Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Koggenland houdende regels omtrent ambtelijke bijstand en fractieondersteuning

Hoofdstuk 1 Ambtelijke Bijstand

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren;

• b. bijstand: ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie;

• c. fractieondersteuner; een door de raad benoemd persoon als fractieondersteuner, die werkzaamheden verricht voor één van de fracties uit de raad.

Artikel 2. Verzoek om informatie

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat. Een verzoek kan namens een raadslid gedaan worden door een fractieondersteuner;

• 2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de gemeentesecretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk kan verstrekken.

Artikel 3. Verzoek om bijstand

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand. Een verzoek kan namens een raadslid worden gedaan door een fractievertegenwoordiger;

• 2. De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de gemeentesecretaris om één of meer ambtenaren aan te wijzen die de ambtelijke bijstand verlenen;

• 3. De gemeentesecretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als:

  • a. naar zijn oordeel niet of aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op de raadswerkzaamheden, of

  • b. dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden, of;

  • c. het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd;

• 4. Als de gemeentesecretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid –of namens wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de gemeentesecretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 4. Geschil pover ambtelijke bijstand

• 1. Indien een raadslid niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstaand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de gemeentesecretaris;

• 2. Indien overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, kan het raadslid de burgemeester verzoeken met de griffier en gemeentesecretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem beleende bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Hoofdstuk 2 Fractieondersteuning

Artikel 6. Recht op financiële bijdrage

• 1. De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigende fractie voor de duur van de zittingsperiode jaarlijks een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie;

• 2. De financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van € 450,00 per fractie en een variabel bedrag van € 50,00 per raadzetel van de fractie.

Artikel 7. Besteding financiële bijdrage

• 1. De financiële bijdrage wordt uitsluitend besteed aan ondersteuning die ertoe strekt de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie te versterken;

• 2. De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van:

  • a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding voor prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

  • c. giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

  • d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

  • e. algemene opleidingen voor raads- en commissieleden, tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers;

  • f. uitgaven gericht op politieke doeleinden, zoals verkiezingscampagnes.

Artikel 8. Voorschot bijdrage fractieondersteuning

• 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar in de vorm van een voorschot op dat kalenderjaar verstrekt op een door de fractie aan te geven rekeningnummer;

• 2. In afwijking van het bepaalde in het eerste lid wordt in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden het voorschot voor 31 januari verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van het jaar.

Artikel 9. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

• 1. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waar zij uittreden, toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt.

• 2. Als zich een situatie als bedoeld in het eerste lid voordoet, worden de verleende voorschotten naar evenredigheid van het nog resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend onverwijld bijgesteld overeenkomstig de uit het eerste lid voorvloeiende verdeling.

• 3. Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad.

Artikel 10. Reserve

• 1. De fractie reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie voor het kunnen verlenen van een aanvullende financiële bijdrage ten behoeve van die fractie in de volgende jaren;

• 2. De in het eerste lid genoemde bijdrage komt tot uitdrukking in de jaarlijkse verantwoording;

• 3. Aan het eind van de raadsperiode vervalt de opgebouwde reserve en wordt deze door de fractie teruggestort.

Artikel 11. Verantwoording, controle en vaststelling bijdrage

• 1. De fractie legt uiterlijk drie maanden na het einde van een kalenderjaar verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een financieel verslag met bijbehorende afschriften;

• 2. Controle van de verantwoording vindt plaats door het presidium. Het controlerapport wordt uiterlijk in april ter informatie aangeboden aan de gemeenteraad;

• 3. De raad stelt na ontvangst van het controlerapport de hoogte vast van:

  • a. de financiële bijdrage;

  • b. de wijziging van de reserve;

  • c. de resterende reserve dan wel het aan het eind van de zittingsperiode terug te betalen bedrag.

Artikel 12. Toepassing Awb

Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht, met uitzondering van afdeling 4.2.8 is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt.

HOOFDSTUK 3 SLOTBEPALING

Artikel 13. Inwerkingtreding en intrekking oude verordening

• 1. De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Koggenland, 2020 treedt in werking op 1 januari 2021;

• 2. De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Koggenland, 2012 wordt per gelijke datum ingetrokken.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 14 december 2020

De voorzitter

De griffier

BIJLAGE 1 bij de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Koggenland, 2020

Toelichting artikel 7 Besteding financiële bijdrage

Voor wat betreft de besteding van de fractieondersteuning worden de fracties grotendeels vrijgelaten echter het moet wel worden besteed aan ondersteuning (van inhoudelijke aard, bijvoorbeeld inhuur expertise) om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken. Daarnaast is in het tweede lid een aantal doelen genoemd, waarvoor de financiële bijdrage voor fractieondersteuning in ieder geval niet gebruikt mag worden. Deze opsomming is niet limitatie. Het is uiteraard niet de bedoeling dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning en dat ook contributies aan politieke partijen of met politieke partijen gelieerde organisaties via fractieondersteuning kunnen worden gefinancierd. Een lidmaatschap van een dergelijk orgaan is immers een individuele aangelegenheid van de een raadslid en niet van de betreffende gemeenteraadsfractie.

Bij (andere) uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege kan onder andere gedacht worden aan bepaalde reis- en verblijfkosten, kosten voor een buitenlandse excursie of reis, kosten voor scholing, kosten voor digitalisering en de contributie van bepaalde beroepsverenigingen. Deze komen voor vergoeding in aanmerking op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, dat zijn grondslag vindt in artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet. In het bijzonder wordt benadrukt dat het dus ook niet is toegestaan om met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning verkiezingscampagnes te financieren.

Voorbeelden kosten WEL ten laste van de financiële fractiebijdrage

• Ambtelijke ondersteuning, fractieassistenten of ander personeel t.b.v. het uitvoeren en uitwerken van initiatieven ter vervulling van de kaderstellende, controlerende en/of volksvertegenwoordigende rol;

• Kosten inhuur extern advies (voor een specifiek onderwerp);

• Kosten van opleidingen die gericht zijn op het functioneren van de fractie als geheel;

• Opzetten en in standhouden van een website (voor het fractiegedeelte);

• Het organiseren van bijeenkomsten om bijv. initiatiefvoorstel met het college en/of burgers te bespreken;

• Fractie nieuwsbrief;

• Kosten faciliteren thuisvergadering € 35,--;

• Kosten van vakliteratuur voor fractiebibliotheek;

• Vergaderkosten (bijv. huur zaalruimte)

Voorbeelden kosten NIET ten laste van de financiële fractiebijdrage

• Contributies, giften en bijdragen aan politieke partijen dan wel met politieke partijen verbonden instellingen, anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten en/of goederen) geleverd ten behoeve van de raadsfracties op basis van gespecificeerde declaratie;

• Uitgaven die dienen te worden betaald uit de vergoedingen die de individuele leden ingevolge de Gemeentewet toekomen (bureaukosten, papier etc.)

• Uitgaven die vastgesteld zijn in de Rechtspositieregeling (denk aan: reiskosten)

• Individuele aanspraken van raadsleden

• Campagnes, partijbelangen voor (her)verkiezing van raadsleden en politieke partijen (w.o banner, verkiezingsfoto’s etc.)

• Buitenlandse excursies en reizen

• Controle of contra-expertise (ter voorkoming van vermenging met het onderzoeksbudget van de raad)

• Leningen

• Partij gebonden bijeenkomsten

• Representatiekosten, bv afscheid bestuurslid

• Een lief en leed pot / attenties voor inwoners