Centrumregeling samenwerking Sociaal Domein Fryslân 2022

De colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van de gemeenten

Achtkarspelen, Ameland, Dantumadiel, De Fryske Marren, Harlingen, Heerenveen, Leeuwarden,

Noardeast-Fryslân, Ooststellingwerf, Opsterland, Schiermonnikoog, Smallingerland, Súdwest-Fryslân, Terschelling, Tytsjerksteradiel, Vlieland, Waadhoeke en Weststellingwerf, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

Overwegende dat:

• De Friese gemeenten het van belang vinden samen te werken in het sociale domein;

• Er in het sociale domein onderwerpen zijn waarop de Friese gemeenten de wettelijke plicht hebben om samen te werken voor een doeltreffende en doelmatige uitvoering van de wetgeving in het sociale domein (“wettelijk verplichte samenwerking”);

• Er in het sociale domein daarnaast ook onderwerpen zijn waarop de Friese gemeenten vrijwillig samenwerken (“vrijwillige samenwerking”);

• De Friese gemeenten zowel ten aanzien van de wettelijk verplichte samenwerking als ten aanzien van de vrijwillige samenwerking streven naar maximale efficiëntie en effectiviteit in de uitvoering van de aan hen opgelegde wettelijke taken;

• De Friese gemeenten in 2020 een evaluatie van de samenwerking hebben gedaan en op basis van deze evaluatie de samenwerking in de onderstaande vorm wensen voort te zetten;

• De portefeuillehouders van de Friese gemeenten in de vergadering van het

• Portefeuillehoudersoverleg Sociaal Domein van [[28 september 2021]] overeenstemming hebben bereikt over de wijze waarop de samenwerking – wettelijk verplicht en vrijwillig – tussen de Friese gemeenten in het sociaal domein wordt gecontinueerd;

Gelet op:

• hoofdstuk I van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

• de Gemeentewet;

• afdelingen 10.1.1 en 10.1.2 van de Algemene wet bestuursrecht;

• de toestemming die de raden van de aan de regeling deelnemende bestuursorganen hebben verleend voor het treffen van deze gemeenschappelijke regeling, overeenkomstig artikel 1, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

Besluiten

te treffen de

Centrumregeling samenwerking Sociaal Domein Fryslân 2022

HOOFDSTUK 1: INLEIDENDE BEPALINGEN

Artikel 1 – Begripsbepalingen

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

• a) aanbieder: de organisatie die in opdracht van een gemeente de taken uitvoert, bedoeld in artikel 4, waarvoor door de centrumgemeente namens de gastgemeente de inkoop en contractering heeft plaatsgevonden;

• b) accounthoudersschap: de in deze regeling beschreven taken, dan wel de in het portefeuillehouderoverleg overeengekomen taken die door de centrumgemeente worden uitgevoerd

• c) activiteiten in het preventief justitieel kader voor de jeugdhulp: activiteiten van de gecertificeerde instelling voor jeugdbescherming en jeugdreclassering;

• d) centrumgemeente: de gemeente Leeuwarden, overeenkomstig artikel 3;

• e) college: het college van burgemeester en wethouders;

• f) functie: de in deze regeling bedoelde activiteiten en werkzaamheden die de centrumgemeente uitvoert voor de gastgemeente in het kader van de wettelijke taken;

• g) gastgemeente: de gemeente Achtkarspelen of Ameland of Dantumadiel of De Fryske Marren of Harlingen of Heerenveen of Leeuwarden of Noardeast-Fryslân of Ooststellingwerf of Opsterland of Schiermonnikoog of Smallingerland of Súdwest-Fryslân of Terschelling of Tytsjerksteradiel of Vlieland of Waadhoeke of Weststellingwerf;

• h) gemeente: een gastgemeente of de centrumgemeente;

• i) inkoop: inkoop bij een aanbieder gericht op het sluiten van privaatrechtelijke overeenkomsten of de inkoop gericht op het verlenen van publiekrechtelijke beschikkingen; j) Jeugdwet: Jeugdwet;

• k) Managementoverleg Sociaal domein: het overleg van ambtelijke vertegenwoordigers in het sociaal domein van elke deelnemende gemeente zoals bedoeld in artikel 15;

• l) Portefeuillehouders: het portefeuillehouders overleg sociaal domein, zoals bedoeld overleg in artikel 10;

• m) regeling: de centrumregeling samenwerking Sociaal Domein Fryslân 2022;

• n) regionale taken: de in deze regeling beschreven taken, dan wel de in het portefeuillehouderoverleg overeengekomen taken die door de centrumgemeente worden uitgevoerd of op regionaal niveau worden gecoördineerd;

• o) secretarissenoverleg: het overleg van gemeentesecretarissen afkomstig uit de gemeenten, bedoeld in artikel 11;

• p) sociaal domein: de taken van de gemeente die voortvloeien uit de Jeugdwet, dan wel WMO, waaronder preventieve taken;

• q) taken: de onder de WMO 2015 en/of Jeugdwet genoemde wettelijke taken en verantwoordelijkheden voor gemeenten;

• r) WMO: Wet maatschappelijke ondersteuning 2015.

Artikel 2 – Belang

De regeling wordt getroffen om de afspraken vast te leggen die de Friese gemeenten hebben gemaakt met het oog op de gezamenlijke uitvoering door centrumgemeente en gastgemeenten van de wettelijke taken waarvoor gemeenten wettelijk verplicht moeten samenwerken alsmede van de taken waarvoor gemeenten vrijwillig kunnen samenwerken op een doelmatige en doeltreffende wijze.

De taken zijn de wettelijke taken op het terrein van jeugdhulp, maatschappelijke ondersteuning en participatie en de functies voor deze taken zien op regiocoördinatie, beleidsvoorbereiding met betrekking tot de gemandateerde bevoegdheden, de inkoop en subsidiëring, het accounthouderschap, waaronder het contractmanagement en -beheer en de uitvoering en het financieel-administratief verwerken alsmede het cliëntenbeheer wordt verstaan.

HOOFDSTUK 2: TAKEN EN BEVOEGDHEDEN CENTRUMGEMEENTE

Artikel 3 – Centrumgemeente

De gemeente Leeuwarden wordt aangewezen als centrumgemeente als bedoeld in artikel 8, vierde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 4 – Taken centrumgemeente

• 1. Het college en de burgemeester van de centrumgemeente voeren voor het college en de burgemeester van de gastgemeenten de inkoop, de regiocoördinatie en het accounthouderschap voor gecontracteerde partijen en facultatief het financieel-administratief verwerken alsmede het cliëntenbeheer uit:

  in het kader van de wettelijk verplichte samenwerking voor de WMO (artikel 2.6.1 WMO):

  • a) Beschermd wonen als bedoeld in artikel 1.2.1 onder b WMO;

  • b) Maatschappelijke opvang en vrouwenopvang als bedoeld in artikel 1.2.1 onder c WMO;

  • c) Veilig thuis, waaronder advies- en meldpunt huiselijk geweld en kindermishandeling als bedoeld in artikel 4.1.1 WMO

  in het kader van de wettelijk verplichte samenwerking voor de Jeugdwet (artikel 2.8 Jeugdwet):

  • d) gesloten jeugdhulp als bedoeld in artikel 6.1.2.2., juncto artikel 6.1.6 Jeugdwet;

  • e) jeugdbescherming als bedoeld in artikel 2.4 Jeugdwet;

  • f) jeugdreclassering als bedoeld in artikel 2.4 Jeugdwet;

  in het kader van de vrijwillige samenwerking voor de WMO:

  • g) Openbare GGZ

  • h) Preventief verslavingsbeleid

  • i) Prostitutiebeleid

  • j) Mensenhandel

  in het kader van de vrijwillige samenwerking voor de Jeugdwet:

  • k) spoedeisende zorg, als bedoeld in de Norm voor Opdrachtgeverschap (VNG oktober 2020);

  • l) weinig voorkomende jeugdhulp, als bedoeld in de Norm voor Opdrachtgeverschap

  • m) pleegzorg als bedoeld in artikel 5.1.2, vijfde lid juncto artikel 6.1.4 Jeugdwet

  • n) Hoog specialistische zorg

  • o) Gespecialiseerde jeugdhulp (specialistische jeugdhulp, ernstig enkelvoudige dyslexie en wonen)

• 2. Het college en de burgemeester van de centrumgemeente vervullen de volgende functies ten aanzien van inkoop ten aanzien van de taken, bedoeld in het eerste lid:

  • a) Bepalen van de inkoopstrategie;

  • b) Realiseren van de inkoopproces, waaronder:

    • i. het opstellen van overeenkomsten met aanbieders dan wel van de verleningsbeschikking of subsidie

    • ii. nemen van besluiten tot het aangaan van overeenkomsten met aanbieders namens gemeenten

    • iii. het sluiten van contracten met de aanbieders of verlenen van beschikkingen namens gemeenten.

  • c) Uitvoeren van leveranciersmanagement;

  • d) Verzorgen van het contractbeheer;

  • e) Doen verzorgen van de jaarlijkse verantwoording ten aanzien van geleverde zorg en ten behoeve van de noodzakelijke accountantsverklaring.

• 3. Het college en de burgemeester van de centrumgemeente vervullen de volgende functies ten aanzien van regiocoördinatie ten aanzien van de taken, bedoeld in het eerste lid:

  • a) Het signaleren en analyseren van landelijke en regionale (niveau 3 Noord, zijnde de samenwerkende regio’s van Drenthe, Friesland, en Groningen) ontwikkelingen (waaronder de mogelijkheden en kansen die landelijke actieplannen bieden) en maatschappelijke tendensen in relatie tot de taken en opdrachten die door de samenwerkingsorganisatie worden uitgevoerd;

  • b) Signaleren wanneer maatregelen nodig zijn die kunnen zorgen voor een soepele inzet van noodzakelijke zorg bij overgang van de ene naar één of meerdere andere beleidsterreinen die onder deze regeling vallen;

  • c) Deelnemen aan bovenregionale en landelijke bijeenkomsten (zoals het J42 overleg, VNG overleg e.d.) met een directe relatie tot de taken en opdrachten die door de samenwerkingsorganisatie worden uitgevoerd;

  • d) Voorbereiden en initiëren van regionale visies en regionale beleidsstukken voor de onder deze regeling vallende beleidsterreinen conform hetgeen in het Jaarplan is overeengekomen;

  • e) Coördinatie op het ontwikkelen en borgen van de transformatieopdracht behorende bij de onder de regeling vallende beleidsterreinen en wetten bij gastgemeenten en zorgaanbieders.

  • f) Monitoren of de afzonderlijke taken en opdrachten uit deze regeling door de betreffende verantwoordelijken (gemeenten, zorgaanbieders of samenwerkingsorganisatie) worden uitgevoerd;

  • g) Bewaken of de uitvoering wordt gedaan zoals is overeengekomen en is vastgelegd in de documenten van deze regeling en als uitwerking van deze regeling (regietaak);

  • h) Nemen van maatregelen en instellen van hulpstructuren zoals bijvoorbeeld een expertteam of inzetten van instrumenten zoals experimenten, pilots, beleidsdocumenten, project subsidies, (uitvoerings)instructies, kwaliteitskader, die er voor zorgen dat de uitvoering van de werkzaamheden, opdrachten en taken die in deze regeling worden genoemd, optimaal en accuraat worden uitgevoerd;

  • i) Opstellen van een jaarlijkse planning en jaarlijkse verantwoording met daarin de in deze regeling opgenomen taken, opdrachten, noodzakelijke acties en werkzaamheden in dat betreffende jaar;

  • j) Periodiek (minimaal eens per half jaar) opstellen van een tussenrapportage (bevindingen, knelpunten, stand van zaken) over de taken, werkzaamheden en opdrachten voor de samenwerkende gemeenten;

  • k) Zorgen voor tijdige communicatie met, informatie aan, transparantie voor en betrokkenheid van gastgemeenten op alle niveaus van hun organisatie te weten bestuurlijk (gemeenteraad en college van B&W) managerial (gemeentesecretarissen, hoofden sectoren sociaal domein) en ambtelijk (beleid, uitvoering en backoffices) met betrekking tot de onder deze regeling vallende werkzaamheden voor zover deze informatie betrekking heeft op de door gastgemeenten zelf uit te voeren taken;

  • l) Zorgen voor periodieke actualisatie alsmede het warmhouden van het doel van de samenwerking, de wil en ambitie om samen te werken en de zachte kanten van de samenwerking (werken zoals bedoeld en gedrag en houding die past bij de samenwerking);

  • m) Zorgen voor een –jaarlijks te actualiseren- voorstel over de inrichting en bezetting van ambtelijke werkgroepen die ingesteld worden voor de uitvoering van de werkzaamheden en opdrachten van de samenwerkingsorganisatie;

  • n) Zorgen voor de coördinatie en afstemming tussen de ambtelijke werkgroepen onderling en tussen werkgroepen en de verschillende gremia die binnen de samenwerkingsorganisatie functioneren.

• 4. Het college en de burgemeester van de centrumgemeente vervullen de volgende functies ten aanzien van accounthouderschap voor aanbieders en gesubsidieerde instellingen ten aanzien van de taken, bedoeld in het eerste lid:

  • a) Invullen van de inhoudelijke en financiële beheerfunctie namens de gastgemeenten voor de gecontracteerde en gesubsidieerde partijen, voor zover dit de werkzaamheden en taken van die partijen betreft;

  • b) Invullen van de operationele en tactische contactfunctie tussen de gecontracteerde partijen en de samenwerkende gemeenten;

  • c) Vaststellen van indicatoren (effectiviteit en efficiëntie) op kwalitatief en kwantitatief niveau die aangeven of beoogde doelen, gevraagde resultaten en opgedragen werkzaamheden worden uitgevoerd zoals bedoeld;

  • d) Zorgen voor communicatie, informatie, transparantie over en goede resultaten in zowel de uitvoering van de eigen taken van de samenwerkingsorganisatie als van de gecontracteerde partijen;

  • e) Bespreken van de jaarrekening, begroting en het kwaliteitsverslag met de gecontracteerde partijen;

  • f) Analyseren van informatie en rapportages over de uitvoering van de dienstverlening door de gecontracteerde partijen, en voorleggen van conclusies en aanbevelingen op basis van deze analyses, aan de samenwerkende gemeenten;

  • g) Monitoren (ook benchmarken) van prestaties (resultaten en kwaliteit) in relatie tot vastgestelde indicatoren;

  • h) Voorstellen doen over gecontracteerde of gesubsidieerde partijen, ten aanzien van bijsturen beleid, aanpassen indicatoren, opleggen van sancties en mate waarin voldaan wordt aan geldende wet- en regelgeving op basis van besprekingen, analyses en/of monitoring;

  • i) Invullen van het bestuurlijke overleg met de gecontracteerde of gesubsidieerde partijen;

  • j) Periodiek (minimaal eens per half jaar) c.q. op het moment dat er zich urgente zaken of calamiteiten voordoen, terugkoppelen van bevindingen en kernpunten rondom het accounthouderschap aan de samenwerkende gemeenten;

  • k) Nemen van maatregelen die er voor zorgen dat de uitvoering van het accounthouderschap optimaal en accuraat kan worden uitgevoerd.

• 5. Het college en de burgemeester van de centrumgemeente vervullen indien de gastgemeenten daartoe expliciet hebben besloten, de volgende functies ten aanzien van het voeren van financieel beheer van de overeenkomsten met aanbieders dan wel verleende beschikkingen op de taken, bedoeld in het eerste lid, te weten:

  • a) verwerken van de zorgtoewijzingen;

  • b) beoordelen van de facturen van de aanbieders op de afspraken daaromtrent, en

  • c) maken van betaalbestanden van de goedgekeurde facturen of factuurregels van de aanbieders voor de gastgemeente.

• 6. Het vervullen van de in het vijfde lid genoemde functies door het college en de burgemeester van de centrumgemeente op de vrijwillige taken op basis van de Jeugdwet, zoals genoemd in het eerste lid, geldt als optioneel, aldus dat een gastgemeente kan aangeven geen gebruik te maken van de mogelijkheid deze functies door het college en de burgemeester van de centrumgemeente te laten vervullen. Indien een gastgemeente gebruik wenst te maken van deze optie, zal deze gastgemeente dat uiterlijk drie maanden voor de inwerkingtreding van deze regeling schriftelijk kenbaar maken aan het college en de burgemeester van de centrumgemeente.

• 7. Voor het vervullen van de in het eerste lid sub a. en b. genoemde taken beschermd wonen en opvang voert het college en de burgemeester van de centrumgemeente voor 2022 de functie van cliëntenbeheer. Na 2022 wordt de functie uitgevoerd voor het intramurale deel van de taak; de ambulante onderdelen worden vanaf 2023 door de gastgemeenten in eigen beheer uitgevoerd. Deze functie omvat:

  • a) alle bevoegdheden van het college als vermeld in paragraaf 3 en paragraaf 4 van hoofdstuk 2 WMO, waaronder het ontvangen van meldingen en het doen van onderzoek, het verwerken van de adviezen over toekenning aan cliënten op aangeven van de gastgemeente;

  • b) het verstrekken van beschikkingen;

  • c) de bevoegdheid tot namens het alle gastgemeenten voeren van rechtsgedingen, bezwaarprocedures, administratieve beroepsprocedures of andere rechtsgedingen of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, voor zover het niet betreft het besluiten op bezwaarschriften en het besluiten tot het voeren van rechtsgedingen; rechtsgedingen omvatten tevens het aanhangig maken van een kort geding dan wel andere voorlopige of bewarende voorzieningen, de voeging in strafzaken, het instellen van beroep tegen uitspraken op bezwaar.

Artikel 5 - Bevoegdheden centrumgemeente

• 1. Het college en de burgemeester van de centrumgemeente wordt bij dezen mandaat, volmacht en machtiging verleend om namens het college en de burgemeester van elke gastgemeente alle besluiten te nemen, privaatrechtelijke rechtshandelingen, en feitelijke handelingen te verrichten ter uitvoering van de functies, genoemd in artikel 4 ten behoeve van de taken, bedoeld in het eerste lid, onder a tot en met o.

• 2. Ten aanzien van de onderwerpen die jaarlijks – tegelijk met het bespreken van de begroting - in het portefeuillehouders overleg worden voorzien van een zwaarwegend advies (conform artikel 12 lid 2), is het het college en de burgemeester van de centrumgemeente enkel toegestaan om de in het eerste lid genoemde bevoegdheden uit te oefenen, nadat het portefeuillehouders overleg daarover een zwaarwegend advies heeft kunnen geven aan het college en de burgemeester van de centrumgemeente. Het college en de burgemeester van de centrumgemeente mogen slechts afwijken van het zwaarwegend advies indien zij deze afwijking schriftelijk gemotiveerd onderbouwen. Bij gebreke van overeenstemming dan wel tijdig advies, beslist het college van de centrumgemeente. Het portefeuillehouderoverleg kan nadere regels stellen omtrent de procedure voor het tot stand komen van het zwaarwegend advies.

• 3. Ten aanzien van de bevoegdheden die in dit artikel in mandaat, volmacht en machtiging worden opgedragen aan het college respectievelijk de burgemeester van de centrumgemeente, kan dit college respectievelijk de burgemeester ondermandaat, volmacht of machtiging verlenen aan medewerkers van de centrumgemeente.

• 4. De bevoegdheid van het college en de burgemeester van de centrumgemeente, op basis van het eerste lid, om een overeenkomst met een aanbieder aan te gaan of een beschikking af te geven voor inkoop, strekt ten hoogste tot het bedrag dat elke gemeente als budget voor inkoop via het portefeuillehouderoverleg Algemeen en Middelen beschikbaar stelt.

• 5. Ten aanzien van de besluitvorming binnen deze regeling geldt:

  • (a) De centrumgemeente besluit zelfstandig in mandaat en dus zonder consultatie vooraf; dit betreft taken met wettelijke verplichte samenwerking met uitzondering van de gevallen waar het budgetrecht van de raad van de gastgemeente wordt gevraagd, waarvoor het recht van consultatie als bedoeld bij (b) geldt; ofwel

  • (b) De centrumgemeente neemt een voorgenomen besluit welke ter consultatie aan de andere gemeenten wordt voorgelegd; de centrumgemeente neemt vervolgens op basis van de consultatie een besluit; ofwel

  • (c) De centrumgemeente komt in samenwerking met de andere gemeenten tot een besluit; (d) De centrumgemeente bereidt in geval van onderwerpen buiten het mandaat van de centrumgemeente een besluit voor welk besluit na overeenstemming in het portefeuillehoudersoverleg door alle colleges van de gastgemeenten en centrumgemeente wordt genomen. Daar waar het de bevoegdheden van de gemeenteraden betreft wordt het besluit door de gemeenteraden van de gastgemeentes en centrumgemeente genomen.

    Besluitvorming over alle onderwerpen die niet vallen in één van de hiervoor genoemde categorieën vindt plaats door de centrumgemeente op basis van het mandaat in overeenstemming met het bepaalde in dit artikel.

Artikel 6 - Organisatie van de dienstverlening

• 1. Het college en de burgemeester van de centrumgemeente gaan namens gemeenten gezamenlijk één overeenkomst aan met een aanbieder (meerpartijenovereenkomst) naar aanleiding van een aanbestedingsprocedure.

• 2. Het college en de burgemeester van de centrumgemeente verstrekt namens gemeenten gezamenlijk één subsidie aan een aanbieder (meerpartijenbeschikking) naar aanleiding van een door of namens die aanbieder ingediende subsidieaanvraag.

• 3. De centrumgemeente kan werkzaamheden ter uitvoering van deze regeling laten verrichten door derden. Voor uitvoering door derden is de centrumgemeente jegens de gastgemeenten volledig verantwoordelijk.

• 4. De centrumgemeente stelt de algemene voorwaarden die van toepassing zijn op een overeenkomst met een aanbieder in overleg met de gastgemeenten vast.

Artikel 7 - Uitgangspunten dienstverlening

Het college en de burgemeester van de centrumgemeente:

• a) staan in voor de integriteit van hun handelen;

• b) staan in voor uitvoering van de taken overeenkomstig de daarvoor geldende wet- en regelgeving;

• c) streven naar een zo groot mogelijke doelmatigheid in de tenuitvoerlegging van deze regeling;

• d) dienen ten opzichte van de gastgemeenten en de aanbieders (des)kundig te handelen;

• e) dienen hun professionele en relationele onafhankelijkheid te waarborgen;

• f) vermijden dat in de dienstverlening aan de gastgemeente andere belangen dan die van de dienstverlening aan de gastgemeenten zelf een rol spelen en;

• g) verplichten zich ertoe een gastgemeente op zijn handelswijze aan te spreken indien deze zich niet als goed opdrachtgever gedraagt.

Artikel 8 – Wijziging dienstverlening

• 1. Wijziging van de vervulling van functies in de taakuitvoering door het college en de burgemeester van de centrumgemeente is slechts mogelijk voor het vrijwillige deel van de samenwerking voor de Jeugdwet. De wijziging betreft uitsluitend de vervulling van de in artikel 4 lid 5 genoemde functie.

• 2. Wijziging van de vervulling van functies is mogelijk per 1 januari van enig jaar. Het college van de gastgemeente die de vervulling van functies wenst te wijzigen, laat dit uiterlijk één kalenderjaar voor de gewenste ingangsdatum schriftelijk weten aan het college van de centrumgemeente.

• 3. Indien een gastgemeente tijdig en op de juiste wijze heeft aangegeven gebruik te willen maken van de optie als genoemd in artikel 4 lid 6 om niet de in lid 5 van artikel 4 genoemde functie te laten vervullen door de centrumgemeente, brengt de centrumgemeente aan deze gastgemeente een risicobijdrage in rekening ten behoeve van de bekostiging van eerdere investeringen en doorlopende kosten die niet tijdig door de centrumgemeente kunnen worden afgebouwd.

  Deze risicobijdrage is als volgt: in het eerste jaar na het ingaan van de gewijzigde vervulling van functies bedraagt de risicobijdrage 67% van de uitvoeringskosten van de betreffende functies voor de betreffende gastgemeente;

  In het tweede jaar na het ingaan van de gewijzigde vervulling van functies bedraagt de risicobijdrage 33% van de uitvoeringskosten van de betreffende functies voor de betreffende gastgemeente.

Artikel 9 - Tussentijdse taaktoedeling

• 1. Aan de centrumgemeente kunnen nieuwe taken en activiteiten, niet zijnde een uitbreiding van de in deze regeling beschreven bevoegdheden (mandaten en machtigingen), worden opgedragen.

• 2. In het portefeuillehouderoverleg Algemeen en Middelen, zoals genoemd in artikel 12 lid 1, wordt overeenstemming bereikt over de reikwijdte van deze taken en activiteiten alvorens tot het opdragen van deze nieuwe taken en activiteiten wordt overgegaan.

• 3. Nadat in het in lid 2 genoemde portefeuillehoudersoverleg overeenstemming is bereikt over de reikwijdte en de kosten, besluit het college van de centrumgemeente formeel tot het hanteren van deze overeengekomen invulling van de taken en werkzaamheden. Nadat in het portefeuillehoudersoverleg overeenstemming is bereikt, maar voordat de centrumgemeente formeel besluit tot het hanteren van de overeengekomen invulling van de taken en werkzaamheden, worden alle colleges van de deelnemende gemeenten schriftelijk op de hoogte gesteld.

• 4. Indien besloten wordt om bestaande taken en activiteiten, niet zijnde de in lid 1 van dit artikel bedoelde vorm van bevoegdheden, weg te nemen bij de centrumgemeente, kan dit niet eerder worden gerealiseerd dan bij de eerstvolgende overeenstemming op de begroting van de integrale kosten, zoals bedoeld in artikel 10. Bij het wegnemen van taken en werkzaamheden wordt een redelijke termijn van tenminste zes maanden in acht genomen waarbinnen de centrumgemeente de gevolgen van het wegnemen van deze taken kan opvangen. Het wegnemen van taken en werkzaamheden kan niet eerder dan wanneer de gevolgen voor de centrumgemeente en betreffende gastgemeenten in kaart zijn gebracht en overeenstemming is bereikt over het vereffenen van de financiële implicaties van de gewijzigde taakuitoefening.

• 5. De centrumgemeente houdt een overzicht bij van de tussentijds aan de centrumgemeente toebedeelde extra taken en activiteiten.

• 6. Bij een eerstvolgende wijziging van de regeling wordt het onder lid 4 genoemde overzicht betrokken bij discussies en besluiten over de reikwijdte van de eerstvolgende nieuwe tekst van een regeling of wijziging van de regeling.

HOOFDSTUK 3: BEKOSTIGING EN COMMUNICATIE

Artikel 10- Bekostiging dienstverlening opdrachtnemer

• 1. De centrumgemeente berekent de integrale kosten die voor haar voortvloeien uit de dienstverlening op grond van deze regeling door aan gemeenten. De kosten voor de dienstverlening bestaan uit kosten voor de instandhouding en kosten voor de taakuitvoering.

• 2. Kosten voor de instandhouding bestaan uit alle kosten die de centrumgemeente maakt ten behoeve van het kunnen uitvoeren van de dienstverlening die niet direct aan de concrete dienstverlening kunnen worden toegerekend.

• 3. Kosten voor uitvoering van taken bestaan uit de kosten die direct volgen uit de uitvoering van de taken, bedoeld in artikel 4.

• 4. Het college en de burgemeester van de centrumgemeente stellen jaarlijks in september, voorafgaand aan het jaar waarvoor deze geldt, een begroting op met de integrale kosten die voor haar voortvloeien uit de dienstverlening op grond van deze regeling ten behoeve van gemeenten. De begroting vermeldt hierbij de kosten voor instandhouding en de kosten voor de taakuitvoering. Deze begroting wordt besproken op de door gemeenten afgesproken wijze en wordt verwerkt in de begroting van de centrumgemeente. Op deze wijze wordt de begroting vastgesteld door de raad van de centrumgemeente.

• 5. Indien gedurende een kalenderjaar blijkt dat de werkelijke kosten de begrote kosten lijken te gaan overstijgen, wordt dit gerapporteerd aan de gemeenten en besproken met de door gemeenten afgesproken gremia.

• 6. De kosten voor instandhouding worden onder gemeenten verdeeld op basis van inwoneraantal van elke gemeente met peildatum 1 januari van jaar t-1.

• 7. De kosten voor uitvoering van taken worden verdeeld onder gemeenten op basis van het percentuele aandeel dat een gemeente toekomt in het totaal van aantallen cliënten op basis van de Jeugdwet of WMO, zoals meest recentelijk vastgesteld door het Centraal Bureau voor Statistiek, op peildatum 1 januari van jaar t-1. Dit geldt voor zowel de uitvoering van taken in het kader van de verplichte wettelijke samenwerking als voor de vrijwillige samenwerking voor de Jeugdwet en WMO. 8. Gastgemeenten betalen maandelijks 1/12 deel van de door hen verschuldigde kosten voor instandhouding en uitvoering middels vooruitbetaling.

• 9. De centrumgemeente stuurt elke gastgemeente elke maand een betaalbestand voor de zorgkosten, ter uitvoering van de taak bedoeld in artikel 4 lid 5 en/of lid 7

• 10. Voor zover over de dienstverlening BTW is verschuldigd, berekent de centrumgemeente deze door aan gastgemeenten.

• 11. De centrumgemeente stelt na afloop van elk kalenderjaar ter verantwoording een jaarverantwoording financieel op. Deze jaarverantwoording wordt besproken op een door gemeenten afgesproken wijze. De concept jaarverantwoording van een jaar is uiterlijk in april van het daaropvolgende jaar gereed.

• 12. Indien op basis van een jaarverantwoording, zoals bedoeld in het vorige lid, sprake is van enig tekort, dan draagt elke gemeente bij in de kosten bedoeld in het tweede respectievelijke het derde lid, op basis van de kostenverdeelsleutel, bedoeld in het zesde respectievelijk het zevende lid. Indien sprake is van een overschot ten aanzien van de kosten, bedoeld in het tweede respectievelijk het derde lid, wordt dit op basis van de kostenverdeelsleutel, bedoeld in het zesde respectievelijk het zevende lid, verrekend met de bijdrage voor het daaropvolgende kalenderjaar.

Artikel 11 - Voorjaarsbrief

Het College van de Centrumgemeente stelt voor 1 juli van het jaar voorafgaande aan het nieuwe begrotingsjaar de voorjaarsbrief vast. In de voorjaarbrief worden in ieder geval de autonome ontwikkelingen en financiële uitgangspunten die voor het volgende begrotingsjaar en gelden opgenomen. Tevens bevat de voorjaarsbrief desgewenst voornemens tot wijzigingen c.q. intensiveringen in de taakuitvoering van de centrumregeling en de daarbij behorende budgettaire consequenties.

Artikel 12 – Portefeuillehouders overleg

• 1. Er vindt bestuurlijk overleg plaats tussen gemeenten over (de uitvoer van) deze regeling in het portefeuillehouderoverleg. Er bestaat een portefeuillehouderoverleg Algemeen en Middelen, een portefeuillehouderoverleg Jeugdwet en een portefeuillehouderoverleg WMO. Het portefeuillehoudersoverleg Algemeen en Middelen bestaat uit een vertegenwoordiging van wethouders van de deelnemende gemeenten. In het portefeuillehoudersoverleg Jeugdwet en het portefeuillehoudersoverleg WMO nemen alle met deze onderwerpen belaste wethouders plaats. 2. De centrumgemeente agendeert in het portefeuillehouderoverleg Algemeen en Middelen ten minste tweemaal per jaar de uitvoering van deze regeling.

  Zij spreken dan in ieder geval over

  • de begroting, bedoeld in artikel 10, vierde lid;

  • de jaarverantwoording, bedoeld in artikel 10, elfde lid;

  • de lijst van onderwerpen bedoeld in artikel 5, tweede lid, en stellen deze lijst vast;

  Zij stellen over deze onderwerpen een zwaarwegend advies op gericht aan het college van de centrumgemeente.

• 3. Instemming in het portefeuillehouders overleg vindt plaats op basis van het principe dat iedere gemeente één stem heeft en dat iedere gemeente is vertegenwoordigd of zich laat vertegenwoordigen en op basis van het principe van een gekwalificeerde meerderheid van 2/3e van het totaal aantal stemmen. Met betrekking tot het portefeuillehoudersoverleg Algemeen en Middelen geldt het in dit lid genoemde eveneens, met dien verstande dat de in dit overleg deelnemende wethouders de voor hun regio geldende gemeenten vertegenwoordigen en per gemeente in die regio één stem heeft.

• 4. Indien noodzakelijk in verband met de te bespreken onderwerpen, neemt op verzoek van de centrumgemeente, een vertegenwoordiger in de rol van opdrachtnemer en adviseur deel aan het portefeuillehouderoverleg.

• 5. Voordat een onderwerp wordt geagendeerd voor een portefeuilleoverleg WMO en Jeugd, wordt altijd advies gevraagd aan het management overleg sociaal domein, dat eventueel eigen werkgroepen kan instellen voor de taken, bedoeld in artikel 4.

• 6. De communicatie over de uitvoering van deze regeling vindt plaats in het portefeuillehouderoverleg, het gemeentesecretarissenoverleg en/of het managementoverleg SDF. Slechts indien sprake is van een uitvoeringskwestie die slechts één gastgemeente en centrumgemeente betreffen kan direct individueel contact tussen de centrumgemeente en betreffende gastgemeente plaatsvinden.

Artikel 13 - Gemeentesecretarissenoverleg

• 1. Er vindt ambtelijk overleg plaats tussen de gemeenten in het gemeentesecretarissenoverleg. Het gemeentesecretarissenoverleg bestaat uit de secretaris van de centrumgemeente en vier tot zes secretarissen van de gastgemeenten waarbij de Friese gemeentesecretarissen de afvaardiging uit hun eigen midden bepalen.

• 2. Het gemeentesecretarissenoverleg komt ten minste vier maal per kalenderjaar bijeen.

• 3. Het gemeentesecretarissenoverleg spreekt onder meer over de wijze van uitvoering door de centrumgemeente van haar taken en de kosten ervan, de wijze waarop de gastgemeenten hun opdrachtgeverschap invullen en de relatie tussen de gastgemeenten en de centrumgemeente . Het secretarissenoverleg doet een voorstel voor de onderwerpen voor het portefeuillehouderoverleg Algemeen en Middelen.

• 4. Het gemeentesecretarissenoverleg kan een administratief protocol opstellen en zo nodig wijzigen.

Het gemeentesecretarissenoverleg houdt een overzicht bij dat de administratieve organisatie van deze regeling beschrijft. De gemeenten zullen zich inspannen om dit administratief protocol na te leven.

Artikel 15 – Managementoverleg Sociaal domein

• 1. Er vindt ambtelijk overleg plaats tussen de gemeenten in het managementoverleg sociaal domein. Het managementoverleg sociaal domein bestaat uit directeur MO van de centrumgemeente en vier tot zes managers van afdelingen/sectoren sociaal domein van de gastgemeenten die worden aangewezen door zowel het portefeuillehouderoverleg WMO en Jeugd via een gezamenlijke voordracht.

• 2. Het managementoverleg sociaal domein komt tien maal per kalenderjaar bijeen of zoveel vaker als om inhoudelijke redenen noodzakelijk wordt geacht door een meerderheid van de deelnemers.

• 3. Het managementoverleg sociaal domein spreekt onder meer over de kwaliteit, haalbaarheid en actualiteit van de inhoudelijke voorstellen die worden voorgelegd aan de portefeuille overleggen WMO of Jeugd. Het managementoverleg sociaal domein doet een voorstel voor de onderwerpen voor het portefeuillehouderoverleg WMO en/of Jeugd, waarbij ten aanzien van de besluitvorming geldt dat de centrumgemeente in samenwerking met de andere gemeenten tot een besluit komt; 4. Het managementoverleg sociaal domein kan een administratief protocol opstellen en zo nodig wijzigen. Het managementoverleg sociaal domein beschrijft de administratieve organisatie voor het inhoudelijke deel van deze regeling. De gemeenten zullen zich inspannen om dit administratief protocol na te leven.

Artikel 16 - Huishoudelijk Reglement

In het portefeuillehouderoverleg Algemeen en Middelen wordt een huishoudelijk reglement overeengekomen dat regelt op welke wijze de in deze regeling beschreven gremia en de vanuit deze regeling ingestelde of in te stellen ambtelijke overleggen worden georganiseerd.

Artikel 17 – Informatievoorziening

• 1. Het college respectievelijk de burgemeester van de centrumgemeente geeft het college respectievelijk de burgemeester van de gastgemeente schriftelijk de door een of meer leden van het college respectievelijk de burgemeester van de gastgemeente gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang.

• 2. Het college respectievelijk de burgemeester van de centrumgemeente geeft het college respectievelijk de burgemeester van de gastgemeente alle inlichtingen die het college respectievelijk de burgemeester van de gastgemeente voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft.

• 3. Het college respectievelijk de burgemeester van elke gastgemeente geeft het college respectievelijk de burgemeester van de centrumgemeente alle inlichtingen die het college of een medewerker van de centrumgemeente voor de uitoefening van zijn taak, nodig heeft. Onder de informatie, bedoeld in de eerste volzin, wordt tevens verstaan de besluiten/indicaties van een individuele cliënt en de hoogte van het budget, bedoeld in artikel 5, vierde lid.

• 4. De colleges en burgemeesters van gemeenten zijn gevraagd en ongevraagd zorgvuldig in het verstrekken van informatie die nodig is om de dienstverlening goed en doelmatig te kunnen uitvoeren.

Artikel 18 - Geheimhouding en informatie-uitwisseling

• 1. Gemeenten nemen jegens derden die niet bij de uitvoering van deze regeling zijn betrokken zorgvuldigheid en geheimhouding in acht van alle vertrouwelijke gegevens dan wel anderszins gevoelige informatie van een andere gemeente die hem in het kader van deze regeling ter kennis is gekomen, tenzij:

  • a) op gemeente een wettelijke of beroepsplicht rust tot openbaarmaking;

  • b) een gemeente zich voor de rechter moet verdedigen;

  • c) de ene gemeente de andere gemeente van de geheimhoudingsplicht heeft ontheven, of;

  • d) de informatie via openbare bronnen beschikbaar is.

• 2. Gemeenten mogen, zonder toestemming van de andere gemeente, aan derden geen mededeling doen over de aanpak, de werkwijze, de inhoud van de diensten van een andere gemeente, noch zijn rapportage of ander al dan niet schriftelijk materiaal ter beschikking stellen of anderszins openbaar maken, tenzij op de andere gemeente een wettelijke of beroepsplicht tot openbaarmaking rust.

• 3. Gemeenten nemen intern alle maatregelen die noodzakelijk zijn ter nakoming van de in dit artikel genoemde verplichtingen.

• 4. In geval gegevens als bedoeld in dit artikel, toch bij onbevoegde derden terecht zijn gekomen, stellen gemeenten elkaar daar onverwijld van in kennis en worden in overleg de maatregelen genomen die noodzakelijk zijn om schade te voorkomen.

• 5. Gemeenten zullen bij de verwerking van persoonsgegevens de Wet bescherming persoonsgegevens alsmede de Algemene Verordening Gegevensbescherming in acht nemen. Voor zover vereist op grond van de toepasselijke wet- en regelgeving zullen gemeenten nadere documenten opstellen voor de verwerking van persoonsgegevens. Voorts verplichten gemeenten zich om passende organisatorische en technische maatregelen te treffen om de in het kader van deze regeling relevante persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de ten uit voer legging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen.

Artikel 19 – Informatievoorziening rekenkamer

• 1. De rekenkamer van een gastgemeente is bevoegd alle documenten die berusten bij het gemeentebestuur van de centrumgemeente te onderzoeken voor zover zij dat ter vervulling van haar taak als bedoeld in artikel 182, eerste lid, van de Gemeentewet nodig acht.

• 2. Het gemeentebestuur van de centrumgemeente verstrekt desgevraagd alle inlichtingen die de rekenkamer van de gastgemeente ter vervulling van haar taak als bedoeld in artikel 182, eerste lid, van de Gemeentewet nodig acht.

• 3. Het eerste en tweede lid zijn van overeenkomstige toepassing op de uitvoering van de rekenkamerfunctie, wanneer de raad van de gastgemeente overeenkomstig artikel 81oa van de Gemeentewet op een andere wijze heeft voorzien in de uitoefening van de rekenkamerfunctie.

HOOFDSTUK 4 – GESCHILLEN

Artikel 20 – Deskundigenadvies

• 1. Onverminderd artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, worden geschillen over deze regeling, in de ruimste zin, onderworpen aan een niet-bindend deskundigenadvies.

• 2. Voordat wordt overgegaan tot het vragen van het deskundigenadvies, bedoeld in het eerste lid, wordt het geschil besproken tussen afvaardigingen van de colleges van de gemeenten waarop het geschil betrekking heeft.

• 3. Indien het overleg, bedoeld in het tweede lid, niet tot een oplossing leidt, benoemen de colleges van de gemeenten waarop het geschil betrekking heeft elk een onafhankelijke deskundige. Beide deskundigen benoemen gezamenlijk een derde deskundige, die als voorzitter van de adviescommissie optreedt. De colleges van de betreffende gemeenten treden gezamenlijk op als opdrachtgever van de adviescommissie. De colleges van de betreffende gemeenten zetten in hun opdracht aan de adviescommissie in ieder geval het probleem uiteen, formuleren de te beantwoorden vragen en bepalen de termijn waarbinnen de adviescommissie haar advies uitbrengt. 4. De adviescommissie, bedoeld in het derde lid, regelt de wijze waarop zij haar advies tot stand brengt. Het advies wordt toegezonden aan de colleges van de betreffende gemeenten.

• 5. Na ontvangst van het advies, bedoeld in het vierde lid, treden de afvaardigingen, bedoeld in het tweede lid, nogmaals in overleg om te trachten, gelet op het advies van de adviescommissie, bedoeld in het vierde lid, tot een oplossing van het geschil te komen. Indien dat overleg niet tot een oplossing leidt, kan het college van elk van de betreffende gemeenten het geschil, overeenkomstig artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, voorleggen aan gedeputeerde staten van de provincie Friesland.

• 6. De colleges van de gemeenten waarop het geschil betrekking heeft dragen de kosten van de werkzaamheden van de adviescommissie, bedoeld in het derde lid, evenredig.

HOOFDSTUK 5 – WIJZIGING, TOETREDING, UITTREDING EN OPHEFFING

Artikel 21 – Wijziging van de regeling

• 1. Deze regeling kan door de colleges en de burgemeesters van de gemeenten worden gewijzigd, nadat zij hiertoe onderling overeenstemming hebben bereikt.

• 2. De colleges en de burgemeesters van de gemeenten besluiten omtrent de voorgestelde wijziging niet dan nadat zij daartoe toestemming hebben verkregen van hun raden, overeenkomstig artikel 1, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

• 3. Een wijziging van deze regeling is tot stand gekomen wanneer de colleges en de burgemeesters van de gemeenten op de wijze, bedoeld in het tweede lid, hiermee hebben ingestemd.

• 4. De wijziging van de regeling treedt, tenzij anders bepaald, in werking op de dag volgend op die waarop de wijziging door de colleges van de gemeenten is bekendgemaakt. Artikel 9 van deze regeling is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 22 – Toetreding

• 1. Het bestuur van de gemeente die wenst toe te treden tot deze regeling richt een daartoe strekkend verzoek aan het college en de burgemeester van de centrumgemeente.

• 2. Het college en de burgemeester van de centrumgemeente zendt het verzoek als bedoeld in het eerste lid zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen twee maanden na ontvangst door aan de colleges en de burgemeesters van de gastgemeenten tezamen met zijn advies omtrent en de eventueel daaraan te verbinden voorwaarden. Het verzoek als bedoeld in het eerste lid zal worden besproken in het eerstvolgende portefeuillehouderoverleg Algemeen en Middelen.

• 3. Toetreding alsmede de daaraan eventueel te verbinden voorwaarden is onderworpen aan instemming van de meerderheid van de gemeenten, die deelnemen aan deze regeling.

Artikel 23 – Uittreding en opheffing

• 1. Opheffing en uittreding is behoudens bijzondere omstandigheden niet mogelijk in de eerste zes jaar na 1 januari 2022. Van bijzondere omstandigheden is slechts sprake als hierover tussen de colleges en de burgemeesters van de gemeenten overeenstemming bestaat.

• 2. Deze regeling wordt opgeheven bij gelijkluidend besluit van de colleges en de burgemeesters van de gemeenten. Opheffing kan niet plaatsvinden zolang voor een van de taken bedoeld in artikel 4, eerste en tweede lid, een wettelijke verplichting tot samenwerking bestaat, met uitzondering van de situatie waarin de deelnemende bestuursorganen voor die verplichte samenwerking reeds een ander samenwerkingsverband zijn aangegaan.

• 3. Indien een besluit tot opheffing of uittreding, bedoeld in het eerste lid, wordt genomen, geven de colleges van de gemeenten gezamenlijk een onafhankelijke registeraccountant opdracht om een opheffingsplan op te stellen.

• 4. Het college van de centrumgemeente is belast met de uitvoering van het opheffingsplan, bedoeld in het derde lid.

HOOFDSTUK 6: OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

Artikel 24 – Duur van de regeling

Deze regeling wordt getroffen voor onbepaalde tijd, met dien verstande dat:

• a. De taken en bevoegdheden, bedoeld in artikel 4, eerste en tweede lid, waarop geen wettelijke plicht tot samenwerking bestaat, na 31 december 2027 door gastgemeenten op basis van een evaluatie niet langer aan de centrumgemeente kunnen worden opgedragen. Artikel 9 is van overeenkomstige toepassing;

• b. De taken en bevoegdheden, bedoeld in artikel 4, eerste en tweede lid, waarvoor een wettelijke verplichting tot samenwerking geldt, aan centrumgemeente worden opgedragen zo lang als deze wettelijke verplichting tot samenwerking op die taken bestaat, tenzij gemeenten na 31 december 2027 besluiten een andere vorm van gemeentelijke samenwerking aan te gaan.

Artikel 25 – Inzending regeling

Het college van de centrumgemeente is belast met de inzending van deze regeling aan gedeputeerde staten van de provincie Friesland.

Artikel 26 - Evaluatie

• 1. Jaarlijks wordt in het gemeentesecretarissen overleg, bedoeld in artikel 13, de stand van zaken omtrent de samenwerking besproken met als doel om bijsturing te kunnen geven. Eens in de twee jaren organiseert het gemeentesecretarissenoverleg een reflectie op de samenwerking met alle direct betrokkenen bij deze regeling, in ieder geval de portefeuillehouders, de gemeentesecretarissen en de hoofden van het sociaal domein.

• 2. Deze regeling en de uitvoering daarvan wordt in het vijfde jaar, uiterlijk voor 1 oktober 2027 geëvalueerd, mede ten behoeve van besluitvorming die betrekking heeft op artikel 23, onder 2 of 3. Deze besluitvorming door de colleges en de burgemeester van de gemeenten vindt vóór 31 december 2027 plaats.

Artikel 27 – Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de dag, volgend op de dag waarop de colleges en de burgemeesters van de gemeenten deze regeling op de gebruikelijke wijze bekend hebben gemaakt, onder gelijktijdige intrekking van de Centrumregeling Samenwerking Sociaal Domein Friese Gemeenten 2018.

Artikel 28 – Citeerwijze

Deze regeling wordt aangehaald als ‘Centrumregeling samenwerking Sociaal Domein Fryslân 2022’

Aldus besloten door: [[…]]

•