Beleidsregels elektronisch indienen verzoeken Wet open overheid

Het College en de Burgemeester van Waalwijk overwegen:  

• dat in artikel 4.1 lid 2 van de Wet open overheid is bepaald dat een verzoek in het kader van die wet mondeling of schriftelijk kan worden ingediend en elektronisch kan worden verzonden;

• dat in de Wet open overheid niet is bepaald op welke wijze elektronische indiening dient plaats te vinden;

• dat uit de Wet open overheid volgt dat het aan het bestuursorgaan zelf is om te bepalen op welke wijze een elektronisch verzoek kan worden ingediend en dat die wijze van indienen ook kenbaar dient te worden gemaakt;

• dat het met het oog op het voorgaande, maar ook om eenheid, transparantie en duidelijkheid voor de burger te bevorderen en om misbruik en oneigenlijk gebruik van de Wet open overheid te voorkomen van belang is dat in beleidsregels wordt vastgelegd op welke wijze een elektronisch verzoek kan worden ingediend;

waarbij zij hebben gelet op artikel 4.1 van de Wet open overheid (Woo) en artikel 2:15 Algemene wet bestuursrecht (Awb)

besluiten

ieder ten aanzien van zijn eigen bevoegdheid vast te stellen de  

“Beleidsregels elektronisch indienen verzoeken Wet open overheid”,

Artikel 1. Definitie

In deze beleidsregel wordt bedoeld met:  

• Woo-verzoek: een verzoek om informatie als bedoeld in artikel 4.1 van de Wet open overheid (Woo), met inbegrip van een aanvulling of toelichting op zo'n verzoek;

• Elektronische indiening: het indienen van een Woo-verzoek per e-mail, dan wel op een andere digitale wijze, anders dan op papier.

Artikel 2. Wijze elektronische indiening Woo-verzoeken

• 1. Een elektronisch Woo-verzoek kan worden ingediend door middel van een webformulier daartoe aangewezen op de internetpagina van de gemeente Waalwijk, Externe link: www.waalwijk.nl, nadat de indiener zich heeft geïdentificeerd door middel van DigID.

• 2. Elektronische indiening kan niet op een andere wijze geschieden dan genoemd in het eerste lid.

Artikel 3. Gelegenheid tot aanvulling

• 1. Indien een verzoek in strijd met artikel 2 is ingediend, dan wordt de indiener van het verzoek in de gelegenheid gesteld het verzoek op de juiste wijze in te dienen, gedurende zeven dagen na verzending van het verzoek om aanvulling.

• 2. Een verzoek om aanvulling als bedoeld in het eerste lid, wordt aan de indiener per post gestuurd aan het adres waarop deze staat in geschreven in de basisregistratie personen als bedoeld in de Wet basisregistratie personen of aan het adres waar het bedrijf van de indiener volgens het handelsregister van de Kamer van Koophandel gevestigd is.

• 3. Indien registratie van het adres of de vestiging als bedoeld in het tweede lid ontbreekt of niet te achterhalen is, wordt het verzoek om aanvulling per post gestuurd naar het adres dat indiener heeft vermeld in het Woo-verzoek.

• 4. Indien het adres of de vestiging van de indiener ontbreekt of niet te achterhalen is op grond van de in het tweede lid genoemde registraties, en deze in het Woo-verzoek geen adres heeft vermeld waaraan het verzoek om aanvulling per post verzonden kan worden, wordt het verzoek om aanvulling aan de indiener verzonden op de wijze waarop deze het Woo-verzoek heeft ingediend.

• 5. Indien het verzoek binnen de in het eerste lid gestelde termijn niet op de juiste wijze wordt ingediend of indien van de gelegenheid tot aanvulling geen gebruik wordt gemaakt dan zal het niet worden behandeld.

Artikel 4. Inwerkingtreding

• 1. Deze beleidsregel treedt op 1 mei 2022 in werking.

• 2. De Beleidsregels indienen verzoeken Wet openbaarheid van bestuur worden per 1 mei 2022 ingetrokken.

Artikel 5. Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als de “Beleidsregels indienen Woo-verzoeken”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het College van Waalwijk op 5 april 2022.

Het College van Waalwijk, de burgemeester,

de secretaris, de burgemeester,

Jan H. Lagendijk, Sacha C.A.M. Ausems

Aldus vastgesteld door de burgemeester van Waalwijk op 5 april 2022.

Sacha C.A.M. Ausems

Toelichting op Beleidsregels elektronisch indienen verzoeken Wet open overheid

Algemene Toelichting:

Op 1 mei 2022 treedt de Wet open overheid (Woo) in werking. De Woo vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo voorziet in een opener overheid dan de Wob, bijvoorbeeld door actieve openbaarmaking van verschillende informatiecategorieën verplicht te stellen.

Ook onder de Woo kunnen burgers en bedrijven (net als onder de Wob) een verzoek indienen tot openbaarmaking van informatie: een Woo-verzoek. In tegenstelling tot de Wet openbaarheid van bestuur maakt de Wet open overheid het expliciet mogelijk om een Woo-verzoek via de elektronische weg in te dienen.

In de Woo is niets bepaald over op welke wijze een elektronisch verzoek tot openbaarmaking van informatie moet worden ingediend. Ingevolge artikel 4.1 lid 2 van de Woo worden bestuursorganen verplicht gesteld aan te geven op welke wijze zij elektronisch bereikbaar zijn en welke eisen daaraan worden gesteld.

In deze beleidsregel wordt vastgelegd op welke wijze de gemeente Waalwijk elektronisch bereikbaar is voor het indienen van Woo-verzoeken en welke eisen daaraan worden gesteld. Woo-verzoeken kunnen enkel elektronisch worden ingediend via een webformulier, te raadplegen via de website van de gemeente Waalwijk. Er zijn geen andere mogelijkheden om op elektronische wijze een Woo-verzoek in te dienen. Immers: het zou de afhandeling van verzoeken ernstig bemoeilijken indien bijvoorbeeld een verzoek naar elk willekeurig e-mailadres binnen de gemeente kan worden verstuurd. Door enkel het webformulier te gebruiken voor het indienen van elektronische verzoeken wordt misbruik voorkomen en transparantie, eenheid en duidelijkheid worden bevorderd.

In het licht van het voorgaande wordt nog opgemerkt dat niet alle verzoeken om informatie direct als een formeel Woo-verzoek aangemerkt hoeven te worden. Het uitgangspunt is en blijft dat iedereen de gemeente (informeel) om inlichtingen kan vragen. Zo’n informeel verzoek kan uiteraard per e-mail of per fax gedaan worden en zal overeenkomstig de dienstverleningsvisie van de gemeente Waalwijk binnen een redelijke termijn beantwoord worden.

Toelichting artikel 3:

Volgens artikel 4:5 Awb kan een bestuursorgaan besluiten een aanvraag niet te behandelen indien deze niet op de juiste wijze is ingediend. In dat geval is het wel nodig dat de indiener de gelegenheid heeft gehad de aanvraag binnen een door het bestuursorgaan gestelde termijn aan te vullen. Voor het op de juiste wijze indienen van een reeds eerder opgesteld verzoek, is een termijn van zeven dagen voldoende.

Veel indieners van een oneigenlijk verzoek vermelden geen adres (b.v. in een e-mail) of een postadres waar men niet woont. Dit roept twijfels op over de identiteit van de indiener. Er zijn ook gevallen bekend van verzoekers die zich voordoen als gemachtigde van een ander, of van personen die weliswaar gemachtigd zijn maar waarbij de volmachtgever niet de intentie had om een verzoek tot openbaarmaking in te dienen. Om op dit punt duidelijkheid te krijgen, wordt een verzoek om aanvulling zoveel mogelijk per post naar het woonadres gestuurd waar de verzoeker is geregistreerd op grond van de Wet basisregistratie personen, of bij een zakelijke verzoeker naar het adres waar deze volgens het register van de Kamer van Koophandel is gevestigd. Daarnaast wordt er uiteraard op gelet dat een verzoek ondertekend is en dat een machtiging op een juiste wijze is verstrekt.

Indien een verzoeker niet geregistreerd is en geen (duidelijk) adres in zijn verzoek heeft vermeld, zal toch getracht worden deze een verzoek om aanvulling te sturen. Indien dit aanvullingsverzoek de indiener niet of niet op tijd bereikt, komt in dat soort gevallen voor zijn eigen risico.