B & W - BESLUIT

Registratienummer: 1283501

Besluit:

Het College van B&W van Vlissingen heeft 2 maart 2021 besloten:

1. In te stemmen met het procedurevoorstel van het Zeeuws Archief om jaarlijks een hotspotmonitor vast te stellen;

2. Vanaf het jaar 2020 overeenkomstig het advies van het Zeeuws Archief in ieder geval de coronacrisis aan te wijzen als hotspot waarop artikel 5, eerste lid, sub. e. van het Archiefbesluit van toepassing is;

3. Over deze besluiten (jaarlijks) in- en extern te communiceren.

Samenvatting

In het Archiefbesluit is in artikel 5, eerste lid, sub. e. geregeld, dat als aan bepaalde criteria wordt voldaan, informatie die normaliter na verloop van tijd voor vernietiging in aanmerking komt toch vanuit cultuur-historisch perspectief bewaard kan worden. Deze zogeheten hotspots moeten jaarlijks vastgesteld worden in een hotspotmonitor. Behalve informatie waarover de gemeente beschikt, kan ook informatie van derden over hotspots bewaard worden.

Toelichting

Een gebeurtenis of een kwestie kan als hotspot worden aangewezen als er sprake is van:

· een gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen binnen de gemeente die veel maatschappelijke beroering veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking en/of waarvoor veel aandacht bestaat in de media.

· een gebeurtenis of kwestie binnen de gemeente die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en/of een debat dat over de kwestie veel emoties losmaakt.

· een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de gemeente.

· een politieke kwestie waardoor de positie van het bestuur ernstig is bedreigd of juist wordt onderstreept.

Een gebeurtenis of kwestie kan dus zowel vanuit het perspectief van de gemeente als vanuit het perspectief van de samenleving als hotspot worden aangewezen en het kan gaan om zowel een positieve als negatieve beleving. Het aanwijzen gebeurt achteraf, maar kan ook gebeuren terwijl de gebeurtenis of kwestie nog actueel is. Dit is dus aan de orde bij de coronacrisis; het Zeeuws Archief adviseerde het college de coronacrisis aan te wijzen als hotspot en alle informatie hierover te bewaren.

De consequentie van de aanwijzing van een gebeurtenis of kwestie als hotspot is dus, dat de gemeente alle informatie hierover verzamelt en duurzaam bewaart, ook als het gaat om informatie die normaliter na verloop van tijd vernietigd zou moeten worden. Tevens zullen de door de gemeente aangewezen hotspots voor het Zeeuws Archief medebepalend zijn in hun keuzes voor het verwerven van particuliere archieven.

Om gemeenten te ondersteunen in het proces om te komen tot vaststelling van hotspots, adviseerde het Zeeuws Archief het college hiervoor de sinds 2020 formeel vastgestelde overlegstructuur te gebruiken, als volgt:

1. Het voorbereiden van de hotspotmonitor vindt plaats in het tactisch informatieoverleg (TIO).

2. Eén keer per jaar staat de hotspotmonitor standaard op de agenda van het TIO. Voor de bespreking hiervan kan het overleg ad-hoc worden uitgebreid met één of meerdere in- en/of externe deskundigen.

3. De eerste keer wordt een lijst met hotspots opgesteld die elk jaar wordt geactualiseerd. Hierbij zal gekeken worden hoe ver nog wordt teruggegaan in de tijd.

4. De lijst met toelichting die het TIO opstelt wordt aangeboden aan het strategisch informatieoverleg (SIO) dat de lijst bespreekt en al dan niet in gewijzigde vorm aan het college voorlegt.

5. Het college stelt de lijst definitief vast en deze wordt jaarlijks gepubliceerd.

Het identificeren van hotspots is overigens geen doel op zich. Het doel is het veiligstellen van informatie ten aanzien van belangrijke gebeurtenissen of kwesties. Als zich geen hotspots voordoen, worden dat jaar dan ook geen nieuwe hotspots aangewezen. Met het jaarlijks vaststellen respectievelijk actualiseren van de hotspotmonitor zijn geen kosten gemoeid.