Gemeenteblad van Edam-Volendam
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Edam-Volendam | Gemeenteblad 2022, 144274 | ander besluit van algemene strekking |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Edam-Volendam | Gemeenteblad 2022, 144274 | ander besluit van algemene strekking |
Besluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Edam-Volendam houdende bepalingen over bevoegdheden van de interne ambtelijke organisatie (Mandaatregeling Edam-Volendam)
Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Edam-Volendam, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;
gelet op de artikelen 59a, 168 en 171 van de Gemeentewet en de artikelen 10:1 tot en met 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht;
overwegende dat op 14 mei 2019 een besluit is genomen over de inrichting van de organisatie;
dat daarin de organisatiestructuur van de ambtelijke organisatie van de gemeente Edam-Volendam is beschreven alsmede de taken van de organisatieonderdelen;
dat in 2021 de inrichting van de organisatie op enkele onderdelen is gewijzigd;
dat in dit bevoegdhedenbesluit de publiekrechtelijke en privaatrechtelijke bevoegdheden aan functionarissen in de organisatie worden toegekend om hen in staat te stellen deze taken rechtmatig uit te voeren;
vast te stellen het navolgende Besluit mandaat, volmacht en machtiging gemeente Edam-Volendam (Mandaatregeling Edam-Volendam).
budgethouder: degene die door het college of directie gemachtigd is tot het uitvoeren van een deel van de gemeentebegroting, het realiseren van een investering of project inclusief het sluiten van overeenkomsten en het aanwenden van middelen die verband houden met het desbetreffende budget zoals nader uitgewerkt in de Budgethoudersregeling Edam-Volendam, waarbij de aanduiding budgetbeheerder en deelbudgetbeheerder ermee gelijk te stellen is;
Artikel 2 Mandaat ondergeschikte functionarissen
Aan de functionarissen genoemd in bijlage 1 wordt mandaat verleend voor de aldaar genoemde bevoegdheden.
Artikel 4 Bevoegdheden voorbehouden aan college en burgemeester
Artikel 6 Informatieverstrekking en terugkoppeling
De gemandateerde functionarissen informeren en betrekken de portefeuillehouder vooraf over te nemen besluiten indien sprake kan zijn van besluiten als bedoeld in artikel 4, tweede lid onder sub c. Indien de portefeuillehouder van mening is dat dat het geval is, maakt de gemandateerde functionaris in dat geval geen gebruik van het mandaat.
Aldus besloten te Volendam op 29 maart 2022.
Het college van burgemeester en wethouders van Edam-Volendam,
de secretaris,
H. van der Woude.
de burgemeester,
L.J. Sievers.
De burgemeester van Edam-Volendam,
L.J. Sievers.
Bijlage 1 Bevoegdhedenregister
Aangelegenheden die ingevolge artikel 2 van de Mandaatregeling Edam-Volendam gemandateerd, gevolmachtigd of gemachtigd worden aan de hieronder genoemde functionarissen. Plaatsvervanging van de genoemde functionarissen geschiedt ingevolge artikel 5 door dier aangewezen plaatsvervanger of door een in de lijn hoger geplaatste functionaris.
Behorende bij besluit Z22106899/D-ADV-22184444 van 29 maart 2022.
Mandaat is gericht op het bevorderen van de doelmatigheid en de snelheid van handelen van de bestuursorganen van de gemeente. Met deze regeling kan getoetst worden of de gemandateerde wel bevoegdelijk namens de mandaatgever optreedt en of een besluit rechtmatig is genomen. Dit is zowel extern van belang (burger, bedrijf, instantie, rechter) als intern (accountant, interne controle). Het instrument ‘mandaat’ is daarmee onmisbaar in de gemeentelijke praktijk.
Mandaatverlening houdt in, dat uit naam van iemand anders publiekrechtelijke besluiten worden genomen. Dit betreft in de praktijk voornamelijk de besluiten van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester. Er vindt geen verschuiving van bevoegdheden plaats. Voor mandaatverlening is geen wettelijke grondslag nodig. Mandaat is toegestaan tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of als de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (artikel 10:3, eerste lid Algemene wet bestuursrecht).
Zo kan een burgemeester haar bevoegdheid voor het geven van bepaalde noodbevelen niet mandateren en kan de positie van de gemandateerde een belemmering vormen. Enerzijds als hij belanghebbende is bij het besluit en anderzijds als de bevoegdheid waar het om gaat niet in zijn normale taakuitoefening past. Het nemen van bijvoorbeeld een besluit op grond van de Erfgoedwet kan wel worden gemandateerd, maar niet aan het hoofd van de afdeling Financiën. Om die reden is van belang dat via een organisatieverordening of anderszins duidelijk is hoe de ambtelijke organisatie is ingericht. In de considerans van de regeling, de aanhef waarin de beweegreden staat, wordt dan ook verwezen naar de organisatiestructuur van Edam-Volendam.
Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester blijven zelf ook bevoegd en kunnen instructies en aanwijzingen geven over het gebruik van het mandaat. De wetgever gaat ervan uit dat er een ondergeschiktheidsrelatie is waardoor er vanuit de hiërarchie al instructies en aanwijzingen gegeven kunnen worden. In Edam-Volendam betreft dit de hiërarchische lijn: secretaris tevens algemeen directeur, afdelingshoofd, teamleider en medewerker.
Wanneer er – bij wijze van uitzondering – geen hiërarchische ondergeschiktheidsverhouding is bij het gebruik van de mandaatbevoegdheid, moet er sprake zijn van instemming (artikel 10:4 Algemene wet bestuursrecht). Dit betekent, dat bijvoorbeeld via een overeenkomst, kenbaar wordt gemaakt, dat de niet-ondergeschikten verantwoordelijkheid dragen voor de uitgeoefende bevoegdheden als ook de onderwerping aan de verplichtingen die uit de Algemene wet bestuursrecht voortvloeien, waaronder de gegeven instructies en aanwijzingen van de mandaatgever. Gedacht kan worden aan taken in het sociaal domein die door externen namens de gemeente worden verricht of de taken die door de Regionale Omgevingsdienst voor en namens de gemeente worden uitgevoerd.
Het merendeel van de gemeentelijke bevoegdheden is in deze regeling opgenomen, maar zij is niet uitputtend. Er zijn ook aparte mandaatbesluiten voor specifieke doeleinden, zoals voor de hierboven genoemde situatie waarbij er externen in het spel zijn.
In deze regeling wordt mandaat op het hiërarchieke niveau verleend. Het interne functieboek kent aan elk niveau één of meer functies toe. Hierdoor is iedere persoon die een bepaalde functie bekleedt – gekoppeld aan een hiërarchisch niveau binnen het managementteam of een afdeling – automatisch gemandateerd. Doordat bij de ondertekening van een besluit in mandaat naam en functie wordt opgegeven, wordt extern duidelijk op welk niveau de mandaatbesluiten genomen zijn (artikel 10:11 Algemene wet bestuursrecht). De toevoeging van de afdeling wordt gedaan omdat uit het register ook specifieke bevoegdheden per afdeling zijn gegeven. Mandaat kan ook op persoon worden verleend, bijvoorbeeld als een tijdelijke plaatsvervanger wordt aangewezen.
Over het mandaatregister kan in zijn algemeenheid worden opgemerkt dat de bevoegdheden zo laag mogelijk – gedifferentieerd per afdeling – in de organisatie zijn neergelegd. De gemeente Edam-Volendam hanteert de uitgangspunten van integraal management als sturingsfilosofie. Dat houdt in dat verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie worden gelegd, waarbij de integraal managers (afdelingshoofden) en de onder hen ressorterende functionarissen over die bevoegdheden moeten beschikken om de hen toegekende taken adequaat en efficiënt uit te voeren. Dat impliceert tevens dat het bestuur haar medewerkers het vertrouwen schenkt dat zij op gepaste en verstandige wijze gebruik maken van en omgaan met hun bevoegdheden.
In de definities (begripsomschrijvingen) is de structuur van de interne organisatie verwerkt. Omdat de ‘hulpofficier van justitie’ en de ‘secretaris van de bezwaarschriftencommissie’ geen ondergeschiktheidsrelatie hebben (artikel 10:4 Algemene wet bestuursrecht), en bij wet is bepaald dat de ‘gegevensbeheerder BAG en Wkpb’ benoemd moeten zijn, worden deze begrippen omschreven. Met de term ‘loco’ wordt de aangewezen vervanging bij afwezigheid of ontstentenis bedoeld (burgemeester en secretaris).
De term ‘budgethouder’ is opgenomen om aan te geven wat de bevoegdheden zijn van de personen die – bij apart besluit – als zodanig zijn aangewezen. Een budgethouder heeft volmacht om louter privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten die daarmee, doorgaans ook als gemandateerde, betrokken is bij de publiekrechtelijke besluitvorming. Een voorbeeld: de gemandateerde die bevoegd is om de Jeugdwet uit te voeren, zal ook overeenkomsten en dergelijke met een leverancier of aanbieder moeten kunnen sluiten om daadwerkelijk een individuele voorziening op het gebied van jeugdhulp aan een aanvrager te kunnen verstrekken. In deze regeling wordt de, in de Budgethoudersregeling Edam-Volendam ook voorkomende aanduiding ‘deelbudgetbeheerder’ en ‘budgetbeheerder’ alsmede ‘deelbudgethouder’ gelijkgesteld waardoor in deze regeling slechts één aanduiding gebruikt hoeft te worden.
Aan de mandaatregeling is het bevoegdhedenregister onlosmakelijk verbonden. Hierin zijn per afdeling de bevoegdheden opgenomen. De achterliggende wetsartikelen zijn voor de overzichtelijkheid zoveel mogelijk weggelaten indien de bevoegdheid helder genoeg is omschreven.
Soms wordt begonnen met een algemene omschrijving waarbij het afdelingshoofd bevoegd is, waarna de concrete invulling voor afdelingshoofd, teamleider of medewerker volgt. Een voorbeeld: het afdelingshoofd (van de afdeling Samenleving) heeft in het register een algemeen mandaat voor de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning , terwijl de teamleider (van de sectie Breed sociaal loket), meer concreet, mandaat krijgt om te besluiten tot verstrekking van tijdelijke maatwerkvoorzieningen in spoedeisende gevallen. Met dit systeem wordt voorkomen dat een vertraging in de besluitvorming ontstaat als – onverhoopt – een meer concrete bevoegdheid per abuis niet is vermeld.
Mandaat om uit naam van het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester een publiekrechtelijk besluit te nemen is een vorm van machtiging. In het privaatrecht wordt gesproken van het verlenen van volmacht om een privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten. Voor het verrichten van feitelijke handelingen wordt de term machtiging gebruikt.
Dit artikel is opgenomen omdat de reikwijdte van de regeling zowel bestuursrechtelijke, privaatrechtelijke en feitelijke handelingen omvat.
De aard van de bevoegdheid kan zich bijvoorbeeld verzetten als de bevoegdheid waar het om gaat niet in de normale taakuitoefening van de gemandateerde past. Om die reden is belangrijk dat ook naar buiten toe duidelijk is hoe de interne organisatie is ingedeeld. De organisatiestructuur met alle taken is opgenomen in het op 22 september 2015 vastgestelde document ‘Fijnstructuur voor de nieuwe gemeente Edam-Volendam’ die nadien is geactualiseerd op 14 mei 2019 en in 2021. Het register van de Mandaatregeling Edam-Volendam is ingedeeld conform deze nieuwe organisatie-indeling.
Deze bepaling is opgenomen om te borgen dat bij de voorbereiding en besluitvorming in mandaat tenminste twee personen betrokken zijn.
Artikel 4, tweede lid, onder a
Besluiten op bezwaar zijn voorbehouden aan het college of (soms) aan de burgemeester. Uit jurisprudentie volgt namelijk dat deze besluiten in de directe invloedssfeer van het bestuursorgaan moeten blijven (ABRvS 4-4-2007, AB 2007/196 en JB 2007/101).
Artikel 4, tweede lid, onder c
Mandaatverlening moet uit een oogpunt van rechtszekerheid voldoende duidelijk zijn. De jurisprudentie heeft verschillende malen een streep gezet door mandaatverleningen die te vage criteria gebruiken of te veel aan het oordeel van de gemandateerde overlieten. In strijd met rechtszekerheid is een regeling die inhoudt dat een gemandateerde geen gebruik van het mandaat mag maken als een zaak ‘gevoelig’ ligt (ABRvS 26-06-2002, ECLI:NL:RVS:2002:AE4636 , JB 2002/230 en ABRvS 6-8-2003, ECLI:NL:RVS:2003:AI0781, JB 2003, 309). Er moeten duidelijke criteria zijn wanneer wel en geen gebruik van het mandaat mag worden gemaakt (ABRvS 25-2-2004, ECLI:NL:RVS:2004:AO4363, AB 2004/216 en ABRvS 26-6-2002, ECLI:NL:RVS:2002:AE4636, JB 2002/230). Om – met inachtneming van deze jurisprudentie – toch zo duidelijk mogelijk kenbaar te maken wat de reikwijdte van de bevoegdheid is, wordt met onderdeel c invulling gegeven aan het begrip ‘gevoeligheid’ .
Het doel van een mandaatregeling is om efficiënt en effectief besluiten te nemen die intern (zoals door de accountant) en extern (zoals door een aanvrager) op rechtmatigheid te toetsen zijn. Artikel 4, en dan met name het tweede lid, bepaalt wanneer er géén gebruik van de mandaatbevoegdheid mag worden gemaakt. Hoewel de indicatoren zoveel mogelijk omschreven zijn, blijft politieke sensitiviteit nodig. De regeling gaat uit van een gezonde werkrelatie waarbij de gemandateerde, leidinggevende (meestal het afdelingshoofd of de teamleider) en de mandaatgever elkaar het vertrouwen geven en elkaar op de hoogte houden over zaken die spelen. Dit is met name van belang bij politiek gevoelige kwesties.
Zowel de mandaatgever als de gemandateerde kunnen plaatsvervangers aanwijzen waardoor de continuïteit in de besluitvorming gewaarborgd blijft. Uit het hiërarchieke organisatiesysteem vloeit voort dat een hoger geplaatste functionaris automatisch een plaatsvervanger is, tenzij bij apart besluit een ander is aangewezen. Zoals eerder aangegeven, kunnen plaatsvervangers op functie worden aangewezen of in persoon.
Uit artikel 10:6 van de Algemene wet bestuursrecht vloeit reeds voort dat de mandaatgever instructies kan geven bij en inlichtingen kan vragen over het gebruik van de bevoegdheid. Dit artikel regelt expliciet dat deze informatieplicht een onderdeel vormt van het overleg tussen (leden van) het managementteam en het college.
De Algemene wet bestuursrecht schrijft niet voor dat besluiten ondertekend moeten worden. Wel behoort de gemeente te kunnen aantonen dat een besluit daadwerkelijk is genomen. Een ondertekening is daarom wel aan te raden. Om die reden regelt dit artikel dat officiële besluiten, privaatrechtelijke rechtshandelingen en officiële standpunten van de gemeente ondertekend worden, en wel door degene die het besluit in mandaat genomen heeft.
Ofschoon het college in de praktijk doorgaans zelf haar besluiten ondertekent, heeft de secretaris vanwege de doelmatigheid en snelheid die soms nodig is, een ondertekeningsmandaat voor het ondertekenen van stukken die van het college uitgaan. Dit kan bijvoorbeeld een brief zijn die de bekendmaking van een collegebesluit bevat (artikel 59a Gemeentewet).
Gemeentewet: stukken van het gemeentebestuur (bestuurlijke stukken)
Stukken van het college van burgemeester en wethouders: artikel 59a Gemeentewet
Artikel 59a Gemeentewet schrijft voor dat “stukken die van het college uitgaan” door de burgemeester en secretaris worden ondertekend. Je kunt dan denken aan:
Stukken van de gemeenteraad: artikel 32a Gemeentewet
Artikel 32a Gemeentewet is een soortgelijke bepaling voor de raad. De voorzitter en de griffier ondertekenen de stukken van de raad. Dit betekent dat een algemeen verbindend voorschrift, zoals een verordening dat vaak is, ondertekend moet worden. De bekendmaking ervan – de noodzakelijke voorwaarde voor inwerkingtreding – hoeft dan weer niet ondertekend te zijn (geschiedenis van art. 139 Gemeentewet). Wel moet worden vermeld wie de tekenbevoegde vertegenwoordigers zijn. Samen met artikel 59a heb je het dan over de stukken die van “het gemeentebestuur” uitgaan.
Analoog aan deze bepaling 59a en 32a – de Gemeentewet zegt daar niet expliciet iets over – is dit stramien ook toe te passen op stukken van de burgemeester (als bestuursorgaan). De burgemeester heeft namelijk eigen bevoegdheden op het gebied van openbare orde en veiligheid.
Gemeentewet: stukken namens het gemeentebestuur (mandaat)
Als een ambtenaar in mandaat – uit naam van een bestuursorgaan, meestal het college of de burgemeester – een besluit neemt, wordt in het algemeen aangenomen dat de ondertekeningsplicht van artikel 59a Gemeentewet niet geldt. Ondanks dat een dergelijk besluit uit naam van het college en dus onder diens verantwoordelijkheid valt. Dit is impliciet. Het staat niet expliciet in de Gemeentewet. Daarom staat deze mandaatregeling toe om de handgeschreven handtekening voor stukken namens het bestuursorgaan weg te laten. Dan wordt volstaan met de overige formaliteiten die uit de Algemene wet bestuursrecht volgen.
Wanneer een besluit in mandaat wordt genomen, moet dit uit de ondertekening blijken. Daarom moet de naam én functie van de gemandateerde worden vermeld.
De publiekrechtelijke bevoegdheid ‘mandaat’ en privaatrechtelijke bevoegdheden ‘volmacht’ en ‘machtiging’ worden in juridische zin onderscheiden. Zie ook artikel 2, eerste lid. Alleen is in praktische zin de term ‘mandaatregeling’ ingeburgerd. Daarom vermeldt het opschrift de aanduiding ´Besluit mandaat, volmacht en machtiging Edam-Volendam´, en wordt de verkorte aanduiding ‘Mandaatregeling Edam-Volendam’ als citeertitel aangehouden.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2022-144274.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.