Gemeenteblad van Amsterdam
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Amsterdam | Gemeenteblad 2021, 98773 | Overige besluiten van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Gemeente Amsterdam - Besluit tot vervanging van informatie
De heer B. de Vries, directeur van het Stadsarchief,
hiertoe gemandateerd door burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam in het Bevoegdhedenbesluit ambtelijke organisatie Amsterdam van 16 december 2014 (nr. BD2014-01377613776AB), bijlage 1, afdeling G, artikel 1, onder a,
heeft besloten, na verkregen positief advies van de gemeentearchivaris, over te gaan tot vervanging door reproducties van de navolgende informatie, welke ingevolge de Selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking komt en deze na reproductie te vernietigen:
Dossiers, gevormd door de voormalige Dienst Milieu en Bouwtoezicht en rechtsvoorgangers, met betrekking tot Hinderwet en Milieuvergunningen van inrichtingen gelegen in en/of in werking zijnde binnen de Gemeente Amsterdam , gevormd in de periode 1885-2014. Een deel van de informatie is beoordeeld als blijvend te bewaren en zal dan ook door digitale reproducties worden vervangen. Op basis van de Selectielijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in Gemeentearchieven, vastgesteld in 2005 en geactualiseerd op 25 juni 2012, zijn documenten waarvan de bewaartermijn is verstreken, uit de dossiers verwijderd en vernietigd. De machtiging hiertoe werd verleend door de waarnemend gemeentearchivaris op 15 juni 2015.
De vervanging geschiedt volgens het Handboek digitalisering Milieudossiers versie 0.6 datum 21-juli-2020), dat als bijlage bij dit besluit is gevoegd.
Handboek digitale vervanging Milieudossiers
Concept 0.1 datum: 27-5-2019 Revisie TBA 12-6-2019
Concept 0.2 datum: 26-6-201 Revisie TBA 20-8-2019
Concept 0.3 datum: 26-9-2019 Revisie TBA 3-10-2019
Concept 0.4 datum: 14-10-2019 Revisie TBA 28-1-2020
De Dienst Milieu en Bouwtoezicht (DMB) wilde de Milieudossiers (Vergunningen Wet Milieubeheer , Hinderwetdossiers en Tankdossiers) digitaliseren en de originele papieren documenten op korte termijn na digitalisering vernietigen: digitale vervanging. Als gevolg van het besluit van B&W d.d. 17 december 2013 is op 1 januari 2014 de DMB formeel opgeheven en werden de taken voor wat betreft de Wet Milieubeheer overgenomen door enerzijds de stadsdelen en anderzijds de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied (hierna OD). Op 17 december 2013 is het Stadsarchief Amsterdam (SAA) de beheerder van het archief van de voormalige DMB geworden.
Bij de overdracht van het beheer is tussen de OD en het SAA de afspraak gemaakt dat het SAA in navolging van de bodemdossiers, óók de milieuvergunningen zou digitaliseren en ter beschikking gaan stellen aan de OD. Vanuit de gedachte van kostenbesparing voor opslag en beheer heeft het Stadsarchief voor hoogwaardige digitalisering gekozen, met als uiteindelijke doel de papieren dossiers te laten vervangen door een digitaal origineel.
Het project digitalisering milieudossiers is gestart in januari 2016. Alle werkzaamheden werden uitgevoerd door extern ingehuurde medewerkers die de dossiers volgens vastgestelde afspraken opschoonden en gereed maakten voor scanning. Het project is uitgevoerd onder toezicht en dagelijkse leiding van medewerkers van het Stadsarchief. Voor de scanwerkzaamheden werd gebruik gemaakt van de op initiatief van het Stadsarchief opgezette scanstraat. De scanwerkzaamheden werden aanvankelijk uitgevoerd door medewerkers van een extern bedrijf genaamd 2dA Intelligent Digital Archives. Deze werkzaamheden zijn al snel overgenomen door de afdeling Pantar digitaliseren.
Dit handboek beschrijft hoe de digitalisering van de Milieudossiers in zijn werk ging vanaf de start van het project. Hierbij ging het om het reguliere scantraject, het toevoegen van nagekomen documenten aan gedigitaliseerde dossiers uit de DMB-periode en de procedure voor scanning-on-demand.
De werkwijze gedurende het project is op hoofdlijnen ongewijzigd gebleven:
- -
- -
- -
De gehele archiefbestand milieudossiers is volgens bovenstaande vaste werkwijze gedigitaliseerd.
De papieren Milieudossiers waren opgeslagen bij het Gemeentearchief in Zaandam. Ten behoeve van het digitaliseringsproject werd steeds een werkvoorraad opgehaald. Wanneer een milieu-inspecteur een milieudossier direct nodig had, werd dit dossier opgenomen in het scanning on demand-traject. De gehanteerde werkwijze in dit traject verschilde niet van de reguliere scanprocedure. Deze dossiers werden alleen ‘voorgetrokken’.
1 Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden
In 1875 werd de Hinderwet van kracht. In 1993 werd deze wet vervangen door de Wet Milieubeheer en in 2010 door de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht.
Volgens de Hinderwet en de Wet Milieubeheer is het verboden zonder vergunning een inrichting op te richten, te veranderen of de werking ervan te veranderen of het in werking hebben van een inrichting die gevaar, schade of hinder kan veroorzaken (art. 8.1 Wm.) Een uitzondering op dit verbod wordt gevormd door het verlenen van een milieuvergunning.
Er is geen milieuvergunning vereist, wanneer het een categorie inrichtingen betreft die bij Algemene Maatregel van Bestuur is aangewezen (art. 8.40 lid 1 Wm.). In dat geval is een melding voldoende.
De uitvoering van de Hinderwet en de Wet Milieubeheer was in Amsterdam in eerste instantie belegd bij de afdeling Bouwtoezicht van de Dienst der Publieke Werken. In 1901 werd het een taak van de Dienst van het Bouw- en Woningtoezicht (BWT), Stafafdeling Hinderwet en Milieuzaken. In 1990 Werd de Milieudienst opgericht, die in 2003 werd opgevolgd door de Dienst Milieu en Bouwtoezicht (DMB). In 2014 werden de taken van DMB overgenomen door de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied, een regionaal samenwerkingsverband.
Een deel van de Hinderwetvergunningen en Tankdossiers zijn reeds in een eerder stadium naar het Stadsarchief overgebracht (toegangsnummer 30533: Archief van de Dienst Bouw- en Woningtoezicht; Stafafdeling Hinderwet- en Milieuzaken en rechtsopvolger: Hinderwetvergunningen. Bij deze overdracht is echter een deel van de Hinderwetvergunningen en Tankdossiers bij de DMB achtergebleven en door behandelaars aan het milieuvergunningen-archief toegevoegd.. Om die reden komen in het huidige archiefbestand incidenteel ook Hinderwetvergunningen vanaf 1885 en Tankdossiers voor.
Na digitalisering en de daaropvolgende vernietiging van de papieren dossiers zijn de digitale exemplaren van de Hinderwetdossiers van voor 1993 toegevoegd aan archiefnummer 30533, dit geldt ook voor de Tankdossiers van vóór 1996.
De Tankdossiers van ná 1995 zijn toegevoegd aan archiefnummer 31148. In de meegeleverde bijlage 2 staat opgesomd welke dossiers aan archief 30533 zijn toegevoegd.
Een milieudossier bevatte de volgende stukken:
- -
- -
- -
- -
Voorbeelden van documenten zijn; milieuvergunningen, aanvraagformulieren, tekeningen, rapporten, handhavingsbrieven, tanksaneringscertificaten en overige correspondentie tussen DMB en belanghebbenden over bovenstaande onderwerpen.
De Milieudossiers beslaan grotendeels de periode van 1993 tot en met 2013, maar er kwamen incidenteel ook oudere stukken in voor. De digitalisering is retrospectief van aard.
Tot na de opheffing van de DMB in 2014 waren de milieudossiers dynamische dossiers. Er werden nieuwe documenten aan bestaande dossiers toegevoegd tot medio 2015. In 2005 is tussentijds door medewerkers van het Gemeentearchief de dossierinhoud uitgesplitst per inrichting en is een standaard dossierindeling aangebracht; Vergunningenmap, Adviesmap, Handhavingsmap en incidenteel een Vertrouwelijk-map. Alle documenten afkomstig uit genoemde mappen die op grond van de gemeentelijke selectielijst of volgens afspraak met de Omgevingsdienst als te bewaren moesten worden beschouwd, zijn gedigitaliseerd. Vertrouwelijk stukken zijn in alle voorkomende gevallen aan de medewerkers van de Omgevingsdienst ter beoordeling voorgelegd. Na akkoord zijn deze allemaal opgenomen in de digitalisering bij de overige stukken van het dossier.
De milieudossiers werden aangemaakt door twee sectoren van de DMB, te weten de sector Milieu en Vergunningen (M&V),inclusief de afdeling Afval, en de sector Milieu Toezicht (MTZ). De inhoud van de Vergunningenmap en de Advies-map werden gevormd door de sector M&V. De Handhavingsmap werd door de sector MTZ samengesteld.
Het Milieuarchief bestaat uit een serie Milieudossiers geordend per inrichting. Ieder dossier heeft een uniek nummer. Dit nummer is een locatienummer met in sommige gevallen een aanvullend driecijferig extensie-nummer. Voorbeelden: 102126-001 of 61200-172. Een locatiedossier was opgedeeld in drie (soms vier) kleuren Zip-clip mappen. Iedere kleur zip-clip map had een specifieke inhoud. In iedere kleur bevonden zich een of meerdere behandelmappen. Op de behandelmap (=zaakdossier) stond aangegeven wat de voortgang was van de procedure in betreffende map. De blauwe map werd gebruikt voor alle WM-vergunning en Hinderwet-behandelmappen. De roze map bevatte alle handhaving-behandelmappen en Tankdossiers. De grijze map werd voor de advies behandelmappen gebruikt en in enkele gevallen was een rode map aangemaakt voor stukken die vertrouwelijk van karakter waren. Alle kleuren mappen kregen per locatie hetzelfde locatienummer rechtsonder vermeld. Dit nummer werd met zwarte viltstift op de zip-clip map geschreven,
In elke kleur map konden zich één of meer behandelmappen bevinden. Deze behandelmappen waren ook weer verschillend van kleur. Iedere kleur behandelmap had een aantal zaaktypen waarvoor ze mochten worden gebruikt.
Iedere behandelmap bevatte een of meer documenten die een overeenkomstig behandelnummer als kenmerk droegen. De documenten vormden de schriftelijke weerslag van een Milieuvergunning of Hinderwetvergunning-verlening, een advisering of een handhavingsactie bij een specifieke inrichting. De documenten kwamen in diverse formaten in de dossiers voor, variërend van A4 tot en met A0. In bepaalde gevallen zijn er foto’s en andere gegevensdragers aan de behandelmap toegevoegd. De digitale gegevensdragers werden tijdens het voorbewerkingsproces apart gehouden waarna de inhoud , indien te bewaren, later aan het digitale dossier werd toegevoegd.
De omvang van het te digitaliseren archief bedroeg na opschoning 152 strekkende meter. Dit is tevens de hoeveelheid te vernietigen materiaal waarvoor toestemming tot vervanging is verleend.
In 2005 heeft het toenmalige Gemeentearchief Amsterdam in opdracht van de DMB behalve de herindeling van de dossiers, ook een schoningsactie uitgevoerd. Daarbij zijn alle handhavingsdocumenten (inclusief behandelmappen) waarvan de bewaartermijn was verlopen, uit de milieudossiers verwijderd en vernietigd. Uitzondering daarop waren de Milieudossiers van de “Jonge Monumenten”. Van deze categorie zijn alle documenten als blijvend te bewaren aangemerkt.
Dit heeft tot gevolg dat op het moment van de start van de voorbewerking milieudossiers ten behoeve van digitalisering, er in de meeste dossiers geen handhavingsstukken ouder dan 1999 voorkwamen.
De bewaartermijnen die zijn gehanteerd bij de voorbewerking, zijn afkomstig geweest van de selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996, geactualiseerd in 2012. De nu volgende categorieën zijn daarbij gehanteerd.
1.4 Intrinsieke waarde van de documenten
Het belang van de dossiers was gelegen in hun informatieve waarde: vergunningen, aanvraagformulieren en afgegeven adviezen werden gedocumenteerd. Het ging om gangbare, standaard documenten wat betreft vorm. Er was geen sprake van bijzondere uiterlijke kenmerken. De documenten waren niet speciaal interessant voor het cultureel erfgoed. In sommige dossiers bevonden zich oude Hinderwet-stukken en Tankdossiers die tijdens of na de schoningsactie uit 2005 door medewerkers van de DMB als achtergrond informatie in het opgeschoonde milieudossier zijn teruggeplaatst. Deze stukken hoorden in principe thuis in het Hinderwet-archief, maar zijn integraal gescand. Deze stukken zijn daarom tezamen met de overige Milieuvergunningen na toestemming vernietigd.
1.5 Belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek
De inhoud van de milieudossiers is enerzijds van belang omdat het een weergave is van de regelgeving toegepast op een specifieke inrichting. Het biedt de overheid en burgers inzicht in de vraag welke regels voor welke inrichting golden (en gelden) Zo kunnen eventuele risico’s voor de volksgezondheid van zowel personeel als omwonenden worden vastgesteld en beoordeeld.
Anderzijds is de inhoud van de milieudossiers van belang, om nu en in de toekomst na te kunnen gaan, welke acties zijn ondernomen of nog moeten worden ondernomen met het oog op eventuele gezondheidsrisico’s. De informatie in de dossiers kan ook helpen bij het vaststellen van toekomstige bodemverontreiniging. Het is bovendien bewijsmateriaal in geval van aansprakelijkstelling van betrokken partijen.
Voor de DMB als overheidsorgaan waren de papieren milieudossiers de neerslag van de uitvoering en werking van de Hinderwet en de Wet Milieubeheer. Met de Milieudossiers kon DMB verantwoording afleggen over de gemaakte keuzes.
2 Beschrijving van de inrichting van het vervangingsproces
In de DMB-periode waren de milieudossiers dynamisch, dat wil zeggen dat er voortdurend nieuwe behandelmappen aan de bestaande locatiedossiers werden toegevoegd. In dit hoofdstuk worden de procedures voor de vervanging van de dossiers en het vervangen en toevoegen van losse documenten en bestanden beschreven. Incidenteel zijn er CD-ROM’s in de papieren dossiers opgeborgen. Deze zijn tijdens het voorbewerkingsproces bekeken en wanneer nodig, apart gehouden.
Gedurende de uitvoering van het project is de werkwijze onveranderd gebleven. Alle dossiers zijn conform de instructie voorbewerkt, gescand en gecontroleerd.
2.1 Voorbewerking van de dossiers
Alle dossiers werden gesplitst op procedure. Een dossier bevatte alleen documenten met hetzelfde behandelnummer. Daarna werd bekeken wat de inhoud van de betreffende procedure is. Dit werd vastgelegd in de dossiersoort:
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
Voor de indeling van de dossiers heeft men gebruik gemaakt van een rubriekindeling. De rubriekindeling is gekozen aan de hand van de meest in milieudossiers voorkomende documenten. Gedurende het hele project is deze rubriekindeling ongewijzigd gebleven.
De dossiers zijn onderverdeeld in vier rubrieken; Documenten, Rapporten, Tekeningen en Certificaten.
- -
- -
- -
- -
In deze rubriek zijn documenten ondergebracht die voldoen aan het kenmerk Certificaat. Dit zijn A4 documenten waarin de controle of sanering van ondergrondse brandstoftanks staat vermeld. Meestal betreft het certificaten van de firma KIWA, maar het kan ook een schriftelijke verklaring van het tanksaneringsbedrijf zijn. Deze documenten worden als gelijkwaardig beschouwd en zijn in deze rubriek opgeborgen.
Het controleren van de dossiers op volledigheid, dat wil zeggen: zaten alle documenten in het dossier die erin moesten zitten, maakte geen deel uit van de voorbewerking. De voorbewerkers en medewerkers van het Stadsarchief konden niet inhoudelijk beoordelen of er documenten misten die in het dossier hadden moeten zitten. Er heeft dus geen controle op volledigheid plaatsgevonden. Documenten die overduidelijk in een verkeerd dossier waren gearchiveerd, zijn wel in het goede dossier opgeborgen.
Alle documenten in de milieudossiers zijn gescand, met uitzondering van de documenten die op grond van de gemeentelijke selectielijst vernietigd mochten worden. Voor de vernietiging van deze stukken is op 15 juni 2015 door de gemeentearchivaris een machtiging verleend (zie 1.3).
2.2 Vervangingsproces dossiers
De voorbewerker pakte een niet voorbewerkt dossier uit de doos, splitste de map op behandelnummer en selecteerde de te bewaren documenten. De documenten die niet bewaard hoefden te worden, werden door de voorbewerker ter controle voor aan de controleur voorgelegd. Deze beoordeelde of de documenten daadwerkelijk voor vernietiging in aanmerking kwamen. De voorbewerker verwijderde nietjes, paperclips, elastiekjes, ringbanden of andere bindmiddelen uit de te bewaren stukken. Documenten werden losgeschud, tekeningen van A3 formaat die deel uitmaken van een rapport, werden uitgeklapt. Geperforeerde randen werden, indien nodig, met een snijmachine afgesneden, aangezien perforaties het scanproces kunnen belemmeren. Hierbij werd gezorgd dat er geen informatie verloren zou gaan. Afwijkende formaten kleiner dan A4 werden gemarkeerd zodat ze tijdens het scanproces herkenbaar waren en op een juiste manier gescand konden worden. Afwijkende formaten groter dan A3 werden apart gehouden en tijdens toekennen van metadata van een aparte barcode voorzien, zodat ze konden worden gescand op een A0-scanner.
De voorbewerker scheidde de verschillende te bewaren documenten met behulp van barcodevellen. Deze barcodevellen werden uit een invoer-applicatie (hierna te noemen Milieu-module) gegenereerd. De voorbewerker legde per document een aantal gegevens vast omtrent herkomst en datum van het stuk.
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
*Voor de registratie van adressen werd gebruik gemaakt van een standaard adressentabel.
De afzonderlijke documenten binnen een dossier werden van elkaar gescheiden door uitgeprinte barcodevellen. Na het uitdraaien van de barcode werd het barcodevel bovenop het betreffende document gelegd. Op het barcodevel stonden de hierboven vastgelegde gegevens vermeld. Dit proces werd per dossier voor alle inliggende documenten herhaald.
Na voltooiing van de voorbewerking werd het fysieke dossier inclusief metadata en te vernietigen stukken aan een controle onderworpen door een persoon, anders dan de voorbewerker. Geconstateerde fouten werden aangepast waarna het dossier ter scanning kon worden aangeboden.
De digitalisering van de milieudossiers ging volgens een aantal vooropgezette stappen.
Stap 1: Een dossier bestond uit documenten variërend van A5 tot en met A0+. Omdat niet alle documenten op een A0+ scanner konden worden gescand, werd van tevoren een sortering uitgevoerd. Bij deze sortering werden alle documenten groter dan A3 formaat gescheiden van de kleinere formaten.
Stap 2: De voorgesorteerde documenten werden vergezeld van een verzendlijst aangeboden aan de scanoperator. De verzendlijst is een lijst waarop staat vermeld welke barcodes de scanoperator kan verwachten. Aan de hand van de verzendlijstlijst werden alle barcodes inclusief achterliggende stukken (waarvan het document-formaat niet groter dan A3 is) gescand. Na afloop controleerde het scan-volg-systeem aan de hand van de verzendlijst of de scanoperator alle barcodes had gescand die op de lijst stonden vermeld. Wanneer dat was gedaan, werd het verwerkingsprogramma “Scan-Dispatcher” op de verwerkings-computer geactiveerd. Deze software importeerde alle gemaakte (TIFF)-bestanden in een “galerij”. Vervolgens werd met behulp van OCR (Optical Character Recognition) het gescande barcodeblad uitgelezen en vergeleken met de barcodenummers van de geïmporteerde verzendlijst. De TIFF-bestanden die een willekeurig volgnummer hadden, kregen vervolgens geautomatiseerd het juiste barcodenummer toegekend. Dit proces heette “barcode-herkenning”. Wanneer de barcodeherkenning was voltooid werden alle TIFF’s (per pagina één TIFF bestand), die in de galerij stonden, verwerkt tot JPG bestanden. Als dit proces (badge-gewijs) was voltooid, konden de gevormde digitale dossiers uit de scan-dispatcher worden geëxporteerd naar een externe HD. Bij alle documenten groter dan A3 werd dezelfde werkwijze gehanteerd als hierboven beschreven.
NB: De keuze voor weergave in JPG in plaats van de eerder gehanteerde PDF/A , heeft te maken met het feit dat JPG als bestandsformaat betere weergavekwaliteit en dus scherpere afbeeldingen geeft.
Stap 3: Elke scan (JPG bestand) van het gedigitaliseerde dossier werd vergeleken met het originele papieren documenten uit het dossier. Dit werd gedaan door de visueel-controleur op een speciaal daarvoor geschikte monitor. Wanneer een scan door de controleur werd afgekeurd moest de barcode in zijn geheel overnieuw worden gescand en opnieuw worden gecontroleerd (zie vanaf stap 1). Dit proces werd net zolang herhaald totdat alle scans correct waren.
Het scannen van de milieudossiers werd over twee soorten scanners verdeeld. Gedurende het deelproject zijn de milieudossiers door twee marktpartijen gescand. De firma 2DA Intelligent Digital Archives heeft grofweg de eerste 3500 dossiers gedigitaliseerd. De overige dossiers (circa 18.000 stuks) zijn door de firma Pantar gedaan. Zowel 2DA als Pantar hebben alle documentformaten tot aan A3 formaat op een InoTech scanner gescand. Hierna volgen de specificaties:
Programmanaam (gebruikt door 2DA): Adobe Photoshop CS2
Programmanaam (gebruikt door Pantar): Alanis Scandispatcher
Fotometrieke interpretatie; YCbCr
De documenten waarvan het formaat groter dan A3 is, zijn op een White Tec scanner gemaakt. Hieronder volgen de specificaties
Soort scanner A0: Image Acces WT48-600-39D28C
Programmanaam (gebruikt door 2DA): Adobe Photoshop CS2
Programmanaam: (gebruikt door Pantar): Alanis Scandispatcher
3. Kwaliteitsprocedures; beheer en onderhoud van het vervangingsproces
Bij het vervangingsproces werden op verschillende momenten controles uitgevoerd. Deze controles waren op verschillende punten in het proces ondergebracht. Het doel van deze controles is tweeledig: De controle op de voorbewerking zorgde ervoor dat onjuiste metadata kon worden gecorrigeerd. Daarnaast was de scancontrole ingericht om te garanderen dat alle papieren documenten 1 op 1 zouden worden gedigitaliseerd.
Juistheid en volledigheid voorbewerking
De voorbewerkers brachten de dossierindeling aan zoals beschreven in hoofdstuk 2 en legden de metadata vast in de Milieu-module. De toegekende metadata en de voor vernietiging in aanmerking komende documenten werden beoordeeld door een controleur. De controle werd uitgevoerd door iemand anders dan degene die het dossier had voorbewerkt. Elk dossier werd beoordeeld.
Ten behoeve van het scannen werden de voorbewerkte en gecontroleerde dossiers verpakt in archiefdozen en aan de Scanstraat aangeleverd. Uit de Milieu-module werd een “verzendlijst” gegenereerd: hierop stond per archiefdoos aangegeven welke dossiers en barcodes in die doos zaten. De archiefdozen én de verzendlijsten werden tezamen aangeleverd bij de scanafdeling.
Met behulp van de verzendlijst kon de scanoperator tijdens het scannen nagaan of hij alle documenten in een doos had gescand. Na afloop van het scannen ontstond er een “verrijkte verzendlijst”, waarin per barcode stond aangegeven op welke scanner een barcode was gescand en in sommige gevallen of het document in kwestie überhaupt wel was gescand. Eventuele fouten moesten worden hersteld alvorens een zending kon worden afgerond.
Controle kwaliteit apparatuur en leesbaarheid:
Alle documenten werden gescand in kleur met 300 DPI. Men koos voor kleur omdat veel documenten relevante informatie in kleur bevatten. Om ervoor te zorgen dat de scans duidelijk leesbaar zijn, werd dagelijks voorafgaand aan het scannen, nagekeken of de scanner nog steeds volgens de specificaties stond ingesteld. Wanneer er sprake van afwijkingen was, moest de scanner opnieuw worden gekalibreerd. Tot die tijd mochten er geen scans op dat apparaat worden gemaakt.
Tijdens het scannen controleerde de scanoperator voortdurend welke stukken hij/zij al gescand had. Dit deed hij/zij door een onderscheid te maken tussen welke dossiers nog moesten worden gedaan en welke al gescand waren. Wanneer een doos was afgerond, plakte de scanoperator een sticker op de doos zodat voor hem/haar duidelijk was dat deze was afgerond. Tijdens het scannen controleerde de scanoperator op het beeldscherm of een document was gedigitaliseerd.
Controle Verwerking gescande documenten
Na afloop van het scannen, zag de scanoperator op zijn tweede beeldscherm dat alle pagina’s als TIFF bestanden stonden afgebeeld. De scanoperator startte de verwerking door de TIFF-bestanden te importeren in het verwerkingsprogramma Scandispatcher. Na het importeren van alle TIFF’s werden de bestanden gekoppeld aan de gegevens uit de verzendlijst. Tijdens verwerking werden de TIFF’s omgevormd tot JPG bestanden. Elk JPG-bestand kreeg een nieuwe bestandsnaam. Deze bestandsnaam was gelijk aan het corresponderende barcodenummer uit de verzendlijst, aangevuld met een 5-cijferig volgnummer. Wanneer alle TIFF-bestanden van een zending (dit kan één doos zijn maar ook meerdere) waren verwerkt, kon de export worden gestart. Bij het exporteren werden alle gemaakte JPG’s naar een vooraf geselecteerde map gekopieerd. Vanuit deze map kon het worden overgezet op een externe Harddisk of andere gegevensdrager. Vanaf deze harddisk werden de scans op het netwerk van de scancontroleurs geplaatst.
De controle van de gescande documenten vond plaats met behulp van een controlescherm dat onderdeel uitmaakte van de milieu-module. Daar werd op barcodeniveau de scans bekeken en beoordeeld. De scancontroleur controleerde de scans aan de hand van het fysieke dossier. De scancontroleur was daarbij verplicht om na iedere twintigste scan een beoordeling te geven. Hierdoor werd voorkomen dat een controleur barcodes kon overslaan. Wanneer een scan werd afgekeurd, werd de hele barcode opnieuw ter scanning aangeboden, dus niet alleen de pagina met de fout! Daarna werden de rescans (documenten die voor een tweede keer werden gescand) opnieuw gecontroleerd. Dit proces werd zo nodig herhaald totdat alle fouten waren verbeterd.
Controle overdracht digitale dossiers naar E-Depot
Na voltooiing van de scancontrole werden alle goedgekeurde scans tezamen met een metadata-set op externe harddisk aangeboden bij het E-Depot. Voorafgaand aan deze uitlevering werd tijdens iedere kopieerslag een MD5 check uitgevoerd. Deze check was nodig om de authenticiteit en volledigheid van alle scans te controleren. Na inname bij het E-Depot vond opnieuw een MD5 check plaats.
3.2 Vernietigingsproces vervangen bestanden
Voorafgaand aan de vernietiging van de vervangen bestanden dient het hoofd van de beheerseenheid (in dit geval de directeur van het Stadsarchief) een verzoek tot positief besluit vervanging archiefbescheiden, tezamen met het handboek vervanging in bij de Gemeentearchivaris. Na het verlenen van een positief advies door de Gemeentearchivaris zal hij dit mededelen aan het hoofd van de beheerseenheid (directeur van het Stadarchief). Na ondertekening van het concept besluit vervanging archiefbescheiden door het hoofd van de beheerseenheid, publiceert hij dit in de krant. Na het verstrijken van de bezwaar en beroepsprocedure kan het vervangingsbesluit definitief geworden. De bezwaar en beroepsprocedure zal tussen de 6 en 8 weken in beslag gaan nemen. Na het vervallen van deze termijn kan het definitieve besluit worden genomen. Op het moment van besluitneming vervalt feitelijk de waarde van de papieren documenten en worden de digitale bestanden het vervangend origineel. Tot aan het moment van afronding van bovenstaande procedure, wordt het papieren archief bewaard in een daarvoor geschikte archiefruimte.
Wanneer het archief wordt vernietigd, zal dat als vertrouwelijk papier worden afgevoerd door de gecertificeerd archiefvernietiger De Graaf te Zaandam. Dit bedrijf is de vaste “papiervernietiger” van het Stadsarchief. Afhankelijk van hun planning, de hoeveelheid te vernietigen papier en de snelheid waarmee het kan worden afgevoerd, zal de vernietiging twee à drie weken in beslag gaan nemen. Na vernietiging geeft de archiefvernietiger een verklaring af dat het betreffende archiefmateriaal volgens de geldende regelgeving is vernietigd.
INSTRUCTIE VOORBEWERKING MILIEUDOSSIERS (CONCEPT 0.2)
Voor je ligt een Milieudossier. Dit is een weergave van alle stukken die betrekking hebben op een specifieke inrichting die zich binnen de gemeentegrenzen van Amsterdam bevindt.
In een Milieudossier zie je een weerslag van de totstandkoming van een vergunning en de handhaving in het kader van de Hinderwet/ Wet milieubeheer. De Dienst Milieu en Bouwtoezicht had als taak om toezicht te houden op de naleving van de Hinderwet/ Wet milieubeheer. Dit deed men door het opstellen vergunningen, maar ook het adviseren van bedrijven op gebied van energiebesparing en andere milieu gerelateerde zaken. Wanneer een bedrijf zich niet aan de bepalingen van een van vergunning hield, kon de DMB handhavend optreden. Dit deed men preventief door middel van Integrale Controles maar ook wel eens na klachten van omwonenden.
De inhoud van een Milieudossier bestaat uit documenten, rapporten, tekeningen en tanksanerings-certificaten. Deze stukken zitten in een behandelmap-omslag met daarop de titel(s) van het soort zaak dat er heeft gespeeld. Er kunnen zich in de afgelopen jaren meerdere zaken hebben voorgedaan op de bewuste locatie waardoor je verschillende behandelmappen in een Milieudossier kunt aantreffen. Voor iedere nieuwe zaak die op de bewuste locatie (= inrichting) heeft gespeeld is het dossier weer tevoorschijn gehaald en zijn de afgeboekte behandelmappen er later bij in gestopt. Tot aan 2005 werden al deze behandelmappen in één dossier bij elkaar gestopt. In 2005 is er vanuit het SAA een schoningsactie geweest waarbij alle behandelmappen in een speciaal daarvoor geschikte gekleurde map zijn geplaatst.
Het dossier heeft daarom de nu volgende indeling gekregen.
Documenten in een behandelmap die betrekking hebben op de Vergunningverlening Wet Milieubeheer.
Soorten behandelmappen in map Vergunning
(In verband met privacy is het voorbeelddocument verwijderd):
(In verband met privacy is het voorbeelddocument verwijderd)
(In verband met privacy is het voorbeelddocument verwijderd)
Behandelmap MELDING 8.41 (en ook Kennisgeving ing. Art. 2a HW)
(In verband met privacy is het voorbeelddocument verwijderd)
Documenten in de gele behandelmappen hebben betrekking op Integrale Controle op naleving van de Milieuwetgeving.
(In verband met privacy is het voorbeelddocument verwijderd)
INHOUD GRIJZE MAP (Geen voorbeeld map)
(In verband met privacy is het voorbeelddocument verwijderd)
- 1.
- 2.
Pak eerst de Handhavingsmap (ROZE) en loop de inhoud per behandelmap door. Alle gele behandelmappen mogen in principe op vernietiging worden gezet. Er kunnen te bewaren stukken in de Handhavingsmap terecht gekomen zijn, zoals de vergunning of bijlagen bij de vergunning. Die stukken zijn vaak te herkennen aan stempels of ook wel handgeschreven tekst (“hoort bij vergunning..” of een Romeins cijfer) Als er een behandelnummer opstaat kun je controleren of dit overeenkomt met het behandelnummer op de Handhavingsomslag. Deze te bewaren stukken stop je voorlopig in de BLAUWE map. Als je alle stukken van de Handhavingsmap (Roze) hebt doorgelopen hou je, als het goed is, een stapel documenten over die vernietigd mogen worden.
Om het vernietigingsjaar te kunnen bepalen kijk je naar de datum afboeking van het meest recente omslag. Voorbeeld: Je hebt gele behandelmappen van een Dossiernummer 17-005 die achtereenvolgens zijn afgeboekt in 2001, 2003 en 2008. Neem als jaartal vernietiging 2008, tel daarbij op 5 jaar plus 1 bonusjaar= 2014. Dit betekent dat alle stukken van dit handhavingsdossier sowieso in 2014 vernietigd hadden mogen worden. Je vernietigt ze in 2016, dus je noteert 2016! Als je klaar bent, heb je dus twee stapels op je bureau; stapel 1: Bewaren en stapel 2; Te Vernietigen 2016!
- 3.
- 4.
Pak nu de BLAUWE map. In deze map bevinden zich een of meer Behandelmappen (zie voorbeelden). Alle behandelmappen hebben een uniek zaaknummer die ook op de losse stukken wordt vermeld. Probeer de losse rapporten, tekeningen en Certificaten te koppelen aan een van de behandelmappen. Sorteer de losse stukken en voeg de documenten zaak bij zaak. Als je losse stukken overhoudt, raadpleeg de begeleider!
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
- 9.
Voer bij ieder document de documentdatum in en het aantal te scannen pagina’s. Vergunning, aanvraag en bijlage(n) krijgen aparte barcodes. Als datum van een bijlage geldt de datum van dat document, niet de datum van de vergunning/aanvraag. Een standaard aanvraagformulier is niet openbaar als na 1-1-1976).
- 10.
- 11.
- 12.
- 13.
- 1.
Om te weten welke stukken te bewaren zijn en welke vernietigd mogen worden maken wij gebruik van de Gemeentelijke Selectie en Vernietigingslijst. Dit is een lijst die geldt voor alle stukken die zijn opgemaakt door overheden/ gemeenten en gemeentelijke diensten. In samenwerking met de inspectie van het Stadsarchief Amsterdam is er een doorlopende machtiging verleend voor stukken afkomstig uit een Milieudossier waarvan op grond van de algemene selectielijst de bewaartermijn is verstreken. Sommige stukken bewaren wij echter tóch. Dit heeft te maken met de wens van de Omgevingsdienst. Voor nadere specificatie verwijs ik je naar de lijst. (zie bijlage achterin)
Aan de hand van de stukken kan worden bepaald welke bewaartermijn eraan gekoppeld moet worden. Het komt echter redelijk vaak voor dat behandelmappen in een verkeerde dossiermap zijn gestopt. Let hier dus goed op! In sommige Handhavingsmappen zitten Rapporten en Tekeningen afkomstig van de set bijlagen die bij de aanvraag WM-vergunning thuis horen! Zorg er dus voor dat je daar alert op bent. Deze moeten uit het Handhavingsdossier en in de Vergunningenmap worden ondergebracht. Uiteindelijk hou je dus alleen de omslagen en stukken over waarin gesproken wordt over controlebezoeken en klachtenafhandeling. Het kan voorkomen dat je in een handhavingsdossier een rapport tegen komt dat hoort bij een Controle-dossier. In deze gevallen kan het rapport tezamen met de overige stukken op VVV worden gezet.
- 2.
Deze stukken mogen worden vernietigd (mits bewaartermijn is verstreken). Kies voor het bepalen van het VVV-jaar het jaartal van afboeking als startpunt. Neem voor de Handhavingsstukken altijd een bewaartermijn van 5 jaar (+1 jaar). Wanneer er stukken tot ná 2016 moeten worden bewaard dienen de VVV stukken in een archiefdoos te worden opgeborgen.
- 9.
- 10.
- 11.
Wanneer je de inhoud van een behandelmap hebt beschreven en achter Barcodes hebt gezet, rond je het dossier af en breng je na voltooiing van het hele dossier de mapjes ter controle naar de controleur/controlevoorraad. Lever de VVV-stukken in de roze map tezamen met de eerst aangemaakte omslag van het dossier aan! De controleur weet dan dat de VVV-stukken op de achterliggende dossieromslagen betrekking hebben.
- 12.
- 13.
- 14.
*Dossier waar de JM-code op staat (Jong Monument) worden integraal bewaard. Controle/Handhavingsmappen mogen bij elkaar in één omslagnummer worden ingevoerd. Kies Stramis-nummer van de dossiermap en als behandelnummer “000/00000/0000”. Voer de stukken onder de gebruikelijke rubrieken in.
De dossiers die bewerkt moeten worden lopen tot 1 juli 2015. Dan houdt de Dienst Milieu en Bouwtoezicht (DMB) feitelijk op te bestaan en worden zijn taken overgenomen door de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied (OD).
De dossiers van na 1 juli 2015 gaan terug naar de OD. Hiervoor staat een doos bij de andere speciale dozen. Dit geldt voor het gehele dossier, niet alleen voor de afzonderlijke documenten van na 1 juli 2015
Uitgangspunt voor de datering is de datum waarop het document is opgesteld.
De aanvraag van een vergunning en de bijbehorende bijlagen worden gesplitst. Dit is vooral van belang in verband met de openbaarheidsbeperking die op het aanvraagformulier rust.
Voor de datering van de bijlage(n) geldt de volgende werkwijze:
- -
- -
Voor een klachtenformulier geldt de datum van de aanmaak van het klachtenformulier (datum bovenaan)
Voor controleformulieren geldt de controledatum of de datum uitvoer
Het kan zijn dat je een oud dossier (<1990) aantreft dat verre van compleet is, bijvoorbeeld alleen een aanvraagformulier of alleen een vergunning. Overleg met Hans of dit misschien een dossier is waarvan het grootste gedeelte al is overgedragen naar het Stadsarchief.
Tijdelijke lozingsvergunningen worden bewaard.
Geluidsontheffingen ten behoeve van een eenmalig feest worden niet bewaard. Als de ontheffingen een meer langdurig karakter hebben: overleg met Herbert of Hans.
Garagevergunningen, terrasvergunningen, exploitatievergunningen etc. die door een Stadsdeel worden afgegeven bewaren wij niet en mogen dus weg. Dat geldt ook als de Milieudienst/DMB het Stadsdeel een advies over een aanvraag voor zo’n vergunning geven: niet bewaren. Dit geldt ook voor lozingsvergunningen die zijn afgegeven door RWS, een waterschap of een gemeentelijke dienst zoals DWR of RWA. Uiteraard blijft gelden dat als zo’n vergunning van een externe als bijlage bij een milieuvergunning of melding zit, deze wel bewaard moet worden.
Aanvraag vergunning en vergunning: Uitgangspunt: is er een vergunning ja of nee? Als er nog geen vergunning is en de aanvraag wordt ingetrokken door de aanvrager of de vergunning wordt geweigerd, dan mogen de stukken na vijf jaar worden vernietigd. Als de vergunning wèl is verleend maar daarna wordt ingetrokken zijn de stukken te bewaren.
Stukken van de Raad van State: als de gemeente of het stadsdeel in alles gelijk krijgt, mogen de stukken weg. Als de gemeente of het stadsdeel deels of helemaal ongelijk krijgt stukken bewaren. Dat wil zeggen: alleen de uitspraak niet wat daar aan bijlagen allemaal bij zit. Wel even goed opletten: als de vernietigde vergunning niet in het dossier zit maar wel in een bijlage van de RvS, dan bijlage bewaren.
De rode mappen zijn niet openbaar, maar we maken wel onderscheid tussen stukken die door de Milieudienst/DMB zijn opgesteld en stukken die door anderen (bijvoorbeeld vergunningaanvrager, een bureau namens aanvrager of iemand die een melding doet) zijn opgesteld. Stukken van de Milieudienst/DMB zijn wel openbaar, de stukken van aanvragers niet. Stukken die bedoeld zijn om openbaar te zijn, zoals uitspraken van de Raad van State, zijn ook openbaar.
Voor tankdossiers is er een aparte dossiersoort.
Het kan voorkomen dat er meerdere tanksaneringen met verschillende behandelnummers zijn in één Stramisdossier. Maak hier één dossier van met behandelnummer “000/00000/0000”.
Certificaten is bedoeld voor tankcertificaten (KIWA), niet voor allerlei andere stukken waar certificaat op staat.
Faxpapier (dun, glad, bezig te vervagen) kan niet goed door de scanner. Maak daarom een kopie van het document, registreer dit als origineel en stop het origineel bij de te vernietigen stukken.
Vergunningen verleend door derden
Vergunningen die door anderen verleend zijn bewaren we niet. Er kunnen vergunningen zijn van stadsdelen, vroegere (geannexeerde) gemeenten, waterschap, hoogheemraadschap, DWR, Waternet, Provincie en ministerie.
Let wel op: het kan zijn dat het bevoegd gezag is overgedragen aan de Milieudienst/DMB. In dat geval moet het dossier worden bewerkt alsof het door de Milieudienst/DMB gevormd is.
Ook voor stukken die ter kennisname zijn toegestuurd en alleen voor kennisgeving zin aangenomen geldt een bewaartermijn van vijf (5) jaar! Dan gaat het over vergunningen van Ministerie, Provincie, Rijkswaterstaat, DWR, Waterschap)
De Noord/Zuidlijn behandelen als Jong Monument (=alles bewaren)
Bij alle onderdelen van de Noord/Zuidlijn het specifieke adres vermelden en ook als adres Noord/Zuidlijn en daarbij in de toevoeging aangeven welk onderdeel het is: station, werkplatform etc)
Besluiten, intrekking en niet behandelen
Basisvraag is: is er een vergunning of niet? Als er een vergunning is moet deze worden bewaard, ook al wordt de vergunning later ingetrokken.
Als er geen vergunning tot stand is gekomen, bijvoorbeeld omdat de aanvraag is ingetrokken of omdat de Milieudienst/DMB heeft besloten de aanvraag niet te behandelen of af te wijzen zijn de stukken te vernietigen. Termijn van 5 jaar aanhouden.
Een besluit hoeft niet te worden bewaard omdat het een besluit is.
Milieudossiers van Stadsdeel Amsterdam Noord
Stadsdeel Amsterdam Noord heeft zijn milieuvergunningen zelf uitgegeven, na voorwerk van de Milieudienst/DMB. Dit betekent dat Stadsdeel Noord als enige stadsdeel ‘ eigen’ milieudossiers heeft (Noord-dossier).
Deze manier van werken heeft tot gevolg dat er over één vergunningverlening zowel een DMB dossier kan zijn als een Noord-dossier. Deze dossiers worden niet samengevoegd. Bij de Noord-dossiers is het behandelnummer in veel gevallen dus niet uniek, een onderzoeker krijgt dan bij het opvragen twee resultaten.
Bewerk de dossiers van Stadsdeel Noord alsof er geen DMB-dossier is, volgens de ‘gewone’ werkwijze.
Bijlage 1 Selectie en Vernietigingslijst
Lijst van informatie uit het archief van de Dienst Milieu en Bouwtoezicht die kan worden vernietigd op grond van een doorlopende machtiging.
(conform Selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen vanaf 1 januari 1996)
De Milieumodule is gebaseerd op de bodemmodule.: bij de ontwikkeling van de milieumodule is geprobeerd zo min mogelijk te veranderen. Daarom is dit een beperkte handleiding.
De milieuapplicatie opent met dit scherm:
Je maakt een nieuw dossier aan door te klikken op invoeren.
De module maakt een nieuw dossiernummer aan, niet te verwarren met het Stramis dossiernummer. Schrijf dit nummer meteen op de dossieromslag.
Je ziet bovenin een heel aantal nummers die je kunt invoeren. Stramis dossiernummer en Stramis behandelnummer zijn de meest voorkomende. Let goed op de noodzakelijke voorloopnullen. Stramis dossiernummer bestaat uit 6 cijfers/vier cijfers: 000353/0000. In geval van een Jong Monument moeten de laatste twee cijfers letters worden: JM. Een eventuele extensie moet je dan dus inkorten tot twee cijfers.
Het behandelnummer bestaat uit 3 delen: 3 tekens (cijfers of letters)/5 tekens/4 cijfers. Als het behandelnummer uit 2 delen bestaat, begin dan met 000.
Het Loc Nr, behandelcode en BehandelNr zijn bedoeld voor dossiers vanaf ongeveer 2010. Toen is de hele nummering veranderd.
Het soort dossier kun je kiezen met een uitklapmenu.
Het invoeren van het adres werkt hetzelfde als in de bodemmodule.
Let goed op de volgorde van invoeren van de barcodes, want je kunt de volgorde van de barcodes na invoeren niet meer veranderen.
Op barcodeniveau kun je aangeven dat een document niet openbaar moet zijn. Stuk(ken) openbaar moet je dan uitvinken.
Bijlage 2 (Lijst Milieudossiers naar Archief 30533)
Bent u het niet eens met dit besluit? Dan kunt u binnen zes weken na de bekendmaking van dit besluit bezwaar maken.
Het college van burgemeester en wethouders van Amsterdam,
Vermeld in uw bezwaarschrift altijd:
- •
- •
- •
- •
Na ontvangst informeert de gemeente u over de manier waarop zij uw bezwaarschrift gaat behandelen.
Het indienen van een bezwaarschrift heeft geen schorsende werking. Dat wil zeggen: het besluit waartegen u bezwaar maakt, blijft geldig totdat over uw bezwaar is beslist.
Bij grote spoed kunt u (tegen kosten) een zogeheten voorlopige voorziening aanvragen. Dat is een spoedprocedure waarmee het genomen besluit tijdelijk kan worden ingetrokken en/of andere maatregelen kunnen worden getroffen. Een voorlopige voorziening vraagt u aan bij:
de Voorzieningenrechter van de Rechtbank Amsterdam
Dat kan ook via http://loket.rechtspraak.nl/bestuursrecht. Daarvoor hebt u een DigiD nodig. Op deze site vindt u ook meer informatie.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2021-98773.html