Ruimingsprotocol gemeentelijke gedenkparken Schagen

Vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethouders op 21 december 2021

1. Ruimingsprotocol

1.1 Inleiding

Het ruimen van bestaande graven en asvoorzieningen is een gevoelige aangelegenheid en dient met de grootst mogelijke zorgvuldigheid plaats te vinden. De uitwerking van een procesbeschrijving ruimingen in de vorm van een protocol draagt daaraan bij. Aan de hand van een gedetailleerde procesbeschrijving worden alle fasen van de voorbereidingen en de daadwerkelijke uitvoering van de ruiming uitgewerkt. Het protocol draagt er daarnaast toe bij dat alle betrokken ambtelijke afdelingen en ook op politiek-bestuurlijk niveau het inzicht ontstaat dat een dergelijk proces met een grote mate van zorgvuldigheid wordt aangepakt. Bovendien geeft het betrokken medewerkers duidelijkheid over de voorlichting en communicatie richting burgers en nabestaanden.

In dit protocol is aan iedere procesfase een hoofdstuk gewijd. Aan bod komen de administratieve voorbereidingen, de technische voorbereiding en de interne en externe communicatie. Dit ruimingsprotocol is tot stand gekomen in samenwerking met begraafplaatsadviseur Wim van Oort van Van Oort & Ros Partners bij Ontwikkeling.

Bij wijzigingen van de beheerverordening gemeentelijke gedenkparken die invloed hebben op het ruimingsprotocol, dient het ruimingsprotocol aangepast te worden en vastgesteld te worden door het college.

1.2 Huidige situatie

De gemeente Schagen beheert tien gemeentelijke gedenkparken en is een inhaalslag aan het maken met het ruimen van graven waarvan de grafrechten verlopen zijn. Door samenvoeging van de voormalige gemeenten Harenkarspel, Zijpe en Schagen in 2013 had de nieuwe gemeente Schagen van doen met uiteenlopend oud beleid en gravenadministraties die niet volledig actueel en afgestemd waren.

De nieuwe gemeente Schagen is enkele jaren geleden gestart met een actief ruimingsbeleid voor graven waarvan de grafrechten verlopen. Rechthebbenden worden aangeschreven over het naderende einde van het grafrecht of het verlopen grafrecht en de mededeling dat zonder verlenging overgegaan wordt tot ruiming van het graf.

Meestal vindt ruiming in twee fasen plaats. Bovengronds ruimen gebeurt kort na afloop van het grafrecht door medewerkers van het gedenkpark of de gecontracteerde aannemer. En ondergronds ruimen door de gecontracteerde aannemer op het moment dat het betreffende graf opnieuw wordt uitgegeven en geopend voor een begraving.

Voorheen bleven de meeste graven en hun grafbedekking na afloop van de termijn van het grafrecht voor langere tijd onaangeroerd liggen en werden de wettelijke aanschrijvings-procedures niet tijdig gevolgd. Een gevolg was een zeer gering aantal verlengingen van grafrechten, omdat nabestaanden het belang van een verlenging niet zagen, aangezien de grafbedekkingen in stand bleven. Voor deze graven is het van belang om alsnog met terugwerkende kracht de ruimingsprocedure toe te passen.

Extra zorgvuldigheid is geboden bij de ruiming van deze graven.

Voordat tot ruiming van graven wordt overgegaan onderzoekt het college of er graven zijn die in aanmerking komen om op de lijst van cultuurhistorisch waardevolle graven te worden bijgeschreven. De graven op deze lijst (zie 3.3) en koopgraven (zie 2.3.5) worden niet geruimd. Graven die in aanmerking komen voor deze lijst, de potentieel cultuurhistorisch waardevolle graven worden niet geruimd zolang er geen beoordeling aan de criteria voor cultuurhistorisch waardevolle graven heeft plaatsgevonden. Deze graven krijgen in de begraafplaatsenadministratie het kenmerk “potentieel” (zie 3.3).

Het ruimen van particuliere graven vindt pas plaats na zorgvuldige consultatie van de belanghebbenden (rechthebbenden, nabestaanden, uitvaartverenigingen, vrijwilligers voor onderhoud van het gedenkpark, betrokken inwoners en historisch verenigingen), waarbij in ogenschouw wordt genomen in hoeverre de personen onderdeel van de cultuurhistorie van hun dorp, stad of polder vormden. Hierbij zijn mede van (doorslaggevend) belang: de beschikbare ruimte op het betreffende gedenkpark en het aanzien van het gedenkpark.

1.3 Begripsafbakening

Ruimen kan conform de Handleiding Opgraven en Ruimen van de Brancheorganisaties van Begraafplaatsen alleen gebeuren als de grafrechten van het particuliere (urnen-) graf of de particuliere urnennis zijn vervallen en er dus geen sprake meer is van een rechthebbende. Bij algemene graven en algemene urnennissen vindt ruiming plaats na het verstrijken van de in de beheerverordening genoemde termijn. Bij ruimen worden de grafresten verzameld in een verzamelkelder. Als de verzamelkelder vol is worden grafresten uit de verzamelkelder overgebracht naar een verzamelgraf.

Schudden is een vorm van ruimen waarbij de grafresten van alle begraaflagen uit een graf worden verzameld en in hetzelfde graf onder de onderste laag worden geborgen om opnieuw ruimte te maken voor het begraven van nieuwe overledenen. Van ouds is dit de meest voorkomende vorm van ruimen.

Van samenvoegen is sprake wanneer er nog grafrechten van kracht zijn en de rechthebbende verzoekt om samenvoeging van reeds begraven overledenen op de onderste laag en zodoende extra ruimte te creëren in het graf voor een nieuwe overledene.

Samenvattend: Ruimen en schudden gebeurt nooit op verzoek van een rechthebbende en de kosten zijn voor de houder van het gedenkpark. Voor asbestemmingen betreft ruimen het leegmaken van een urnengraf of urnennis waarbij de as conform de wet op de lijkbezorging wordt verstrooid.

1.4 Achtergronden ruiming

Er zijn een drietal redenen voor een actief ruimingsbeleid voor graven met verlopen grafrechten en graven waarvan de rechten binnen een jaar aflopen en niet verlengd worden:

• 1. De beheerkosten. De gemeente is na afloop van de termijn van het grafrecht eigenaar en daarmee verantwoordelijk voor beheer van die grafruimte en aansprakelijk voor risico’s. Voor het beheer worden kosten gemaakt zonder dat er inkomsten tegenover staan. Het verwijderen van de grafbedekking na afloop van de termijn van het grafrecht reduceert de onderhoudskosten van het algemeen onderhoud en de risicoaansprakelijkheid ten aanzien van het grafmonument in het geval na afloop van de termijn het grafmonument schade aan derden veroorzaakt. De beheerkosten hebben betrekking op alle gedenkparken.

• 2. Rechtsongelijkheid. Het is niet redelijk dat nabestaanden die aflopende grafrechten niet verlengen dezelfde mogelijkheid behouden tot grafbezoek als nabestaanden die wel over gaan tot verlenging en betaling van grafrechten. Niet verlengen rechtvaardigt dat het graf wordt opgeheven en verwijderd. Dit heeft betrekking op alle gedenkparken.

• 3. Begraafcapaciteit. Om ook in de nabije toekomst voldoende begraafcapaciteit te garanderen is het van belang dat graven waarvan de grafrechten verlopen zijn worden geruimd, zodat ze opnieuw kunnen worden uitgegeven. Met uitzondering van het gedenkpark in Schagen is er voorlopig nog voldoende begraafcapaciteit.

Door middel van het ruimen en herinrichten van graven met verlopen grafrechten ontstaat een natuurlijke begraafcyclus waarbij vrijkomende graven opnieuw worden uitgegeven. Hiermee is ook voor de toekomst voldoende begraafcapaciteit gegarandeerd, wordt het keuzeaanbod van nieuwe graven vergroot en blijven de kosten van het algemeen onderhoud beter beheersbaar.

1.5 Handelswijze bij ruiming

1.5.1 Ruimingsprocedure voor graven met bestaande grafrechten

Ruimingen vinden plaats in twee werkgangen waarbij na afloop van de termijn van het grafrecht of gebruiksrecht binnen een maand de bovengrondse grafbedekking wordt verwijderd. De ondergrondse ruiming vindt plaats op het moment dat het graf opnieuw wordt uitgegeven. Bij deze werkwijze wordt het verlengen van grafrechten door nabestaanden gestimuleerd en een duidelijk signaal afgegeven dat zonder verlenging het graf wordt verwijderd. Dit levert de gemeente naar verwachting extra inkomsten op die nodig zijn voor het algemeen onderhoud en beheer van de gedenkparken.

Algemene graven zijn bij de gemeente in beheer. Algemene graven worden op rij uitgegeven en kunnen niet worden verlengd, waardoor ze gelijktijdig op volgorde vrij komen. In dit geval kan een aantal aaneengesloten graven collectief ondergronds geruimd worden, hetgeen voor algemene graven goedkoper is.

Particuliere graven die vrij komen liggen veel meer versnipperd en dienen individueel geruimd te worden. Bij individuele ruimingen die incidenteel plaats vinden worden de resten van de overledene eerst verzameld in een verzamelkelder (is eenvoudig te openen) en op het moment dat deze vol raakt worden de resten overgebracht naar een definitief verzamelgraf. Overige resten, zoals kistrestanten en kleding worden afgevoerd voor verbranding.

1.5.2 Ruimingsprocedure voor graven met verlopen grafrechten

De huidige procedure is dat rechthebbenden van een graf waarvan het grafrecht afloopt een jaar voorafgaande aan het einde van de termijn worden aangeschreven en dat een verlenging wordt aangeboden. In het verleden gebeurde dat niet consequent. Voor de meeste algemene en particuliere graven waarvan de gebruiks- en grafrechten verlopen zijn vindt een inhaalslag plaats. De gemeente is bij deze graven formeel nalatig geweest met de wettelijke verplichting om belanghebbenden van algemene graven en rechthebbenden van particuliere grafrechten toentertijd tijdig te informeren over de afloop van de termijn. Daarom is het van belang om de rechthebbenden van particuliere graven alsnog een verlenging aan te bieden van het grafrecht en de belanghebbenden van algemene graven te wijzen op de mogelijkheid van een herbegraving in een particulier graf of een crematie in een crematorium. Als coulancemaatregel worden de verlopen graftermijnen van particuliere graven niet verlengd met terugwerkende kracht vanaf het moment dat deze verliepen, maar vanaf de datum dat de rechthebbende het verlengingsformulier ondertekent. In feite wordt het grafrecht dus opnieuw uitgegeven. De coulanceregeling is geldig tot een jaar na aanschrijving.

1.5.3 Verzamelwijze stoffelijke resten

Resten die worden aangetroffen in het te ruimen graf worden zorgvuldig verzameld en gescheiden in menselijke en niet-menselijke resten (kistresten, kleding, prothesen, e.d.). Menselijke resten worden in een doos of zak overgebracht naar een verzamelkelder. Op het moment dat de verzamelkelder vol is worden de stoffelijke resten alsnog begraven in een verzamelgraf. Niet menselijke resten worden verzameld in een afgesloten container en afgevoerd naar een verbrandingsoven.

Overledenen die in het verleden begraven zijn in een plastic lijkhoes kunnen voor grote problemen zorgen, omdat daarbij het verteringsproces niet op natuurlijke wijze heeft plaatsgevonden en heeft geleid tot adipocire, een verzeping van vetten in het overleden lichaam als gevolg van zuurstofgebrek, waarbij de uiterlijke structuur van het lichaam grotendeels in takt blijft. Deze plastic lijkhoezen bevatten meestal een zeer onaangenaam en sterk ruikende vloeibare zeepachtige substantie en kunnen niet op de gebruikelijke wijze geruimd worden. Indien deze worden aangetroffen verdient het aanbeveling om deze graven vooralsnog ondergronds onaangeroerd te laten. Mocht er in de toekomst ruimtegebrek ontstaan, dan kunnen deze graven alsnog ondergronds geruimd worden door een gespecialiseerd bedrijf. Indien directe ruiming toch noodzakelijk is dan dient begraving in een ander apart in te richten verzamelgraf plaats te vinden.

1.5.4 Urnengraven en urnennissen

Rechthebbenden en belanghebbenden van asbestemmingen worden een jaar voor afloop van de termijn van het grafrecht aangeschreven. Asbestemmingen zijn duidelijk geadministreerd. Indien het grafrecht of gebruiksrecht niet wordt verlengd kan de rechthebbende c.q. belanghebbende de asbus of urn afhalen voor afloop van de lopende termijn. Indien dat niet gebeurt gaat de beheerder van het gedenkpark conform wettelijke regelgeving (Wet op de lijkbezorging, artikel 66) over tot verstrooiing van de as op een strooiveld. De lege urn wordt afgevoerd naar een verbrandingsoven. Er zijn strooivelden op de gedenkparken Petten, Schagen, Sint Maarten, Sint Maartensbrug, Tuitjenhorn, Waarland en Warmenhuizen.

1.5.5 Herdenkingsgrafmonument voor geruimde graven bij het verzamelgraf

Ook na een ruiming hebben nabestaanden soms behoefte aan een fysieke gedenkplek ter herinnering van een overledene. We plaatsen uiterlijk in 2022 op alle gedenkparken bij het verzamelgraf een grafsteen met algemene herinneringstekst.

2 Administratieve voorbereiding

2.1 Wettelijke voorschriften

De Wet op de lijkbezorging (Wlb) maakt onderscheid tussen algemene en particuliere graven die elk een eigen administratieve ruimingsprocedure hebben.

Voor algemene graven is artikel 27a van de Wlb van toepassing. Het betreffende artikel geeft de volgende procedure aan: Ten minste zes maanden en ten hoogste twaalf maanden voor het verstrijken van de termijn van uitgifte van een algemeen graf doet de houder van de begraafplaats daarvan schriftelijk mededeling aan de belanghebbende bij dat graf wiens adres hem bekend is.

Sinds de wetswijziging van 2010 zijn houders van begraafplaatsen niet meer verplicht om via publicaties mogelijke belanghebbenden te achterhalen. Belanghebbenden hebben de verantwoordelijkheid wijzigingen van NAW-gegevens zelf door te geven. Als bij afloop van de gebruikstermijn geen reactie is ontvangen kan de houder van de begraafplaats overgaan tot ruiming van het graf.

Voor particuliere graven is artikel 28 van de Wlb van toepassing:

lid 1: Een uitsluitend recht op een graf, welke vorm aan dit recht ook wordt gegeven, kan uitsluitend schriftelijk worden gevestigd. Het recht kan voor onbepaalde tijd of voor een bepaalde tijd van ten minste tien jaar worden verleend. Het voor bepaalde tijd verleende recht wordt op verzoek, mits gedaan binnen twee jaar voor het verstrijken van de termijn, telkens verlengd, met dien verstande dat de houder van de begraafplaats kan bepalen dat een periode van verlenging niet korter is dan vijf jaar en niet langer is dan twintig jaar. Het uitsluitend recht op een graf is geen registergoed. lid 2: Binnen een jaar na de aanvang van de termijn waarin verlenging van het recht kan worden verzocht doet de houder van de begraafplaats aan de rechthebbende wiens adres hem bekend is, schriftelijk mededeling van het verstrijken van de termijn en van het bepaalde in het eerste lid. lid 3: Indien niet binnen drie maanden na verzending van de mededeling, bedoeld in het tweede lid, om verlenging van het recht is verzocht, maakt de houder van de begraafplaats de mededeling bekend bij het graf en bij de ingang van de begraafplaats, tot het einde van de periode waarvoor het recht was gevestigd.

Rechthebbenden worden een jaar voor afloop van de termijn aangeschreven. Ze worden verzocht binnen zes weken te reageren. Een antwoordformulier en voorgefrankeerde antwoordenvelop zijn bijgevoegd. Indien niet binnen 6 weken gereageerd wordt volgt een herinnering middels een aangetekende brief waarbij verzocht wordt om alsnog binnen 2 weken het antwoordformulier retour te sturen.

2.2 Juridische status verordeningen

De eerste toetsing betreft de juridische status, de rechten en plichten van de houder van het gedenkpark en die van de rechthebbende van het te ruimen graf. Toetsingsdocumenten zijn de grafakte en de beheerverordening met bijbehorende nadere regels of uitvoerings-besluiten, die geldig waren op het moment van de uitgifte van het graf. Om een inzichtelijke situatie te scheppen van de verleende rechten dient toetsing plaats te vinden van alle ooit van kracht geweest zijnde verordeningen en aanvullingen op die verordeningen.

Uit het gemeentelijke archief dienen alle verordeningen opgevraagd te worden om aan de hand van deze informatie per gedenkpark een overzicht te kunnen schetsen van rechten en plichten per tijdvak. In dit stadium wordt de juridische status van de graven per tijdvak tevens gecontroleerd op bijzonderheden. Het kan immers voorkomen dat in bepaalde tijdsperioden bepaalde rechten zijn verleend waarmee rekening dient te worden gehouden in het voortraject. De informatie zal gebruikt worden bij het bepalen van een adequate benadering van de rechthebbenden. Deze procedure betreft voornamelijk oude graven waarvan niet zeker is of deze geruimd kunnen worden. Bijkomstig probleem voor de gemeente Schagen is dat een aantal oude beheerverordeningen van de voormalige gemeenten Harenkarspel en De Zijpe alsmede eerdere samenvoegingen binnen die voormalige gemeenten niet meer traceerbaar zijn. Voor die begraafplaatsen moet volstaan worden met informatie op de oude grafkaarten en oude gravenadministraties. Belangrijkste aandachtspunt daarbij is de graftermijn. Graven die zijn uitgegeven voor onbepaalde termijn mogen niet geruimd worden, tenzij aangetoond kan worden dat niet aan verplichtingen van de toenmalig geldende beheerverordening is voldaan. In dat geval kan het college besluiten om het grafrecht vervallen te verklaren.

2.3 Administratieve procedures

Een actuele grafadministratie is van essentieel belang voor een zorgvuldig ruimingsproces. Van belang is om deze (voor zover mogelijk) tijdig te actualiseren. Voor oude graven die nog niet in de geautomatiseerde administratie zijn opgenomen betekent dit het raadplegen van oude grafregisterboeken en kaarten.

Er kunnen zich vijf verschillende situaties voordoen die elk een eigen aanpak en procedure vereisen:

• 1. Ruiming van algemene graven waarbij de wettelijke voorschriften tijdig worden gevolgd;

• 2. Ruiming van algemene graven waarbij (voorheen) de wettelijke voorschriften niet tijdig zijn gevolgd;

• 3. Ruiming van particuliere graven waarbij de wettelijke voorschriften tijdig worden gevolgd;

• 4. Ruiming van particuliere graven waarbij (voorheen) de wettelijke voorschriften niet tijdig zijn gevolgd;

• 5. Graven die zijn uitgegeven voor onbepaalde tijd.

2.3.1 Ruimingsprocedure algemene graven waarbij de wettelijke voorschriften tijdig worden gevolgd

Van deze te ruimen algemene graven zijn de gebruikstermijnen nog niet verstreken. De wetswijziging van 2010 verplicht gemeenten om 6 tot 12 maanden voorafgaande het verstrijken van de termijn de belanghebbende daarvan schriftelijk melding te doen. De bij de administratie geregistreerde belanghebbende wordt 12 maanden voor afloop van de termijn aangeschreven.

• a. De belanghebbende wiens adressen bekend is krijgt van de grafadministratie een persoonlijke brief waarin de voorgenomen ruiming wordt aangekondigd, met het verzoek om het bijgevoegde antwoordformulier binnen 6 weken retour te zenden. Er wordt gewezen op de mogelijkheid van een opgraving en herbegraving elders of opgraving en crematie van de stoffelijke resten. Aan een opgraving zijn kosten verbonden. Tevens kan de belanghebbende aangeven de grafbedekking zelf te willen verwijderen of dit over te laten aan de houder van het gedenkpark. Aan verwijdering door de houder van het gedenkpark zijn geen kosten verbonden. Bij het uitblijven van een reactie binnen 6 weken volgt een aangetekende herinneringsbrief met het verzoek om binnen 2 weken alsnog te reageren.

• b. Indien belanghebbende niet meer traceerbaar is wordt bij het betreffende grafvak of het betreffende graf gedurende de resterende periode van het gebruiksrecht een bordje geplaatst met het verzoek zich te melden bij de beheerder of de begraafplaatsen-administratie. Tevens volgt een melding van de voorgenomen ruiming op het mededelingenbord bij de poort.

• c. Op het moment dat de gebruikstermijn af loopt kan onmiddellijk overgegaan worden tot verwijdering van het graf, te beginnen met de grafbedekking.

2.3.2 Ruimingsprocedure algemene graven waarbij de wettelijke voorschriften voorheen niet tijdig zijn gevolgd (inhaalslag)

Van deze te ruimen algemene graven zijn de gebruikstermijnen reeds verstreken. De wetswijziging van 2010 verplicht gemeenten om 6 tot 12 maanden voorafgaande het verstrijken van de termijn de belanghebbende daarvan schriftelijk melding te doen. Indien dat niet is gebeurd is het zorgvuldig om dat voor de ruiming alsnog te doen. Uit zorgvuldigheid worden alle in de administratie bekende voormalige belanghebbenden aangeschreven.

• a. Belanghebbenden die nog traceerbaar zijn via de begraafplaatsenadministratie krijgen een persoonlijke brief waarin de voorgenomen ruiming wordt aangekondigd, met het verzoek om het bijgevoegde antwoordformulier binnen 6 weken retour te zenden. Belanghebbenden worden gewezen op de mogelijkheid van een opgraving en herbegraving elders of opgraving en crematie van de stoffelijke resten. Aan een opgraving zijn kosten verbonden. Tevens kan de belanghebbende aangeven de grafbedekking zelf te willen verwijderen of dit over te laten aan de houder van het gedenkpark. Aan verwijdering door de houder van het gedenkpark zijn geen kosten verbonden. Bij het uitblijven van een reactie binnen 6 weken volgt een aangetekende herinneringsbrief met het verzoek om binnen 2 weken alsnog te reageren.

• b. Bij de poort van het gedenkpark wordt gedurende 1 jaar op het mededelingenbord melding gemaakt van de voorgenomen ruiming en de mogelijkheid van een opgraving en herbegraving elders of opgraving en crematie van de stoffelijke resten.

• c. Indien belanghebbenden niet meer traceerbaar zijn worden bij het betreffende grafvak of de betreffende graven gedurende een jaar bordjes geplaatst met het verzoek zich te melden bij de beheerder of de begraafplaatsenadministratie.

• d. Bij een grootschalige inhaalslag wordt via lokale media en de gemeentepagina melding gemaakt van de voorgenomen ruimingen en de procedure, bij aanvang van de procedure en na 10 maanden een herinnering.

• e. Bij een grootschalige inhaalslag wordt op de website van de gemeente gedurende de periode van een jaar melding gemaakt van de voorgenomen ruiming en de procedure.

• f. Een jaar na aanvang van de procedure kan gestart worden met de ruiming.

2.3.3 Ruimingsprocedure particuliere graven waarvan het grafrecht nog niet verlopen is

De rechthebbende wordt in dit geval 12 maanden voor de afloop van de termijn geïnformeerd over het aflopende grafrecht en een verlenging wordt aangeboden.

• a. De rechthebbende krijgt 1 jaar voor afloop van de termijn waarop het grafrecht afloopt een persoonlijke brief met antwoordformulier waarin de afloop van het grafrecht wordt aangekondigd. Er wordt gewezen op de mogelijkheid van het verlengen van het grafrecht. Tevens op de mogelijkheid tot opgraving en crematie van de stoffelijke resten. Ook wordt de rechthebbende er op gewezen dat grafrechten overdraagbaar zijn aan een ander persoon, een nieuwe rechthebbende. Indien niet voor verlenging gekozen wordt, kan aangegeven worden of de rechthebbende de grafbedekking zelf wil laten verwijderen of dat de houder van het gedenkpark dat (op een geschikt tijdstip) doet. De rechthebbende wordt verzocht het formulier binnen 6 weken retour te sturen. Bij het uitblijven van een reactie binnen 6 weken volgt een aangetekende herinneringsbrief met het verzoek om binnen 2 weken alsnog te reageren.

• b. Indien 2 weken na de herinneringsbrief geen reactie is ontvangen wordt bij het betreffende graf gedurende de resterende periode (ongeveer 10 maanden) een bordje geplaatst met het verzoek aan de rechthebbende om zich te melden bij de beheerder of de begraafplaatsenadministratie.

• c. Als alle stappen doorlopen zijn en bij afloop van de termijn van het grafrecht geen reactie binnen is kan onmiddellijk gestart worden met de verwijdering van de grafbedekking.

2.3.4 Ruimingsprocedure particuliere graven waarvan het grafrecht al verlopen is (inhaalslag)

Indien de houder van het gedenkpark de rechthebbende niet tijdig op de hoogte heeft gebracht van de afloop van de termijn van het grafrecht en geen verlenging heeft aangeboden dient uit zorgvuldigheid dat alsnog te geschieden. De voormalige rechthebbende wordt een coulanceregeling aangeboden waarbij alsnog een verlenging mogelijk is tegen de huidig geldende tarieven. De verlenging gaat in op de datum van het verzoek tot verlenging zoals vermeld op het antwoordformulier (en dus niet met terugwerkende kracht tot de datum van de afloop van het grafrecht).

Indien het een particulier graf betreft waarvan de wettelijke procedure wel zorgvuldig is gevolgd en de rechthebbende niet heeft gekozen voor een verlenging, maar waar daarna niet is overgegaan tot een (bovengrondse) ruiming van het betreffende graf verdient hernieuwde aandacht. Onderzocht moet worden of de rechthebbende toentertijd de juiste keus heeft gemaakt, wellicht vanuit de gedachte dat de grafbedekking toch blijft liggen. Deze voormalige rechthebbende wordt opnieuw aangeschreven en krijgt dezelfde coulanceregeling aangeboden. De ruimingsprocedure is gelijk.

• a. Voormalige rechthebbende die nog traceerbaar is via de gravenadministratie krijgt een persoonlijke brief waarin de voorgenomen ruiming wordt aangekondigd. Gewezen wordt op de mogelijkheid van het opnieuw uitgeven van het graf (nieuw grafrecht afsluiten) en op de mogelijkheid tot opgraving en crematie van de stoffelijke resten. Verlengen van het grafrecht is formeel niet meer mogelijk omdat het recht al vervallen is, maar wel worden de gangbare verlengingstermijnen aangeboden. Aan een opgraving zijn kosten verbonden. Tevens wordt de voormalige rechthebbende er op gewezen dat het grafrecht overdraagbaar is aan een ander persoon, een nieuwe rechthebbende. Indien niet voor verlenging gekozen wordt, kan aangegeven worden of de voormalige rechthebbende de grafbedekking zelf wil laten verwijderen of dat de houder van het gedenkpark dat (op een geschikt tijdstip) doet. Daar zijn geen kosten aan verbonden. De voormalige rechthebbende wordt verzocht om het antwoordformulier binnen 6 weken retour te sturen. Bij het uitblijven van een reactie binnen 6 weken volgt een aangetekende herinneringsbrief met het verzoek om binnen 2 weken alsnog te reageren.

• b. Bij de poort van het gedenkpark wordt gedurende een jaar op het mededelingenbord melding gemaakt van de voorgenomen ruiming en de mogelijkheid van een verlenging van het grafrecht of opgraving en crematie van de stoffelijke resten.

• c. Bij een grootschalige inhaalslag wordt via lokale media en op de gemeentepagina melding gemaakt van de voorgenomen ruimingen en de procedure, bij aanvang van de procedure en na 10 maanden.

• d. Bij een grootschalige inhaalslag wordt op de website van de gemeente gedurende de periode van een jaar melding gemaakt van de voorgenomen ruiming en de procedure.

• e. Indien 2 weken na de herinneringsbrief nog geen reactie ontvangen is wordt bij het betreffende graf gedurende de resterende periode (ongeveer 10 maanden) een bordje geplaatst met het verzoek aan de voormalige rechthebbende om zich te melden bij de beheerder of de begraafplaatsenadministratie.

• f. Indien een jaar na aanvang van de procedure geen reactie binnen is kan gestart worden met de ruiming.

2.3.5 Ruimingsprocedure graven voor onbepaalde tijd

Graven die voor onbepaalde tijd zijn uitgegeven kunnen alleen geruimd worden indien niet tijdig voldaan wordt aan verplichtingen zoals vermeld in de beheerverordening die geldig was op het moment van de uitgifte van het graf. Het kan betrekking hebben op het niet tijdig melden van een nieuwe rechthebbende wanneer de geregistreerde rechthebbende komt te overlijden, het niet nakomen van onderhoudsverplichtingen of het niet nakomen van financiële verplichtingen. Het college kan in die gevallen besluiten tot het vervallen verklaren van het grafrecht. Indien graven voor onbepaalde tijd zijn uitgegeven zonder verdere voorwaarden is ruiming niet aan de orde, ook al is de rechthebbende niet meer te traceren.

Een wetswijziging van de Wet op de lijkbezorging van 2010 biedt middels artikel 84a de mogelijkheid om bij verwaarlozing van het graf de grafrechten te laten vervallen, maar dat is een langdurige procedure. In de huidige beheerverordening staat in artikel 20, lid 3 beschreven wat onder in verval zijnde graven wordt verstaan.

Rechthebbenden van graven met grafrechten voor onbepaalde tijd kunnen verzocht worden vrijwillig afstand te doen van het grafrecht, bijvoorbeeld bij achterstallig onderhoud. De beheerder kan ze daar op aanspreken. In dat geval dient de rechthebbende een afstandsverklaring te ondertekenen.

Gezien de tijdrovende procedures is het raadzaam de ruiming van graven die zijn uitgegeven voor onbepaalde tijd te beperken tot die graven waar vrijwillig afstand van wordt gedaan.

Een lastige bijkomstigheid is de gebruikte terminologie van oude beheerverordeningen. Deze verschillen landelijk per gemeente en wijken vaak af van de nieuwe wettelijke begrippen. Met de wetswijziging van 2010 wordt alleen nog maar gesproken over particuliere en algemene graven. Voorheen werden vaak de begrippen eigen graf, familiegraf of koopgraf gebruikt voor een particulier graf en huurgraf voor een algemeen graf. Zelfs worden particuliere graven wel eens huurgraven genoemd als ze voor bepaalde tijd werden uitgegeven en koopgraven als deze voor onbepaalde tijd werden uitgegeven. Dit vraagt daarom de grootst mogelijke zorgvuldigheid per gedenkpark bij het vaststellen van de nog geldende rechten en verplichtingen.

In 2020 is archiefonderzoek gedaan naar de regels voor koopgraven, graven voor onbepaalde tijd, in de toenmalige beheerverordening. Daaruit blijkt dat de in 2020 nog aanwezige koopgraven niet geruimd mogen worden. Dit is verwerkt in de begraafplaatsenadministratie.

3 Technische voorbereiding

3.1 Actuele ondergrond

Het is van groot belang dat grafruimingen foutloos en probleemloos verlopen. Meestal geven de bestaande genummerde graftekeningen alleen een beeld van het gedenkpark zoals deze ooit ontworpen en bedoeld is. De graven zijn schematisch binnen het gedenkpark ingetekend, maar kunnen in werkelijkheid anders gelegen zijn. Dit kan aanleiding geven voor fouten in de uitvoer van de werkzaamheden wanneer deze schematische uiteenzetting gebruikt wordt als uitgangspunt voor ruimingsplannen. In 2019 zijn de gedenkparken opnieuw ingemeten om de tekeningen te actualiseren.

Door de nummers van de gravenadministratie over te nemen in de landmeetkundige situatie ontstaat een digitale overzichtskaart met daarop de exacte locatie van de graven en met de juiste nummering die correspondeert met de nummering van de gravenadministratie. Door middel van de vastlegging van de graflocaties op een digitale tekening kan per graf de (on)mogelijkheid van ruiming aangegeven worden. De begraafplaatsenadministratie van gemeente Schagen is reeds gekoppeld met de digitale overzichtstekening van ieder gedenkpark.

Een actuele kaart met grafnummers dient door de begraafplaatsenadministratie te worden geaccordeerd. Nummering is noodzakelijk om de fout kans bij (toekomstige) grafruimingen en heruitgiften van graven te minimaliseren.

Bij aanpassingen dienen nieuwe borden bij de ingangen van de gedenkparken geplaatst te worden waarop de actuele situatie van het gedenkpark en de grafnummering is weergegeven.

3.2 Grondwaterstand

De lijkvertering wordt sterk beïnvloed door de aanwezigheid van grondwater. Te hoge grondwaterstanden of hangwater voorkomen een goede vertering en bemoeilijken de ruiming.

Indien de lijkvertering traag of moeilijk verloopt kan overwogen worden om op die betreffende vakken niet ondergronds te ruimen. Voor de heruitgifte van de graven leveren de grondwaterstanden informatie of dubbeldiep begraven conform de wet mogelijk is. De Wet op de lijkbezorging bepaalt immers dat een lijk steeds 30 cm boven de gemiddeld hoogste grondwaterstand moet worden begraven.

Een te hoge grondwaterstand doet zich voor in het oudste deel van het gedenkpark in Waarland. Dit deel ligt laag en is niet gedraineerd. Op dit gedeelte van het gedenkpark vindt geen ondergrondse ruiming plaats en worden geen graven meer uitgegeven.

De beheerder weet uit ervaring welke delen van het gedenkpark grondwater-problemen hebben. Op dit moment doen zich geen problemen met hoge grondwaterstand voor op andere gedenkparken. Mocht dat in de toekomst toch gebeuren dan is grondwateronderzoek nodig. Door middel van grondwateronderzoek gedurende een jaar kan inzicht verkregen worden over de fluctuatie van de grondwaterstand. Indien noodzakelijk treffen we maatregelen door bijvoorbeeld drainage aan te leggen.

3.3 Cultuurhistorisch waardevolle graven en grafmonumenten

Ter voorkoming van de vernietiging van cultuurhistorisch waardevolle grafmonumenten dient voorafgaand aan de ruiming door de beheerder controle plaats te vinden of de betreffende graven staan op de lijst van cultuurhistorisch waardevolle graven die vastgesteld is door het college, dan wel als potentieel cultuurhistorisch waardevol zijn aangemerkt in de begraafplaatsenadministratie.

Conform de beheerverordening gedenkparken artikel 31 houdt het college een lijst bij van graven van historische betekenis of waarvan de grafbedekking een opvallende kwaliteit heeft. De totstandkoming van deze lijst is tweeledig:

Enerzijds is er in 2019 een inventarisatie gedaan naar cultuurhistorisch waardevolle graven, waarna een lijst is opgesteld en vastgesteld door het college. Anderzijds is deze lijst aangevuld met graven van personen die door lokale werkgroepen als van cultuurhistorisch belang voor hun dorp of polder werden geïdentificeerd. Deze graven zijn voorgedragen door de lokale werkgroepen, waarna de door het college ingestelde commissie cultuurhistorisch waardevolle graven deze voordracht positief beoordeelt. Het college heeft deze aanvulling op de lijst en daarmee het advies van de commissie vervolgens overgenomen. Deze lijst wordt elke 10 jaar geactualiseerd.

Grafmonumenten of urnennissen van personen die na 1989 zijn overleden en waarvan een bepaald belang gehecht wordt, krijgen in de begraafplaatsenadministratie een aantekening “potentieel”. Op deze wijze kan bij het opzeggen van de grafrechten een signaal van de administratie komen dat het graf of de nis niet geruimd mag worden.

Waardevolle graven dienen als geheel in stand te blijven, waardevolle monumenten kunnen ook elders op het gedenkpark een bewaarplaats krijgen, zoals in Callantsoog al het geval is. Het verdient de voorkeur om waardevolle monumenten te concentreren op historische grafvelden, waar de meeste cultuurhistorisch waardevolle graven zich nu al bevinden.

3.4 Herinrichting geruimde graven

Het bovengronds ruimen van graven zorgt voor lege plekken die onderhoud vragen. Herinrichting van de lege plekken of gedeeltelijke herinrichting van het gedenkpark kan afhankelijk van de situatie overwogen worden. Belangrijke criteria bij de herinrichting zijn efficiënt onderhoud, mechanisch delven mogelijk maken of houden, biodiversiteit en ruimtelijke beleving van het gedenkpark.

Bij voorkeur zaaien we de lege plekken in met graszaad. Tenzij het om kleine plekken gaat, die niet aansluiten bij bestaand gazon. In dat geval planten we laag blijvende bloeiende heesters en vaste planten. In een grafveld planten we steeds dezelfde soort aan, wat bijdraagt aan de ruimtelijke beleving van het gedenkpark.

Grafplekken die komen te vervallen worden vanuit financiële overwegingen ondergronds niet geruimd, tenzij voor de herinrichting technisch noodzakelijk.

3.5 Herdenkingsmonument voor geruimde graven

Nabestaanden van graven die geruimd gaan worden krijgen de mogelijkheid om hun overledenen te blijven gedenken. We plaatsen uiterlijk in 2022 op alle gedenkparken bij het verzamelgraf een grafmonument ter herinnering aan de begravenen op het betreffende gedenkpark.

3.6 Verzamelkelders en verzamelgraven

Ieder gedenkpark dient te beschikken over een verzamelkelder, ook wel knekelkelder genoemd en/of verzamelgraf, ook wel knekelput of knekelgraf genoemd. In het geval van incidentele ruimingen worden de menselijke resten eerst verzameld in een kelder. Wanneer deze vol is wordt de inhoud overgebracht naar een permanent verzamelgraf. De voordelen van een verzamelkelder is dat deze makkelijk en snel te openen en sluiten is, zonder graafwerkzaamheden. Voor een verzamelgraf zijn graafwerkzaamheden nodig. Een verzamelkelder moet met een slot afsluitbaar zijn om te voorkomen dat deze door bezoekers van het gedenkpark geopend wordt en dat er menselijke resten worden meegenomen. Alle menselijke resten moeten wettelijk op het gedenkpark achterblijven en mogen alleen met toestemming van de burgemeester afgevoerd worden naar een ander gedenkpark of crematorium. Niet menselijke resten worden gescheiden en afgevoerd naar een verbrandingsinstallatie.

Op de gemeentelijke gedenkparken in Callantsoog, Dirkshorn, Petten, Schagen, Sint Maarten, Sint Maartensbrug, Tuitjenhorn en Waarland zijn verzamelkelders en verzamelgraven aanwezig. In Krabbendam en Warmenhuizen verwachten we de komende jaren nauwelijks ondergronds te hoeven ruimen. Daarom is er voorlopig afgezien van het plaatsen van een verzamelkelder.

4 Communicatie

4.1 Interne communicatie

Communicatie is een wezenlijk onderdeel van het ruimingsproces. Het is voor alle betrokken medewerkers van belang kennis te hebben van het ruimingsprotocol

• 1. De portefeuillehouder informeert de raad na vaststelling van het ruimingsprotocol door het college.

• 2. Alle betrokken ambtelijke medewerkers die direct of indirect bij de ruimingen betrokken zijn (beheerders, administratiemedewerkers, gedenkparkmedewerkers, operationeel beheerder, assetmanager, beleidsmedewerker, teammanager en Afdelingshoofd) dienen de procedures te kennen en daarnaar te handelen.

• 3. Ter afstemming van de administratieve en operationele processen is het van groot belang dat voorafgaand aan elke ruiming de beheerder en administratiemedewerker elkaar goed informeren.

• 4. Emotioneel gevoelige situaties rapporteren de begraafplaatsenadministratie en beheerder onmiddellijk aan hun teammanager. Deze besluit of bestuurlijke terugkoppeling noodzakelijk is en de te volgen strategie.

• 5. Halfjaarlijks vindt een evaluatie plaats en worden aandachtspunten in de communicatie vertaalt in acties. De assetmanager neemt initiatief en de teamleider zien toe op naleving.

4.2 Externe communicatie

De externe communicatie richt zich enerzijds specifiek op belanghebbenden en (voormalige) rechthebbenden die nog traceerbaar zijn in de administratie en anderzijds gemeentebreed (per kern) op het informeren van alle inwoners en belanghebbenden over het ruimingsproces in de betreffende kern op het moment een grootschalige inhaalslag zal plaatsvinden. Gebruik kan worden gemaakt van de gemeentepagina in lokale (week)bladen, een persbericht voor regionale dagbladen, de gemeentelijke website en informatie op de mededelingenborden bij de poorten van de gedenkparken. Bij een inhaalslag die naar verwachting weerstanden oproept is het van belang een lokale voorlichtingsbijeenkomst te organiseren. De uitwerking van een communicatieplan geschiedt in samenwerking met de team Communicatie.

4.3 Communicatie met rechthebbenden en belanghebbenden

Uit de procedurele aanpak zoals beschreven in hoofdstuk 2.3 wordt duidelijk hoe rechthebbenden en belanghebbenden geïnformeerd worden. Bij een grootschalige inhaalslag betreft het contact een persoonlijke mededeling middels een brief en algemene informatie via mededelingenborden, bordjes bij de te ruimen graven of vakken en mededelingen via de gemeentepagina van lokale (week)bladen. Voor vragen en aanvullende informatie kunnen zij terecht bij de begraafplaatsenadministratie.

Indien de administratie van het graf niet volledig is worden (voormalige) rechthebbenden en belanghebbenden in de gelegenheid gesteld om ontbrekende informatie aan te vullen middels overlegging van de grafakte en/of betaalbewijzen. Indien de geregistreerde (voormalige) rechthebbende of belanghebbende niet meer traceerbaar is of reeds is overleden, kan een nieuwe rechthebbende zich alsnog melden om het grafrecht over te nemen. De wet geeft aan dat iedereen die zich meldt de nieuwe rechthebbende kan worden. Vanuit zorgvuldigheid wordt de aanvrager geadviseerd andere nabestaanden van het verzoek op de hoogte te brengen en er mee in te laten stemmen.

Indien mocht blijken dat van graven geen (voormalige) rechthebbenden bekend zijn worden bordjes, overeenkomstig het bepaalde in de gemeentelijke beheerverordening, op de betreffende graven geplaatst. Op het mededelingenbord van het gedenkpark zal een oproep verschijnen die mede refereert aan de bordjes. De nabestaanden en mogelijke rechthebbenden worden er zo op geattendeerd dat ze contact moeten opnemen met de begraafplaatsenadministratie voor nadere informatie.

De bordjes blijven één jaar gehandhaafd. De reden hiervoor is dat binnen dit jaar op alle feestdagen, de verjaardag, de sterfdag en alle andere bijzondere dagen waarop het graf vaak bezocht wordt een bordje op het graf staat. Voor geregistreerde (voormalige) rechthebbenden die niet binnen 6 weken reageren geldt dezelfde procedure, met dien verstanden dat de bordjes dan 10 maanden bij het graf blijven staan.