratie worden verstrekt aan een derde, die voorafgaande schriftelijke toestemming heeft van de ingezetene wiens gegevens worden verstrekt.

• c. De verstrekking als bedoeld onder a vindt slechts plaats voor zover deze noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde en het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan.

• d. De verstrekking als bedoeld in dit artikel kan uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.

Artikel 3: Aanwijzing gewichtige maatschappelijke belang en categorieën derden

• a. Als werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijke belang worden aangewezen de werkzaamheden als genoemd in bijlage 2 van deze regeling.

• b. Als categorieën van derden die deze werkzaamheden uitvoeren, worden aangewezen de categorieën als genoemd in bijlage 2.

Artikel 4 Inwerkingtreding en citeertitel

• Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de dag van haar bekendmaking en werkt terug tot en met 18-11-2021.

• Het Privacyreglement basisregistratie personen (BRP) Meerssen 2014 wordt hiermee ingetrokken.

• Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen Gemeente Meerssen 2021

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Meerssen, in haar vergadering van 04-01-2022.

de secretaris,

Mr. J.J.M. Eurlings

de burgemeester,

M.A.H. Clermonts-Aretz

Algemene toelichting

De gemeenteraad heeft een nieuwe verordening vastgesteld met betrekking tot de Basisregistratie personen (BRP): de “Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen gemeente Meerssen 2021”

Aanleiding hiertoe was de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die tot wijzigingen heeft geleid in de Wet BRP. Hierdoor was het nodig ook de verordeningen BRP bij de verschillende gemeenten aan te passen.

Een andere wijziging betreft de delegatie van de bevoegdheid op grond van artikel 156 Gemeentewet aan het college tot het aanwijzen van de organen van de gemeente (artikel 1) en derden (artikel 3). Dit heeft als voordeel dat bij aanpassingen hierin niet telkens een nieuwe verordening vastgesteld hoeft te worden.

Deze regeling geeft uitvoering aan bovengenoemde Verordening door het regelen van de binnengemeentelijke gegevensverstrekking aan organen van de gemeente en de gegevensverstrekking aan derden.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1: Verstrekking aan een orgaan van de gemeente

Met organen van de gemeente worden hier alle organen bedoeld die publiekrechtelijke taken uitvoeren voor en namens de gemeente Meerssen. De medewerkers, die behoren tot deze organen, kunnen ook in dienst zijn bij een andere instantie. (Te denken valt hierbij aan Sociale Zaken Maastricht Heuvelland of leerplichtambtenaren werkzaam in de gemeente Maastricht)

Uitgangspunt voor de bepaling welke gegevens een medewerker mag raadplegen is het principe dat niet meer gegevens geraadpleegd mogen worden dan noodzakelijk voor de taakuitoefening.

Om dit voor de verschillende medewerkers te kunnen bepalen wordt aansluiting gezocht bij het Besluit Autorisaties van de Minister van BZK.(Externe link: Autorisatiebesluit BRP Meerssen 2019)

In dit besluit wordt geregeld tot welke persoonsgegevens de gemeente Meerssen als afnemer van de gegevens uit de landelijke GBA verstrekkingsvoorziening gerechtigd is. In het Autorisatiebesluit wordt specifiek per gemeentelijke taak aangegeven welke gegevensset daarbij hoort.

Door bij dit Autorisatiebesluit aan te sluiten kan aan bovengenoemd uitgangspunt worden voldaan. In bijlage 1 met bijlagen wordt per gemeentelijk taakveld aangegeven over welke gegevensset de medewerker kan beschikken.

Hoe verloopt de binnengemeentelijke distributie van persoonsgegevens?

Binnengemeentelijke verstrekking van persoonsgegevens aan organen van de gemeente vindt plaats door:

• a) Raadpleging van de BRP (ad hoc verstrekkingen) door:

  • Rechtstreekse inzage in de applicaties Cipers en i-burgerzaken (enkel voor daartoe geautoriseerde medewerkers van het KlantContactCentrum (KCC)

  • Raadpleging van het gemeentelijke gegevensmagazijn Civision Makelaar Gegevens (CMG)

  • Raadplegen van de eigen vak applicatie, die gekoppeld is aan CMG.

• b) Spontane verstrekking via berichten die aan applicaties worden gestuurd wanneer relevante mutaties op persoonslijsten plaatsvinden. Hierdoor krijgen medewerkers toegang tot de meest actuele gegevens, waartoe zij geautoriseerd zijn.

• c) Selectie. Een volgens bepaalde selectievoorwaarden gegenereerd bestand met persoonsgegevens uit de BRP. Dit wordt incidenteel verstrekt aan medewerkers indien daartoe aanleiding is en voor zover zij daartoe gerechtigd zijn.

Artikel 2 en 3 Verstrekkingen aan derden

Een derde is volgens de Wet BRP elk natuurlijk persoon of rechtspersoon die niet tot de overheid behoort en ook niet de ingeschrevene zelf is.

De wetgever heeft de toegang tot gegevens uit de BRP aan een groot aantal derden al deels voorzien in de Wet BRP. Desondanks kan er sprake zijn van een lokale situatie die het gemeenschappelijk belang dient, waarin de wetgever niet heeft voorzien.

In dit artikel wordt bepaald onder welke voorwaarden de gemeente specifiek genoemde gegevens over bepaalde personen mag verstrekken.

Voor de aanwijzing van de werkzaamheden dienen burgemeester en wethouders een aantal criteria als uitgangspunt te nemen. Hier moet hierbij gaan om werkzaamheden:

• die samenhangen met een overheidstaak;

• gericht zijn op het in stand houden van voorzieningen voor burgers waarbij sprake is van overheidsverantwoordelijkheid;

• waarbij gelet op overheidsverantwoordelijkheid, ondersteuning daarvan door gegevensverstrekking uit de Basisregistratie personen gerechtvaardigd is.

Derden met schriftelijke toestemming

Naast de toegestane verstrekking van gegevens aan derden die werkzaamheden met een gemeentelijk en maatschappelijk belang uitvoeren mogen gegevens ook verstrekt worden aan derden, die voorafgaand schriftelijke toestemming hebben verkregen van de persoon waar gegevens over worden opgevraagd.

Beperkte gegevensverstrekking

Er kunnen volgens artikel 2 van deze regeling aan derden enkel gegevens worden verstrekt over ingezetenen en ex-ingezetenen, die op moment overlijden inwoners waren van de gemeente Meerssen.

Op grond van artikel 3.9, lid 4 van de Wbrp kan de verstrekking van gegevens uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens. Dit betreft de volgende gegevens: de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot/geregistreerd partner, de eerdere echtgenoot of geregistreerd partner, het al dan niet gebruiken van de geslachtsnaam van de echtgenoot/geregistreerd partner of de eerdere echtgenoot/geregistreerd partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.

In bijlage 2 wordt aangegeven voor welke werkzaamheden de daarbij behorende derde gerechtigd is tot persoonsgegevens volgens bovengenoemde criteria.

Artikel 4 Inwerkingtreding en citeertitel

De tekst van dit artikel behoeft geen nadere toelichting

Bijlage 1 Deze bijlage behoort bij artikel 1 van de Regeling gegevensverstrekking Basisregistratie personen Gemeente Meerssen 2021 en bevat een opgave van de organisatieonderdelen en de taken die deze uitvoeren waarvoor gegevens uit de BRP kunnen worden verstrekt.

Deze bijlage behoort bij artikel 1 van de Regeling gegevensverstrekking Basisregistratie personen Gemeente Meerssen 2021 en bevat een opgave van de organisatieonderdelen en de taken die deze uitvoeren waarvoor gegevens uit de BRP kunnen worden verstrekt.

Organisatieonderdeel	Taak	Doelomschrijving	Categorie(ën) van betrokkenen	Gegevens	Wijze van versrrekken
Bestuurssecretariaat	Jubileaoverzichten: 50, 60, 65 en 70 jarige huwelijken evenals 100, 100+ jarigen	Felicitaties van burgemeester via brief of persoonlijk bezoek	Personen die aan jubilea criteria voldoen	NAW/gegevens geboorte /huwelijk	Selectie en op verzoek
Bestuurssecretariaat	Aanvraag Koninklijke Onderscheidingen en uitnodigen gedecoreerden	Het verstrekken van een Koninklijke Onderscheiding of Marsna Erepenning	Personen die voorgedragen worden voor een Koninklijke Onderscheiding of een Marsna Erepenning onvangen.	NAW / A-nummer	Selectie en op verzoek
Afdeling Ruimte	Meldingen openbare werken	Behandelen onregelmatigheden in de openbare ruimte	Personen die een melding doen over een onregelmatigheid in de openbare ruimte	NAW	Op verzoek
Afdeling bedrijfsvoering	Wet BIBOB	Voorkomen faciliteren criminele activiteiten	Personen waarvoor (mogelijk) een adviesaanvraag bij het Landelijk Bureau Bibob wordt ingediend	NAW/A-nummer	Op verzoek
KlantContactCentrum	Grafrechten	Bijhouden administratie grafrechten	Personen die grafrechten aanvragen/hebben	NAW	Op verzoek
Personeel & Organisatie	Personeelsadministratie	Bijhouden personeelsadminstratie	(ex) personeel	NAW	Op verzoek
Financiële administratie	Debiteuren en crediteurenadministratie	Bijhouden financiële boekhouding	Betrokkenen	NAW	Op verzoek
Beheerder binnengemeentelijke basisregistratie (CMG)	Binnengemeentelijke datadistributie voor de toegewezen gemeentelijke publiekrechtelijke taken	Binnengemeentelijke datadistributie	Ambtenaren werkzaam voor de gemeente Meerssen	Gegevensset Alle taken	Op verzoek/ spontaan

Gegevens voor de uitvoering van gemeentelijke taken, die niet in bovenstaande tabel voorkomen, worden verstrekt overeenkomstig het Besluit Autorisaties van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties ( Autorisatiebesluit BRP Meerssen 2019 )

Voor deze taken wordt naar dit besluit verwezen.

Zie verder het overzicht behorende bij deze bijlage.

Behorende bij bijlage 1 Regeling gegevensverstrekking Basisregistratie personen Gemeente Meerssen 2021

Bijlage 2 behorend bij artikel 3 van de Regeling basisre gistratie personen Gemeente Meerssen 2021

Werkzaamheden met gewichtig maatschappelijk belang	Categorieën van derden die in aanmerking komen voor verstrekking van gegevens
Taken op terrein van de gezondheidszorg of de maatschappelijke dienstverlening	Instellingen of organisaties ten behoeve van: maatschappelijke dienstverlening algemene of geestelijke gezondheidszorg kinderopvang jeugdwelzijnswerk ouderenzorg gehandicaptenzorg werkvoorziening door de gemeente gesubsidieerde instellingen met een niet commercieel doel
Eerlijke verdeling van sociale woonruimte en handhavend kunnen optreden en het voorkomen en aanpakken va problemen als illegale inwoning, niet toegestane onderverhuur en overlastsituaties	Woningverenigingen/woningcorporaties
Dienen van een Nederlands publiek belang dan wel uitvoering geven aan een verdrag of een besluit van een volkenrechtelijke organisatie	Een overheidsorgaan gevestigd in een land binnen de Europese Unie (voor zover het verzoek voldoet aan de eisen gesteld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679).