Besluit vervanging analoge archiefbescheiden van de gemeente Kaag en Braassem 2021

Besluit tot vervanging van archiefbescheiden van de gemeente Kaag en Braassem die geregistreerd zijn in het zaaksysteemGreen Valley teneinde te  worden gearchiveerd. De reikwijdte van de vervanging betreft:

• de analoge APV-vergunningen, de MOR-meldingen en de e-formulieren burgerzaken, met terugwerkende kracht tot en met 28 mei 2018;

• alle ontvangen, intern opgemaakte en verzonden analoge archiefbescheiden betreffende de overige zaaktypendie worden geregistreerd in zaaksysteemGreen Valley en gearchiveerdin DMS Alfresco, met terugwerkendekracht toten met 26 november 2018;

• behoudens uitzonderingen, zie paragraaf1.3 en bijlageA van Handboek Digitale Vervanging.

Het college van burgemeester en wethouders van Kaag en Braassem;

gelezen het advies van de archivaris van Kaag en Braassem van 3 maart 2021;

gelet op:

• de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161(10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van andere regels omtrent vervanging;

• artikel 7 van de Archiefwet 1995

• artikel 6 van het Archiefbesluit.

besluit:

vast te stellen het Besluit vervanging analoge archiefbescheiden Kaag en Braassem 2021.

Artikel 1

• 1. Over te gaan tot vervangingdoor digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van de geldende Selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.

• 2. Reproductie geschiedt op de wijze zoals beschrevenin het bij dit besluit behorende Handboek Digitale Vervanging gemeente Kaag en Braassem d.d. 1 maart 2021.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit en werkt terug tot en met de data zoals genoemd bij de reikwijdte van dit besluit.

Artikel 3

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden van de gemeente Kaag en Braassem 2021.

Roelofarendsveen, 23 maart 2021

Burgemeester en wethouders van Kaag en Braassem,

de gemeentesecretaris,

M.E. Spreij

de burgemeester,

K.M. van der Velde-Menting

Toelichting

Dit vervangingsbesluit is van toepassingop de archiefbescheiden van de gemeente Kaag en Braassem.

Vervangen worden alle analoge informatieobjecten die voldoen aan artikel 1 van de Archiefwet1995; die in het ZaaksysteemGreen Valley en DMS Alfresco worden opgenomen en betrekking hebben op alle door of namens de gemeente ontvangen of opgemaakte documenten die, ingevolge de voor de gemeente geldende Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijkeen intergemeentelijke organen voor zowel blijvende bewaring als voor vernietiging in aanmerking komen. Eventuele uitzonderingen staan beschreven in het Handboek Digitale Vervanging d.d. 1 maart 2021 van gemeente Kaag en Braassem (hierna: Handboek).

Vervanging is een logische stap van de gemeente om digitaal te werken en verantwoord digitaal te archiveren. Het sluit aan bij de StrategischeVisie van Kaag en Braassem van 9 oktober 2018 over digitaal zaakgerichtwerken en het vervangen van documenten.

Op grond van de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefverordening van Kaag en Braassem 2018 is het college van burgemeesteren wethouders de zorgdrager van het archief. De zorgdrager is op grond van artikel 7 Archiefwet 1995 bevoegd om een Vervangingsbesluit te nemen. Het Handboek, de Pilot Digitale Vervanging en een positief advies van de archivaris van de gemeente Kaag en Braassem d.d. 3 maart 2021 maken deel uit van dit besluit.

Bij het schrijven van het Handboek is gebruik gemaakt van de ondersteuning van de archiefinspecteur van Erfgoed Leiden en Omstreken. Het Handboek Digitale Vervanging van de analoge archiefbescheiden van de Omgevingsdienst West-Holland d.d. oktober 2018 heeft gediend als leidraad bij het opstellen van dit Handboek.

Het Handboek is als bijlage bij dit besluit gevoegd. In het Handboek (met bijlagen) is beschreven op welke manier vervanging plaatsvindt, welke archiefbescheiden uitgezonderd zijn van vervanging en welke voorwaardenaan vervanging worden gesteld. Het Handboek beschrijft ook wanneer aanpassing van het besluit plaatsvindt.Bij kleine wijzigingen volstaat aanpassing van een bijlage of een onderdeel van het Handboek. Bij grote wijzigingen, bijvoorbeeld aanschaf van een nieuw zaaksysteem,wordt een nieuw besluit aan het college voorgelegd.

Gemeenschappelijke regelingen

AI voor de inwerkingtreding van het Vervangingsbesluit waren diverse gemeenschappelijke regelingen aangegaan en de taken uitbesteed,net als de archiefzorg en het —beheer van de archiefstukken. Om die reden vallen documentenvan de gemeenschappelijke regelingen niet onder het vervangingsbesluit van de gemeente Kaag en Braassem.

Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden

Feitelijk vindt vervangingpas plaats op het moment van vernietiging van de originele analoge archiefbescheiden. Dit is drie maanden na ontvangst en scannen van de stukken. Deze periode dient voor de kwaliteitscontroles en geeft een extra mogelijkheid om controle te doen op de intrinsieke waarde. De periode van drie maanden wordt verlengd bij geconstateerde gebreken van de scans en/of procedures.