Wijzigingsverordening Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Ede (onderdeel ambtelijke bijstand)

De raad van de gemeente Ede;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders, zaaknummer 190482;

gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

besluit:

Artikel I

De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Ede wordt als volgt gewijzigd:

A.

In artikel 1 worden in de alfabetische rangschikking drie begripsomschrijvingen ingevoegd, luidende:

• ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren;

• bijstand: ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie;

• document: document als bedoeld in artikel 1, onder a, van de Wet openbaarheid van bestuur;

B.

Hoofdstuk 2 van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Ede komt als volgt te luiden:

Hoofdstuk 2 Verzoeken om bijstand

Artikel 2 Verzoek om informatie

[gereserveerd]

Artikel 3 Verzoek om bijstand

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand. Bij omvangrijke of complexe verzoeken wordt zo mogelijk de aard van de ondersteuning en verwachte duur en omvang gespecificeerd.

• 2. De bijstand wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.

• 3. De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als:

  • a. naar oordeel van de secretaris niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden; of

  • b. dit het belang van de gemeente kan schaden.

• 4. Als de ambtelijke bijstand op grond van het derde lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken de ambtelijke bijstand alsnog te laten verlenen. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.

Artikel 4 Geschil over ambtelijke bijstand

• 1. Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand kan hierover in overleg treden met de griffier.

• 2. De griffier overlegt met de secretaris over de afhandeling van het geschil. Als dat niet leidt tot een voor alle partijen bevredigende oplossing kan het raadslid de zaak aan de burgemeester voorleggen. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie.

Artikel 5 Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

• 1. De griffier of secretaris informeert het lid van het college op wiens werkzaamheden een verzoek om ambtelijke bijstand betrekking heeft desgevraagd over de inhoud van het verzoek, tenzij het raadslid heeft verzocht om vertrouwelijke behandeling.

• 2. Als één of meer leden van het college meer informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich vervolgens rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel II.

• 1. De Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning wordt ingetrokken.

• 2. Deze wijzigingsverordening treedt in werking op de achtste dag na die van bekendmaking.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 4 februari 2021, zaaknummer 190482,

De raad voornoemd,

dr. G.H. Hagelstein

de griffier,

mr. L.J. Verhulst

de voorzitter.

Toelichting

Algemeen

Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven.

De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan. Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat leden van een raadscommissie (in Ede aangeduid als fractievolgers) geen recht hebben op ambtelijke bijstand.

Rol van de griffier

In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en bijstand. Een nadere omschrijving van en toelichting op de taken van de griffier is vastgelegd in de ambtsinstructie van de griffier. De griffiemedewerkers (ongeacht functiebenaming als procescoördinator, raadsassistent of commissiegriffier) vallen onder het gezag van de griffier. De commissiegriffiers die niet formeel ondergebracht zijn bij de griffie handelen in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden als commissiegriffier overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in bepaalde gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie. Overigens blijft het streven er met deze verordening op gericht om zowel verzoeken om feitelijke informatie als verzoeken om ambtelijke waar mogelijk informeel en zonder tussenkomst van de griffier en secretaris af te handelen.

Afhandeling verzoeken om feitelijke informatie

Er is voor gekozen om in de nieuwe verordening - anders dan in de voorgaande - geen regels meer op te nemen voor de afhandeling van verzoeken om feitelijke informatie. Binnen de gemeente Ede wordt dit al enkele jaren naar tevredenheid afgehandeld via informele contact tussen raadsleden of fractievolgers (raadscommissieleden) en de reguliere ambtelijke organisatie. Dit contact kan zowel rechtstreeks plaatsvinden als via de griffie.

In sommige gevallen is informele afhandeling van verzoeken door de ambtelijke organisatie niet passend. Hierbij valt te denken aan verzoeken:

• 1. Om documenten waarop geheimhouding is gelegd door het college, de burgemeester of een door hen ingestelde commissie;

• 2. Om informatie die niet openbaar gemaakt kan worden, bijvoorbeeld omdat daarin persoonsgegevens of gevoelige bedrijfs- en fabricagegegevens voorkomen; en

• 3. Om verstrekking van het dossier van individuele personen of gegevens daaruit.

In de eerste twee gevallen kan het noodzakelijk zijn dat informatie aan de raad, de raadscommissie of één of meer raadsleden wordt verstrekt onder oplegging van geheimhouding. Verwezen wordt naar de artikelen 25 en 86 van de Gemeentewet. Daarbij wordt er volledigheidshalve op gewezen dat zowel de ambtelijke organisatie als de griffier en griffie een opgelegde geheimhouding in acht moeten nemen. Als een raadslid geheime stukken opvraagt, moet de griffier het verzoek doorgeleiden naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd. Dit geldt ook als raadslid verzoekt om verstrekking van stukken terwijl het betrokken orgaan heeft bepaald dat deze uitsluitend mogen worden ingezien. Het weigeren van de gevraagde inlichtingen is alleen mogelijk voor zover het verstrekken in strijd is met het algemeen belang. Verwezen wordt naar artikel 169, derde lid, van de Gemeentewet.

In het derde geval is beantwoording door het college zelf of de portefeuillehouder binnen het college aangewezen. Dit kan al dan niet via de formele weg die is vastgesteld in artikel 169 van de Gemeentewet. In alle gevallen geldt dat bij verstrekking van persoonsgegevens getoetst moet worden aan de toepasselijke regelgeving op het gebied van privacy.

Afhandeling verzoeken om ambtelijke bijstand

Volgens artikel 33 van de Gemeentewet behoort de raad bij verordening regels te stellen over de verlening van ambtelijke bijstand. Daar wordt met deze verordening invulling aan gegeven. In deze verordening is een formele lijn vastgelegd voor de afhandeling van verzoeken om ambtelijke bijstand via de griffier en de secretaris. Daarnaast blijft in de dagelijkse praktijk ruimte bestaan voor een informele werkwijze waarbij raadsleden direct één of meer ambtenaren vragen om bijstand. Indien daarbij verschillen van inzicht optreden over de aard, omvang of inhoud van de ondersteuning dan kunnen zowel het betrokken raadslid als de betrokken ambtenaar of ambtenaren zich wenden tot de griffier en secretaris. Het verzoek wordt dan verder afgehandeld overeenkomstig de lijn die is bepaald in deze verordening.

Artikelsgewijs

Artikel 3 Verzoek om ambtelijke bijstand

In dit artikel is de formeel-juridische route beschreven voor afhandeling van verzoeken om bijstand. In de praktijk blijft daarnaast ruimte voor een meer laagdrempelig contact tussen griffie, reguliere ambtelijke organisatie en raadsleden. Bij verschillen van inzicht wordt geëscaleerd naar de route die is vastgelegd in deze verordening.

De griffie is als eerste aangewezen om verzoeken om bijstand af te handelen. Daarom is in dit artikel bepaald dat verzoeken worden gericht aan de griffier. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is in eerste instantie aan de secretaris om te beoordelen of een van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid (vierde lid). De burgemeester bepaalt uiteindelijk of de ambtelijke bijstand alsnog wordt verleend. Over een weigering van ambtelijke bijstand kan de burgemeester vervolgens zo nodig politiek verantwoording afleggen aan de gemeenteraad.

Artikel 4 Geschil over ambtelijke bijstand

Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (tweede lid).De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.

Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Dit artikel voorkomt dat de ambtenaar die ambtelijke bijstand verleend in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. In principe geldt dat de ambtenaar open mag delen met collegeleden dat hij werkzaamheden verricht voor een raadslid. Een collegelid die wil weten waarop de ambtelijke bijstand ziet kan zich voor informatie over het verzoek wenden tot de griffier en secretaris. Via hen ontvangt hij informatie over het verzoek om ambtelijke bijstand. De griffier en secretaris vragen dit zo nodig op bij de betrokken ambtenaar of het betrokken raadslid. Een uitzondering is opgenomen voor de situatie waarin het raadslid vooraf heeft verzocht om vertrouwelijke behandeling van het verzoek. In dat geval wordt geen informatie verstrekt over het verzoek. Het betrokken collegelid kan zich in deze situatie rechtstreeks wenden tot het betrokken raadslid conform het tweede lid.

Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor verdere informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand. Overigens is het van groot belang dat het bieden van ambtelijke bijstand aan een raadslid nooit negatief mag afstralen op een ambtenaar in zijn relatie met een wethouder, leidinggevende of collega.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.