Nota evenementen in Maassluis

Kaders voor invulling van het evenementenbeleid

Gemeente Maassluis

(vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 15 februari 2022)

VOORWOORD

Maassluis leeft en dat is aan alles te merken. Door het jaar heen zijn er vele leuke evenementen en activiteiten zoals de Furieade, de Voorjaarsfair en de Kerstmarkt. Het toerisme is de afgelopen jaren toegenomen en Maassluis profileert zich steeds meer en meer als de verborgen parel binnen de regio Rijnmond die je móet bezoeken. De slogan ‘Ervaar Maassluis’ vindt steeds meer bekendheid!

Samen met vele fantastische vrijwilligers en professionals werken we aan een uitdagend cultureel aanbod dat blijft vernieuwen, maar ook zeker oog heeft voor onze maritieme historie. Met de voorliggende nota beogen we duidelijkheid te geven over de wijze hoe wij evenementen stimuleren en ondersteunen om een meerwaarde te creëren voor Maassluis. De uitgangspunten die worden benoemd in deze nota verankeren wij binnen ons gemeentelijk beleid rondom evenementen, zoals het beleid voor de evenementenvergunning en -subsidie.

Op het moment van het opstellen van voorliggende nota is de wereld geraakt door de gevolgen van het Covid-19 virus. De maatregelen vanuit de Rijksoverheid hebben ook een enorme impact op de evenementensector. Over de gevolgen op lange termijn is nog onvoldoende te zeggen. Maassluis gaat in deze nota uit van een situatie waarbij de beperkende maatregelen niet langer van kracht zijn. Vanzelfsprekend zal de gemeente in de dagelijkse praktijk handelen op basis van de dan geldende landelijke regels en richtlijnen.

Februari 2022

Edo Haan Corine Bronsveld-Snoep

Burgemeester

Corine Bronsveld-Snoep

Wethouder Cultuur

INLEIDING

De voorliggende Nota evenementen in Maassluis geeft weer op welke wijze de gemeente Maassluis organisaties wil stimuleren en faciliteren bij het organiseren van evenementen ¹ . We geven hiermee onder andere invulling aan de doelen uit het coalitieakkoord 2018-2022 waar hoofdzakelijk is ingezet het versterken van bestaande evenementen, het effectiever inzetten van subsidies en het verduidelijken van regels aan de voorkant.

We geven met deze nota vooral ook invulling aan de gestelde doelen binnen het eerder vastgestelde citymarketingbeleid en de gemeentelijke cultuurvisie. Als aanjager ondersteunen we evenementen die een absolute meerwaarde kunnen zijn voor Maassluis en streven we naar een culturele programmering die aansluit bij door ons zorgvuldig gekozen themajaren om zodoende een herkenbare identiteit te creëren bij de inwoner en bezoeker. Ook zijn in deze nota locaties in beeld gebracht die de gemeente geschikt acht om evenementen te organiseren.

De inhoud van deze nota is door het college vertaald in specifiek beleid voor subsidies en vergunningverlening. Voor de inhoud van deze specifieke beleidsstukken verwijzen wij u graag naar de daarvoor bestemde documenten² . Deze zijn onder andere terug te vinden op de website van de gemeente: www.maassluis.nl. Vanzelfsprekend is op de website alle informatie op een heldere manier bijeen gebracht en is het mogelijk digitaal een vergunning en subsidie aan te vragen.

1. ROL EVENEMENTEN IN MAASSLUIS

Evenementen geven kleur aan de beleving van Maassluis. Dit geldt voor zowel de eigen inwoners als voor de bezoekers. De gemeente organiseert zelf geen evenementen, maar evenementen kunnen wel bijdragen aan voor ons belangrijke beleidsdoelstellingen. Daarnaast kunnen evenementen een economische spin-off genereren die ten gunste komt van onze lokale ondernemers. Evenementen die een bijdrage leveren aan onze beleidsdoelstellingen kunnen we ondersteunen met subsidie. In dit hoofdstuk vindt u een overzicht van de elementen die wij als gemeente belangrijk vinden binnen het evenementenaanbod en op welke wijze wij organisatoren kunnen subsidiëren.

1.1 Beleidsdoelstellingen

De gemeente kent diverse beleidsdoelstellingen op het gebied van citymarketing, cultuur-(historie) en sport die een directe relatie kunnen hebben op het evenementenaanbod. Ook is er aansluiting met beleidsdoelstellingen op het gebied van het sociaal domein. Evenementen die aansluiting weten te vinden op één of meerdere van deze beleidsdoelstellingen kunnen wij onder voorwaarden ondersteunen met subsidie. We stellen onszelf de volgende doelen:

Citymarketing ³

• Evenementen moeten van toegevoegde waarde zijn voor de inwoners van Maassluis

• We trekken meer evenementen met een regionale uitstraling aan, of laten bestaande evenementen doorgroeien

• Evenementen vinden aansluiting op het geldende citymarketingbeleid (het evenement heeft raakvlakken met de pijlers maritiem-historisch, landschap, cultuur, waterrecreatie, binnenstad en/of verblijfsrecreatie) en sluit aan op de beschreven doelstellingen.

Cultuur ⁴

• We zetten ons in om een aantal keer per jaar een groter evenement of activiteit te trekken en daarbij specifieke thema’s en iconen te betrekken

• We streven er naar om het aantal bezoekers aan Maassluis als de deelname aan de bestaande stadsbrede programmering te vergroten

• We wensen op een aantal bijzondere plekken kleinschalige evenementen en culturele activiteiten te stimuleren

• We sluiten beter aan bij de behoefte van (kwetsbare) doelgroepen en beogen zoveel mogelijk doelgroepen te bereiken en elkaar te laten ontmoeten met een divers aanbod.

Sport ⁵

• We stimuleren beweging en sporten bij al onze inwoners

• We versterken en bevorderen ons (sport)verenigingsleven

Sociaal domein ⁶

• We stimuleren inwoners om met eigen initiatieven te komen.

• Meer inwoners doen actief mee in de samenleving. Er vindt meer dialoog en ontmoeting plaats en de sociale cohesie is versterkt.

1.2 Themajaren

De gemeente streeft er naar om met enige regelmaat een thema centraal te stellen, bijvoorbeeld via een themajaar. Dit betekent dat één specifiek gekozen thema een jaar lang terugkomt in tal van activiteiten en communicatie. Evenementen spelen hierin een belangrijke rol door het gekozen thema te belichten. Bovendien kunnen we hiermee verschillende evenementen inhoudelijk verbinden en ontstaat er meer samenhang. Dit resulteert in een herkenbare identiteit en beleving voor de bezoeker en inwoner van Maassluis. De thema’s en themajaren stellen wij vast in samenwerking met de voor ons belangrijke partners op het gebied van citymarketing en cultuur. Voor een actueel overzicht van de themajaren kunt u de website van de gemeente Maassluis raadplegen. Evenementen die hun inhoudelijke programmering aanpassen aan deze themajaren en de eerder genoemde beleidsdoelstellingen komen in aanmerking voor subsidie. Vanzelfsprekend zijn er tevens subsidiemogelijkheden voor evenementen die inhoudelijk niet (kunnen) aanhaken op de themajaren, maar toch bijdragen aan andere genoemde beleidsdoelstellingen (zie verder onder 1.7).

1.3 Promotie ‘Ervaar Maassluis’

Ervaar Maassluis ⁷ heeft als marketing- en promotieorganisatie van Maassluis een belangrijke rol om evenementen bij een zo breed mogelijk publiek kenbaar te maken. De stichting heeft als doel om de bekendheid van Maassluis te bevorderen. Men werkt daarom aan een actuele evenementenkalender en de promotie van diverse evenementen. Jaarlijks wordt ook overleg gevoerd tussen de gemeente en Ervaar Maassluis om een zo compleet mogelijk evenementenaanbod te kunnen bieden voor Maassluis.

Ervaar Maassluis heeft een breed netwerk en een enorm groot bereik. De gemeente verbindt evenementenorganisaties pro-actief aan Ervaar Maassluis en vice versa. Ervaar Maassluis kan in samenwerking met de betreffende evenementenorganisatie passende (deel)promotie vormgeven waarmee het evenement wordt versterkt. Dit is een meerwaarde voor ieder evenement. Zie voor verdere informatie en contactgegevens www.ervaarmaassluis.nl.

1.4 Doelgroepen

De gemeente streeft er naar om zo veel mogelijk doelgroepen te bereiken en elkaar te laten ontmoeten wanneer er culturele activiteiten en evenementen worden georganiseerd. Daarom wil de gemeenten regelmatig onderzoeken welke doelgroepen binnen de bestaande culturele programmering worden bereikt, maar ook welke onvoldoende. Op basis van deze monitoring beogen we organisatoren uit te dagen om het evenementenaanbod aan te laten sluiten op de diverse doelgroepen binnen Maassluis. Evenementen die specifiek aansluiting zoeken bij deze doelgroepen ontvangen hiervoor gericht subsidie. We doen dit niet alleen bij culturele evenementen, maar ook bijvoorbeeld ook bij sport gerelateerde en/of toeristische evenementen.

1.5 Spin-off

Een belangrijke meerwaarde van evenementen is dat deze een economische en maatschappelijke spin-off kunnen genereren. De gemeente monitort continu welke effecten evenementen concreet bereiken als het gaat om bezoekersaantallen en verblijfsduur. Dit doen we door metingen uit te voeren. Hierdoor kunnen we evenementen evalueren en in samenwerking met organisaties meedenken over de wijze waarop evenementen kunnen verbeteren. De inzichten die dit geeft betrekken wij bij de beoordeling van onze aanvragen tot subsidie. Hierbij is het uitgangspunt om evenementen die een duidelijke spin-off genereren blijvend te ondersteunen.

1.6 Duurzaamheid

De gemeente heeft duurzaamheid hoog in het vaandel staan. Daarom vinden wij het belangrijk dat organisatoren nadenken over de wijze waarop evenementen een bijdrage kunnen leveren aan de duurzaamheidsambities. Bij een subsidieaanvraag wordt beoordeeld welke duurzaamheid bevorderende maatregelen een organisatie neemt. Om organisaties daarin te inspireren zijn op de website van de gemeente ideeën en voorbeelden aangereikt over de wijze waarop invulling kan worden gegeven bij het duurzaam organiseren van een evenement. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan het gebruik van duurzame materialen, het stimuleren van openbaar vervoer/fiets, een ‘statiegeldsysteem’ voor bekers, het scheiden van afvalstromen, inzetten op hergebruik etc.

1.7 Subsidies

De hiervoor omschreven beleidsdoelstellingen en speerpunten zijn verankerd in de Nadere regels subsidieverstrekking evenementen Maassluis. Deze zijn te vinden op de website van de gemeente. Hierin zijn voornoemde belangrijkste doelstellingen opgenomen en verwerkt tot toetsingscriteria die worden toegepast bij een aanvraag voor subsidie.

De gemeente maakt bij het subsidiëren van evenementen onderscheid in drie hoofdcategorieën:

• Beeldbepalende evenementen

• Deze evenementen hebben een sterke culturele en/of historische binding. Het gaat om grootschalige evenementen die veelal een (boven)regionale uitstraling hebben.

• Innovatieve evenementen

• Dit zijn nieuwe evenementen die inhoudelijk vernieuwend en onderscheidend zijn en hiermee een duidelijke aanvulling vormen op het bestaande aanbod van evenementen. Er is sprake van ‘aanjaagsubsidie’.

• Lokale reguliere evenementen

• Dit zijn kleinschalige reguliere evenementen en activiteiten die op gemeentelijk niveau voorzien in een lokale behoefte.

Voor kleinschalige buurtactiviteiten, zoals een straatfeest- of barbecue, kent de gemeente ook nog een afzonderlijke subsidieregeling. Dit betreft de ’Bijdrage leefbaarheid en veiligheid’. Deze regeling valt buiten de reikwijdte van deze Nota.

De gemeente wil organisaties uitdagen en stimuleren zelf financiële slagkracht te organiseren. Een subsidie voor een evenement is daarom altijd bedoeld als cofinanciering en stimulans. Wij verwachten ook een financiële bijdrage van (private) partijen, zeker wanneer deze voordeel genieten van evenementen. Het uitgangspunt van de gemeente is om niet alle kosten te dragen van een evenement. De begroting van het evenement moet vanuit dit oogpunt realistisch en gedetailleerd zijn. Deze is nodig om een goede beoordeling te kunnen maken. De gemeente stimuleert de komst van vernieuwende evenementen. Nieuwe evenementen hebben vaak ook hogere aanloopkosten. Daarom is de gemeente bereid voor deze categorie meer kosten te dragen.

Voor alle categorieën geldt dat de gemeenteraad jaarlijks een subsidieplafond vaststelt. Op basis hiervan kan worden bepaald hoeveel subsidie elke organisatie exact kan verkrijgen. Naast subsidies die aan het begin van een kalenderjaar worden verstrekt, streeft de gemeente er naar om een afzonderlijk budget beschikbaar te houden. Deze kan flexibel worden ingezet bij nieuwe initiatieven die gedurende het jaar ontstaan.

Een aanvraag wordt getoetst op alle gestelde randvoorwaarden en inhoudelijke toetsingscriteria. Het college van burgemeester en wethouders neemt een besluit over de toe te kennen subsidie. Externe partners, zoals Ervaar Maassluis, de Maassluise Sport- en recreatieraad en de Culturele Raad Maassluis kan worden gevraagd om advies uit te brengen.

2. ONDERSTEUNING GEMEENTE

De gemeente biedt ondersteuning aan evenementen die plaatsvinden binnen Maassluis. Op de website van de gemeente is een speciale pagina ingericht waarop alle facetten rondom evenementen een plek hebben. Denk aan het aanvragen van een subsidie of vergunning, maar ook informatie over ondersteuning en beschikbare evenementenlocaties. Vanuit het gemeentelijk Stadsbedrijf worden diensten verleend en materialen ter beschikking gesteld. In dit hoofdstuk is op welke wijze de gemeente organisatoren probeert te faciliteren bij het organiseren van een evenement.

2.1 Aanvraagprocedure vergunningen

In de voorgaande jaren heeft de gemeente succesvol ingezet op beleid waarbij steeds meer kleine evenementen slechts een meldingplicht kennen. Dit beleid wordt voortgezet. Het indienen van een melding of het aanvragen van een vergunning kan via de website van de gemeente. Daar zijn o.a. een digitaal aanvraagformulier, diverse hulpdocumenten en tools te vinden die de procedure eenvoudig(er) maken en organisatoren ondersteunen in de voorbereiding.

De gemeente zet er op in om het organiseren van evenementen laagdrempelig te houden. Dit betekent dat we jaarlijkse streven naar relatief lage legestarieven en daarbij tevens onderscheid maken tussen kleinschalige en grote evenementen.

2.2 Ondersteunende partijen

De gemeente organiseert in beginsel zelf geen evenementen, maar streeft er wel naar om samen met partners evenementen tot een groot succes te maken. Via onder andere de website van de gemeente worden organisatoren gewezen op de rol van diverse partijen:

Stadsmakelaar cultuur

De gemeentelijke stadsmakelaar cultuur is de verbinden schakel voor personen of organisaties die met een leuk initiatief van culturele aard onder de arm lopen, maar niet weten waar te beginnen. De stadsmakelaar kan organisaties de weg wijzen en in verbinding brengen met diverse partijen om te komen tot een succesvolle voorbereiding en invulling van een evenement.

Culturele Raad Maassluis (CRM)

De CRM heeft is een belangrijke spil in het web binnen de culturele sector in Maassluis. De organisatie verstrekt adviezen aan het college en bevordert, initieert of voert culturele activiteiten uit. Hierbij beoogd men zo veel mogelijk plaatselijk culturele organisaties te betrekken.

Stichting Publieke Evenementen Maassluis

De Stichting Publieksevenementen Maassluis (SPEM) heeft kennis en capaciteit in huis om non-profit organisaties en instellingen in brede zin te kunnen ondersteunen bij de organisatie van een evenement. De stichting heeft ervaren mensen in het bestuur die per evenement kunnen meedenken over hoe een evenement het beste georganiseerd kan worden en wat hiervoor nodig is. De SPEM stelt zich als doel om evenementen en activiteiten in Maassluis en omgeving te organiseren, faciliteren, enthousiasmeren en coördineren.

Ervaar Maassluis

Zoals op pagina 8 ook al benoemd is Ervaar Maassluis de marketingorganisatie voor Maassluis. Organisaties worden door de gemeente proactief verbonden aan Ervaar Maassluis om een evenement strategisch onder een zo breed mogelijk publiek kenbaar te maken.

Tot slot worden organisatoren op de website ook gewezen op eventueel beschikbare fondsen die evenementen mogelijk financieel kunnen ondersteunen.

2.3 Ondersteuning Stadsbedrijf

Vanuit het gemeentelijk Stadsbedrijf kan de gemeente in beginsel bij niet-commerciële evenementen diensten verlenen en/of een beperkt aantal materialen in bruikleen geven. Denk hierbij aan dranghekken, kliko’s etc. Hiervoor worden in beginsel geen kosten in rekening gebracht. De gemeente stelt enkele randvoorwaarden bij het gebruik van materialen en/of gemeentelijke inzet. Via de website van de gemeente Maassluis is aangegeven op welke wijze organisatoren gebruik kunnen maken van de gemeentelijke ondersteuning.

2.4 Gebruik gemeentegrond

De gemeente heeft diverse evenementenlocaties beschikbaar. Het gebruik van gemeentegrond is in beginsel gratis. De gemeente eist een borg bij reëele kans op schade, zoals in het geval van gebruik van zwaar materiaal. Bij commerciële evenementen (met winstoogmerk) heft de gemeente wel precario op grond van de precarioverordening. Op enkele locaties zijn nutsvoorzieningen aanwezig. De voorzieningen worden ter beschikking gesteld aan organisaties tegen een minimale kostendekkende vergoeding.

2.5 Evenementenlocaties

Binnen de gemeente zijn diverse locaties aanwezig die geschikt zijn voor het organiseren van evenementen. De gemeente streeft er naar om evenementen op deze locaties te laten plaatsvinden, mits kan worden voldaan aan diverse voorwaarden (zoals op het gebied van geluidsbelasting). De gemeente streeft naar een evenredige belasting van de leef- en woonomgeving van de evenmentenlocatie, zodat het maatschappelijk draagvlak behouden blijft. In het Beleid evenementenvergunning Maasssluis zijn volledige locatieprofielen uitgewerkt met restricties, zoals het aantal evenementen dat op jaarbasis is toegestaan. Op de website zijn de locatieprofielen vanzelfsprekend ook te raadplegen.

MARKT
Algemeen	Centrale locatie in (oude) centrum. Horeca rondom en terrassen op middenstuk.
Type evenementen dat hier kan plaatsvinden	Markten, braderieën, kleinkunstevenementen en kleine evenementen met onversterkt / licht versterkt geluid ter ondersteuning van de lokale horeca.
Aanvullende info	In de zomer zijn hier diverse horecaterrassen aanwezig.

MARELPLEIN
Algemeen	Locatie aan rand van centrum langs de Marelstraat.
Type evenementen dat hier kan plaatsvinden	Markten, braderieën, kleinkunstevenementen en kleine tot middelgrote evenementen met (licht) versterkt geluid.
Aanvullende info	Terrein is in 2020 volledig opnieuw ingericht. Op vrijdag vindt hier de weekmarkt plaats.

BLOEMHOF
Algemeen	Kleinschalig pleintje in het centrum
Type evenementen dat hier kan plaatsvinden	Markten, braderieën, kleinkunstevenementen en kleine evenementen met onversterkt / licht versterkt geluid.
Aanvullende info	-

PARKEERPLAATS KONINGSHOEK
Algemeen	Grootschalig parkeerterrein tbv winkelcentrum Koningshoek
Type evenementen dat hier kan plaatsvinden	Markten, braderieën, kleinkunstevenementen, kermissen en middelgrote tot grote evenementen met versterkt geluid
Aanvullende info	Naastgelegen grasveld wordt in nabije toekomst mogelijk bebouwd. Terrein kent wel diverse obstakels.

SCHANSEILAND
Algemeen	‘Eiland’ gelegen in het centrum
Type evenementen dat hier kan plaatsvinden	Markten, braderieën, kleinkunstevenementen en bij uitzondering middelgrote evenementen met onversterkt / licht versterkt geluid.
Aanvullende info	Relatief klein oppervlakte beschikbaar en qua borgen fysieke veiligheid aantal bezoekers maximeren.

PETRUS KOCKSTRAAT
Algemeen	Parkeerterrein aan rand van centrum.
Type evenementen dat hier kan plaatsvinden	Markten, braderieën, kermissen, kleinkunstevenementen en bij uitzondering middelgrote tot grote evenementen met versterkt geluid.
Aanvullende info	-

BINNENHAVEN
Algemeen	Oude haven gebied in centrum
Type evenementen dat hier kan plaatsvinden	Markten, braderieën, kleinkunstevenementen en bij uitzondering middelgrote tot grote evenementen met onversterkt / licht versterkt geluid.
Aanvullende info	Jaarlijkse locatie voor o.a. de Furieade

STADHUISKADE
Algemeen	Oude haven gebied in centrum
Type evenementen dat hier kan plaatsvinden	Markten, braderieën, kleinkunstevenementen en bij uitzondering kleine evenementen met onversterkt / licht versterkt geluid
Aanvullende info	Jaarlijkse locatie voor intocht van Sinterklaas.

GOVERT VAN WIJNKADE
Algemeen	Entree havengebied Maassluis
Type evenementen dat hier kan plaatsvinden	Markten, braderieën, kleinkunstevenementen en bij uitzondering middelgrote tot grote evenementen met versterkt geluid.
Aanvullende info	Jaarlijkse locatie voor o.a. Dag van de Zeesleepvaart

BURGMEESTER DE JONGKADE
Algemeen	Entree havengebied Maassluis
Type evenementen dat hier kan plaatsvinden	Markten, braderieën, kleinkunstevenementen en bij uitzondering middelgrote evenementen met onversterkt / licht versterkt geluid.
Aanvullende info	Jaarlijkse locatie voor activiteiten rondom de Furieade

WATERWEG (NABIJ AVONTURIS)
Algemeen	Grasveld langs de Waterweg nabij station Maassluis-west
Type evenementen dat hier kan plaatsvinden	Kleinschalige activiteiten
Aanvullende info	Deze locatie biedt ruimte voor geluidsbelastende activiteiten. Gezien de beperkte vluchtwegmogelijkheden en parkeervoorzieningen zijn grote evenementen hier niet mogelijk.

ATLETIEKBAAN (ALBERT SCHWEITZERDREEF)
Algemeen	Gemeentelijke atletiekbaan aan de buitenzijde van Maassluis
Type evenementen dat hier kan plaatsvinden	Grote live-concerten of feesten, sportevenementen (ook met versterkte muziek).
Aanvullende info	Deze locatie is niet eerder gebruikt. Vanaf 2022 kan worden geëxperimenteerd met evenementen hier. Aanpassingen op en rondom terrein zijn noodzakelijk om grootschalige activiteiten mogelijk te maken.

WETHOUDER SMITHAL
Algemeen	Binnenlocatie sporthal
Type evenementen dat hier kan plaatsvinden	Divers
Aanvullende info	-

OLYMPIAHAL
Algemeen	Binnenlocatie sporthal
Type evenementen dat hier kan plaatsvinden	Divers
Aanvullende info	-

LEPELAARPLANTSOEN
Algemeen	Plantsoen aan achterzijde van theater Koningshof
Type evenementen dat hier kan plaatsvinden	Kleinschalige activiteiten uitt.b.v. theater Koningshof
Aanvullende info	Locatie is praktijk uitsluitend bestemd voor kleinschalige activiteiten van theater Koningshof. Overige evenementen worden verwezen naar andere beschikbare locaties binnen de gemeente.

KONING WILLEM ALEXANDERBOULEVARD
Algemeen	Kleinschalig grasveld aan het water
Type evenementen dat hier kan plaatsvinden	Kleinschalige activiteiten
Aanvullende info	In verband met klein oppervlakte en glooiend landschap is het terrein alleen geschikt voor kleinschalige activiteiten