Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Dijk en Waard 2022

de raad van de gemeente Dijk en Waard;

gelezen het voorstel van de wnd. griffier d.d. 23 december 2021

gelet op Artikel 33 Gemeentewet;

besluit:

• 1. De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Dijk en Waard 2022 vast te stellen.

• 2. De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Langedijk, vastgesteld op 6 maart 2018, in te trekken.

• 3. De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Heerhugowaard, vastgesteld op 28 juni 2016, in te trekken.

PARAGRAAF 1. BEGRIPSOMSCHRIJVINGEN

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. bijstand: het ambtelijk verstrekken van informatie en advies of het verlenen van ondersteuning;

• b. informatie: gegevens neergelegd in schriftelijke stukken of ander materiaal dat gegevens bevat, dan wel gegevens die tot die stukken of dat materiaal herleidbaar zijn;

• c. advies: het kenbaar maken van een deskundig oordeel;

• d. ondersteuning: het verlenen van technische bijstand bij het formuleren van moties, amendementen en initiatiefvoorstellen, het voorbereiden van interpellaties, voorstellen van orde, schriftelijke vragen, inlichtingen en andere in het reglement van orde voorziene initiatieven van de Gemeenteraad of zijn leden;

• e. griffier: de griffier, als bedoeld in art. 100 van de Gemeentewet;

• f. gemeentesecretaris: de secretaris, als bedoeld in art. 100 van de Gemeentewet;

PARAGRAAF 2. AMBTELIJKE BIJSTAND

Artikel 2. Verzoek om informatie

• 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier of een medewerker van de griffie met een verzoek om:

  • a. feitelijke informatie van geringe omvang;

  • b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

  • Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

  • c. bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

• 2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt gegeven door een ambtenaar en wordt via de griffier of een medewerker van de griffie verder kenbaar gemaakt.

• 3. Indien een behandelend ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris neemt het besluit, in overleg met de griffier.

• 4. De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 3. Verlenen van ambtelijke bijstand

• 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke bijstand aan een raadslid tenzij:

  • a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

  • b. dit het belang van de gemeente kan schaden;

• 3. De secretaris verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek.

Artikel 4. Weigering verzoek ambtelijke bijstand

• 1. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

• 2. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd, deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier, de voorzitter van de raad en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

• 3. Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.

Artikel 5. Geschil over ambtelijke bijstand

• 1. Indien een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar verleende ambtelijke bijstand kan het betrokken raadslid, via de griffier, hierover in overleg treden met de secretaris.

• 2. Indien overleg met de secretaris als bedoeld in lid 1 niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

PARAGRAAF 3. FRACTIEONDERSTEUNING

Artikel 6. Recht op financiële vergoeding

• 1. De fracties als bedoeld in artikel 10 van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad van Dijk en Waard ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie;

• 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 1.250 voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 365 per raadszetel.

Artikel 7. Besteding financiële vergoeding

• 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

• 2. Bestedingscategorieën voor de doelstelling uit lid 1 zijn:

  Medewerkers:

  • a. Inhoudelijke en secretariële fractieondersteuning door fractiemedewerker(s) en/of inhuur van externen en/of kosten verbonden aan het inwinnen van extern advies.

  • b. Vergoeding aan fractieassistenten tot maximaal de hoogte van een vrijwilligersvergoeding op jaarbasis.

  • c. Met betrekking tot sub a en b van dit lid worden afspraken over loon, vergoeding en onkostenvergoeding ten aanzien van activiteiten ter ondersteuning van de fractie intern vastgelegd.

  Communicatie en bijeenkomsten:

  • d. Communicatie van en door de fractie, zoals het presenteren van standpunten en contact maken met inwoners, door middel van website of andere communicatievormen.

  • e. Fractiebijeenkomsten en themabijeenkomsten van de fractie, waarbij kosten voor de organisatie, zaalhuur, sprekers, uitnodigingen worden gemaakt.

  • f. Kosten van het organiseren van spreekuren op locaties in Heerhugowaard door huur van spreekruimte of uit de aanschaf van een voorziening daartoe.

  Trainingen en scholing:

  • g. Fractiegerichte opleidingen, cursussen en coaching voor de fractie als geheel of haar individuele leden.

  Overige:

  • h. Activiteiten in teamverband die bijdragen aan het functioneren en presteren van een fractie in relatie tot de in lid 1 beschreven doelstelling.

• 3. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a. Betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (zoals diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • b. Giften en leningen

  • c. Uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raadsleden en fractievertegenwoordigers toekomen.

  • d. Uitgaven aan raadsleden voor werkzaamheden die zij in opdracht of op verzoek van een fractie verrichten.

  • e. Campagne gerelateerde activiteiten, promotieartikelen.

  • f. ICT apparatuur en aanverwante zaken (zoals printers, inktpatronen, wifirouters, tablets, kabels, telefoons, papier en kantoorbenodigdheden).

Artikel 8. Voorschot bijdrage fractieondersteuning

• 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

• 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 9. Gevolgen splitsen fractie

• 1. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage

  • a. bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

  • b. bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

• 2. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 7, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

• 3. Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit artikel 7, tweede lid.

Artikel 10. Verantwoording en controle

• 1. Elke fractie legt, binnen een maand na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag aan de griffier conform het bij deze verordening behorende "Formulier verantwoording fractievergoeding" met onderliggende betalingsbewijzen.

• 2. De auditcommissie zal de controle op de rechtmatigheid van de fractievergoedingen en de daarbij behorende betalingsbewijzen voorbereiden voor de raad en de raad daarbij van een advies voorzien.

• 3. De raad stelt de bedragen vast van de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn en stelt de door de fracties terug te storten bedragen vast.

• 4. De verantwoording van de uitgaven vindt plaats in het boekjaar waarop deze betrekking hebben.

Artikel 11. Reserve

De raad reserveert het in een jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage van het fractiebudget niet, maar laat dit terugvloeien naar de algemene reserve.

Artikel 12. Toepassing Awb

Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt.

PARAGRAAF 4 SLOTBEPALINGEN

Artikel 13. Intrekking oude verordening

Met vaststelling van deze verordening, wordt ingetrokken:

• De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Langedijk 2018;

• De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Heerhugowaard 2016.

Artikel 14. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 3 januari 2022.

Artikel 15. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Dijk en Waard 2022.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 3 januari 2022

R. (Ronald) Vennik

griffier

dr. J.P. (Peter) Rehwinkel

voorzitter