Gemeenteblad van Hoorn
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Hoorn | Gemeenteblad 2022, 123696 | beleidsregel |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Hoorn | Gemeenteblad 2022, 123696 | beleidsregel |
Regeling melden vermoeden integriteitsschending of misstand en onderzoeksprotocol
Het college van burgemeester en wethouders besluit:
- de Regeling melden vermoeden schending integriteit, misstand en inbreuk op Unierecht vast te stellen.
Regeling melden vermoeden integriteitsschending of misstand en onderzoeksprotocol
De regeling melden vermoeden integriteitsschending of misstand regelt de meldmogelijkheid en de verdere te volgen procedure. Bij vermoedens van integriteitsschendingen gaat het om het overtreden van de interne gedragscode. Bijvoorbeeld misbruik van bedrijfsmiddelen.
Een misstand is een begrip van de Wet Huis voor klokkenluiders. Gedoeld wordt op misstanden in een werkrelatie die het maatschappelijk belang raken. Het gaat om ernstige problemen, bijvoorbeeld omdat er meerdere collega’s of leidinggevenden bij betrokken zijn, het (grote) delen van de organisatie raakt of omdat het klanten of derden beschadigt. Vermoedens van misstanden worden eerst intern gemeld via de wettelijk verplichte meldprocedure. Voor het melden en onderzoeken van misstanden is de Wet Huis voor klokkenluiders het uitgangspunt.
Op grond van artikel 5 lid 1 onder e Ambtenarenwet 2017 zijn overheidswerkgevers verplicht een procedure op te stellen voor het omgaan met bij de ambtenaar levende vermoedens van integriteitschendingen en misstanden binnen de organisatie. In lid 2 van dit artikel van de Ambtenarenwet 2017 is bepaald, dat de ambtenaar die zijn vermoeden meldt, beschermd moet worden tegen nadelige gevolgen voor zijn rechtspositie.
In deze regeling wordt verstaan onder:
Vermoeden van een integriteitsschending: het vermoeden van een werknemer, dat binnen de organisatie waarin hij werkt, sprake is van een integriteitsschending voor zover: het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de ervaring en/of kennis die de werknemer bij zijn werkgever heeft opgedaan, en waarbij het belang van de organisatie of haar werknemers in het geding is door
De coördinator integriteit, leidinggevende (adviseur) of vertrouwenspersoon registreert de melding en stuurt de melding, in overleg met de werknemer, door naar de gemeentesecretaris of naar het college als de werknemer een vermoeden heeft dat de gemeentesecretaris bij de vermoede schending of misstand betrokken is.
Artikel 6 Behandeling van de interne melding door de werkgever
De gemeentesecretaris beoordeelt of een externe instantie van de interne melding van een vermoeden van een integriteitsschending of misstand op de hoogte moet worden gebracht. Als de gemeentesecretaris een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een afschrift tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.
Artikel 8 Standpunt van de werkgever
Na afronding van het onderzoek beoordeelt de werkgever of een externe instantie van de interne melding, van het onderzoeksrapport en/of van het standpunt van de werkgever op de hoogte moet worden gebracht. Als de werkgever een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een afschrift, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.
Artikel 9 Hoor en wederhoor ten aanzien van onderzoeksrapport en standpunt werkgever
Als de melder in reactie op het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever onderbouwd aangeeft dat het vermoeden van een integriteitsschending of misstand niet daadwerkelijk of niet deugdelijk is onderzocht of dat in het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever sprake is van wezenlijke onjuistheden, reageert de werkgever hier op en stelt hij zo nodig een nieuw of aanvullend onderzoek in. Op dit nieuwe of aanvullende onderzoek gelden dezelfde regels als voor het eerste onderzoek.
Artikel 11 Bescherming van de melder tegen benadeling
De werknemer die te goeder trouw en naar behoren een vermoeden van een integriteitsschending of misstand meldt, zal in verband daarmee geen nadelige gevolgen voor zijn rechtspositie ondervinden tijdens en na de behandeling van deze melding bij de werkgever, een andere organisatie of een externe instantie.
Artikel 12 Het tegengaan van benadeling van de melder
Als de melder vindt dat er daadwerkelijk sprake is van benadeling, kan hij dat bespreken met de ontvanger van de melding. Zij bespreken met elkaar welke maatregelen mogelijk zijn om benadeling tegen te gaan. De ontvanger van de melding maakt een verslag van deze bespreking en stuurt dit na goedkeuring door de melder naar de gemeentesecretaris.
Artikel 15 Rapportage en evaluatie
Het college van burgemeesters en wethouders,
De secretaris, de burgemeester,
Bijlage Onderzoeksprotocol vermoeden misstand of integriteitsschending gemeente Hoorn
Elke melding van een vermoeden van een misstand of integriteitschending neemt gemeente Hoorn serieus. Dat betekent niet dat elke melding (automatisch) leidt tot onderzoek. Eerst wordt beoordeeld om wat voor soort melding het gaat. Deze beoordeling doet de gemeentesecretaris. Hij laat zich bij die beoordeling adviseren door de coördinator integriteit.
Om te voorkomen dat een eventueel onderzoek leidt tot een onrechtmatig besluit, moet het besluit tot het onderzoek zelf valide zijn. Daarom moet de melding voldoen aan een aantal criteria. Toetsingscriteria en vragen die gemeente Hoorn daarbij hanteert, zijn:
De ernst van de zaak kan worden bepaald op basis van:
Een melding is “goed valideerbaar” als de feiten en omstandigheden goed controleer- en navolgbaar zijn:
Belangrijk is de informatie niet ongemerkt over te waarderen. Dat laatste is mogelijk wanneer informatie door dezelfde bron, maar via verschillende kanalen wordt verspreid. Dit is niet altijd te achterhalen.
e) Positie of persoon van de melder
Voor het beoordelen van de melding kan het belangrijk zijn wie de melding heeft gedaan. Informatie over de melder is dan aanvullend op de informatie uit de melding zelf. Het is redelijk en billijk om ook deze informatie – zij het met grote voorzichtigheid – bij het oordeel over de melding te betrekken, ook al staat deze informatie niet in de melding zelf.
f) Positie of persoon van de werknemer op wie de melding betrekking heeft
Dit criterium lijkt het meest omstreden. Toch is er informatie over de werknemer waar de melding betrekking op heeft, die meegewogen kan worden. Bijvoorbeeld of de betrokken werknemer überhaupt de schending of misstand wel heeft kúnnen plegen (werkplek, afwezigheid tijdens een bepaalde periode, soort werkzaamheden, soort functie, persoonlijke omstandigheden). Valt één en ander te rijmen met de melding?
g) Geloofwaardigheid, waarschijnlijkheid
Het bepalen van de geloofwaardigheid of waarschijnlijkheid van een melding gebeurt onder andere door in te schatten wat het logische verband is tussen (1) de feiten uit de melding en (2) de feiten en omstandigheden, zoals die bij de werkgever bekend zijn. Die inschatting is vaak gebaseerd op subjectieve opvattingen. Daarom mag dit criterium op zich niet doorslaggevend zijn bij het besluit om wel of niet vervolgstappen te ondernemen.
Mogelijke uitkomsten stap A (beoordeling van de melding):
Is een melding over het vermoeden van een misstand of schending nog niet concreet genoeg? Dan is eerst een vooronderzoek nodig. Dat heeft tot doel om te onderzoeken of het vermoeden voldoende aanknopingspunten biedt om een feitenonderzoek te starten. Een vooronderzoek kan bestaan uit een gesprek met de melder of de leidinggevende, of uit het discreet verifiëren van bepaalde beweringen. Het is belangrijk om te bewaken dat het vooronderzoek niet het karakter krijgt van een feitenonderzoek.
Van ieder vooronderzoek wordt een rapport van bevindingen opgemaakt. Levert het onderzoek onvoldoende gegevens op? Dan zal meestal worden afgezien van verder onderzoek.
Ook als blijkt dat er geen aanleiding is om een feitenonderzoek in te stellen of om aangifte te doen, is het zorgvuldig om de werknemer binnen een redelijke termijn op de hoogte te stellen van het feit dat er vooronderzoek naar hem is gedaan. En van de uitkomst van dat onderzoek. Geeft het vooronderzoek wél aanleiding? Dan kan er een feitenonderzoek worden gestart en/of aangifte worden gedaan bij politie of justitie.
De burgemeester en de gemeentesecretaris zijn bevoegd tot het geven van de opdracht voor een onderzoek. Degene die dit besluit heeft genomen is tijdens het onderzoek de opdrachtgever. Afstemming in het proces van opdracht – onderzoek – informatie – uitkomst – juridisch advies – strafmaat en communicatie verloopt via de coördinator integriteit.
Onderzoek naar een vermoeden van integriteitschending of misstand vindt plaats als het vermoeden voldoende concreet is en door feiten of omstandigheden voldoende onderbouwd is. Het vermoeden van een integriteitschending of misstand kan gebaseerd zijn op informatie van binnen de eigen organisatie of op informatie van buiten de organisatie, zoals van inwoners of politie. Een vermoeden en een daaruit voortvloeiend onderzoek hoeven niet gericht te zijn tegen een specifieke persoon. Er kan bijvoorbeeld een vermoeden zijn dat er geld uit een kassa wordt gestolen of goederen uit een magazijn worden weggenomen zonder dat er aanwijzingen zijn die wijzen naar een bepaalde persoon.
Voor het onderzoek van een vermoeden van een misstand of integriteitschending hanteren we verder de volgende uitgangspunten.
Het onderzoek moet op een professionele manier worden uitgevoerd. Dat betekent in de eerste plaats dat de onderzoeker in kwestie deskundig is. Hij moet weten hoe hij een onderzoek uitvoert en welke methoden hij hiervoor (mag) inzet(ten). In de tweede plaats moet hij iedereen die bij het onderzoek betrokken is, integer op de juiste manier bejegenen en met respect behandelen.
b) Gericht op waarheidsvinding
Een onderzoek moet een zo volledig mogelijk beeld geven van een vermoeden van een misstand of schending. Daarom wordt zowel belastend als ontlastend materiaal verzameld en vastgelegd. Een zorgvuldig onderzoek zal alle omstandigheden waaronder de misstand heeft plaatsgevonden belichten, ook als die omstandigheden kritisch uitvallen voor de opdrachtgever. Het doel van het onderzoek is niet het bewijzen van het vermoeden en hiervoor een schuldige aan te wijzen. Het moet gaat om waarheidsvinding. Daarbij is de kernvraag: is er inderdaad sprake van misstand? En zo ja, binnen welke context vond die plaats en wie hadden/hebben er welke rol bij?
c) Zonder vooringenomenheid en aanzien des persoons
Vooringenomenheid houdt in dat een onderzoek niet met open vizier wordt uitgevoerd. Als je van tevoren al denkt te weten hoe het zit, dan leidt dat tot tunnelvisie en sta je niet meer open voor andere opties.
Bij de beslissing om over te gaan tot onderzoek en het vaststellen van een eventuele maatregel, maken we geen verschil tussen rangen en standen.
d) In verhouding tot de ernst van het gedrag
Hierbij spelen twee begrippen een rol: proportionaliteit en subsidiariteit. Proportioneel betekent dat het onderzoek en de gebruikte methoden in verhouding moeten staan tot de norm die is geschonden. Is de onderzoeksmethode eenmaal vastgesteld, dan wordt altijd gekozen voor de minst ingrijpende optie. Dat wil zeggen: alleen die handelingen die echt nodig zijn, en tijdens een korte periode. De lasten van het onderzoek worden anders voor de betrokkene(n) te zwaar in verhouding tot het onderzoeks- of organisatiebelang. Bij iedere keuze voor een onderzoeksmethode wordt ook afgewogen of het uiteindelijke doel ook met een lichter onderzoeksmiddel kan worden bereikt (subsidiariteit). Is de benodigde informatie bijvoorbeeld ook te krijgen door de betrokkene en eventuele getuigen te horen, dan is observatie niet nodig.
De keuze voor de uitvoerder van het onderzoek hangt af van de volgende zaken:
Op basis hiervan wordt vervolgens besloten om het feitenonderzoek te laten uitvoeren door:
De ervaring leert dat het verstandig is om bij het onderzoek een juridisch adviseur te betrekken. Dat geldt zowel voor intern als extern onderzoek. Het sparren van juridisch adviseur en onderzoeker over de verschillende aspecten van het onderzoek, komt in de meeste gevallen de zorgvuldigheid ten goede. Daarnaast zit de juridisch adviseur, doordat hij vanaf het begin meekijkt, goed in het onderzoek. Dat kan later het verdedigen van een aangevochten besluit vergemakkelijken. De jurist is bij voorkeur deskundig op het gebied van ambtenarenrecht. Hij of zij kan bijvoorbeeld adviseren op het gebied van:
Onderzoek naar strafbare feiten
Het kan zijn dat gemeente Hoorn naar aanleiding van de melding verplicht is om aangifte te doen. Dat kan al bij de eerste inschatting van de melding zijn. Het is ook mogelijk dat gaandeweg het onderzoek blijkt dat aangifte noodzakelijk is. Intern fei¬tenonderzoek en een strafrechtelijk onderzoek door de politie sluiten elkaar niet uit, maar kunnen elkaar opvolgen of tegelijkertijd plaatsvinden. De werkgever blijft hoe dan ook verantwoordelijk voor het arbeidsrechtelijke traject.
Ga ook na of er andere autoriteiten zijn die geïnformeerd moeten worden, zoals de FIOD, Autoriteit Persoonsgegevens of een inspectie of externe toezichthouder. In sommige gevallen is het niet verplicht zulke autoriteiten te informeren, maar desondanks verstandig om dit vrijwillig te doen.
Bij een vermoeden van een misstand of schending ontstaat de vraag of betrokken werknemer(s) wel aan het werk kunnen blijven tijdens de procedure (herhaling van een misstand, storend voor onderzoek). Een ordemaatregel kan dan passend zijn, zoals ontzeggen van toegang tot de gebouwen en systemen. Dit heeft veel impact op de werknemer en op zijn omgeving. Dat vraagt om een zorgvuldige afweging. Werknemer kan tegen dit besluit bezwaar maken.
Opstellen en verstrekken van een heldere onderzoeksopdracht door de gemeentesecretaris met daarin de volgende onderdelen:
Betrokkenen worden schriftelijk geïnformeerd dat er een feitenonderzoek start. In de kennisgeving moeten de volgende zaken staan:
Als een ordemaatregel wordt opgelegd krijgt de betrokkene een aparte brief.
Dit gesprek vindt plaats tussen melder en onderzoekers. Een feitenonderzoek is vaak erg belastend en het doel van dit gesprek is om een toelichting te geven op wat er gaat gebeuren en om kennis te maken met de onderzoekers. Het gaat om het proces, niet over de inhoud.
Tijdens het onderzoek kunnen verschillende onderzoeksmethoden worden gebruikt. De belangrijkste zijn:
Het is het belangrijk dat gesprekken zorgvuldig worden gevoerd. Dat betekent in ieder geval dat:
Om de onafhankelijkheid van het onderzoek te bevorderen en er voor te zorgen dat de rechter het gesprek als bewijs kan accepteren, worden de gesprekken gevoerd met twee onderzoekers. Gesprekken kunnen worden opgenomen voor het maken van een gespreksverslag. Met de gesprekspartner wordt een afspraak gemaakt om het verslag te lezen en te ondertekenen.
De persoon in kwestie of een betrokkene moet in beginsel voldoen aan elk redelijk verzoek van zijn werkgever, zoals het meewerken aan een onderzoek door het verschaffen van informatie. Als hij geen medewerking verleent, dan kan dat plichtsverzuim opleveren en leiden tot rechtspositionele maatregelen.
De minst belastende onderzoeksmethode is een opensource-onderzoek vanachter het bureau. Denk hierbij aan het controleren van openbare gegevens uit bijvoorbeeld het Kadaster of de Kamer van Koophandel. Of aan een onderzoek naar bepaalde boekingen, declaraties of facturen in de boekhouding.
Werk en diensten die door de persoon in kwestie zijn uitgevoerd worden onderzocht op rechtmatigheid, manier van afdoen e.d. Als het vermoeden bestaat dat de werkomgeving informatie bevat die belangrijk is voor het onderzoek, dan kunnen de onderzoekers deze doorzoeken. Onder de werkomgeving wordt onder andere verstaan: dienstruimten, (archief)kasten, bureaus/ladeblokken, locker, laptop/smartphone, en dienstvoertuigen.
Onderzoek naar het gebruik van informatie- en communicatiemiddelen houdt in dat het gebruik van e-mail, internetcommunicatie en telefoon wordt onderzocht. De bescherming van de privacy op de werkplek is in verschillende wet- en regelgeving vastgelegd. Uit jurisprudentie blijkt dat de zorg van een goed werkgever met zich meebrengt dat de vertrouwelijkheid van berichten met een meer persoonlijke, niet zakelijke inhoud, in principe moet worden gerespecteerd. Maar bij een duidelijk vermoeden van oneigenlijk gebruik, mag inbreuk op deze privacy plaatsvinden. Ook hier moeten de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit in acht te worden genomen. Bij onderzoek naar e-mail en internetverkeer kan bijvoorbeeld geselecteerd worden op onderwerp of geadresseerde.
Om de handelingen of de gedragingen die tot een vermoeden van integriteitsschending hebben geleid te kunnen bevestigen, is het soms nodig om de werksituatie of betrokkene te observeren. Hierbij kan (tijdelijk) gebruik worden gemaakt van een foto- en/of videocamera.
De werkgever mag de camerabeelden niet langer bewaren dan noodzakelijk is. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft hiervoor een richtlijn van maximaal 4 weken. Beelden van een incident (die relevant zijn voor feitenonderzoek naar een vermoede misstand) mogen van de AP worden bewaard tot het incident is afgehandeld.
Medewerkers hebben recht op een zekere mate van privacy. De besproken onderzoeksmiddelen betekenen echter een (steeds zwaardere) inbreuk op de privacy van medewerkers. Daarom is het inzetten van deze onderzoeksmiddelen enkel toegestaan als in het algemeen kenbaar is voor medewerkers dat zulk onderzoek mogelijk is. Gemeente Hoorn legt dit vast in dit onderzoeksprotocol en de regeling met instemmingsrecht van de OR.
Ook de Autoriteit Persoonsgegevens stelt voorwaarden aan de inzet van onderzoeksmiddelen. In het algemeen moeten werkgevers ervoor zorgen dat de inbreuk op de privacy zo klein mogelijk is. Er moet een gerechtvaardigd belang zijn voor de inzet van elk gebruikt onderzoeksmiddel. Voor cameratoezicht geldt een aantal specifieke, aanvullende voorwaarden.
De onderzoekers stellen een concept onderzoeksrapport op en bieden dit aan de gemeentesecretaris en aan de melder(s) aan. De rapportage bevat het volgende:
De gemeentesecretaris en de melder(s) kunnen reageren op feitelijke onjuistheden.
Daarna wordt het aangepaste rapport voorgelegd aan het bevoegd gezag en de melder voor definitieve besluitvorming. Inclusief een advies over de te nemen maatregelen, maar dat kan ook in een 2e termijn.
Alle documenten over het onderzoek worden vertrouwelijk gearchiveerd en niet in het personeelsdossier opgenomen. Gemeente Hoorn hanteert een bewaartermijn van 10 jaar.
Na het onderzoek vindt afstemming plaats met de gemeentesecretaris, direct leidinggevende, de HR-adviseur, jurist en de coördinator integriteit. Hierin wordt vastgesteld of er sprake is van plichtsverzuim. En wordt verder besproken hoe de geadviseerde maatregelen worden uitgevoerd. Als de gemeentesecretaris beoordeelt dat er geen sprake is van plichtsverzuim, wordt bezien of rectificatie en eerherstel van toepassing is.
Een onderzoek kan voor alle betrokken personen een ingrijpende gebeurtenis zijn. Het is belangrijk dat hiermee terdege rekening te houden bij de onderzoek stijl en de informatie aan alle betrokkenen. In het gehele proces worden besluiten genomen na zorgvuldige afwegingen. In de eerste plaats omdat juridische bepalingen en normale fatsoensnormen dit eisen. Bovendien omdat de bereidheid in de organisatie om vermoedens te melden mede afhankelijk is van het vertrouwen dat in deze kwesties zorgvuldig met wensen, belangen en rechten wordt omgegaan.
Na het onderzoek wordt aan de persoon in kwestie en betrokkenen gevraagd of behoefte is aan nazorg. Als dit zo is, dan wordt dit door de werkgever geboden. Nazorg-gesprekken kunnen individueel of groepsgewijs plaats vinden, met de opdrachtgever of (hogere) leidinggevende.
Een afgerond onderzoek naar een vermoeden van integriteitschending kan aanleiding zijn om in (een) bijeenkomst(en) met medewerkers van het betreffende team of werkproces lering te trekken uit wat is voorgevallen. Het onderzoek kan ook reden geven om preventieve maatregelen in te voeren. Laat dit bij elk feitenonderzoek een vaste overweging zijn. Voer bijvoorbeeld een oorzaak-gevolganalyse uit. Hoe is dit in de toekomst te voorkomen? Kunnen we de risico’s verkleinen? Welke verbeteringen zijn mogelijk?
Een uitkomst van het (voor)onderzoek kan zijn dat de persoon in kwestie geen schending heeft gepleegd. Soms kan dat pas worden aangetoond na een zwaar onderzoek waarbij de persoon in kwestie in het belang van het onderzoek is geschorst. In dergelijke gevallen is het belangrijk om de persoon in kwestie in ere te herstellen zodat deze opnieuw volwaardig kan functioneren in de organisatie.
De opdrachtgever voor het onderzoek neemt aan de hand van de bevindingen van de rapportage indien noodzakelijk een besluit tot het geven van eerherstel aan de persoon in kwestie en ook de manier waarop dit plaats moet vinden. Mogelijkheden hiervoor zijn mondelinge of schriftelijke kennisgevingen die alleen aan persoon in kwestie worden gedaan of in aanwezigheid van collega’s of kennisgeving via interne communicatie. De betreffende kennisgeving kan worden gedaan door de direct leidinggevenden, hogere leidinggevenden of op andere wijze.
De opdrachtgever is na het ontvangst van de resultaten van het onderzoek en de begeleidende stukken als eigenaar van de onderzoeksinformatie verantwoordelijk voor eventuele informatieverstrekking aan derden.
Voor klachten over de manier waarop personen tijdens het onderzoek zijn behandeld is de algemene klachtenregeling op grond van de Awb van toepassing.
Voor vragen of opmerkingen over dit protocol kan contact worden opgenomen met de coördinator integriteit van de gemeente Hoorn.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2022-123696.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.