Besluit van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling SED organisatie en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeente Stede Broec, gemeente Enkhuizen en gemeente Drechterland houdende regeling met betrekking tot de Budgethoudersregeling gemeenschappelijke regeling SED Organisatie

Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam SED Organisatie en de colleges van burgemeesters en wethouders van de gemeente Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland, ieder voor zover het de eigen bevoegdheden betreft;

gelet op artikel 13 van de financiële verordening gemeenschappelijke regeling SED Organisatie 2018 en artikel 17 van de financiële verordeningen gemeente Stede Broec 2017, gemeente Enkhuizen 2017 en gemeente Drechterland 2018, de Gemeentewet en de gemeenschappelijke regeling SED organisatie (hierna: de regeling);

BESLUITEN

Vast te stellen de:

Budgethoudersregeling van het openbaar lichaam SED Organisatie en van de gemeente Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland,

Artikel 1: begripsbepalingen

In de regeling wordt verstaan onder:

•	Afdelingshoofd:	leidinggevende van een afdeling van de SED organisatie
•	Afschrijving:	door technische slijtage of economische veroudering daalt de waarde van een investering. Het zichtbaar maken van de waardevermindering in de jaarlijkse exploitatie wordt afschrijven genoemd
•	Algemeen bestuur SED:	bestuursorgaan zoals bedoeld in artikel 10 van de regeling
•	BBV:	besluit, begroten en verantwoording provincies en Gemeenten
•	Budget:	een door het college voor een bepaald jaar beschikbaar gesteld bedrag voor het doen van exploitatie-uitgaven en de daarvoor in de begroting geraamde inkomsten
•	Budgetbeheerder:	een hiërarchisch ondergeschikte van de budgethouder die de budgethouder ondersteunt met de uitvoering van de aan zijn budget verbonden werkzaamheden
•	Budgethouder:	een functionaris die uit hoofde van zijn functie verantwoordelijk is voor de beheersing van de toegewezen budgetten en investeringen
•	College:	college van burgemeester en wethouders van de gemeente
•	Dagelijks bestuur SED:	bestuursorgaan zoals bedoeld in artikel 18 van de regeling
•	Directie:	directie van de SED organisatie zoals bedoeld in artikel 30 van de regeling
•	Doelmatigheid:	toetsen van de mate waarin de gewenste prestatie en de beoogde maatschappelijke effecten of gestelde doelen van het beleid zijn behaald
•	Domeinmanagers:	leidinggevende van een domein van de SED organisatie
•	Financieel Beheer:	team dat administratieve handelingen verricht, waaronder het boeken en intern uitzetten van facturen. Verantwoordelijk voor het inboeken volgens factuureisen, fiscale aspecten en toepassing BBV
•	Financieel Consulent:	ondersteunt de budgethouder, budgetbeheerder en de bijbehorende afdeling bij financiële vraagstukken
•	Gemeente:	een van de aan de regeling deelnemende gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland
•	Raad:	gemeenteraad van de gemeente
•	Hoofdbudgethouder:	de directie, ambtelijk eindverantwoordelijk, voor het totale beheer van de gemeentelijke financiële middelen
•	Investering:	uitgaven voor zaken die over een periode van meerdere jaren opbrengsten en/of nut optreden. Een investering is eenmalig en zullen in de volgende jaren gelijkmatig afgeschreven worden (gelijkmatig deel van de totale kosten ten laste van het financiële jaar)
•	Medewerkers:	een ieder werkzaam bij de SED organisatie, zoals in de regeling omschreven onder het begrip ambtenaar, waaronder mede hen die werkzaam zijn op grond van bijvoorbeeld een detacherings-, inhuur of overeenkomst van opdracht niet zijnde directie, domeinmanager of afdelingshoofd
•	P&C-cyclus:	op een systematische manier inhoud geven aan het proces van plannen, besturen en het op koers houden van de organisatie. De P&C-cyclus is erop gericht de realisatie van de beleidsdoelstellingen te bewaken
•	Programma-eigenaar:	een programmabegroting bestaat uit programma’s die aangeven wat de gemeente wil bereiken, wat er daarvoor gedaan gaat worden en wat dit gaat kosten. Een programma eigenaar is verantwoordelijk voor het realiseren van de doelen en de verantwoording hiervan
•	Rechtmatigheid:	toetsen of de opgevoerde kosten en baten voldoen aan de eisen van de wet en ook het ongeschreven recht
•	Regeling	De gemeenschappelijke regeling SED organisatie
•	SED organisatie:	het openbaar lichaam genoemd in artikel 2 van de regeling
•	Verplichting:	het aangaan van een overeenkomst waar een financiële verplichting uit voortvloeit

Artikel 2: doelstelling:

Het doel van deze regeling is regels te stellen over de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden inzake budgetbeheer en de verantwoording hierover van de SED Organisatie en de 3 gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland.

Artikel 3: activiteiten, bevoegdheden & verantwoordelijkheden

De raad stelt het beleid vast en oefent het budgetrecht uit. Met het budgetrecht bepaalt de raad hoeveel er besteed mag worden en waaraan. Dit gebeurt in hoofdzaak via de programmabegroting, waarin voor het hele jaar budgetten per programma worden vastgesteld. Alleen de raad kan door tussentijdse besluiten de begroting aanpassen. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid. Het college werkt binnen het door de raad vastgestelde beleid en programmabudget.

Voor de SED Organisatie stelt het algemeen bestuur de begroting en eventuele wijzigingen vast en is het dagelijks bestuur belast met de uitvoering van het beleid. Het dagelijks bestuur werkt binnen het door het algemeen bestuur vastgesteld beleid en programmabudget. Het algemeen bestuur mandateert budgethouders om uitgaven te doen binnen de programmabudgetten op productniveau.

In de SED Organisatie en de Gemeenten zijn afdelingshoofden tevens de budgethouders. Tot de taken van de budgethouder behoren alle activiteiten die uitgevoerd moeten worden om invulling te geven aan deze verantwoordelijkheid en bevoegdheid.

Artikel 4: budgethouders

De budgethouders dragen zorg voor het tijdig, volledig en correct aanleveren van beleidsmatige- en financiële informatie ten behoeve van de P&C cyclus. Zij dienen inkomsten te genereren conform budget en mogen verplichtingen aangaan en uitgaven goedkeuren zolang deze in lijn zijn met de begroting. Zij kunnen binnen de eigen afdeling een functionaris autoriseren voor het aangaan van verplichtingen en doen van uitgaven. Er is geen bevoegdheid voor het aangaan van verplichtingen of het doen van uitgaven als er geen of onvoldoende budget beschikbaar is. Dreigt een budget overschreden te worden, dan zal via een voorstel aan het college van de betreffende gemeente of het dagelijks bestuur van de SED budget gevraagd moeten worden in een tussentijdse rapportage. Alleen nadat goedkeuring is verleend zal het voorstel voorgelegd worden aan respectievelijk de raad of het algemeen bestuur van de SED en mogen verplichtingen na goedkeuring worden aangegaan of uitgaven worden gedaan en dient de wijziging doorgevoerd te worden in de Voorjaarsnota c.q. Najaarsnota. Het is dus niet mogelijk om binnen een vastgestelde begroting extra uitgaven te doen door middel van het genereren van extra inkomsten.

De budgethouders zijn verantwoordelijk voor de efficiënte, effectieve en rechtmatige besteding van de budgetten. Rechtmatig betekent dat de verplichtingen conform het aanbestedingsbeleid van de SED worden gedaan en dat elke uitgaaf zijn grondslag vindt in de begroting of een besluit van het algemeen bestuur dan wel de raad. De budgethouder verstrekt de door AO/IC gevraagde gegevens en onderliggende documenten die nodig voor de (verbijzonderde) interne controle.

Artikel 5: budgetbeheerder

De budgethouders wijzen budgetbeheerders aan. De budgetbeheerders worden aangewezen ter ondersteuning van de budgethouders voor het controleren van de geleverde prestatie en het coderen van de facturen. De codering mag alleen op een grootboek en kostenplaats die onder verantwoordelijkheid van een budgethouder valt en waar een budget voor opgenomen is. Is dit niet mogelijk, dan vraagt de budgetbeheerder advies bij de financieel consulent.

Budgetbeheerders mogen, met inachtneming van het bepaalde in artikel 7, geen verplichtingen aangaan of uitgaven doen. Dat is voorbehouden aan de budgethouder.

Artikel 6: tekenbevoegdheid

Voor het tekenen van facturen geldt het vier-ogen-principe. Dit betekent dat in ieder geval twee functionarissen de factuur (digitaal) aftekenen

In het financiële pakket is en route voor factuurverwerking vastgelegd. In deze route is opgenomen wie de budgethouders en -beheerders zijn. De budgetbeheerder tekent voor de ontvangst van de geleverde diensten of goederen en zorgt voor een tijdige en juiste codering van een factuur. Het coderen van een factuur mag alleen op een grootboek en kostenplaats die onder de verantwoordelijkheid van een budgethouder valt en waarvoor een budget is opgenomen. Daarna volgt de factuur de digitale route naar de budgethouder om goedkeuring te krijgen. De budgethouder accordeert de factuur digitaal voor de rechtmatige besteding*. De routing kan op verzoek van de financieel consulent door het team financieel beheer worden gewijzigd.

Bij afwezigheid van de (aangewezen) budgethouder en/of -beheerder dient vervanging ter continuïteit in de informatieverstrekking gewaarborgd te zijn via horizontale vervanging zodat de tijdige betaling van rekeningen doorgaat. Wettelijk is geregeld dat bij te late betaling rente verschuldigd is. Door het aanwijzen van een vervanger kan het vier-ogen-principe gewaarborgd blijven.

Middels deze methodiek van aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven en het goedkeuren van facturen voldoet de SED aan het vier-ogen-principe, conform de inrichting van het systeem. Na goedkeuring door de budgethouder (en eventuele nacontrole door de financieel consulent) is de factuur akkoord voor betaling, omdat deze voldoet aan alle factuureisen, fiscale aspecten en de juiste toepassing is gehanteerd conform het BBV.

In het team financieel beheer zijn meerdere medewerkers belast met een formele eindcontrole van de facturen. Hier wordt gecontroleerd op factuurvereisten, fiscale aspecten en op juiste toepassing van het BBV. Als de factuur geaccordeerd is en aan alle vereisten is voldaan wordt door de afdeling financiën de factuur doorgevoerd en betaalbaar gesteld.

* Na de implementatie van de Contractenbank zal de route van het vier-ogen-principe wijzigen. Verplichtingen met een waarde van meer dan 5.000 Euro moeten worden vastgelegd in de contractenbank. Na volledige invoering zal de budgethouder (en de daartoe geautoriseerde medewerker) in het systeem vooraf akkoord geven en zullen de facturen gelinkt aan deze contracten alleen nog maar gecodeerd worden alvorens de betaling plaatsvindt.

Artikel 7: uitzonderingen

Op de artikelen 5 en 6 zijn uitzonderingen mogelijk.

• 1. Periodieke voorschotnota’s

  Het is mogelijk om uitgaven te doen zonder dat facturen geboekt zijn. De functionaris heeft in dit geval een goede budgetonderbouwing op basis van de voorschotnota’s en is verantwoordelijk voor goede controle op eindafrekening, welke via het reguliere proces langs de budgetbeheerder gepresenteerd wordt aan de budgethouder.

• 2. Budgetbeheerders

  Het is mogelijk dat er budgetbeheerders aangewezen worden door budgethouders die niet direct rapporteren aan de budgethouders. Deze budgetbeheerders coderen facturen voor geleverde diensten/goederen die programma overschrijdend zijn (zoals verzekeringen).

• 3. Inkopen tot 15.000 Euro

  Als uitzondering op artikel 5 kunnen budgethouders functionarissen binnen hun eigen afdeling autoriseren tot het doen van aankopen tot 15.000 Euro t.b.v. de dagelijkse voortgang. Dit betreffen uitgaven zoals werkgereedschap, onderhoudsuitgaven, voorraadaanvullingen en dergelijke.

Andere uitzonderingen kunnen uitsluitend door de budgethouders in overleg met de Financieel Consulent nader worden bepaald.

Artikel 8: investeringen

Naast (exploitatie)budgetten stelt de raad voor de gemeente en het algemeen bestuur van de SED de meerjarige investeringsbegroting ook investeringsbudgetten vast. Dit zijn investeringen of waarvan de kosten verspreid worden over meerdere jaren dan het jaar waarin de uitgave zich voordoet. De kosten worden geboekt op het investeringsbudget en door middel van jaarlijkse afschrijving ten laste gebracht van het juiste boekjaar. Voor het jaarlijks budget aan afschrijvingslasten van een investering of (budget)kosten van een project is de budgethouder verantwoordelijk. Het aangaan van investeringen of projecten gaat volgens het aanbestedingsbeleid van de SED.

Een investeringsbudget wordt pas afgesloten nadat de eind rapportage door het dagelijks bestuur is vastgesteld.

Artikel 9: vaststelling

Deze regeling wordt aangehaald als de Budgethoudersregeling SED organisatie en treedt in werking op 1 maart 2022. Gelijktijdig met de inwerkingtreding komt de Budgethoudersregeling van 2015 te vervallen.

Aldus vastgesteld in februari 2022

college van burgemeester en wethouders van de gemeente Drechterland

Secretaris

Burgemeester

college van burgemeester en wethouders van de gemeente Stede Broec

Secretaris

Burgemeester

college van burgemeester en wethouders van de gemeente Enkhuizen

Secretaris

Burgemeester

het dagelijks bestuur

De voorzitter,

De algemeen directeur,