Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Nederweert houdende regels omtrent interne aangelegenheden van het presidium (Huishoudelijk reglement voor het presidium gemeente Nederweert 2011)

De raad van de gemeente Nederweert;

Gelezen artikel 5 lid 1a van het Reglement van Orde gemeenteraad Nederweert

Besluit

vast te stellen het volgende reglement:

Huishoudelijk reglement voor het presidium gemeente Nederweert 2011

Artikel 1: Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

• a. RvO: het reglement van orde gemeenteraad Nederweert;

• b. presidium: het presidium als bedoeld in artikel 5 van het RvO

• c. griffier: de griffier als bedoeld in artikel 107 van de Gemeentewet

• d. fracties: de fracties als bedoeld in artikel 7 van het RvO

Artikel 2: Reikwijdte huishoudelijk reglement

Het huishoudelijk reglement regelt zaken betreffende de interne aangelegenheden van het presidium.

Artikel 3: Samenstelling

• 1. Het presidium bestaat uit de voorzitter van de raad en de fractievoorzitters of diens vervangers.

• 2. De voorzitter van de raad is tevens de voorzitter van het presidium. De plaatsvervangend voorzitter van de raad is tevens plaatsvervangend voorzitter van het presidium.

• 3. De griffier of diens vervanger is in elke vergadering van het presidium aanwezig en treedt op als secretaris van het presidium.

• 4. De voorzitter kan vorstellen de secretaris uit te nodigen voor het presidium.

Artikel 4: Taken presidium

• 1. Het presidium:

  • a. bereidt de concept-agenda van de raad voor,

  • b. is belast met de regierol voor het functioneren van de raad en kan voorstellen doen voor verbetering

  • c. ziet toe op een goed verloop van de procedure van de raadsvoorstellen en termijnagenda,

  • d. draagt zorg voor de jaarplanning van de themaraden en het inplannen van bijeenkomsten voor de raad (w.o. hoorzittingen, werkbezoeken, excursies, opleidingen/trainingen, workshops e.d.),

  • e. maakt afspraken over de procedure met betrekking tot behandeling van de begroting en de kadernota en

  • f. stelt het griffieplan vast en monitort de uitvoering van de actiepunten uit het griffieplan.

• 2. Wanneer het presidium besluit een voorstel van het college niet op de agenda van de raad te plaatsen, dan wordt het college daarvan in kennis gesteld.

• • 3. a. Bij de behandeling van de concept-agenda beoordeelt het presidium of de raadsvergadering in 1 avond (d.w.z. uiterlijk 23uur) af te handelen is. Indien het presidium van oordeel is dat een tweede avond nodig is, dan wordt hiervan de dag na de presidiumvergadering melding gemaakt aan de raadsleden. Ook wordt dit gecommuniceerd middels het plaatselijke weekblad en de website.

  • b. Als tijdens de raadsvergadering blijkt dat de agenda niet in 1 avond afgewerkt kan worden, overlegt het presidium om 22.30u of de raadsvergadering dezelfde avond afgemaakt wordt of dat deze voortgezet wordt op een 2e avond. Het besluit om de raadsvergadering op dezelfde avond af te handelen of op een 2e avond, wordt genomen door de raad.

  • c. In beginsel vindt de 2e avond plaats op de avond van de dag direct volgend op de betreffende raadsvergadering.

• 4. Voor de advisering en uitoefening van haar taak wordt het presidium terzijde gestaan door de werkgroep bestuurlijke vernieuwing¹. Ook kan het presidium externen uitnodigen.

Artikel 5: Taakverdeling

• 1. De voorzitter is belast met het leiden van de vergadering, het handhaven van de orde en het doen naleven van het huishoudelijk reglement.

• 2. De griffier is belast met het verzamelen en het verspreiden van de presidiumstukken, de procesmatige advisering en de verslaglegging.

Artikel 6: Vergaderfrequentie en openbaarheid

• 1. In de regel vinden de vergaderingen van het presidium een maal per zes weken plaats in het gemeentehuis op de maandag drie weken voorafgaand aan de raadsvergadering. Eén en ander conform artikel 8 van het Reglement van Orde gemeenteraad en vergaderschema, tenzij anders aangegeven.

• 2. Het presidium vergadert voorts indien de voorzitter of één van de leden het nodig oordeelt.

• 3. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg met de griffier.

• 4. De vergaderingen van het presidium zijn openbaar, tenzij het presidium anders bepaalt.

• 5. In beslotenheid wordt in ieder geval vergaderd over het bespreken en vaststellen van het jaarlijkse griffieplan en voor het doen van vertrouwelijke mededelingen c.q. sondering van standpunten over politiek gevoelige zaken.

• 6. Het verslag van de openbare vergadering is openbaar en wordt na vaststelling door het presidium openbaar gemaakt middels plaatsing op de website.

• 7. Het verslag van een besloten vergadering is niet openbaar, maar kan op de gebruikelijke wijze ter inzage worden gelegd voor raadsleden.

Artikel 7: Quorum en afspraken

• 1. Het presidium mag alleen beraadslagen als de voorzitter (of diens vervanger) en tenminste twee leden aanwezig zijn.

• 2. De adviezen/afspraken (meerderheids- en minderheidsstandpunten) van het presidium worden vastgelegd in een verslag, dat door de griffier wordt opgesteld.

Artikel 8: Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement wordt het reglement van orde op de raadsvergadering betrokken. Indien dit geen uitsluitsel geeft, beslist het presidium op voorstel van de voorzitter.

Artikel 9: Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als Huishoudelijk reglement voor het presidium gemeente Nederweert 2011.

Artikel 10: Inwerkingtreding

Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op de dag na vaststelling.

Ondertekening,

Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van 20 december 2011

De griffier,

E.G. Schrier

De voorzitter,

H.F.M. Evers