Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Nederweert houdende regels omtrent het auditcomité (Verordening van het auditcomité 2008)

De raad van de gemeente Nederweert;

gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 18 september 2008;

gelet op artikel 4, 3e lid van de verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Nederweert ex artikel 213 Gemeentewet;

besluit

tot vaststelling van de Verordening van het auditcomité 2008

Artikel 1

• 1. Het auditcomité is:

  • communicatieplatform tussen raad en accountant;

  • afstemmings- en coördinerend orgaan voor de controleactiviteiten van de raad (met name voor wat betreft de rekenkamercommissie, onderzoeken artikel 213a en artikel 155a).

• 2. In het auditcomité zijn de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders vertegenwoordigd, een ieder voor zover het de eigen bevoegdheden betreft.

• 3. Het auditcomité is geen commissie als bedoeld in hoofdstuk V van de Gemeentewet.

Artikel 2

• 1. Conform de verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Nederweert kent het auditcomité de volgende leden:

  • Raadsleden, waarbij alle fracties uit de raad vertegenwoordigd zijn;

  • Vertegenwoordigers van het college van burgemeester en wethouders

• 2. Benoeming van de raadsleden vindt plaats door de raad

• 3. Benoeming van de vertegenwoordigers van het college en uit de ambtelijke organisatie vindt plaats door het college van burgemeester en wethouders

• 4. Het auditcomité kan in bijzondere gevallen de raad verzoeken om raadsleden of fractieondersteuners als plaatsvervanger te benoemen.

• 5. Het auditcomité kan de voorzitter van de rekenkamer uitnodigen om aanwezig te zijn bij de vergaderingen van het auditcomité

• 6. Het auditcomité kan de accountant uitnodigen om aanwezig te zijn bij een vergadering, al dan niet om toelichting te verschaffen

• 7. De vertegenwoordigers van de raad formuleren het advies van het auditcomité dat aan de raad gezonden wordt.

Artikel 3

Het auditcomité kiest uit haar midden een voorzitter, zijnde een raadslid.

Artikel 4

• 1. De griffier is verantwoordelijk voor het secretariaat van het auditcomité.

• 2. De griffier draagt in samenwerking de gemeentesecretaris zorg voor de verdere ambtelijke ondersteuning.

Artikel 5

• 1. De zittingsduur van de leden en de plaatsvervangende leden is gelijk aan de duur van de functie¹ , respectievelijk het raadslidmaatschap.

• 2. In tussentijds ontstane vacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

Artikel 6

• 1. Het auditcomité draagt zorg voor de afstemming van de activiteiten van raad en college op het gebied van controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie.

• 2. Het auditcomité is belast met de assistentie van de raad bij het toezicht houden op:

  • de betrouwbaarheid en de relevantie van de financiële verslaglegging;

  • (de effectiviteit van) de beheersing van risico’s binnen de gemeente;

  • het functioneren van de externe accountant;

  • de naleving van wet- en regelgeving en andere relevante voorschriften.

• 3. Tot het pakket van het auditcomité worden de volgende voorbereidingstaken gerekend:

  • Voorstel tot het benoemen van (respectievelijk het beëindigen van de relatie met) een accountant door de raad inclusief voorbereiding mogelijke aanbestedingsprocedure ten behoeve van de nieuwe accountant;

  • Raadsvoorstel als bedoeld in artikel 2 lid 3 van de controleverordening ex artikel 213 gemeentewet, waarin een programma van eisen ten aanzien van de accountant wordt vastgesteld;

  • Periodiek overleg met de accountant waarin zaken als bedoeld in artikel 2 lid 4 van de verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie worden besproken;

  • Evalueren van het functioneren van de accountant;

  • Raadsvoorstel inzake het dienstverleningsplan

  • Al datgene dat het auditcomité in de uitoefening van haar taak van belang acht.

Artikel 7

• 1. Het auditcomité vergadert voorafgaand aan de controle van de programmarekening door de accountant, na afloop van de interim-controle en na afloop van de controle van de programmarekening door de accountant en voorts zo dikwijls de voorzitter of drie leden van het auditcomité, met opgaaf van redenen, dit nodig achten.

• 2. De agenda komt tot stand onder verantwoordelijkheid van de voorzitter, in samenspraak met de griffier.

• 3. Agenda en vergaderstukken worden zeven dagen vóór de vergadering aan de leden toegestuurd.

Artikel 8

• 1. De vergaderingen van het auditcomité vinden achter gesloten deuren plaats.

• 2. Het auditcomité kan op grond van een belang, als bedoeld in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur omtrent het in een vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan het auditcomité worden overgelegd geheimhouding opleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.

• 3. Geheimhouding omtrent het in een vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd.

• 4. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen totdat het auditcomité haar opheft.

• 5. De onder het tweede lid bedoelde geheimhouding kan ook worden opgelegd door de voorzitter van het auditcomité, ten aanzien van stukken die aan het auditcomité worden overgelegd. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.

• 6. De onder het derde lid bedoelde geheimhouding wordt in acht genomen totdat degene die de verplichting heeft opgelegd, dan wel bij meerderheid van stemmen het auditcomité, haar opheft.

• 7. Indien het auditcomité zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad of het college heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad of het college haar opheft.

Artikel 9

• 1. Van het besprokene ter vergadering wordt, onder verantwoordelijkheid van de griffier, een besluiten- en afsprakenlijst opgesteld. Het concept wordt aan de leden van het auditcomité gestuurd met het verzoek om binnen 2 weken te reageren. Reacties worden indien mogelijk verwerkt. Indien na twee weken geen op- of aanmerkingen zijn gemaakt die inhoudelijk afwijken van het concept, is het verslag daarmee vastgesteld en wordt het ter kennisname aan raad en college gestuurd.

• 2. In het geval er wel inhoudelijk afwijkende opmerkingen naar voren zijn gebracht wordt het verslag in de eerstvolgende vergadering van het auditcomité alsnog vastgesteld en aan raad en college gestuurd.

Artikel 10

Dit reglement kan worden aangehaald als de Verordening van het auditcomité 2008 en treedt in werking per 1 oktober 2008.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 30 september 2008 en gewijzigd op 9 februari 2010 (wijzigingen cursief weergegeven)

De griffier

De voorzitter