De raad van de gemeente Vijfheerenlanden,
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 december 2020;
gelet op de artikelen 23, 25, 55, 86, 169, en 180 van de Gemeentewet, artikelen 10 van de Wet openbaarheid van bestuur en artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht;
besluit vast te stellen het onderstaande Protocol geheimhouding gemeente Vijfheerenlanden met daarin de uitgangspunten voor het opleggen van geheimhouding in het verkeer tussen het college, de burgemeester en de raad.
Artikel 1.1 Geheimhouding is de uitzondering
- 1.
In de informatievoorziening tussen het college, de burgemeester, de raad en raadscommissies en in de vergaderingen van de raad en de raadscommissies is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering.
- 2.
Het opleggen van geheimhouding dient altijd te worden gemotiveerd en verantwoord, zoveel mogelijk in het openbaar.
Artikel 1.2 Wettelijke kaders
- 1.
De Wet openbaarheid van bestuur beschrijft in artikel 10 de gronden op basis waarvan geheimhouding kan of dient te worden opgelegd.
- 2.
De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden.
- 3.
Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de strafbaarheid van het schenden van de geheimhoudingsplicht.
- 4.
De Gemeentewet bepaalt in de artikelen 23 en 24 de regels voor besloten raadsvergaderingen, in artikel 25 de regels voor het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding ten aanzien van de raad en in artikel 86 de regels voor beslotenheid en geheimhouding ten aanzien van raadscommissies.
- 5.
In het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Vijfheerenlanden 2019, het Reglement van Orde op de raadscommissies gemeente Vijfheerenlanden 2019 en in het Protocol Geheimhouding Vijfheerenlanden 2021 worden de regels voor besloten vergaderingen en geheimhouding nader uitgewerkt.
Paragraaf 2 Geheimhouding van documenten
Artikel 2.1 Geheim en vertrouwelijk
- 1.
Het college en de burgemeester gebruiken voor alle documenten die zij aan de raad of aan raadscommissies overleggen en die niet openbaar mogen worden de term 'geheim'.
- 2.
De raad en raadscommissies gebruiken voor alle documenten en andere informatie die niet openbaar mag worden de term 'geheim'.
- 3.
De term vertrouwelijk wordt niet gebruikt.
Artikel 2.2 Gronden voor geheimhouding
Het college en de burgemeester vermelden zowel de wettelijke grondslag als de inhoudelijke motivatie voor de geheimhouding op de documenten die zij als geheim aan de raad of aan een raadscommissie aanbieden.
Artikel 2.3 Horizonbepaling
Het college, de burgemeester, de raad en de raadscommissies vermelden in alle geheimhoudingsbesluiten onder welke voorwaarde(n) of na welke datum de geheimhouding kan worden opgeheven.
Artikel 2.4 Hoofddocument openbaar
Het opleggen van geheimhouding op een compleet document vindt zeer terughoudend plaats. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen.
Artikel 2.5 Herkenbaarheid geheime documenten
Iedere pagina van een geheim document wordt voorzien van de aanduiding 'GEHEIM'.
Paragraaf 3 Bekrachtiging geheimhouding
Artikel 3.1 Bekrachtiging
De bekrachtiging van geheimhouding van documenten die het college, de burgemeester of een raadscommissie onder (voorlopige) geheimhouding overlegt aan de raad, wordt op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de raad geplaatst. Dat wil zeggen: de eerste raadsvergadering na het besluit tot het opleggen van de geheimhouding (dus niet de eerste raadsvergadering na ontvangst door de raad (ter griffie) van het stuk.)
Paragraaf 4 Vergaderen in beslotenheid
Artikel 4.1 Openbare aankondiging en opening
- 1.
Raads- en commissievergaderingen, ook wanneer deze geheel of gedeeltelijk in beslotenheid plaatsvinden, worden openbaar aangekondigd en geopend, behoudens de vergadering waarin over de aanbeveling voor benoeming of herbenoeming van de burgemeester wordt besloten. Deze vergadering is van begin tot einde besloten.
- 2.
Op de agenda wordt zoveel als mogelijk in globale termen aangekondigd dat een geheim stuk of onderwerp wordt besproken.
Artikel 4.2 Sluiten van de deuren
- 1.
Op verzoek van ten minste een vijfde deel van de aanwezige raadsleden of commissieleden niet zijnde raadsleden of als de voorzitter dit nodig vindt, worden de deuren gesloten.
- 2.
Als de deuren sluiten, dan mogen raadsleden, commissieleden niet zijnde raadsleden, leden van het college, functioneel betrokken ambtenaren en griffiemedewerkers aanwezig zijn, tenzij de vergadering anders beslist.
- 3.
Als de deuren worden gesloten draagt de griffie er zorg voor dat de uitzending van de vergadering wordt stopgezet en dat de vergadering niet langer elders in het stadhuis is te volgen.
Artikel 4.3 Vergaderen achter gesloten deuren
- 1.
Het eerste wat de voorzitter doet na het sluiten van de deuren is aan de raad of aan een raadscommissie expliciet voorleggen of er daadwerkelijk in beslotenheid verder zal worden vergaderd.
- 2.
Als de raad of een raadscommissie besluit in beslotenheid te vergaderen dan registreert de griffie alle aanwezigen.
Artikel 4.4 Opleggen van geheimhouding op dat wat is besproken
- 1.
Geheimhouding wordt voor de sluiting van een besloten vergadering door de raad of een raadscommissie opgelegd. De voorzitter doet daartoe tijdens de vergadering een expliciet voorstel om geheimhouding op te leggen op hetgeen is besproken tijdens de vergadering.
- 2.
Het opleggen van geheimhouding op hetgeen achter gesloten deuren is verhandeld, gebeurt alleen als een van de gronden van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur van toepassing is en ingeroepen is.
Artikel 4.5 Verslag
- 1.
Van een vergadering met gesloten deuren wordt altijd een afzonderlijk verslag opgemaakt. Dit verslag wordt niet openbaar gemaakt tenzij de raad of een raadscommissie anders beslist.
- 2.
Het verslag van een besloten vergadering dient in een besloten vergadering te worden vastgesteld. Dit moment kan worden gebruikt om een beslissing te nemen over de openbaarmaking van het betreffende verslag.
Artikel 4.6 Onderwerpen die niet behandeld mogen worden
In een besloten raadsvergadering kan niet worden beraadslaagd of besloten over de toelating van nieuw benoemde leden, de vaststelling en wijziging van de begroting en de vaststelling van de jaarrekening, de invoering, wijziging en afschaffing van gemeentelijke belastingen en de benoeming en het ontslag van wethouders. Dit is bepaald in artikel 24 van de Gemeentewet.
Artikel 4.7 Overleg in fracties
- 1.
Overleg tussen fractiegenoten over geheime informatie is alleen mogelijk met raadsleden en commissieleden-niet-zijnde–raadslid, ook indien die leden zelf geen kennis hebben genomen van de geheime informatie. Informatie waar geheimhouding op rust mag door raadsleden en commissieleden-niet zijnde raadsleden nooit gedeeld worden met fractie-ondersteuners, bestuursleden van de politieke partij etc.
- 2.
Alle raadsleden en commissieleden-niet zijnde raadsleden kunnen kennisnemen van het verslag van een besloten vergadering.
Paragraaf 5 Beschikbaarheid en register
Artikel 5.1 Beschikbaarheid geheime documenten en verslagen
- 1.
Geheime documenten worden ter inzage gelegd op de griffie;
- 2.
Verslagen van besloten vergaderingen worden bewaard en zijn te raadplegen op de griffie.
Artikel 5.2 Register
- 1.
De griffie legt een register aan van alle documenten waar geheimhouding (opgelegd of bekrachtigd) op rust als bedoeld in de artikelen 25 (stukken aan de raad) en artikel 86 (stukken aan de raadscommissie) van de Gemeentewet.
- 2.
De griffie neemt in datzelfde register ook een overzicht op van alle vergaderingen of delen van vergaderingen die in beslotenheid zijn gehouden en waarbij op het verhandelde geheimhouding is opgelegd.
- 3.
Het register bevat de volgende onderdelen:
- -
Motivering: op grond van welk belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur geheimhouding is opgelegd;
- -
Termijn: tijdstip of kwalitatief moment tot waarop de geheimhouding geldt
- -
Besluitdatum: waarop de geheimhouding is opgelegd;
- -
Onderwerp: ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd, zo mogelijk in duidelijke bewoordingen, zo mogelijk in abstractie;
- -
Artikel Gemeentewet: betreffende artikel in de Gemeentewet dat de grondslag vormt voor de oplegging/bekrachtiging van de geheimhouding;
- -
Orgaan: de raad, het college of de raadscommissie;
- -
Datum bekrachtiging: waarop, indien aan de orde, de geheimhouding is bekrachtigd in de gemeenteraad conform artikel 25, derde lid van de Gemeentewet.
- -
Opmerkingen: bijzonderheden, waaronder de datum van het opheffen van de geheimhouding, de status en het zaaknummer
- 4.
Het register wordt openbaar gemaakt in het raadsinformatiesysteem.
- 5.
De ambtelijke organisatie legt een zelfde register aan van alle documenten waar het college geheimhouding heeft opgelegd. Dit register is voor intern gebruik.
- 6.
De griffie en de ambtelijke organisatie bewaken gezamenlijk de horizonbepalingen. Indien geheimhouding kan worden opgeheven doet het college hiertoe een voorstel aan de raad.
Paragraaf 5 Inwerkingtreding en citeertitel
Artikel 5.1 Inwerkingtreding
Dit protocol treedt in werking op 1 maart 2021.
Artikel 5.2 Citeertitel
Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Protocol geheimhouding gemeente Vijfheerenlanden 2021’.
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen