Mandaatkaderregeling gemeente Heusden 2022

Het college en de burgemeester van Heusden, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft,  gelezen het voorstel aan het college en aan de burgemeester d.d. 8 maart 2022  gelet op:

• Afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht over mandaat,

• artikel 108, lid 1 Gemeentewet dat de regeling en bestuur inzake de huishouding van de gemeente aan het gemeentebestuur overlaat;

• artikel 160 Gemeentewet over de bevoegdheden van het college;

• artikel 166 t/m 168 Gemeentewet over machtiging door het college;

• artikel 171, 177 Gemeentewet over volmacht en machtiging door de burgemeester;

met de volgende overwegingen:

de gemeente heeft behoefte aan een flexibele mandaatregeling die onder voorwaarden de directie, managers c.q. andere medewerkers algemeen mandaat/volmacht/machtiging geeft, waarbij algemene voorwaarden en een afwegingskader zijn geformuleerd;

• met ‘denkregels’ i.p.v. een onderhoudsgevoelig expliciet register van wie mag wat (niet);

• met uiteraard wel een expliciet mandaatregister voor mandaten aan externen;

• een regeling die past bij de kernwaarden van de 'Mogelijkmakers' van de gemeente Heusden: “Klant centraal, Dialoog en samenwerking, Aanspreken en verantwoordelijkheid nemen”.

• een regeling die taakvolwassenheid en gevoel voor de rol en positie van de gemeente en voor organisatorische en bestuurlijke verhoudingen bevordert;

• een regeling die ruimte biedt voor en aansluit op de taakbeschrijving van en werkafspraken met de directeur/manager/ medewerker/ bestuur;

• waarbij de reikwijdte van mandaten zo per onderdeel genuanceerd kan worden;

• waarbij op nieuwe wettelijke- en beleidsontwikkelingen adequaat kan worden gereageerd;

• waarbij van belang is dat waar gewenst vooraf met leidinggevende en mandaatgever afspraken over de uitzonderingen en nadere aanwijzingen bij mandaten worden gemaakt en achteraf regelmatig verantwoording over toepassing van de mandaten plaatsvindt;

besluiten

de volgende Mandaatkaderregeling 2022 vast te stellen.

Artikel 1 Omschrijving van de begrippenIn deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

a.  besluit: wat daaronder wordt verstaan in artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht;

b.  mandaat: de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan besluiten te nemen;

c.  mandaatgever: het bestuursorgaan dat de oorspronkelijke wettelijke bevoegdheid heeft en deze aan een ander mandateert;

d.  mandaathouder/gemandateerde: degene aan wie de bevoegdheid is gemandateerd om namens het bestuursorgaan (de mandaatgever) besluiten te nemen en andere rechtshandelingen te verrichten;

e.  machtiging: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de machtiging-verlener) handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

f. volmacht: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de volmachtgever) privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

g.  ambtenaar/medewerker: wat daaronder wordt verstaan in artikel 1, eerste lid van de Ambtenarenwet c.q. de werknemer als bedoeld in de op 1 januari 2020 geldende Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra). Daarmee worden gelijk gesteld uitzendkrachten, gedetacheerden en zzp-ers die contractueel werkzaam zijn voor de gemeente Heusden; medewerker van een organisatieonderdeel, ook ‘MogelijkMaker’ genoemd.

h.  functie: de functie van een ambtenaar van een organisatieonderdeel, zoals opgenomen op de lijst met functieaanduidingen naast de algemene aanduidingen in het functieboek HR21 van de organisatie

i. algemeen directeur: de algemeen integraal manager, hoogste ambtenaar van de gemeente, de gemeentesecretaris

j. directeur: de (plaatsvervangend algemeen) integraal manager

k.  directie: het ambtelijke orgaan bestaande uit de algemeen directeur /gemeentesecretaris en de directeur / plaatsvervangend gemeentesecretaris;

l. managementteam: de algemeen directeur, de directeur, de concerncontroller en de managers

m. organisatieonderdeel: vakgroep, team of cluster of anders aangeduide functionele eenheid van medewerkers.

n.  leidinggevende: de algemeen directeur, de directeur, de manager van een organisatieonderdeel.

o.  portefeuillehouder: het collegelid tot wiens portefeuille het desbetreffende (primaire) besluit behoort;

p.  college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heusden

q.  project: waarbij een aantal mensen, meestal vanuit verschillende vakgebieden, met een vastgesteld budget tijdelijk samenwerkt om een vooraf bepaald doel te bereiken

r. projectleider: de door het managementteam aangewezen opdrachtnemer van een project, die verantwoordelijk is voor het realiseren van het project en voor de uitvoering binnen de gestelde randvoorwaarden.

s. budgethouder: de functionaris die door opdracht van de hoofdbudgethouder de bevoegdheid en verantwoordelijkheid van de uitvoering heeft gekregen om binnen de vastgestelde budgettaak opdrachten te verlenen aan derden voor het realiseren van beoogde prestaties, zoals bedoeld in de Regeling budgethouderschap van de gemeente Heusden.

Artikel 2 Schakelbepaling mandaat, volmacht en machtiging

Waar in dit besluit gesproken wordt over mandaat, dient - tenzij anders is bepaald - daaronder ook te worden begrepen machtiging en volmacht.

Artikel 3 Budgethouderschap

Het vastleggen van de verantwoordelijkheden, verplichtingen en bevoegdheden in het kader van het budgetbeheer zoals bedoeld in het Financiële Beheers- en Controleregeling en in het kader van de Financiële verordening gemeente Heusden (volgens art. 212 Gemeentewet), is afzonderlijk geregeld in de Regeling budgethouderschap van de gemeente Heusden.

Artikel 4 Strekking mandaat

De bevoegdheid om krachtens mandaat besluiten te nemen omvat ook de bevoegdheid tot het stellen van voorschriften (niet zijnde algemeen verbindende voorschriften, beleidsregels en -plannen) en beperkingen en het verrichten van voorbereidings- en uitvoeringshandelingen.

Artikel 5 Algemeen mandaat van het college en de burgemeester aan de ambtenaren

• 5.1 Het college en de burgemeester verlenen de ambtenaar die werkzaam is onder verantwoordelijkheid van het gemeentebestuur het mandaat om alle besluiten te nemen en alle overige (rechts)handelingen te verrichten, waaronder de vertegenwoordiging in rechte, die in het kader van een goede uitoefening van zijn taken en verantwoordelijkheden nodig zijn.

• 5.2 De mandaathouder heeft ook de bevoegdheid om het in het eerste lid bedoelde besluit te ondertekenen.

• 5.3 In de ondertekening dient tot uitdrukking te worden gebracht, dat het besluit is genomen krachtens mandaat, volmacht of machtiging. Hierbij wordt de volgende formulering aangehouden: Namens het college van Heusden / de burgemeester van Heusden, vervolgens de handtekening met daaronder de naam van de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger en ten slotte de functie.

• 5.4 Elke manager is ondertekeningbevoegd voor door het college genomen besluiten die niet gemandateerd zijn, zij het dat de manager deze bevoegdheid slechts kan uitoefenen voor besluiten op voorstellen die door zijn/haar organisatieonderdeel zijn aangeleverd. 

• 5.5 Deze mandaatregeling is ook van toepassing ingeval van vervanging, volgens de voor de organisatie gehanteerde vervangingsregeling (Organisatiebesluit met bijbehorend Overzicht van taken en bevoegdheden) bij afwezigheid.

• voor de behandelend ambtenaar treedt in de plaats de collega van het organisatieonderdeel met soortgelijke functie of de betreffende manager;

• voor de manager treedt een collega-manager in de plaats, met dien verstande dat, bij afwezigheid van de manager Financieel beleid en/of de manager Kwaliteitscontrol de vervanging door henzelf of door de directeur geregeld wordt;

• bij afwezigheid van de door het college aangewezen vaste vervanger van de gemeentesecretaris treedt in diens plaats een door hem aangewezen ambtenaar

• 5.6 Voor het mandaat als bedoeld in het eerste lid gelden de voorwaarden en afwegingskader zoals beschreven in artikel 6.

Artikel 6 Voorwaarden en afwegingskader mandaatAlgemeen kader

• 6.1 Het in het artikel 5, eerste lid, bedoelde mandaat kan mandaathouder slechts gebruiken, voor zover de uitoefening van de bevoegdheid overeenstemt met:

• a. de taken en verantwoordelijkheden van het organisatieonderdeel of project of taakveld,

• b. die zijn gebaseerd op de geldende organisatiestructuur, de functieomschrijving en daarbij behorende competenties van de werknemer en de actuele lijst van functies/functionarissen en

• c. de gemaakte afspraken binnen het organisatieonderdeel en mandaatgever, die voor eenieder kenbaar en toegankelijk intern zijn vastgelegd.

• 6.2 De beperking in het eerste lid onder a. geldt niet voor de directie en leidinggevenden, gelet op hun integrale taken en verantwoordelijkheden.

• 6.3 a. Een algemeen mandaat wordt schriftelijk verleend

  b. Deze Mandaatkaderregeling geldt als algemeen mandaat

  c. Een mandaat wordt in ieder geval expliciet schriftelijk verleend als de gemandateerde niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever.

Afwegingskader

• 6.4 Geen mandaat Een besluit is voorbehouden aan het bestuursorgaan zelf c.q. wordt niet in mandaat genomen als:

• a. een intern of extern advies over de desbetreffende aangelegenheid niet overeenstemt met eerder uitgebrachte adviezen en/of het besluit een afwijking of aanvulling zou inhouden van het bestaande beleid, vastgestelde richtlijnen en/of voorschriften of nieuw beleid met precedentwerking vormt. (Hieronder valt niet het, op grond van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht Wabo, verlenen van een (omgevings)vergunning in afwijking van het bestemmingsplan dan wel afwijkingen van de Welstandsnota;)

• b. het een besluit betreft waarmee algemeen verbindende voorschriften en/of beleidsregels worden vastgesteld;

• c. dan wel anderszins bevoegdheden betreft waarvoor ingevolge de Algemene wet bestuursrecht of in enig ander wettelijk voorschrift is bepaald dat mandaat niet kan worden verleend;

  • (Zo bepaalt afdeling 10.1. 1, -Mandaat- , van de Awb dat geen mandaat wordt verleend:

    • tot het nemen van een besluit ten aanzien waarvan is bepaald dat het met versterkte meerderheid moet worden genomen of waarvan de aard van de voorgeschreven besluitvormingsprocedure zich anderszins tegen de mandaatverlening verzet;

    • tot het vernietigen van of tot het onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursorgaan.

    • tot het opleggen van een bestuurlijke boete als bedoeld in artikel 5:53 van de Algemene wetbestuursrecht door degene die van de overtreding een rapport of proces-verbaal heeft opgemaakt;)

• d. de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet; het kan ook zijn dat het bij de (representatieve) aard van de brief/besluit beter past als de leidinggevende of bestuursorgaan zelf tekent i.p.v. medewerker; (bijv. aanzeggingen of niet-standaardbrieven aan hogere overheden etc.)

• e. als het voorgenomen besluit een overschrijding van een budget of krediet tot gevolg heeft dan wel een voor de gemeente Heusden (groot) financieel risico met zich brengt; dit laat onverlet het bepaalde in artikel 3 over Budgethouderschap.

• f. een lid van het college of een leidinggevende van de gemandateerde heeft aangegeven dat het voorgenomen besluit aan de mandaatgever moet worden voorgelegd;

• g. de mandaatgever heeft aangegeven zelf te willen besluiten;

• h. mandaatgever nadere aanwijzingen wil geven over de uitoefening van het mandaat;

• i. aan het voorgenomen besluit mogelijkerwijs politieke gevolgen zijn verbonden dan wel dat dit ongewenste precedentwerking tot gevolg kan hebben;

• j. het voorgenomen besluit kan leiden tot bestuurlijke afbreuk;

• k. het besluitvoornemen, als dat wel aan het college zou worden voorgelegd, daar naar verwachting discussie zou opleveren;

• l. de beslissing leidt tot een besluit van controversiële aard, dat tegenspraak kan oproepen. Hiervan kan sprake zijn als:

• de aangelegenheid tot negatieve berichtgeving in de media heeft geleid, dan wel in verband met de aard van de aangelegenheid redelijkerwijs moet worden aangenomen dat dit zal gebeuren;

• de aangelegenheid ingrijpende gevolgen kan hebben voor een groot aantal burgers, bedrijven, verenigingen of belangengroepen;

• m. het betreft besluiten tot het verlenen van een machtiging om binnen te treden: dan is de burgemeester bevoegd om de machtiging te geven;  

• n. er persoonlijke betrokkenheid van de mandaathouder is bij het te nemen besluit en het de schijn van vooringenomenheid kan wekken.Als extra objectiviteit is vereist; dan raadpleegt mandaathouder vooraf een collega of leidinggevende c.q. mandaatgever over het te nemen besluit (het vier ogenprincipe);

• o. als het voorgenomen besluit als ingrijpend kan worden aangemerkt en de raad de gelegenheid moet worden geboden vooraf wensen en bedenkingen in te brengen (als bedoeld in artikel 169, lid 4 Gemeentewet).

Personele en rechtspositie aangelegenheden

6.5 De algemeen directeur c.q. betreffende leidinggevenden zijn bevoegd om besluiten te nemen en in te trekken en te wijzigen voor wat betreft rechtspositionele aangelegenheden.

• a. Wanneer het voorgenomen besluit aanmerkelijke ingrijpende gevolgen heeft voor de rechtspositie van een of meerdere ambtenaren is besluitvorming aan de algemeen directeur c.q. het college voorbehouden.

• b. Wanneer het de rechtspositie van de algemeen directeur of directeur betreft is besluitvorming aan het college voorbehouden.

• c. Wanneer het de rechtspositie van de griffier betreft is besluitvorming aan de burgemeester voorbehouden. Betreft het de rechtspositie van griffiemedewerkers is besluitvorming aan de griffier voorbehouden.

• d. Wanneer het een voordracht voor of benoeming van personen op grond van een wettelijk voorschrift betreft anders dan het aangaan van een dienstverband, zoals het benoemen en ontslaan van leden van een (advies)commissie of extern bestuur(sorgaan), dan is dat aan het college voorbehouden. 

Privaatrechtelijke rechtshandelingen, overeenkomsten

6.6

• a. Privaatrechtelijke overeenkomsten tot een bedrag van € 25.000 die voortvloeien uit een (Europese) aanbesteding worden door de betreffende manager van het betrokken organisatieonderdeel getekend;

• b. Overeenkomsten boven € 25.000 worden uitsluitend door de manager Kwaliteitscontrol (KC) getekend.

• c. Europese aanbestedingen vinden onder toezicht van de directie plaats. Als er sprake is van een in 6.4 genoemde geval wordt het college erbij betrokken.  

Specifiek over volmacht

6.7

a. Ingevolge artikel 171, lid 2 Gemeentewet draagt de burgemeester van Heusden de vertegenwoordiging in en buiten rechte van de gemeente op, en verleent als zodanig algemeen volmacht, en verleent machtiging voor het verrichten van feitelijke handelingen aan:

• de wethouders van de gemeente Heusden voor zover het hun portefeuille betreft;

• de algemeen directeur en de leidinggevenden, voor zover het hun organisatie-eenheid betreft, die vervolgens betreffende medewerkers van hun organisatie-eenheid deze vertegenwoordiging en feitelijke handelingen mogen opdragen.

• b. In samenhang met artikel 2 zijn de voorwaarden en afwegingskader van artikel 6 daarbij van toepassing.

Ten aanzien van bezwaarschriften

• 6.8 Het niet-ontvankelijk verklaren van bezwaarschriften is gemandateerd aan de portefeuillehouder.

6.9.

• a. Betreffende portefeuillehouder is gemandateerd beslissingen op bezwaar te nemen mits

• het primaire besluit in mandaat is genomen en

• de beslissing op bezwaar conform het advies van de Commissie bezwaarschriften is en

• conform het primaire besluit waartegen het bezwaar is gericht.

• b. Overige beslissingen op bezwaar zijn voorbehouden aan het betreffende bestuursorgaan

Ten aanzien van klachten

• 6.10 Ten aanzien van de behandeling en afdoening van klachten is, bij uitsluiting van wat overigens in deze Mandaatkaderregeling is bepaald, de klachtenregeling van toepassing.

• 6.11 Formele klachten over gedragingen van genoemde functionarissen worden afgedaan:

  a. over een ambtenaar: door de algemeen directeur;

  b. over de gemeentesecretaris of collegeleden: door de burgemeester;

  c. over de burgemeester: door de locoburgemeester;

  d. over raadsleden of griffiemedewerkers: door het presidium van fractievoorzitters

Artikel 7 Mandaat aan derden

7.1 Verlening van mandaat aan een gemandateerde die niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever, heeft schriftelijke instemming van de gemandateerde nodig en in voorkomend geval ook van degene onder wiens verantwoordelijkheid de gemandateerde in kwestie werkt. (artikel 10.5 lid 2 in samenhang met artikel 10.12.Awb)

7.2 Mandaat tot het uitoefenen van bevoegdheden en taken die via een Gemeenschappelijke Regeling aan een ander bestuursorgaan zijn opgedragen valt niet onder deze regeling.

7.3 Mandaat tot het uitoefenen van taken en bevoegdheden die door een overeenkomst aan een derde zijn overgedragen, valt niet onder deze regeling.

7.4 Voor zover aan derden een specifiek mandaat wordt verleend, zijn deze opgenomen in een openbaar register van mandaat aan derden, behorend bij deze Mandaatkaderregeling.

Artikel 8 Nadere mandaatafspraken, terugkoppeling en evaluatie

• 8.1 In mandaat genomen besluiten worden regelmatig ter kennis gebracht van de leidinggevenden en worden zo nodig aan de orde gesteld in het betreffende portefeuillehouderoverleg. Mandaatgever kan aangeven dat bepaalde in mandaat genomen besluiten regelmatig aan mandaatgever ter kennis worden gebracht.

• 8.2 De nadere mandaatafspraken met mandaatgever of leidinggevende over voorbehoud van mandaat of aanwijzingen bij mandaat, als bedoeld onder art 6, sub 4 onder f, g en h. worden bijgehouden in een openbaar register.

• 8.3 Regelmatig worden die mandaatafspraken in overleg met de leidinggevende geactualiseerd en zo nodig ter afstemming aan mandaatgever voorgelegd.

• 8.4 Eind 2022 en vervolgens om de vier jaar wordt de Mandaatkaderregeling en de uitvoering ervan door het organisatieonderdeel Kwaliteitscontrol met de directie geëvalueerd. De uitkomsten van de evaluatie worden aan de mandaatgever voorgelegd.

Artikel 9 Slotbepalingen

• 9.1 Dit kaderbesluit wordt bekend gemaakt in het Gemeenteblad en treedt in werking de dag na bekendmaking.

• 9.2 De officiële titel van de regeling is ‘Mandaatkaderregeling Heusden 2022’.

• 9.3 Gelijktijdig worden de mandaat-, volmacht- en machtigingsregeling 2007 en de nadien afzonderlijk genomen mandaatbesluiten, ingetrokken, met uitzondering van de mandaten die vóór inwerkingtreding van deze Mandaatkaderregeling zijn verstrekt aan derden die niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever.

Heusden, 8 maart 2022

ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft,

Het college van Heusden,

de secretaris, de burgemeester,

mr. H.J.M. Timmermans, drs. W. van Hees

De burgemeester van Heusden,

drs. W. van Hees