Gemeenteblad van Drechterland
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Drechterland | Gemeenteblad 2022, 102784 | ander besluit van algemene strekking |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Drechterland | Gemeenteblad 2022, 102784 | ander besluit van algemene strekking |
Besluit van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling SED organisatie en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeente Stede Broec, gemeente Enkhuizen en gemeente Drechterland houdende regeling met betrekking tot de Budgethoudersregeling gemeenschappelijke regeling SED Organisatie
Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam SED Organisatie en de colleges van burgemeesters en wethouders van de gemeente Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland, ieder voor zover het de eigen bevoegdheden betreft;
gelet op artikel 13 van de financiële verordening gemeenschappelijke regeling SED Organisatie 2018 en artikel 17 van de financiële verordeningen gemeente Stede Broec 2017, gemeente Enkhuizen 2017 en gemeente Drechterland 2018, de Gemeentewet en de gemeenschappelijke regeling SED organisatie (hierna: de regeling);
In de regeling wordt verstaan onder:
Het doel van deze regeling is regels te stellen over de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden inzake budgetbeheer en de verantwoording hierover van de SED Organisatie en de 3 gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland.
Artikel 3: activiteiten, bevoegdheden & verantwoordelijkheden
De raad stelt het beleid vast en oefent het budgetrecht uit. Met het budgetrecht bepaalt de raad hoeveel er besteed mag worden en waaraan. Dit gebeurt in hoofdzaak via de programmabegroting, waarin voor het hele jaar budgetten per programma worden vastgesteld. Alleen de raad kan door tussentijdse besluiten de begroting aanpassen. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid. Het college werkt binnen het door de raad vastgestelde beleid en programmabudget.
Voor de SED Organisatie stelt het algemeen bestuur de begroting en eventuele wijzigingen vast en is het dagelijks bestuur belast met de uitvoering van het beleid. Het dagelijks bestuur werkt binnen het door het algemeen bestuur vastgesteld beleid en programmabudget. Het algemeen bestuur mandateert budgethouders om uitgaven te doen binnen de programmabudgetten op productniveau.
In de SED Organisatie en de Gemeenten zijn afdelingshoofden tevens de budgethouders. Tot de taken van de budgethouder behoren alle activiteiten die uitgevoerd moeten worden om invulling te geven aan deze verantwoordelijkheid en bevoegdheid.
De budgethouders dragen zorg voor het tijdig, volledig en correct aanleveren van beleidsmatige- en financiële informatie ten behoeve van de P&C cyclus. Zij dienen inkomsten te genereren conform budget en mogen verplichtingen aangaan en uitgaven goedkeuren zolang deze in lijn zijn met de begroting. Zij kunnen binnen de eigen afdeling een functionaris autoriseren voor het aangaan van verplichtingen en doen van uitgaven. Er is geen bevoegdheid voor het aangaan van verplichtingen of het doen van uitgaven als er geen of onvoldoende budget beschikbaar is. Dreigt een budget overschreden te worden, dan zal via een voorstel aan het college van de betreffende gemeente of het dagelijks bestuur van de SED budget gevraagd moeten worden in een tussentijdse rapportage. Alleen nadat goedkeuring is verleend zal het voorstel voorgelegd worden aan respectievelijk de raad of het algemeen bestuur van de SED en mogen verplichtingen na goedkeuring worden aangegaan of uitgaven worden gedaan en dient de wijziging doorgevoerd te worden in de Voorjaarsnota c.q. Najaarsnota. Het is dus niet mogelijk om binnen een vastgestelde begroting extra uitgaven te doen door middel van het genereren van extra inkomsten.
De budgethouders zijn verantwoordelijk voor de efficiënte, effectieve en rechtmatige besteding van de budgetten. Rechtmatig betekent dat de verplichtingen conform het aanbestedingsbeleid van de SED worden gedaan en dat elke uitgaaf zijn grondslag vindt in de begroting of een besluit van het algemeen bestuur dan wel de raad. De budgethouder verstrekt de door AO/IC gevraagde gegevens en onderliggende documenten die nodig voor de (verbijzonderde) interne controle.
De budgethouders wijzen budgetbeheerders aan. De budgetbeheerders worden aangewezen ter ondersteuning van de budgethouders voor het controleren van de geleverde prestatie en het coderen van de facturen. De codering mag alleen op een grootboek en kostenplaats die onder verantwoordelijkheid van een budgethouder valt en waar een budget voor opgenomen is. Is dit niet mogelijk, dan vraagt de budgetbeheerder advies bij de financieel consulent.
Budgetbeheerders mogen, met inachtneming van het bepaalde in artikel 7, geen verplichtingen aangaan of uitgaven doen. Dat is voorbehouden aan de budgethouder.
Voor het tekenen van facturen geldt het vier-ogen-principe. Dit betekent dat in ieder geval twee functionarissen de factuur (digitaal) aftekenen
In het financiële pakket is en route voor factuurverwerking vastgelegd. In deze route is opgenomen wie de budgethouders en -beheerders zijn. De budgetbeheerder tekent voor de ontvangst van de geleverde diensten of goederen en zorgt voor een tijdige en juiste codering van een factuur. Het coderen van een factuur mag alleen op een grootboek en kostenplaats die onder de verantwoordelijkheid van een budgethouder valt en waarvoor een budget is opgenomen. Daarna volgt de factuur de digitale route naar de budgethouder om goedkeuring te krijgen. De budgethouder accordeert de factuur digitaal voor de rechtmatige besteding*. De routing kan op verzoek van de financieel consulent door het team financieel beheer worden gewijzigd.
Bij afwezigheid van de (aangewezen) budgethouder en/of -beheerder dient vervanging ter continuïteit in de informatieverstrekking gewaarborgd te zijn via horizontale vervanging zodat de tijdige betaling van rekeningen doorgaat. Wettelijk is geregeld dat bij te late betaling rente verschuldigd is. Door het aanwijzen van een vervanger kan het vier-ogen-principe gewaarborgd blijven.
Middels deze methodiek van aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven en het goedkeuren van facturen voldoet de SED aan het vier-ogen-principe, conform de inrichting van het systeem. Na goedkeuring door de budgethouder (en eventuele nacontrole door de financieel consulent) is de factuur akkoord voor betaling, omdat deze voldoet aan alle factuureisen, fiscale aspecten en de juiste toepassing is gehanteerd conform het BBV.
In het team financieel beheer zijn meerdere medewerkers belast met een formele eindcontrole van de facturen. Hier wordt gecontroleerd op factuurvereisten, fiscale aspecten en op juiste toepassing van het BBV. Als de factuur geaccordeerd is en aan alle vereisten is voldaan wordt door de afdeling financiën de factuur doorgevoerd en betaalbaar gesteld.
* Na de implementatie van de Contractenbank zal de route van het vier-ogen-principe wijzigen. Verplichtingen met een waarde van meer dan 5.000 Euro moeten worden vastgelegd in de contractenbank. Na volledige invoering zal de budgethouder (en de daartoe geautoriseerde medewerker) in het systeem vooraf akkoord geven en zullen de facturen gelinkt aan deze contracten alleen nog maar gecodeerd worden alvorens de betaling plaatsvindt.
Op de artikelen 5 en 6 zijn uitzonderingen mogelijk.
Het is mogelijk om uitgaven te doen zonder dat facturen geboekt zijn. De functionaris heeft in dit geval een goede budgetonderbouwing op basis van de voorschotnota’s en is verantwoordelijk voor goede controle op eindafrekening, welke via het reguliere proces langs de budgetbeheerder gepresenteerd wordt aan de budgethouder.
Andere uitzonderingen kunnen uitsluitend door de budgethouders in overleg met de Financieel Consulent nader worden bepaald.
Naast (exploitatie)budgetten stelt de raad voor de gemeente en het algemeen bestuur van de SED de meerjarige investeringsbegroting ook investeringsbudgetten vast. Dit zijn investeringen of waarvan de kosten verspreid worden over meerdere jaren dan het jaar waarin de uitgave zich voordoet. De kosten worden geboekt op het investeringsbudget en door middel van jaarlijkse afschrijving ten laste gebracht van het juiste boekjaar. Voor het jaarlijks budget aan afschrijvingslasten van een investering of (budget)kosten van een project is de budgethouder verantwoordelijk. Het aangaan van investeringen of projecten gaat volgens het aanbestedingsbeleid van de SED.
Een investeringsbudget wordt pas afgesloten nadat de eind rapportage door het dagelijks bestuur is vastgesteld.
college van burgemeester en wethouders van de gemeente Drechterland
Secretaris
Burgemeester
college van burgemeester en wethouders van de gemeente Stede Broec
Secretaris
Burgemeester
college van burgemeester en wethouders van de gemeente Enkhuizen
Secretaris
Burgemeester
het dagelijks bestuur
De voorzitter,
De algemeen directeur,
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2022-102784.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.