INSTRUCTIE VOOR DE GRIFFIER VAN DE GEMEENTE GELDROP-MIERLO 2020

Besluit van de gemeenteraad van Geldrop-Mierlo tot vaststelling van beleidsregels omtrent de instructie voor de griffier van de gemeente Geldrop-Mierlo.

 

De gemeenteraad van de gemeente Geldrop-Mierlo;

 

voorgezien het voorstel van het presidium van de gemeente Geldrop-Mierlo d.d. 15 december 2020

gehoord de commissie Algemene Zaken d.d. 26 januari 2021;

 

gelet op artikelen 107a, 107b en 147 van de Gemeentewet.

 

besluit:

 

Vast te stellen de instructie voor de griffier van de gemeente Geldrop-Mierlo 2020:

 

 

Artikel 1 Begripsomschrijving

In deze instructie wordt verstaan onder:

  • •

    griffier: de griffier als bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet;

  • •

    griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;

  • •

    werkgeverscommissie: de werkgeverscommissie zoals bedoeld in de Verordening werkgeverscommissie gemeente Geldrop-Mierlo 2020;

  • •

    presidium: het presidium zoals bedoelde in het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Geldrop-Mierlo 2020.

 

Artikel 2 Algemene ondersteuning

  • 1.

    De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de raad en de door hem ingestelde commissies en werkgroepen en van de leden van de raad.

  • 2.

    De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

  • 3.

    De griffier faciliteert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.

  • 4.

    De griffier is het eerste aanspreekpunt voor raads- en commissieleden in contacten met de ambtelijke organisatie; hij vormt de verbinding tussen de raad(sleden) en de secretaris en diens gemeentelijke organisatie.

  • 5.

    De griffer bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces.

  • 6.

    De griffier draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, interpellaties en het stellen van (schriftelijke) vragen.

 

Artikel 3 Voorbereiding vergaderingen

  • 1.

    De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.

  • 2.

    De griffier draagt zorg voor een jaarplanning van de raads- en commissievergaderingen.

  • 3.

    De griffier is verantwoordelijk voor de procedurele afhandeling van de ingekomen stukken van de raad.

  • 4.

    De griffier is verantwoordelijk voor de ondersteuning van burgers die gebruik willen maken van de mogelijkheden tot burgerparticipatie ten aanzien van de raad.

  • 5.

    De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raads- en burgercommissieleden.

 

Artikel 4 Aanwezigheid en verslaglegging vergaderingen

  • 1.

    De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging.

  • 2.

    De griffier of een door hem aangewezen medewerker van de griffie is aanwezig bij de vergadering van de raadscommissie en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging.

  • 3.

    De griffier ondertekent mede de stukken die van de gemeenteraad uit gaan.

 

Artikel 5 ondersteuning raads- en commissievoorzitter

  • 1.

    De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.

  • 2.

    De griffier of een door hem aangewezen medewerker van de griffie staat de voorzitters van de raadscommissies ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.

   

  Artikel 6 Ondersteuning presidium

  • 1.

    De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2.

    Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze wordt gegeven.

 

Artikel 7 Ambtelijke bijstand

De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.

 

Artikel 8 Organisatie griffie

  • 1.

    De griffier geeft leiding aan de griffie.

  • 2.

    De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

  • 3.

    De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee.

 

Artikel 9 Verhindering en vervanging

  • 1.

    Indien de griffier meer dan tien dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad.

  • 2.

    De plaatsvervangend griffier neemt dan de taken over.

 

Artikel 10 Slotbepaling

  • 1.

    In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

  • 2.

    Deze instructie treedt in werking op de dag na de bekendmaking.

  • 3.

    Deze instructie wordt aangehaald als “instructie voor de griffier gemeente Geldrop-Mierlo 2020”

 

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad

van de gemeente Geldrop-Mierlo d.d. 8 februari 2021.

De raad voornoemd,

de griffier, de voorzitter,

W. H.F. Geboers J.C.J. van Bree

Naar boven